Programme ohne Draht zueinander
Ab Werk kennt ein Programm meist nur einige wenige andere. Ist dein Gegenstück nicht darunter, werden Anfragen, Bestellungen und Termine dort ein zweites Mal von Hand erfasst.
Jan Bittenbinder
Du sprichst direkt mit mir, und ich setze die Arbeiten selbst um. Webdesign seit 2020.
API-Schnittstellen für Lüneburg
Website, Kundenverwaltung, Kalender, Warenwirtschaft, Buchhaltung: Damit diese Programme in deinem Betrieb in Lüneburg Daten untereinander austauschen, programmiere ich API-Schnittstellen. Hinter dem Kürzel API steht die Programmierschnittstelle, eine Art Übergabestelle: Hier reicht ein Programm ausgewählte Daten an andere weiter und nimmt Daten von ihnen entgegen. Ich ordne jedes Feld seinem Ziel zu, bringe es ins passende Format und stelle ein, ob der Abgleich nach Zeitplan läuft oder sobald sich etwas ändert. Ältere Programme lassen sich häufig gar nicht sinnvoll anzapfen; das kläre ich bei deinen Programmen, ehe ich ein Angebot schreibe.
Werktags hast du innerhalb von 24 Stunden eine Antwort. Im Erstgespräch nehmen wir uns etwa eine Stunde für zwei Dinge: welche Programme du nutzt und wo heute jemand Daten von Hand hin und her trägt. Wir sprechen am Telefon oder per Video. Nach der Bestandsaufnahme und vor dem ersten Handgriff nenne ich dir den Preis.
Warum deine Software nicht miteinander spricht
Eine Ferienwohnung wirkt online noch frei, obwohl sie im Belegungskalender längst vergeben ist – ein typisches Zeichen dafür, dass zwischen zwei Programmen noch von Hand übertragen wird. Dahinter steckt meist eines von drei Dingen: Eine fertige Verbindung gibt es nicht, die Felder passen nicht zusammen, oder der Abgleich läuft nur sporadisch. Das betrifft den Elektromeister mit Anfrageformular und Kalender genauso wie die Pension, die Kinderarztpraxis, das Fachgeschäft in der Altstadt, den Zulieferer aus der Mechatronik oder den Onlineshop.
Beispiel: Programme, Felder, Adresse, Datum, Bestände und Zeiten sind erfunden.
Felder im falschen Zuschnitt
Im Buchungsprogramm teilen sich Straße und Hausnummer ein Feld, in der Kundenverwaltung haben sie zwei. Und der 23.02.2027 kommt im Zielprogramm als 2027-02-23 an. Am Ende bricht das Einlesen mit einer Meldung ab, oder ein und derselbe Kunde steht doppelt drin.
Veraltete Exporte
Kommt ein Programm mit seinen Daten nur als Datei heraus, landet diese oft erst dann im nächsten, wenn jemand dazu kommt – manchmal nur einmal die Woche. Bis dahin passen online weder Bestände noch Preise, und neue Buchungen fehlen in einem der zwei Kalender.
Kalender · CRM · Website · Formate · DATEV
Welche Schnittstellen ich programmiere: CRM, Kalender, DATEV und mehr
Im Angebot halten wir fest, welche Teile du brauchst.
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Abgleich
Abgleich im Rhythmus oder sofort
Der Abgleich läuft entweder nach Zeitplan, etwa nachts, oder bei jeder Änderung – dann über einen Webhook, falls das Programm einen anbietet. Das heißt: Es gibt von selbst Bescheid, sobald zum Beispiel eine Buchung oder Bestellung eingeht. Manche Programme stellen diese Benachrichtigungen ohne Ankündigung ein, wenn mehrmals etwas schiefging, und einzelne gehen auch einfach verloren. Wie Lücken geschlossen werden – zum Beispiel beim nächtlichen Abgleich –, vereinbaren wir vorher. Zu jedem Lauf gibt es ein Protokoll.
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Kalender
Belegte Zeiten online gesperrt
Wer online bucht, erscheint als Termin im Google- oder Outlook-Kalender, und was im Kalender schon belegt ist, lässt die Onlinebuchung nicht mehr zu. Das macht doppelte Belegungen unwahrscheinlicher, selbst wenn du Telefonbuchungen weiter selbst einträgst.
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Website
Immobilien und Kurstermine auf der Website
Pflegst du Immobilien, Kurstermine, Artikel oder Fahrzeuge in einem Fachprogramm, übernimmt die Schnittstelle sie auf deine Website; ein zweites Eintragen entfällt. Was verkauft ist, ist nach dem nächsten Lauf online weg. Ein neuer Onlineshop bringt die Anbindung der Warenwirtschaft schon als Teil seiner Leistung mit.
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CRM
Website-Formular und CRM
Jede Nachricht aus deinem Kontaktformular kommt im CRM an, inklusive Name, Text und der Seite, auf der sie geschrieben wurde. Im CRM laufen bei dir Kunden und ihre Anfragen zusammen. Händisches Übertragen gibt es nicht mehr.
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Formate
Formate passend gemacht
Beim Programmieren bestimme ich, wohin jedes Feld gehört, und übersetze Formate: Preise von brutto in netto oder umgekehrt, Einheiten, Datumsangaben, Artikelnummern in einheitlicher Schreibweise. Ein gängiges Format für den Austausch ist JSON – Text, in dem jede Angabe zusammen mit ihrem Feldnamen steht. Die gemeinsame Kennung, zum Beispiel die Kundennummer, sorgt dafür, dass die Schnittstelle vorhandene Datensätze wiedererkennt.
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DATEV
Buchhaltung, Steuerbüro, DATEV
Rechnungen aus deiner Auftrags- oder Shopsoftware erreichen das Buchhaltungsprogramm, ohne dass jemand sie abtippt. Arbeitet dein Steuerbüro mit DATEV, erhält es einen einlesbaren Buchungsstapel im DATEV-Format; über die Konten entscheidet weiterhin das Steuerbüro. Die Rechnungsdateien gehen als Belege getrennt hin, etwa über DATEV Unternehmen online.
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Alte Software
Wenn die Software in die Jahre gekommen ist
Alte Programme haben häufig keine Schnittstelle, oder sie ist zu dürftig. Dann prüfe ich, ob ein Tabellenexport, der regelmäßig anfällt, als Quelle reicht. Ist der Aufwand für eine Anbindung zu hoch, sage ich dir das ehrlich; wer das Programm ganz ersetzen will, findet das bei der Individualsoftware.
Wie läuft das ab?
Wie die API-Anbindung entsteht und vorab mit Testdaten läuft
Für die Abstimmung stehen Telefon, E-Mail und WhatsApp bereit. Wenn du ein freigegebenes Arbeitsbeispiel sehen willst, zeige ich dir gern eines.
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Erstgespräch, dann Bestandsaufnahme
Wir schauen uns an, welche Daten bei dir heute abgetippt oder kopiert werden und wo sie zuletzt gebraucht werden. Danach prüfe ich bei jedem Programm, was die Schnittstelle hergibt und ob der Hersteller extra Geld dafür nimmt. Hier geht es um Daten, die zwischen Programmen abgeglichen werden; ganze Arbeitsabläufe sind ein Fall für die Prozessautomatisierung.
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Angebot: Umfang und Preis
Du bekommst den Festpreis schriftlich – und einen Monatsbetrag, falls du die Verbindung später von mir betreuen lassen willst. Das Angebot führt die Programme auf, die Richtung, in der die Daten fließen, und ob der Abgleich festen Zeiten folgt oder Änderungen sofort weitergibt. Nach deiner Zusage entsteht die Feldzuordnung samt Formaten, und im Testlauf siehst du, ob sie passt.
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Programmierung, Probe mit Testdaten
Die programmierte Verbindung bekommt zunächst nur Testdaten. Gibt es für ein Programm eine Testumgebung – eine Kopie, die als Spielwiese dient und auf der nichts kaputtgehen kann –, nutze ich sie, sonst lege ich klar als Test benannte Einträge an und entferne sie später wieder. Was dabei herauskommt, prüfst du in deinen eigenen Programmen: Steht der Testkunde zum Beispiel mit korrekter Adresse drin? Mit echten Daten geht es erst los, wenn der Test in jedem Punkt stimmt.
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Startphase
In der Startphase schaue ich bei den ersten echten Abgleichen genau hin und lese Protokolle und Ergebnisse mit. Eine kurze Feldübersicht erhältst du als Dokumentation, Fehlermeldungen kommen bei mir an. Bleibt die Schnittstelle danach in meiner Betreuung? Das entscheidest du.
Wie lange dauert das?Vor den echten Daten kommt der Test
Wann die Schnittstelle in Betrieb geht
Wie lange es dauert, hängt in erster Linie an der Anzahl der Programme und Felder. Ein Zeitplan, der grob festhält, was bis wann steht, ist auf Wunsch möglich; eine feste Dauer kann ich nicht zusagen. Wie zügig es vorangeht, richtet sich nach deinem Bedarf: Brauchst du es schnell, sprechen wir uns in kurzen Abständen ab, und ich zeige dir Zwischenergebnisse.
- ZuerstGespräch, Bestandsaufnahme
- DannAngebot: Umfang, Preis
- DanachProgrammieren und testen
- AnschließendStart, erste echte Läufe
- DauerhaftAbgleich ohne Abtippen
Mehr Zeit braucht es meist bei alter Software oder wenn vorhandene Daten zuerst aufgeräumt werden müssen.
Was bei einem Fehlschlag passiert
Gescheiterte Läufe melden sich bei mir statt bei deinen Mitarbeitern; über das Protokoll finde ich heraus, wo es hängt, zum Beispiel an einem Datensatz oder am Zugang.
Fehlerfrei laufende Abgleiche kann ich nicht garantieren.
Was kostet das?Ohne Betreuung kein Monatsbetrag
API-Schnittstellen Lüneburg: Kosten, die vorher feststehen
Das Programmieren kostet einen Festpreis. Ein fester Monatsbetrag entsteht nur, wenn ich die Schnittstelle nach dem Start weiter betreue.
ProgrammierungFestpreis
Mindestlaufzeit: keine. Kündigen lässt sich der Monatsbetrag formlos zum Ende des laufenden Monats.
Betreuung, wenn du willstdanach fester Monatsbetrag dazu
Was du für den Festpreis bekommst
Festpreis heißt hier: Felder zuordnen, programmieren, testen, beim Start dabei sein und dir eine knappe Dokumentation geben.
Schnittstelle und Quelltext gehören ab der Übergabe dir – unabhängig davon, ob du sie betreuen lässt.
Für Fehler in meiner Arbeit zahlst du keinen neuen Preis; ich behebe sie.
Kostenlos und unverbindlich bleiben Erstgespräch, Bestandsaufnahme und Angebot.
Manchmal berechnet der Hersteller selbst etwas, damit die Schnittstelle genutzt werden darf, zum Beispiel ein Zusatzmodul. Solche Kosten erfährst du vorher aus dem Angebot und zahlst sie direkt an ihn.
Eigener Preis für Datenbereinigung und API-Änderungen
Sind vor dem ersten Abgleich Daten aufzuräumen – doppelt angelegte Kunden, Artikelnummern in mehreren Schreibweisen –, bekommt das im Angebot einen eigenen Preis. Gleiches gilt ohne Betreuung, wenn ein Hersteller seine Schnittstelle ändert und die Verbindung angepasst werden muss.
Aufwandstreiber
- Wie viele Programme dazugehören
- Datenmenge: Datensätze und Felder
- Einseitiger oder beidseitiger Datenfluss und welches Programm führt
- Sofortabgleich bei Änderungen gewünscht oder nicht
- Wie ordentlich die Schnittstellen beschrieben sind
- Bereinigungsbedarf der vorhandenen Daten
Den Festpreis legen wir nach der Bestandsaufnahme fest; macht die Entwicklung mehr Arbeit als gedacht, bleibt er trotzdem gleich. Sollen weitere Programme oder Felder hinein oder ändert sich das Abgestimmte grundlegend, bekommst du die Kosten vorab genannt.
Die Betreuung samt Anpassungen nach Updates bekommt einen Betrag, den ich nach Umfang festlege. Ohne eigenen Server kannst du das Hosting mir überlassen oder einen Anbieter selbst wählen.
So erkennst du, ob die Verbindung dir Arbeit abnimmt
Was sich aus den Läufen ablesen lässt
- Die Zahl der Datensätze pro Abgleich und der Zeitpunkt des Laufs
- Gescheiterte Abgleiche: warum, und wie lange die Behebung dauerte
- Welchen Zeitgewinn das deinem Team bringt, weißt nur du
Zahlen ohne Beweiskraft
- Hohe Übertragungszahlen bei vertauschten Feldern
- Ein Lauf ohne Fehlermeldung, der dennoch Kunden doppelt anlegt, weil beide Programme eigene Nummern vergeben
- Sofortabgleich, obwohl ein täglicher Lauf ausreicht
- Daten, die zwar ankommen, mit denen aber niemand arbeitet
Ob wirklich weniger getippt wird, hängt daran, dass alle die verbundenen Programme nutzen. Eine Nebenliste auf dem Schreibtisch oder in einer privaten Datei bleibt außerhalb der Verbindung.
Von deiner Seite: Zugänge, Ablaufwissen, Prüfung der Testdaten
Zugänge richtest du einmal am Anfang ein. Danach bringst du vor allem dein Wissen über eure Abläufe ein und prüfst die Ergebnisse im Testlauf.
Zugänge und ihre Grenzen
Du gibst mir Zugang per Einladung oder mit Zugangsdaten – ganz wie du möchtest. Jederzeit kannst du meinen Zugang wieder sperren und Passwörter wechseln; wo sich Konten trennen lassen, stehen sie auf deinem Namen. Für jede Verbindung halte ich die Rechte schmal – Lieferscheine abrufen etwa, aber keine Kunden entfernen.
Wissen über eure Abläufe
Erzähl mir, wer bei euch welche Daten in welchem Programm pflegt – und welches Programm das letzte Wort hat, wenn zwei sich widersprechen, bei Adressen etwa das CRM. Ausnahmen wie Sammelrechnungen nehmen wir uns im Testlauf eigens vor, denn die kennst nur du.
Datenschutz beim Weitergeben von Daten
Art. 4 DSGVO definiert auch das Übermitteln und Abgleichen personenbezogener Daten als Verarbeitung – das betrifft Kunden wie Mitarbeiter. Über die Schnittstelle läuft ausschließlich, was im Testlauf vereinbart wurde. Ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung kommt hinzu, wenn er nötig ist oder du ihn haben möchtest. Rechtsberatung ist das keine.
Absprachen und IT-Dienstleister
Du entscheidest, wie eng wir uns abstimmen und ob du Anpassungen nach Updates vorab sehen willst. Ist für deine Programme oder deinen Server ein IT-Dienstleister zuständig, kläre ich die Abstimmung mit ihm.
Erstgespräch, Bestandsaufnahme und Angebot.
Alles kostenlos und unverbindlich.