Wer in Oldenburg einen Betrieb führt, kennt die Schritte, die zwischen den Programmen jeden Tag gleich ablaufen – bei der Prozessautomatisierung übernimmt sie ein Ablauf, den ich dafür programmiere. Du erfasst Daten nur noch einmal, etwa aus einer Bestellung; Kundenliste, Kalender und Buchhaltung erhalten sie danach, ohne dass jemand nachtippt. Ein Ablauf besteht aus einem Auslöser, der ihn anstößt, aus Bedingungen, die entscheiden, ob er fortfährt, und aus Regeln, die festlegen, was dann geschieht. Ich schreibe ihn als eigenen Code; kein Automatisierungsdienst eines Drittanbieters steht dazwischen. Das rechnet sich bei Schritten, die oft vorkommen – was nur ab und zu anfällt, bleibt besser Handarbeit.
An Werktagen antworte ich dir innerhalb von 24 Stunden. Rund eine Stunde nimmt sich das Erstgespräch Zeit für die Frage, wo bei euch doppelt getippt, nach etwas gesucht oder nachgehakt wird – als Videocall oder Telefonat. Den Preis kennst du nach der Bestandsaufnahme, noch bevor die Arbeit beginnt.
Eine offene Rechnung, an die niemand erinnert hat, weil die zuständige Kollegin zwei Wochen im Urlaub war – ein vermeidbarer Ärger. Dahinter stecken Handgriffe, die jedes Mal gleich laufen: Angaben mehrfach erfassen, Fristen im Kopf behalten, Dateien ablegen. Das betrifft die Tischlerei ebenso wie die Physiotherapiepraxis, das Planungsbüro für Energietechnik, den Zulieferer, den Fahrradladen und den Onlineshop.
Beispiel: Anfrage, Telefonnummer, Termine, Belege und Ordner sind erfunden.
Jemand überträgt Name, Telefonnummer und Wunsch aus einer Anfrage-Mail erst in die Kundenliste, dann in den Kalender, dann ins Angebot. Rutscht dabei eine Ziffer an die falsche Stelle, merkt das meist erst, wer den Kunden zurückrufen möchte.
Dass bei einem offenen Angebot nachgehakt, ein Termin bestätigt und eine fällige Zahlung angemahnt wird, hängt oft an einer Person, die es im Kopf hat. Fällt sie wegen Krankheit oder Urlaub aus, steht alles still, bis sie wiederkommt.
Eingangsrechnungen, Lieferscheine und Baustellenfotos kommen als Anhang. Sie werden einzeln gespeichert, umbenannt und in einen Ordner geschoben oder an das Steuerbüro geschickt. Für sich genommen ist das schnell erledigt; über den Tag summiert es sich, und landet ein Beleg im falschen Verzeichnis, kostet das später Suchzeit.
Fristen · Übersichten · Angebote · Belege
Was davon in deinem Fall dazugehört, hält das Angebot fest.
Analyse
Für jeden Ablauf aus deinem Plan halte ich fest, wer ihn erledigt, wie häufig er vorkommt, welches Programm und welche Daten er braucht und welche Ausnahmen es gibt. Danach schlage ich vor, mit den häufigsten anzufangen. Soll in einem Ablauf KI mitarbeiten, klärt der KI-Potenzialcheck, ob sich das für dich rechnet.
Termine
Nach einer Terminbuchung schickt der Ablauf eine Bestätigung und kurz vorher eine Erinnerung. Ein Angebot ohne Antwort taucht nach einer festgelegten Zahl von Tagen wieder in deiner Wiedervorlage auf. Kennt der Ablauf aus der Buchhaltung, welche Rechnungen bezahlt sind, erinnert er nach deiner Frist an die offenen; ohne diese Angabe gibt er deinem Team Bescheid, was aussteht.
Übersichten
Jeden Freitag die Angebote, die noch offen sind, zum Quartalsende alle Rechnungen des Quartals: Der Ablauf holt die Werte aus deiner Software und verschickt die Aufstellung per E-Mail. Eine Liste von Hand pflegt dafür niemand mehr.
Rechnungen
Laufen Angebot, Auftrag und Rechnung in getrennten Programmen, trägt der Ablauf Kunde und Positionen von Schritt zu Schritt mit. Ist die Rechnung fertig, geht sie als Teil des Ablaufs an die Buchhaltung oder an dein Steuerbüro.
Belege
Eingangsrechnungen, Lieferscheine und Baustellenfotos holt der Ablauf aus dem Postfach, gibt ihnen einen Namen nach einheitlichem Schema und speichert sie im passenden Ordner oder leitet sie weiter. Das Einzelspeichern von Hand entfällt.
Anfragen
Kommt eine Anfrage per Formular oder E-Mail, legt der Ablauf den Kontakt in der Kundenliste an, bestätigt dem Absender den Eingang und setzt der verantwortlichen Person eine Aufgabe in den Kalender. Fehlen Angaben, sieht sich zuerst ein Mensch aus deinem Team die Anfrage an und hakt nach.
Ablösung
Gibt es bei dir schon Automatisierungen, die jemand früher eingerichtet hat – ein ehemaliger Kollege oder ein Dienstleister –, sehe ich mir an, was sie tun, und halte es schriftlich fest. Willst du etwas davon behalten, setze ich es neu auf; doppelte oder unnötige Teile schalte ich ab, wenn du einverstanden bist.
Wie läuft das ab?
Abstimmen können wir uns am Telefon, per E-Mail oder über WhatsApp. Möchtest du ein freigegebenes Arbeitsbeispiel sehen, sende ich dir eines.
Im Erstgespräch schilderst du mir, wo es klemmt; bei kniffligen Fällen lasse ich mir einzelne Schritte von Mitarbeitern zeigen, per Video. Dabei kläre ich, welche Programme mitwirken und ob sie Daten nach außen geben. Abläufe, die selten anfallen, empfehle ich dir nicht. Brauchst du eigentlich ein neues Programm, führt der Weg zur Individualsoftware; sollen nur zwei Programme ihre Daten abgleichen, zu einer Schnittstelle; sollen Antworten aus deinen Unterlagen kommen, zu einem KI-Assistenten.
Den Ablaufplan reichst du digital ein. Darin ist pro Ablauf beschrieben, wodurch er ausgelöst wird, nach welchen Bedingungen und Regeln er arbeitet, auf welchem Weg die Daten laufen und an welchem Ort sie liegen. Mein Angebot stützt sich darauf: Festpreis oder Monatsbetrag sowie die Abfolge, in der wir die Abläufe umsetzen.
Nach dem Plan programmiere ich Prototypen – erste lauffähige Fassungen. Sie laufen zunächst gegen eine Kopie deiner Daten oder gegen Testdaten; ich korrigiere so lange, bis jedes Ergebnis passt, und erst dann gehen sie an echte Daten. Wo ein Mensch das letzte Wort haben soll, etwa vor dem Versand eines Angebots, wartet der Ablauf auf die Freigabe aus deinem Team. Stockt ein Ablauf, bekomme ich eine Fehlermeldung – so hängt kein Vorgang unbemerkt fest.
Die ersten echten Durchläufe sehen wir uns gemeinsam an. Für jeden Ablauf erhältst du eine knappe Beschreibung, was ihn auslöst und was er bewirkt; Fehlermeldungen gehen an mich. Mit Monatsbetrag ist dann der nächste Ablauf an der Reihe.
Wie lange dauert das?Ablauf für Ablauf
Zwei Größen bestimmen das Tempo der Einrichtung am stärksten: die Anzahl der beteiligten Programme und die Zeit, die dein Team zum Testen der Prototypen aufbringt. Auf Wunsch gibt es einen Zeitplan mit ungefähren Terminen; wie zügig wir vorgehen, hängt von deinem Bedarf ab. Verbindlich zusagen kann ich keine Dauer.
Mehr Zeit braucht es, wenn ein Ablauf viele Sonderfälle hat oder die Daten erst aufgeräumt werden müssen.
Ob deine Programme ihre Daten weitergeben, prüfe ich vorher und sage es dir offen. Tun sie es nicht, bleiben ein Export oder eine dafür geschriebene Schnittstelle.
Eine bestimmte Zeitersparnis sichere ich dir nicht zu.
Was kostet das?Ein Ablauf zum Festpreis oder laufend im Monat
Du hast die Wahl: einzelne Abläufe zum Festpreis oder ein fester Monatsbetrag, mit dem ich fortlaufend weitere Abläufe automatisiere.
Entweder: Festpreis je Ablaufeinmal für jeden Ablauf
Für den Monatsbetrag gibt es keine Mindestlaufzeit; eine formlose Kündigung zum Ende des laufenden Monats genügt.
Oder: Monatsbetraglaufend, statt Festpreis je Ablauf
Zu jedem Ablauf gehören Prototypen für den Test, das Einrichten, eine Beschreibung in Textform und eine Fehlermeldung, die bei mir landet.
Sobald ich übergeben habe, sind Abläufe, Quelltext und Beschreibungen dein Eigentum; eine Kündigung des Monatsbetrags ändert daran nichts.
Meine eigenen Fehler korrigiere ich ohne Aufpreis.
Kostenlos sind Erstgespräch, Bestandsaufnahme und Angebot, und keins davon verpflichtet dich zu etwas.
Betrieben werden deine Abläufe entweder auf einem Server bei dir oder auf einem von mir übernommenen Hosting; Gebühren für einen Automatisierungsdienst fallen nicht an. Setzt ein Ablauf KI ein, werden die Kosten dafür getrennt fällig. Verlangt ein Hersteller für den Zugang zu seiner Schnittstelle Geld – zum Beispiel für ein Zusatzmodul –, nenne ich den Betrag vorab im Angebot; du bezahlst ihn direkt beim Hersteller.
Wenn deine Daten vor dem Start bereinigt werden müssen, etwa weil Kunden mehrfach vorhanden oder Schreibweisen uneinheitlich sind, bekommt das einen eigenen Posten im Angebot. Ändert sich nach dem Start eines der Programme, mit denen ein Ablauf arbeitet, ziehe ich den Ablauf nach – im Monatsbetrag enthalten, ohne ihn nach Umfang berechnet.
Der Preis steht nach der Bestandsaufnahme – egal, welchen Weg du wählst. Macht ein Ablauf später mehr Arbeit als gedacht, bleibt es dabei. Nur wenn Abläufe oder Programme hinzukommen, die nicht abgesprochen waren, oder wenn wir Vereinbartes grundlegend umwerfen, bekommst du die Mehrkosten vorher genannt.
Mit welchem Ablauf wir anfangen, legst du fest. Im Monatsbetrag folgen weitere nacheinander, und ich passe die vorhandenen an, sobald sich in deinem Betrieb Abläufe verschieben.
Gesparte Zeit ist eine Rechnung mit Annahmen. Beispiel mit erfundenen Zahlen: 120 Durchläufe im Monat mal 4 Minuten Handarbeit je Vorgang ergeben 480 Minuten – davon gehen Nacharbeit und Ausnahmen noch ab.
Ganz am Anfang geht es um deinen Ablaufplan und die Zugänge. Später bist du vor allem gefragt, wenn Beispielfälle gezeigt, Prototypen getestet oder Ausnahmen geklärt werden.
Ob du mich einlädst oder mir Zugangsdaten gibst, entscheidest du; entziehen kannst du den Zugang jederzeit, etwa mit einem neuen Passwort. Wo sich Konten trennen lassen, etwa beim KI-Modell, laufen sie auf deinen Namen. Ob ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nötig ist, ergibt sich aus Art. 28 DSGVO; braucht es ihn oder möchtest du ihn, schließen wir ihn ab. Eine Rechtsberatung ersetzt das nicht.
Bei verzwickten Abläufen führt mir jemand aus deinem Team die heutige Arbeitsweise an echten Fällen vor, etwa an einer Eingangsrechnung oder einer Anfrage – über eine Videoverbindung. Ausnahmen zählst du mir auf, denn du kennst sie; Seltenes erledigt weiterhin dein Team.
Deine Leute setzen die Prototypen in der Testzeit bei ihrer echten Arbeit ein und sagen mir, was nicht passt. Was im Ablauf fehlt oder an einer Regel nicht stimmt, fällt denen zuerst auf, die täglich damit umgehen.
Den Weg der Daten beschreibt bereits der Ablaufplan. Wie oft wir uns abstimmen und ob du Änderungen vorab freigeben möchtest, bestimmst du. Arbeitet ein IT-Dienstleister für dich, spreche ich Zugänge und Berechtigungen mit ihm durch.
Erstgespräch, Bestandsaufnahme und Angebot.
Alles kostenlos und unverbindlich.