Nur einer kennt die Makros
An deine Excel-Tabelle wurden über Jahre Makros und Sonderfälle angehängt; den vollen Überblick hat ein einziger Mitarbeiter. Fehlt er wegen Urlaub, bleibt Arbeit liegen, oder es entstehen Rechenfehler.
Jan Bittenbinder
Du sprichst direkt mit mir, und ich programmiere die Software eigenhändig. Ein Projektleiter steht nicht dazwischen.
Individualsoftware für Lüneburg
Tippt dein Team dieselben Kundendaten erst ins Angebot, dann in den Lieferschein und noch einmal in die Rechnung, weil kein fertiges Programm euren Ablauf trägt? Dann entwickle ich dir Individualsoftware für Lüneburg. Hinter der Doppelarbeit steht häufig eine Excel-Liste, die über die Jahre mit Makros – automatisch ablaufenden Arbeitsschritten – erweitert wurde und deren Ausnahmen nur ein Mensch im Betrieb überblickt. Ich sammle diese Regeln und Sonderfälle, baue eine übersichtliche Bedienung und lege für jede Rolle fest, was sie darf, damit dein Team ohne dich zurechtkommt. So entsteht etwa ein Programm für einen Arbeitsablauf, den es anderswo so nicht gibt, eine Kundenverwaltung (CRM) mit Kundenportal oder eine Lagerverwaltung. Nur: Jede Sonderregel braucht später Pflege. Passt ein fertiges Programm, sage ich dir das deshalb, bevor entwickelt wird.
Deine Anfrage beantworte ich werktags innerhalb von 24 Stunden. Das Erstgespräch – rund eine Stunde – dreht sich um die Frage, welcher Ablauf bei dir an einer Tabelle oder an einer Person allein hängt. Wir halten es per Video oder am Telefon ab. Sobald die Bestandsaufnahme abgeschlossen ist, nenne ich dir den Preis – vor dem Start der Arbeit.
Wie Tabellen und Rückfragen dich unentbehrlich machen
Der Weg zur eigenen Software beginnt meist mit einer Hilfstabelle neben der täglichen Arbeit. Später kommt ein gekauftes Programm für einen Ausschnitt dazu, und was zwischen beiden fehlt, füllt das Wissen einer einzelnen Person. So geht es dem Dachdecker in Häcklingen, dem Großhändler im Gewerbegebiet Goseburg, aber auch Zulieferern und Dienstleistern mit Außeneinsätzen.
Beispiel: Tabelle, Makro, Sonderfälle, Zettel und Rückfragen sind erfunden.
Das Programm kann den Standard, nicht mehr
Ein gekauftes Programm ist häufig auf den Standardfall beschränkt. Besondere Konditionen, Leihgeräte oder Aufträge, die über mehrere Tage gehen, landen deshalb auf Zetteln und in Zusatzlisten neben dem System.
Alles fragt bei dir nach
Wann ist mein Auftrag fertig? Wo ist der Lieferschein von letzter Woche? Ist das Teil noch vorrätig? Solche Fragen kann nur beantworten, wer in Tabellen, Postfächern und im eigenen Gedächtnis sucht – meistens du. Bist du nicht erreichbar, hängen Team und Kunden in der Luft.
Belege · CRM · Rollen · Excel · Lager
Individuelle Software, in der Belege, CRM, Kundenportal und Lager zusammenlaufen
Welche dieser Teile du bekommst, steht im Angebot.
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Excel
Tabellenlogik, die für alle gilt
Zuerst lese ich Formeln und Makros deiner Tabelle aus. Was niemand aufgeschrieben hat – Mindestmengen, Sonderpreise, Fälle, die abweichen –, erfrage ich bei deinem Team. Ist eine Regel eingebaut, prüfst du sie im Zwischenstand; ab dann gilt dieselbe Rechnung für jeden, der die Software nutzt.
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Belege
Angebot, Lieferschein und Rechnung ohne Doppeltippen
Aus einer einzigen Erfassung werden Angebot, Lieferschein und Rechnung – alle drei als PDF auf deinem Briefkopf, und niemand tippt mehr etwas doppelt. Rechnungen an Unternehmen in Deutschland stellt die Software zusätzlich als E-Rechnung aus, zum Beispiel im Format XRechnung oder ZUGFeRD; nach geltender Rechtslage tritt sie bei solchen Empfängern ab 2027 Stufe um Stufe an die Stelle des PDF. Deine Texte und Zahlungsziele hinterlegst du einmal, und wird eine Rechnung fällig und nicht bezahlt, erinnert dich die Software.
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CRM
CRM für Vorgänge, Portal für Kunden
Kontakte, Anfragen, Angebote, Wiedervorlagen und die Vorgeschichte jedes Vorgangs führst du in einem System; zu jedem Vorgang gehören eine Zuständigkeit, ein Status und ein Termin. Wenn du es möchtest, schalte ich deinen Kunden einen eigenen Zugang frei, über den sie selbst nach Auftragsstand, Rechnungen, Lieferscheinen und Unterlagen schauen, ohne dich anzurufen. Ein CRM bleibt allerdings nur nützlich, wenn dein Team es pflegt.
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Rollen
Rechte und Ansicht nach Rolle
Wo es geht, gibt es Auswahllisten statt Freitext. Der Laden sieht Preise und Bestände, das Büro Angebote und Rechnungen, die Auslieferung ihre Fahrten auf dem Handy; mehr als für die eigene Arbeit nötig, sieht keine Rolle. Die zusätzliche Absicherung der Anmeldung ist Thema von Härtung und Zugriffsschutz.
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Abläufe
Auch Prüfprotokolle und Einsatzpläne
Software nach deinen Regeln und Rollen baue ich auch für Abläufe jenseits von CRM und Lager – für Prüfprotokolle, Einsatzpläne und Arbeitsscheine oder für eine Verwaltung deiner Maschinen und Leihgeräte, nutzbar am PC wie auf dem Smartphone.
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Lager
Lagerbestand mit Mindestmeldung
Für jeden Artikel hält die Software Zugänge und Abgänge fest – wenn du willst, gebucht über den Lieferschein – und schreibt den Bestand fort. Bei Erreichen des Mindestbestands meldet sich die Software, und für die Inventur gibt es Zähllisten. Wird beim Entnehmen nicht oder nur teilweise gebucht, liegt im Regal etwas anderes, als die Software anzeigt.
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Pflege
Regeln pflegen, solange die Software läuft
Preisänderungen, neue Produkte, Sonderfälle, die erst später auftauchen: Regeln, die nur dein Betrieb kennt, sind eine Daueraufgabe. Jede Änderung teste ich vorab in einer Kopie der Software mit realen Vorgängen, damit alles, was funktioniert, so bleibt.
Wie läuft das ab?
So läuft die Entwicklung: kleine Abschnitte, die du jeweils ansiehst
Wir halten Kontakt über WhatsApp, Telefon oder E-Mail – wie es dir passt. Auf Anfrage siehst du ein freigegebenes Arbeitsbeispiel.
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Erstgespräch und Bestandsaufnahme
Den Anfang macht ein Ablauf, den wir zusammen auswählen. Ich gehe mit dir durch, welche Tabellen, Vorlagen und Programme heute im Spiel sind, und lasse mir jeden Sonderfall erklären. Wenn ein fertiges Programm reicht, rate ich dir dazu. Brauchst du nur eine Verbindung zwischen vorhandenen Programmen, passen API-Schnittstellen besser; für vollständige Arbeitsabläufe ist es die Prozessautomatisierung.
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Umfang und Preis
Zwei Preise und der Zuschnitt der ersten Fassung stehen im Angebot: der Festpreis der Entwicklung, der Preis der späteren Betreuung sowie Abläufe, Ansichten und Rollen, mit denen es losgeht. Nach deiner Zusage nehmen wir uns jede Regel samt Ausnahmen im Gespräch vor; was feststeht, baue ich direkt ein, und die Teilstände sind unsere Abstimmungspunkte.
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Entwicklung und Datenübernahme
Die Software entsteht in kleinen Abschnitten; jeden davon öffnest du im Browser, damit ein Fehler im Ablauf früh auffällt. Bestandsdaten aus Excel oder dem Altprogramm ziehe ich um, sobald ich sie auf doppelte und lückenhafte Einträge durchgesehen habe. Bevor eine Regel gilt, teste ich sie an einer Kopie mit Fällen aus eurem Alltag, besonders mit Ausnahmen. Bis alles passt, arbeitet ihr parallel mit der gewohnten Tabelle.
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Einführung, danach Pflege
Ich richte für jede Person ihre Rolle ein und übe mit dem Team an seinen eigenen Fällen, bis die Software ohne dich läuft. Anschließend kümmere ich mich um den Betrieb; ändert sich bei dir etwas, wird die Software angepasst.
Wie lange dauert das?Einige Wochen oder mehrere Monate
Wie schnell die Software in Gebrauch ist
Ein einziger Ablauf kann als erste Fassung nach einigen Wochen laufen; ein Kundenportal mit Datenübernahme braucht Monate – zusagen kann ich beides nicht. Einen Zeitplan mit ungefähren Zeitpunkten legen wir an, wenn du ihn möchtest. Wie zügig es geht, richtet sich nach dir; eine feste Dauer garantiere ich nicht.
- ZuerstGespräch, Bestandsaufnahme
- DanachFestpreis und Umfang
- DannEntwickeln und übernehmen
- AnschließendEinweisen und pflegen
- SpäterAlltag mit der Software
Zusätzliche Zeit kostet die Übernahme, wenn jede Tabelle ihre eigene Schreibweise hat.
Neue Sonderfälle nach dem Start
Taucht nach dem Start eine Ausnahme auf, an die keiner gedacht hat, nehme ich sie in die Software auf. Ist sie klein, geschieht das im Rahmen der Betreuung; ist sie größer, mit eigenem Festpreis und erst nach deiner Zusage.
Wie viel Zeit du sparst, garantiere ich nicht.
Was kostet das?Festpreis für die Entwicklung, danach Betreuung nach Umfang
Softwareentwicklung Lüneburg: Festpreis plus Betreuung
Für die Entwicklung zahlst du einen Festpreis. Den Preis der anschließenden Betreuung bemessen wir am Umfang; er kann zum Beispiel als Monatsbetrag anfallen.
EntwicklungFestpreis
Mindestlaufzeit? Keine. Eine formlose Nachricht reicht, und der Monatsbetrag endet mit dem laufenden Monat.
Betreuung danachnach Umfang, etwa als Monatsbetrag
Im Festpreis inbegriffen
Abgedeckt ist der ganze Weg: Regeln aufnehmen, programmieren, Daten umziehen, Rollen einrichten, Team einweisen.
Die Software samt Quelltext ist ab der Übergabe dein Eigentum, selbst nach einer Kündigung. Daten holst du dir jederzeit vollständig zurück, als Tabellen und Dateien.
Meine eigenen Fehler korrigiere ich, ohne dir dafür etwas zu berechnen.
Erstgespräch, Bestandsaufnahme und Angebot gibt es kostenlos und ohne Verpflichtung.
Als Ort für die Software dient dein eigener Server – oder ein Hosting, das ich für dich übernehme. Mit der Betreuung sind Betrieb und Updates abgedeckt, ebenso Sicherungen und kleinere Änderungen; größere Vorhaben bekommen ein eigenes Festpreisangebot. Fallen Kosten fremder Dienste an, zum Beispiel für SMS, kennst du sie vorher und zahlst sie direkt an den Anbieter.
Nicht im Festpreis: Schnittstellen, Altdatenbereinigung
Arbeitet die Software mit einem Programm zusammen, das du behältst – Buchhaltung oder Shop etwa –, kommt die Schnittstelle als eigene Position mit eigenem Preis hinzu. Ebenso berechne ich gesondert, was an Handarbeit anfällt, um alte Daten vorher zu säubern.
Was die Höhe des Preises bestimmt
- Die Menge der Abläufe
- Wie viele Regeln und Ausnahmen zu berücksichtigen sind
- Ob Kunden sich einloggen und wie viele Rollen nötig sind
- Wie lückenlos und einheitlich deine Daten sind
- Programme, mit denen die Software verbunden wird
- Die Zahl der Belege, die sie selbst erstellt
Beide Preise legen wir nach der Bestandsaufnahme fest, und dabei bleibt es – auch dann, wenn eine Regel sich als aufwendiger herausstellt. Mehrkosten entstehen nur bei zusätzlichen Abläufen, Ansichten oder Rollen oder wenn Abgesprochenes grundlegend geändert wird; dann bekommst du den Betrag vorab.
Du kannst mit einem kleinen Teil beginnen – Angebote und Aufträge zum Beispiel – und Lager oder Kundenportal später ergänzen; jeder Baustein bekommt dann einen eigenen Festpreis.
Wie du siehst, ob die Software die Excel-Liste verdrängt hat
Messbar: Nutzung und Bestandsgenauigkeit
- Wie oft Vorgänge, Angebote und Buchungen im System angelegt werden
- Portalabrufe von Unterlagen und der Unterschied zwischen gezählter Inventur und Buchbestand
- Ob es dir Zeit spart, kannst nur du sagen
Warnzeichen für Nebenher-Listen
- Funktionen, die niemand anrührt
- Das Büro meldet sich zwar oft an, misstraut der Software aber und führt die alte Excel-Liste daneben weiter
- Termine und Status fehlen bei vielen CRM-Vorgängen
- Falsche Lagerzahlen, weil Entnahmen nicht vollständig gebucht werden
Zeitersparnis ist nicht sicher messbar. Ohne festgehaltene Dauer der früheren Arbeit fehlt der Vergleich – und aufgeschrieben wird sie selten.
Deine Seite: Vorlagen, Ausnahmewissen und ein Test an der Kopie
Unterlagen und Zugänge brauche ich ein einziges Mal, gleich am Anfang; danach erklärst du Ausnahmen und testest mit deinem Team an einer Kopie.
Was ich von dir bekomme
Deine Tabellen inklusive Makros, dazu die Vorlagen – und einen Datenexport des alten Programms, falls es wegfällt. Zugang gewährst du mir per Einladung oder mit Zugangsdaten, ganz nach Wunsch. Du kannst mich jederzeit entfernen und jederzeit das Passwort ändern; die Konten führen wir auf deinen Namen, soweit sie trennbar sind.
Die Ausnahmen erklären
Die Person, die heute weiß, wie Sonderfälle laufen, beantwortet meine Fragen – etwa nach Kunden mit Sonderpreisen, nach Aufträgen mit abweichendem Ablauf oder nach den Regeln bei Rückgaben. Was ich daraus baue, prüfst du am Zwischenstand.
Probe mit kniffligen Fällen
Bevor es ernst wird, probiert dein Team die Software an einer Testkopie aus – mit Fällen der vergangenen Wochen, die kniffligen zuerst. Ich ändere, was nicht passt; dann erst endet die Arbeit mit der alten Tabelle.
Abstimmung und Datenschutz
Wie oft wir uns austauschen, entscheidest du – ebenso, ob du Dinge wie die Rollen deines Teams vorher sehen möchtest. Mit einem IT-Dienstleister, sofern vorhanden, kläre ich Server und Zugänge. Für alles, was die Software über Kunden und Beschäftigte speichert, gilt die DSGVO – so will es das Gesetz; Rechtsberatung ist das keine. Ist ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung erforderlich oder dir wichtig, unterschreiben wir ihn gemeinsam.
Erstgespräch, Bestandsaufnahme und Angebot.
Alles kostenlos und unverbindlich.