Für deinen Betrieb in Lüneburg programmiere ich Prozessautomatisierung: Abläufe, die Routinearbeit zwischen deinen vorhandenen Programmen ohne dein Zutun erledigen. Angaben aus einem Auftrag tippst du einmal ein; in Kundenliste, Kalender und Buchhaltung gelangen sie dann von allein. Jeder Ablauf folgt einem festen Muster: Ein Auslöser setzt ihn in Gang, Bedingungen entscheiden, ob er weitergeht, Regeln legen fest, was er tut. Den Code dafür schreibe ich selbst – einen Automatisierungsdienst von außen brauchst du nicht. Das zahlt sich dort aus, wo dieselben Schritte oft anfallen; Seltenes erledigst du weiter selbst.
Werktags hast du innerhalb von 24 Stunden eine Antwort von mir. Im Erstgespräch, ungefähr eine Stunde lang, finden wir heraus, wo bei dir Daten zweimal getippt, Unterlagen gesucht oder Rückfragen gestellt werden. Wir führen es am Telefon oder per Video. Den Preis für die Umsetzung bekommst du nach der Bestandsaufnahme genannt, ehe ich mit der Arbeit beginne.
Eine Kundenanfrage liegt tagelang im Postfach, weil sich keiner zuständig fühlt. Solcher Kleinkram hat eins gemeinsam: Er läuft jedes Mal gleich ab. Angaben werden mehrfach eingegeben, Erinnerungen hängen an einzelnen Köpfen, Dateien wandern von Hand in Ordner. Das kennt der Malerbetrieb genauso wie die Ergotherapiepraxis, das Ingenieurbüro, der Zulieferer, die Weinhandlung in der Altstadt und der Onlineshop.
Beispiel: Anfrage, Telefonnummer, Termine, Belege und Ordner sind erfunden.
Kommt eine Anfrage herein, schreibt jemand Name, Rufnummer und Anliegen in die Kundenliste, trägt sie in den Kalender ein und überträgt sie ins Angebot. Eine verdrehte Ziffer in der Telefonnummer kommt selten sofort ans Licht; meist erst dann, wenn jemand zurückruft und beim falschen Anschluss landet.
Ein Angebot nachverfolgen, einen Termin bestätigen, an eine fällige Rechnung erinnern – solange die eine Person, die das im Blick hat, da ist, klappt es. Fehlt sie wegen Urlaub oder Krankheit, bleibt es liegen.
Lieferscheine, Eingangsrechnungen und Baustellenfotos erreichen dich als Mailanhang. Jemand speichert sie, benennt sie um und schiebt sie in einen Ordner – oder mailt sie weiter ans Steuerbüro. Für den einzelnen Anhang ist das eine Kleinigkeit, bei vielen Lieferanten und Kunden eine tägliche Pflicht – und ein Beleg im verkehrten Ordner ist dann genau der, nach dem jemand suchen muss, wenn das Steuerbüro ihn braucht.
Angebote · Berichte · Anfragen · Termine · Belege
Welche Bausteine dein Betrieb davon braucht, legen wir im Angebot fest.
Analyse
Für jeden Ablauf auf deinem Plan kläre ich: Wer macht ihn? Wie oft? Welches Programm, welche Daten, welche Ausnahmen gehören dazu? Meine Empfehlung lautet dann, bei den häufigsten Abläufen zu beginnen. Ob ein Ablauf mit KI für dich wirtschaftlich ist, beantwortet der KI-Potenzialcheck.
Rechnungen
Sind für Angebot, Auftrag und Rechnung unterschiedliche Programme im Einsatz, sorgt der Ablauf dafür, dass Kunde und Positionen ohne Neueingabe in den nächsten Schritt gelangen. Die fertige Rechnung leitet er an Buchhaltung oder Steuerbüro weiter.
Übersichten
Dienstags eine Liste der Angebote ohne Antwort, nach jedem Quartal die Summe der erstellten Rechnungen – solche Übersichten erzeugt der Ablauf aus deinen Daten, und pünktlich liegen sie per E-Mail in deinem Postfach. Eine Liste nachzutragen entfällt.
Anfragen
Geht eine Anfrage per Kontaktformular oder E-Mail ein, trägt der Ablauf sie in die Kundenliste ein, schickt eine Eingangsbestätigung an den Absender und weist die Anfrage mit einer Kalenderaufgabe der zuständigen Person zu. Unvollständige Angaben prüft vorher jemand aus deinem Team und fragt beim Kunden nach.
Termine
Termine bestätigt der Ablauf und erinnert vorher daran. Unbeantwortete Angebote landen nach der Zahl von Tagen, die du bestimmst, erneut auf dem Tisch deines Teams. Ist der Zahlungsstand aus der Buchhaltung verfügbar, schickt er nach Ablauf deiner Frist eine Zahlungserinnerung; andernfalls meldet er dem Team die offenen Posten.
Belege
Lieferscheine, Eingangsrechnungen und Fotos von Baustellen fischt der Ablauf aus dem Postfach, gibt ihnen Dateinamen nach einem einheitlichen Schema und sortiert sie in den passenden Ordner – oder leitet sie weiter, wohin sie gehören. Speichern und Umbenennen von Hand fallen weg.
Ablösung
Bestehen schon Automatisierungen, etwa von einem ehemaligen Mitarbeiter oder einem Dienstleister, untersuche ich, was sie erledigen, und dokumentiere das. Auf Wunsch baue ich nach, was weiterlaufen soll, und lege mit deiner Zustimmung still, was doppelt oder überflüssig ist.
Wie läuft das ab?
Zwischen den Schritten bin ich am Telefon, über WhatsApp und per E-Mail für dich da. Ein freigegebenes Arbeitsbeispiel bekommst du gern auf Anfrage.
Zuerst erzählst du mir im Erstgespräch, wie bei dir gearbeitet wird. Wo es kompliziert wird, hole ich mir per Video die Sicht einzelner Kolleginnen und Kollegen. Mich interessiert, mit welchen Programmen ihr arbeitet und ob diese Daten nach außen liefern. Rentiert sich ein Ablauf wegen seiner Seltenheit nicht, sage ich dir das. Manchmal passt etwas anderes besser: Individualsoftware, wenn dir ein Programm fehlt; eine Schnittstelle für den reinen Datenabgleich zweier Programme; ein KI-Assistent, falls deine Unterlagen Fragen beantworten sollen.
Den Ablaufplan erhalte ich von dir digital. Er legt für jeden Ablauf fest: Auslöser, Bedingungen, Regeln, welche Daten fließen und wo sie gespeichert sind. Danach schicke ich dir mein Angebot: Festpreis oder Monatsbetrag, dazu eine Rangfolge, in der die Abläufe gebaut werden.
Ich programmiere Prototypen, also erste Versionen, die bereits laufen, und erprobe sie an einer Kopie oder mit Testdaten. Erst wenn die Ergebnisse nach meinen Korrekturen stimmen, arbeiten sie mit echten Daten. Wo jemand bei dir entscheiden soll – zum Beispiel, ob ein Angebot so rausgeht –, hält der Ablauf an und wartet auf die Freigabe deines Teams. Bricht er unterwegs ab, landet eine Fehlermeldung bei mir; so bleibt kein Vorgang unbemerkt hängen.
Die ersten Durchläufe im Echtbetrieb prüfen wir gemeinsam. Du erhältst je Ablauf eine kurze Erklärung, womit er beginnt und was er bewirkt; Fehlermeldungen kommen zu mir. Läuft ein Monatsbetrag, beginne ich danach den nächsten Ablauf.
Wie lange dauert das?Ein Ablauf läuft, dann beginnt der nächste
Am meisten Einfluss auf die Dauer haben die Zahl der Programme, die beteiligt sind, und die Zeit, die dein Team zum Ausprobieren der Prototypen braucht. Wenn du willst, bekommst du einen groben Zeitplan mit ungefähren Zeitpunkten; wie eilig es ist, entscheidest du. Festlegen auf eine bestimmte Dauer werde ich mich nicht.
Mehr Zeit nehmen Abläufe mit zahlreichen Ausnahmen in Anspruch, ebenso Daten, die vorab aufgeräumt werden müssen.
Vorab kläre ich, ob deine Programme Daten weiterreichen, und sage dir das Ergebnis. Falls nicht, bleibt ein Datenexport oder eine Schnittstelle, die ich eigens dafür baue.
Eine Zusage über gesparte Stunden gebe ich nicht.
Was kostet das?Einmalig je Ablauf oder als Monatsbetrag
Entweder du zahlst einen Festpreis pro Ablauf, oder du vereinbarst einen festen Monatsbetrag, mit dem ich Schritt für Schritt weitere Abläufe automatisiere.
Entweder: Festpreis je Ablaufeinmal für jeden Ablauf
Der Monatsbetrag hat keine Mindestlaufzeit und endet nach formloser Kündigung zum Schluss des laufenden Monats.
Oder: Monatsbetraglaufend, statt Festpreis je Ablauf
In jedem Ablauf stecken Prototypen zum Testen, die Einrichtung, eine Beschreibung zum Nachlesen und eine Fehlermeldung, die mich erreicht.
Abläufe, Quelltext und Beschreibungen übergebe ich dir als dein Eigentum; das gilt auch, wenn du den Monatsbetrag beendest.
Unterläuft mir ein Fehler, korrigiere ich ihn, ohne neu abzurechnen.
Erstgespräch, Bestandsaufnahme und Angebot sind für dich kostenlos und unverbindlich.
Wo die Abläufe laufen, entscheidest du: auf deinem Server oder auf einem Hosting, das ich betreue. Für einen fremden Automatisierungsdienst zahlst du nichts, weil keiner im Spiel ist. Nutzungskosten für KI, falls ein Ablauf sie einsetzt, sind nicht eingerechnet und kommen dazu. Kostet der Zugang zur Schnittstelle eines Herstellers Geld, beispielsweise für ein Zusatzmodul, nenne ich dir den Betrag schon im Angebot; zahlen musst du ihn direkt an den Hersteller.
Sollen deine Daten vor dem Start bereinigt werden – zum Beispiel Kunden, die doppelt existieren, oder Namen in mehreren Schreibweisen –, bekommt das einen gesonderten Preis. Ändert ein Hersteller nach dem Start sein Programm, mit dem deine Abläufe arbeiten, passe ich sie an. Im Monatsbetrag ist das inbegriffen, ohne ihn berechne ich es nach Umfang.
Festgelegt wird der Preis nach der Bestandsaufnahme, und dabei bleibt es, selbst wenn ein Ablauf mehr Arbeit macht als geplant. Erweiterst du den Umfang um Abläufe oder Programme, die nicht vereinbart waren, oder änderst du Abgesprochenes grundlegend, erfährst du die Mehrkosten, bevor ich loslege.
Der erste Ablauf ist deine Wahl. Beim Monatsbetrag folgen weitere, und vorhandene Abläufe passe ich an, wenn sich bei dir die Arbeitsweise ändert.
Zeitersparnis ist ein Rechenwert, kein Messwert. Dafür setzt du an, wie viele Minuten ein Vorgang früher von Hand gedauert hat, nimmst das mit der Zahl der Durchläufe mal und ziehst Nacharbeit und Ausnahmen ab.
Ablaufplan und Zugänge brauche ich zum Start. Später melde ich mich vor allem, wenn ich Beispielfälle sehen möchte, ein Test ansteht oder eine Ausnahme unklar ist.
Du entscheidest, ob du mich als Nutzer einlädst oder mir Zugangsdaten gibst, und kannst mir den Zugang jederzeit wieder entziehen, auch durch ein neues Passwort. Trennbare Konten – etwa für ein KI-Modell – richten wir auf deinen Namen ein. Je nach Fall verlangt Art. 28 DSGVO einen Vertrag über die Auftragsverarbeitung; ist er nötig oder willst du ihn, schließen wir ihn. Eine Rechtsberatung ist das nicht.
Ist ein Ablauf schwer zu durchschauen, zeigt mir jemand aus deinem Team an echten Unterlagen – einer Rechnung, einer Anfrage –, wie er bisher abläuft, per Video. Die Ausnahmen kennst du, du nennst sie mir. Was nur alle paar Wochen einmal passiert, erledigt dein Team weiter von Hand.
Dein Team setzt die Prototypen in der Testphase bei echten Aufgaben ein und sagt mir, wo es klemmt. Denn Lücken im Ablauf zeigen sich zuerst bei der täglichen Arbeit, ebenso Regeln, die danebenliegen.
Datenflüsse stehen im Ablaufplan. Wie eng ich dich auf dem Laufenden halte und ob ich Änderungen vorher mit dir bespreche, bestimmst du. Hast du einen IT-Dienstleister, binde ich ihn ein, sobald es um Zugänge und Rechte geht.
Erstgespräch, Bestandsaufnahme und Angebot.
Alles kostenlos und unverbindlich.