Fragen im Kreislauf
Ab wann ist morgen geöffnet, was kostet das, wann wird geliefert? Das fragt jeden Tag jemand, am Telefon, per Mail oder über WhatsApp. Für jede Antwort hält ein Mensch inne und lässt seine eigentliche Aufgabe liegen.
Jan Bittenbinder
Du sprichst direkt mit mir, und ich setze die Arbeiten selbst um.
KI-Assistent und Chatbot für Lüneburg
Ob Pension, Laden oder Praxis: Für Unternehmen in Lüneburg richte ich KI-Assistenten ein, deren Wissensbasis aus den hinterlegten Unterlagen des Betriebs besteht, also etwa aus Handbuch, Preisliste und Anleitungen. Gäste und Kunden fragen ihn im Chatfenster deiner Website, dein Team nutzt ihn im Haus, und auf Wunsch übernimmt er beide Aufgaben. Ich stelle ihn so ein, dass er sich an diese Unterlagen halten soll und an nichts sonst. Findet er darin keine Antwort, soll er das eingestehen und Website-Besucher zum Kontaktformular lotsen. Ob das klappt, prüfen wir mit Testfragen, bevor er loslegt.
Schreib mir oder ruf an: Werktags hast du innerhalb von 24 Stunden eine Antwort. Rund eine Stunde Erstgespräch reicht, um die Fragen durchzugehen, die dir Gäste und Kunden immer wieder stellen, und um nachzusehen, in welchem Ordner oder Kopf die Antworten bisher stecken. Am liebsten so, wie es dir passt: per Video oder am Telefon. Bevor ich loslege, kennst du nach der Bestandsaufnahme den Preis.
Wie sich die Minuten fürs Antworten im Betrieb summieren
Zu Saisonbeginn erklärt jemand den neuen Aushilfen zum wiederholten Mal, wo welche Liste liegt und was am Wochenende gilt. Dabei ist das meiste längst aufgeschrieben, in Preisliste und Handbuch, oder steckt in der Erfahrung der Stammbelegschaft, und doch geht jede Frage einzeln über einen Menschen. Das erleben das Restaurant in der Altstadt, die Zahnarztpraxis und das Fachgeschäft genauso wie ein Hotel, in dem Saisonkräfte zu wechselnden Zeiten arbeiten.
Beispiel: Betrieb, Fragen, Unterlagen, Lieferzeiten und Antworten sind erfunden.
Wissen bei den Erfahrenen
Handbuch, Anleitungen und Preislisten verteilen sich auf Ablagen und Postfächer, und vieles weiß nur, wer schon lange dabei ist. Wer neu ist, hängt an diesen Leuten, und Gäste wie Kunden bekommen je nach Schicht eine andere Auskunft.
Chat ohne Grundlage
Wo dem Chat deine Unterlagen fehlen, springt Allgemeinwissen ein. So können im Gespräch Preise, Fristen oder Zusagen auftauchen, für die es in keinem deiner Dokumente eine Grundlage gibt.
Website · Formular · Wissensbasis · Team
Chatbot für Unternehmen: für Gäste online und fürs Team im Haus
Aus diesen Bausteinen stellen wir zusammen, was du brauchst; das Angebot führt sie auf.
-
Wissensbasis
Alles Wichtige in einer Wissensbasis
Handbuch, Preislisten, Anleitungen und eure fertigen Antworten auf typische Fragen trage ich zusammen. Ich ordne sie so, dass der Assistent gezielt den passenden Abschnitt findet, und sortiere aus, was überholt ist. Widersprechen sich zwei Dokumente, entscheidest du, welches gilt.
-
Website
Chatfenster für Gäste, als KI gekennzeichnet
Mit dem ersten Satz stellt das Fenster klar, dass eine KI antwortet; optisch folgt es Farben und Schrift deiner Website. Um diese Kennzeichnung geht es in Artikel 50 der EU-KI-Verordnung. Vorbereitet sind außerdem häufige Fragen zum Antippen, und auch abends oder am Wochenende, wenn niemand am Telefon ist, kommt eine Antwort.
-
Sprachen
Auch auf Englisch
Kommt eine Nachricht auf Englisch, geht die Antwort auf Englisch zurück, inhaltlich weiter aus deinen deutschen Unterlagen. Gäste, Kunden und Mitarbeiter, denen Deutsch schwerer fällt, kommen so leichter zurecht. Festgelegt wird vorab, welche Sprachen er spricht; je Sprache klären Testfragen, ob die Fachwörter richtig ankommen.
-
Formular
Offene Frage, Weg zum Formular
Weiß der Assistent aus den Unterlagen keine Antwort, gibt er das zu und schickt den Gast zum Kontaktformular. Dort beschreibt dieser sein Anliegen, und du erhältst es über den gewohnten Weg. Tauchen solche offenen Fragen immer wieder auf, zeigen sie dir, wo die Wissensbasis Nachholbedarf hat.
-
Grenzen
Was er beantworten darf
Wir einigen uns auf die Themen des Assistenten; was außerhalb liegt, etwa eine medizinische oder rechtliche Einschätzung, weist er zurück und bietet stattdessen das Formular an. Ehe er startet, versuche ich, ihn mit Prompt Injection hereinzulegen, also mit Tricks, die ihm andere Antworten abringen sollen. Damit Massenanfragen ihn nicht überrollen, bekommt jeder Besucher ein Limit an Nachrichten, was auch die Kosten dämpft.
-
Team
Nachschlagewerk für Saisonkräfte und Team
Dein Team schlägt Handbuch, Arbeitsanleitungen und Ablaufbeschreibungen beim Assistenten nach, ohne jemanden aus seiner Arbeit zu reißen. Gerade Saisonkräfte, die die Abläufe erst kennenlernen, finden so Antworten, auch wenn gerade niemand Erfahrenes Dienst hat. Jede Antwort trägt einen Verweis auf ihr Ursprungsdokument, damit sich nachlesen lässt, woher sie kommt. Außerhalb deines Teams hat niemand Zugriff, und auf Wunsch sieht jede Rolle nur ihren Teil.
-
Pflege
Unterlagen frisch halten
Bei neuen Preisen, Öffnungszeiten oder Abläufen ersetze ich die betroffene Unterlage durch die aktuelle Fassung. Wenn du willst, schaue ich mir die Fragen an, an denen er immer wieder scheitert, und schlage dir Antworten für die Unterlagen vor. Ohne Betreuung bekommst du neue Unterlagen eingespielt, sobald du es möchtest; den Preis kennst du vorher.
Wie läuft das ab?
So richte ich deinen KI-Assistenten ein, teste ihn und schalte ihn frei
Zur Abstimmung genügen Telefon, E-Mail oder WhatsApp. An einem Musterfall siehst du schon im Erstgespräch, wie der Assistent aus einer Unterlage antwortet und wann er stattdessen zum Kontaktformular führt.
-
Erstgespräch und Bedarf
Gemeinsam bestimmen wir, ob der Assistent Gästen auf der Website hilft, deinem Team oder beiden, und welche Fragen er beantworten soll. Danach sehe ich mir deine Unterlagen an: Was ist noch aktuell, wo widersprechen sie sich, wo gibt es Lücken? Falls offen ist, ob KI deinem Betrieb unterm Strich etwas bringt, fangen wir besser mit dem KI-Potenzialcheck an. Soll er auch über WhatsApp oder am Telefon antworten, ist das auf Anfrage möglich.
-
Zusage und Wissensbasis
Im Angebot steht ein Festpreis für die Einrichtung, auf Wunsch ergänzt um einen Monatsbetrag für die Betreuung. Nach deiner Zusage arbeite ich deine Unterlagen zur Wissensbasis um, und wir sammeln Testfragen, die wirklich so gestellt werden, ganz bewusst auch welche, die keine Unterlage beantworten kann.
-
Einbau, Test, Freischaltung
Je nach Einsatz kommt das Chatfenster mit einem Weg zum Kontaktformular auf deine Website, oder ich schalte den Zugang für dein Team frei. Dann geht es durch die Testfragen. Was danebenliegt, korrigiere ich an der Quelle, also an der Unterlage oder an einer Einstellung. Freigeschaltet wird, sobald der Assistent Dokumentiertes richtig beantwortet, bei allem anderen zum Formular führt und du dein Einverständnis gibst. Bis dahin arbeitet er auf einer Testseite, die nirgends verlinkt ist.
-
Freigeschaltet und im Einsatz
Nach dem Start übernimmt der Assistent die Anfragen, gestützt auf deine Unterlagen. Möchtest du, sehen wir uns gemeinsam an, wonach gefragt wurde und welche Unterlagen fehlen. Auch ein schriftlicher Bericht ist auf Wunsch möglich.
Wie lange dauert das?Vor dem Start: Testfragen
Wann der Assistent startet und wann er spürbar entlastet
Das Tempo der Einrichtung hängt an deinen Unterlagen: Je aktueller und aufgeräumter, desto zügiger. Wenn du magst, bekommst du einen Zeitplan mit ungefähren Zeitpunkten. Online geht er erst, wenn er die Testfragen besteht und du zustimmst. Ob dein Team danach seltener dieselben Fragen klären muss, kann man erst nach Wochen abschätzen.
- Als ErstesErstgespräch und Bedarf
- DanachZusage und Wissensbasis
- DannEinbau, Test, Freischaltung
- Mit deinem EinverständnisStart
- LaufendUnterlagen frisch halten
Mit mehreren Sprachen oder dem Einsatz für Gäste und Team zugleich wird die Einrichtung umfangreicher und dauert länger.
Wenn eine Antwort falsch ist
Gibt der Assistent etwas Falsches aus, fehlt eine Antwort oder verweist er zu oft auf das Formular, melde dich bei mir; wir ändern dann die Unterlagen oder die Einstellungen.
Für fehlerlose Antworten übernehme ich keine Garantie.
Was kostet das?Einmal Einrichtung, monatlich Betreuung, dazu das Modell
KI-Chatbot Lüneburg: Kosten und Laufzeit ohne Bindung
Einrichten kostet dich einmalig einen Festpreis, die laufende Betreuung, falls du sie willst, einen festen Monatsbetrag.
EinrichtungFestpreis
Bindung gibt es keine: Der Monatsbetrag lässt sich formlos zum Ende des laufenden Monats kündigen, eine Mindestlaufzeit existiert nicht.
Betreuung, wenn du sie willstfester Monatsbetrag
Was du für den Festpreis bekommst
Das Aufbereiten der Unterlagen, die Einrichtung samt Verweis aufs Formular, alle Testfragen sowie eine Testseite, die läuft, bis du freigibst. Neue Unterlagen danach deckt die Betreuung ab.
Ab der Übergabe gehören dir Assistent und Wissensbasis, und das bleibt auch nach einer Kündigung so.
Für Fehler, die bei mir liegen, zahlst du keinen neuen Preis.
Erstgespräch, Bestandsaufnahme und Angebot: kostenfrei und unverbindlich.
Zusätzlich fallen Kosten für die Nutzung des KI-Modells an, das die Antworten erzeugt; mit welchem Betrag ungefähr zu rechnen ist, schätze ich im Angebot. Muss die Verarbeitung in der EU stattfinden, sagst du es mir, und ich wähle ein Modell, das dazu passt.
Extra berechnet
Gibt es eine nötige Unterlage noch nicht, zum Beispiel eine aktuelle Preisliste, schreiben wir sie zusammen, mit eigenem Preis im Angebot. Aufgaben über das Antworten hinaus, etwa Termine eintragen, sind Sache der Prozessautomatisierung.
Was den Aufwand steigert
- Wie umfangreich die Unterlagen sind
- Wie aktuell und übersichtlich sie vorliegen
- Ob er Gäste online, dein Team oder beide bedient
- Wie viele Sprachen er beherrschen muss
- Ob du Sichtrechte im Team abstufen willst
- Wie häufig sich bei Preisen, Abläufen und Anleitungen etwas tut
Ist die Bestandsaufnahme abgeschlossen, sind beide Preise fix; auch wenn das Aufbereiten deiner Unterlagen länger dauert als geplant, bleibt es dabei. Neu berechnet werden nur zusätzliche Sprachen, ein zweiter Einsatzort oder eine grundlegende Änderung, und zwar mit Ansage, bevor ich anfange.
Was zur Betreuung gehört, lege ich einzeln je nach Umfang fest, etwa Sicherungen, Updates, die Wissensbasis und den Austausch des KI-Modells gegen ein neueres. Laufen kann der Assistent auf deinem Server oder in einem Hosting, das ich für dich übernehme.
Was ein KI-Chatbot leisten soll: Entlastung und richtige Antworten
Messbar
- Welche Fragen sich häufen, falls die Verläufe gespeichert werden
- Seine Trefferquote: richtige Antworten aus deinen Unterlagen auf die Testfragen, dazu die Zahl der Weitergaben ans Formular
- Wie viel leichter der Alltag deines Teams wird, kannst nur du einschätzen
Was eine hohe Antwortquote nicht beweist
- Der Chat ist gut besucht, die Anrufe und Rückfragen bleiben aber, wo sie waren
- Er leitet fast nie ans Formular weiter und antwortet selbst da, wo keine Unterlage etwas sagt
- Unterhaltungen, die nur aus Neugier zustande kommen
- Werbezahlen eines Anbieters zur Erfolgsquote, die nie an deinen Fragen geprüft wurden
Weggefallene Anrufe sind nicht sicher messbar. Ob jemand, der im Chat fündig wurde, ohne ihn angerufen hätte, lässt sich nicht klären.
Dein Part: Unterlagen bereitstellen, Zugänge geben, Formularanfragen beantworten
Unterlagen und Zugänge bekomme ich von dir nur ein Mal, zu Beginn. Danach kommst du nur noch bei drei Gelegenheiten ins Spiel: wenn der Start ansteht, wenn sich Unterlagen ändern und wenn Fragen übers Kontaktformular eintreffen.
Verbindliches markieren
Du schickst mir die Unterlagen und markierst die verbindlichen; nur die nehme ich in die Wissensbasis. Interna wie Einkaufspreise lassen wir weg oder machen sie allein dem internen Assistenten zugänglich.
Zugänge auf deinen Namen
Das Chatfenster baue ich über einen Website-Zugang ein, oder dein Webdesigner hilft dabei. Die Konten für KI-Modell und Server lauten, wo trennbar, auf dich. Du kannst mich jederzeit als Nutzer entfernen; ein neues Passwort tut es auch.
Formularanfragen gehen an euch
Ob ein Gast einen Extrawunsch hat, einen Termin braucht oder einen Sonderfall schildert: Darüber entscheidet dein Team, nicht der Assistent, und es beantwortet auch die Anfrage. Ich kümmere mich um die Technik. Eine Rückmeldezeit nennt er nur, wenn du sie vorgibst.
Freigabe und Speicherung
Die Taktung unserer Abstimmung bestimmst du, auch ob du etwa die Wissensbasis vorher durchsehen möchtest; der Start braucht deine Freigabe. Wie lange Gesprächsverläufe gespeichert werden, und ob überhaupt, entscheidest du. Bei personenbezogenen Daten muss laut DSGVO feststehen, wozu gespeichert wird, auf welcher Rechtsgrundlage und wann gelöscht wird; außerdem sind die Besucher zu informieren, etwa in der Datenschutzerklärung. Den Text dazu schreibe ich mit dir nach bestem Wissen, als Hilfe und nicht als Rechtsberatung. Auch eine Vereinbarung nach Artikel 28 DSGVO zur Auftragsverarbeitung schließen wir, wenn sie nötig ist oder du sie möchtest.
Erstgespräch, Bestandsaufnahme und Angebot.
Alles kostenlos und unverbindlich.