Erst bezahlen, dann überlegen
Ein KI-Abo wird gebucht oder die KI-Funktion der Bürosoftware aktiviert, und erst danach fragt sich jemand, welcher Ablauf damit schneller gehen soll. Ohne dieses Ziel nutzt es jeder anders, oder niemand rührt es an.
Jan Bittenbinder
Du sprichst direkt mit mir, und ich setze die Arbeiten selbst um. Webdesign seit 2020.
KI-Beratung für Lüneburg
Die KI-Beratung, die ich für Betriebe in Lüneburg anbiete, ist ein Potenzialcheck: Ich halte fest, wie deine Abläufe heute laufen, und sehe mir bei jedem an, ob sich KI dort trägt oder nicht. Dafür lege ich je Ablauf zwei Seiten nebeneinander: den Aufwand aus Einrichtung, laufenden Kosten und Prüfzeit für die Ergebnisse und die Ersparnis, die sich erwarten lässt. Was dabei herauskommt, ist eine Rangfolge nach Nutzen. Software installiere ich im Check keine; die Umsetzung vergibst du danach an mich oder an einen anderen Anbieter, ganz nach deiner Wahl.
Auf Nachrichten antworte ich werktags spätestens nach 24 Stunden. Das Erstgespräch dauert ungefähr eine Stunde; wir sprechen darin über die Arbeiten, die im Alltag am meisten Zeit fressen, und über eure bisherigen KI-Versuche. Termine gibt es per Video oder am Telefon. Nach der Bestandsaufnahme sage ich dir, was es kostet, und erst dann geht die Arbeit los.
Warum vor dem ersten KI-Abo noch offen ist, was es bringt
Viele Betriebe stehen kurz vor dem ersten KI-Abo und wissen noch nicht, welchen Arbeitsschritt es eigentlich übernehmen soll. Neugier gibt es reichlich, einen Beleg, wo genau Zeit gespart wird, bisher nicht. Dahinter stehen drei Ursachen: Gekauft wird, bevor der Einsatz feststeht, für heutige Aufgaben gibt es keine Zeitwerte, und fürs Gegenlesen der Ergebnisse rechnet niemand Zeit ein. So geht es der Ferienwohnungsvermietung ebenso wie dem Elektronikfertiger, der Therapiepraxis oder der Gaststätte.
Beispiel: Betrieb, Abo, Abläufe, Zeiten und Prüfaufwand sind erfunden.
Zeitaufwand unbekannt
Wie oft Buchungsanfragen beantwortet oder Wochenpläne fürs Personal erstellt werden und wie lange das jeweils braucht, hat niemand notiert. Solange diese Werte fehlen, lässt sich keine Ersparnis seriös berechnen.
Kontrollzeit, die keiner einrechnet
KI-Texte sind schnell geschrieben, aber bevor sie rausgehen, liest sie ein Mensch. Bei Zimmerpreisen, Anreisedaten oder Allergenangaben, wo ein Fehler teuer werden kann, frisst das Gegenlesen manchmal die gesamte gewonnene Zeit. Was Einrichtung und laufende Gebühren kosten, taucht in der Rechnung gar nicht erst auf.
Aufnahme · Abwägung · Testlauf · Rangliste
KI-Potenzialanalyse: Nutzen prüfen, Datenschutz klären, einfachere Wege finden
Was davon dein Betrieb braucht, regeln wir im Angebot.
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Aufnahme
So, wie gearbeitet wird
Aus deinen Infos erfahre ich, wer einen Ablauf übernimmt, welche Software dabei läuft, welche Daten und Sonderfälle dazukommen und an welcher Stelle Zeit versandet. Damit bleiben meine Vorschläge alltagstauglich.
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Daten
Was eine KI sehen müsste
Für jeden Ablauf notiere ich, welche Daten einer KI dabei vorliegen müssten, zum Beispiel Gästedaten oder Angaben zu Beschäftigten. Bei personenbezogenen Daten ist die DSGVO zu beachten. Zusätzlich regelt die EU-KI-Verordnung unter anderem, was zur KI-Kompetenz gehört (Art. 4) und welche Transparenzpflichten bestehen (Art. 50). In der Liste bekommen diese Stellen eine Markierung; geprüft werden sie, soweit mein Wissen reicht, ohne dass es eine Rechtsberatung wäre.
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Bewertung
Was KI kosten und sparen würde
Für jeden Ablauf stelle ich die Kosten von KI auf, also Einrichtung, Gebühren und Prüfzeit, und schätze, wie viele Stunden sie im Gegenzug einspart. Die Annahmen dahinter stehen jeweils dabei, damit du jede Zahl selbst prüfen kannst.
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Feste Regel
Ohne KI geht es oft auch
Wiederholt sich ein Arbeitsschritt ohne jede Abweichung, kommt man oft mit einer regelbasierten Automatisierung aus, und kein Mensch muss jedes Ergebnis einzeln kontrollieren. Seltenes und alles, wo ein Fehler ins Geld geht, rutscht mit Begründung nach unten.
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Vorhandenes
KI, die schon bezahlt ist
In Bürosoftware, Buchhaltungs- und Branchenprogrammen ist inzwischen oft KI eingebaut, und manches davon steckt bereits im Abo, das du zahlst. Bevor ich dir ein weiteres Werkzeug vorschlage, schaue ich, was du schon besitzt und was dein Team davon im Alltag einsetzt.
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Probe
Probe mit deinen Fällen
Abläufe auf den vorderen Plätzen teste ich, sofern das Angebot es enthält, an ein paar Fällen, die du vorher freigibst: Wie gut erledigt eine KI die Aufgabe, und was muss danach noch nachgebessert werden? Persönliche Daten von Gästen, Kunden oder Beschäftigten bleiben dabei draußen. So ist die Einschätzung dieser Kandidaten praktisch erprobt.
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Liste
Der nächste Schritt für jeden Punkt
Ich zeige zu jedem Punkt, wie er sich umsetzen ließe, zum Beispiel mit einer Funktion, die du schon hast, über eine Prozessautomatisierung, mit einem KI-Assistenten, per API-Schnittstelle oder mit Individualsoftware. Was du davon umsetzt, liegt bei dir.
Wie läuft das ab?
KI-Potenzialcheck: So wird aus deinen Abläufen eine geordnete Liste
Wir halten per Telefon, E-Mail oder WhatsApp Kontakt, wie es dir passt. Ein freigegebenes Arbeitsbeispiel siehst du auf Anfrage.
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Erstgespräch: wo anfangen?
Zuerst klären wir, welche Bereiche dazugehören, zum Beispiel Empfang, Service oder Einkauf. Anschließend schaue ich mir eure Programme an und frage, wer im Team KI schon wofür einsetzt. Weißt du schon, dass du etwa einen Assistenten für Gästefragen aus euren Unterlagen willst, verweise ich dich gleich auf den KI-Assistenten.
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Umfang, Festpreis, Termine
Du bekommst ein Angebot zum Festpreis, bei schrittweisem Vorgehen mit einem Preis pro Bereich. Es nennt außerdem die Abläufe, die ich erfasse, die Leute im Team, die ich befrage, und die Abläufe, die eine Probe bekommen sollen.
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Infos, dann Aufnahme
Bevor ich hinschaue, bekomme ich von dir ein paar digitale Angaben zu jedem Ablauf: Wie oft fällt er an, wie lange dauert er, welche Programme und Daten stecken darin, wo ist ein Fehler teuer? Dann folgt die Aufnahme selbst. Ich schaue zu und frage nach; eingerichtet oder verändert wird in dieser Phase nichts.
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Liste und Besprechung
Aus der Gegenüberstellung von Aufwand und erwarteter Ersparnis ergibt sich für jeden Ablauf sein Platz in der Liste. Wir gehen sie gemeinsam durch: was sich lohnt, womit du beginnst, was du lieber lässt, jeweils begründet. Hast du noch keinen Plan, mache ich dir einen.
Wie lange dauert das?Zuerst die Bewertung, danach die Umsetzung
Wie lange der Check bis zur Liste braucht und was dann ansteht
Die Dauer hängt an drei Stellen: an der Zahl der Abläufe, am Tempo deiner Infos und an den Zeiten, zu denen dein Team Luft für Gespräche hat. Ob die Zeitersparnis dann eintritt, sieht man erst beim Umsetzen. Auf eine feste Dauer verpflichte ich mich nicht.
- Als ErstesErstgespräch: wo anfangen?
- DanachUmfang, Festpreis, Termine
- DannInfos, dann Aufnahme
- AnschließendListe und Besprechung
- SpäterErste Punkte in die Tat umsetzen
Hat dein Betrieb mehrere Häuser oder arbeitet ihr in der Saison im Schichtbetrieb, rechne für die Aufnahme mit mehr Zeit.
Wenn KI keinem Ablauf hilft
Hat KI bei dir in keinem Ablauf einen echten Vorteil, bekommst du das offen gesagt; die Liste weist dann aus, ob eine feste Regel helfen kann.
Garantiert ist eine Ersparnis nicht.
Was kostet das?Festpreis statt Vertragslaufzeit
KI-Beratung Lüneburg: der Potenzialcheck zum Festpreis
Einmal zahlen, und zwar einen Festpreis: So läuft der Potenzialcheck. Möchtest du Bereich um Bereich vorgehen, bekommt jeder Bereich seinen eigenen Festpreis.
KI-Potenzialcheckeinmaliger Festpreis
Der Auftrag ist einmalig und endet mit der Besprechung der Liste; einen Vertrag mit Laufzeit gibt es nicht.
Laufende Kostenkeine, kein Abo
Im Preis drin
Mit dem Festpreis bezahlt sind: Aufnahme der Abläufe, Rechnung Aufwand gegen Ersparnis, priorisierte Liste und ein gemeinsames Gespräch darüber.
Die Liste behältst du, ob ein Folgeauftrag kommt oder nicht.
Fehler in meiner Arbeit korrigiere ich, ohne neu abzurechnen.
Erstgespräch, Bestandsaufnahme und Angebot kosten dich nichts und binden dich nicht.
Ein Kauf oder Abo ist für den Check nicht nötig; für Proben nehme ich Zugänge, die mir gehören.
Was zusätzlich anfällt
Die Umsetzung eines Punkts, etwa als KI-Assistent, Prozessautomatisierung oder Individualsoftware, beauftragst du gesondert, und sie hat einen eigenen Preis. Für KI-Werkzeuge stellt dir der Anbieter die Gebühren direkt in Rechnung.
Wovon der Umfang abhängt
- Die Anzahl der Abläufe, die wir uns ansehen
- Wie viele Bereiche oder Standorte, etwa mehrere Häuser, dazugehören
- Die Zahl der Teammitglieder, mit denen ich rede
- Ob Zahlen zu den Abläufen schon vorhanden sind
- Wie viele verschiedene Programme beteiligt sind
- Ob einzelne Abläufe zur Probe getestet werden
Der Preis ist ab der Bestandsaufnahme fix und bleibt, wenn ein Ablauf mehr Arbeit verursacht als erwartet. Erweiterst du den Umfang um Abläufe oder Bereiche oder ändert sich Grundlegendes, steht der Aufpreis fest, bevor ich weiterarbeite.
Ein Start mit nur einem Bereich, etwa dem Einkauf, ist möglich; die übrigen folgen, wenn du so weit bist.
Eine KI-Beratung, deren Zahlen du nachrechnen kannst
Was ich messe
- Die Häufigkeit eines Ablaufs und die Zeit, die er heute braucht
- Bei einer Probe: wie viel Prozent der KI-Ergebnisse ohne Nacharbeit nutzbar waren
- Wie viel freie Zeit im Alltag übrig bleibt, weißt nur du
Was nach Erfolg aussieht und wenig beweist
- Ein KI-Abo für die ganze Belegschaft, das kaum jemand verwendet
- Ideenlisten ohne Angaben zu Aufwand, Ersparnis und Reihenfolge, aus denen nie etwas wird
- Schnelle Entwürfe, die jemand anschließend Satz für Satz gegenliest
- Prozentzahlen eines KI-Herstellers zur Ersparnis, ohne dass jemand sie bei dir nachgemessen hat
Bevor umgesetzt ist, bleibt jede Ersparnis eine Schätzung. Wo eine Zahl herkommt, steht in der Liste direkt daneben.
Was du mitbringst: Angaben, echte Beispiele und Gesprächszeit
Der Hauptaufwand liegt für dich und dein Team bei der Aufnahme. Später stehen nur noch einzelne Rückfragen an, und am Ende entscheidest du über die Umsetzung.
Gesprächszeit statt Zugänge
Am wichtigsten sind dabei Gespräche mit denen, die die Abläufe jeden Tag erledigen. Auf deine Software muss ich dafür kaum je zugreifen. Für eingebaute KI-Funktionen öffnest du mir die Tür auf deine Art, ob mit Einladung, eigenem Nutzerkonto oder deinen Zugangsdaten. Du kannst mich jederzeit entfernen oder das Passwort ändern.
Fälle aus dem Alltag
Für jeden Ablauf bitte ich um ein paar echte Vorlagen, zum Beispiel eine Buchungsanfrage, eine Speisekarte oder eine Bestellung beim Lieferanten. Wie häufig und wie lange etwas dauert, lese ich aus deinen Angaben ab und sehe es bei der Aufnahme.
Die Leute, die es täglich machen
Welche Schritte Zeit fressen und wo Fehler wehtun, sehen die am deutlichsten, die damit jeden Tag arbeiten. Weih dein Team rechtzeitig ein, worum es geht; mit offenen Antworten werden die Schätzungen besser.
Abstimmung und Mitsprache
Abstimmungstiefe und Vorab-Einsicht legst du fest, etwa ob du die Auswahl der Abläufe vorher sehen willst. Betriebsrat, IT-Dienstleister oder Datenschutzbeauftragter können auf deinen Wunsch dazukommen.
Erstgespräch, Bestandsaufnahme und Angebot.
Alles kostenlos und unverbindlich.