Handbuch, Preisliste, Anleitungen: Aus solchen Unterlagen baue ich für Oldenburger Betriebe die Wissensbasis eines KI-Assistenten. Den setzt du als Chatbot für Kundenfragen auf deiner Website ein, im Haus als Auskunft für dein Team oder in beiden Rollen. Die Vorgabe für ihn: Antworten nur aus dieser Wissensbasis. Fehlt dort eine Information, soll er das zugeben, statt zu raten, und Besucher deiner Website zum Kontaktformular schicken. Ob er so arbeitet, zeigen Testfragen, bevor es losgeht.
Auf jede Anfrage bekommst du werktags innerhalb von 24 Stunden eine Rückmeldung. Im Erstgespräch, ungefähr eine Stunde, schauen wir auf die Fragen, mit denen du immer wieder zu tun hast, und darauf, wo die Antworten bislang liegen, ob im Ordner, im Postfach oder bei einzelnen Leuten. Wir sprechen uns per Video oder am Telefon. Erst nach der Bestandsaufnahme und vor dem ersten Handgriff bekommst du den Preis genannt.
Die neue Preisliste gilt seit Wochen, doch in einem Postfach liegt noch die alte, und genau die geht an den Kunden. Dabei hat der Betrieb die richtige Auskunft meist längst, in einer Liste, einem Handbuch oder im Wissen der Erfahrenen; nur muss sie bei jeder Frage wieder ein Mensch heraussuchen. Das betrifft Physiotherapiepraxis, Fachgeschäft in der Innenstadt und Ingenieurbüro ebenso wie einen IT-Dienstleister, dessen Bereitschaftsdienst nachts eine Störung nach Anleitung beheben muss.
Beispiel: Betrieb, Fragen, Unterlagen, Lieferzeiten und Antworten sind erfunden.
Öffnungszeit, Preis, Liefertermin: Ob per Anruf, Mail oder WhatsApp-Nachricht, täglich will jemand dasselbe wissen. Jede dieser Antworten schreibt oder sagt ein Mensch selbst, oft genau dann, wenn er an etwas anderem arbeitet.
Gibt es drei Fassungen derselben Anleitung, weiß niemand sicher, welche gilt. Was in Handbuch, Anleitungen und Preislisten steht, liegt mal im Ordner, mal im Postfach, mal nur bei einer Person. Neue müssen ständig bei Erfahrenen nachhaken, und zwei Kunden mit derselben Frage können zwei verschiedene Auskünfte erhalten.
Hat ein KI-Chat keinen Zugriff auf deine Unterlagen, antwortet er mit Allgemeinwissen. Heraus kommt dann womöglich ein Preis oder eine Frist, die frei erfunden ist, oder eine Zusage ohne jede Grundlage im Betrieb.
Website · Wissensbasis · Team · Formular
Das Angebot nennt die Bausteine, die dein Betrieb bekommt.
Wissensbasis
Was an Handbuch, Preislisten, Anleitungen und erprobten Antworten auf Standardfragen vorhanden ist, führe ich zusammen und strukturiere es, damit der Assistent die einschlägige Passage findet. Veraltete Stände kommen raus. Stehen zwei Unterlagen gegeneinander, legst du fest, welche zählt.
Website
Optisch fügt sich das Chatfenster in deine Website ein, mit deren Farben und Schrift. Gleich zu Beginn erfährt der Besucher, dass er mit einer KI schreibt; diese Kennzeichnung behandelt Artikel 50 der EU-KI-Verordnung. Zum Einstieg schlägt er häufige Fragen zum Antippen vor, und erreichbar ist er auch an Abenden und Wochenenden.
Grenzen
Wir bestimmen zusammen, worüber der Assistent spricht und was er mit Verweis aufs Kontaktformular ablehnt, zum Beispiel ärztliche oder juristische Einschätzungen. Ehe er online geht, prüfe ich seine Reaktion auf Prompt Injection: Versuche, ihm durch raffiniert formulierte Nachrichten Antworten außerhalb seiner Vorgaben zu entlocken. Eine Grenze für die Zahl der Nachrichten je Besucher hält Massenanfragen in Schach und wirkt sich so auch auf die Kosten aus.
Team
Mitarbeiter fragen den Assistenten nach Inhalten aus Handbuch, Arbeitsanleitungen und Ablaufbeschreibungen und müssen niemanden aus der Arbeit holen, auch nicht nachts in der Rufbereitschaft, wenn sonst keiner zu erreichen ist. Jede Antwort nennt das Ursprungsdokument, sodass sich alles prüfen lässt. Zugriff hat ausschließlich dein Team, falls gewünscht mit Rechten pro Rolle.
Formular
Findet er in den Unterlagen nichts Passendes, sagt der Assistent das klar und führt zum Kontaktformular. Von dort geht die Frage den üblichen Weg zu dir. Kehrt dieselbe offene Frage öfter wieder, gehört ihr Thema vermutlich in die Wissensbasis.
Sprachen
Eine Frage auf Englisch bekommt eine Antwort auf Englisch, auch wenn alles, worauf sie beruht, deutsch ist. Gut für alle, die sich in einer anderen Sprache sicherer ausdrücken, ob Kunden oder Kollegen. Welche Sprachen er bedient, entscheiden wir vorher, und in jeder davon prüfen Testfragen die Fachbegriffe.
Pflege
Bei neuen Preisen, Öffnungszeiten oder Abläufen landen die neuen Unterlagen im Assistenten, und die überholten verschwinden. Wenn du es willst, prüfe ich, bei welchen Fragen er wiederholt passen musste, und mache dir einen Antwortvorschlag für die Unterlagen. Ohne Betreuungsvertrag aktualisiere ich auf Zuruf; die Kosten erfährst du vorab.
Wie läuft das ab?
Abstimmen lässt sich alles per Telefon, E-Mail oder WhatsApp. Wie die Antworten später aussehen, demonstriere ich dir schon im Erstgespräch an einem Musterfall: Eine Frage findet ihre Antwort in einer Unterlage, eine andere führt zum Kontaktformular.
Zu Beginn steht die Entscheidung, wo der Assistent arbeitet, auf der Website, im Haus oder in beiden Bereichen, und welche Fragen er beantworten soll. Danach prüfe ich, ob deine Unterlagen auf dem aktuellen Stand sind, wo sie sich widersprechen und wo etwas fehlt. Ist offen, ob KI in deinem Betrieb überhaupt Sinn ergibt, rate ich vorher zum KI-Potenzialcheck. Für WhatsApp oder Telefon richte ich einen Assistenten ein, wenn du danach fragst.
Das Angebot nennt dir den Festpreis der Einrichtung und, wenn du Betreuung willst, einen Monatsbetrag. Sagst du Ja, beginnt die Arbeit an der Wissensbasis, und parallel notieren wir Testfragen aus deinem Alltag, mit Absicht auch solche, auf die keine Unterlage eine Antwort gibt.
Je nach Einsatzort richte ich das Chatfenster auf deiner Website ein, verbunden mit dem Kontaktformular, oder schalte für dein Team einen Zugang frei. Anschließend spielen wir die Testfragen durch, und ich korrigiere, was nicht passt, direkt in der Unterlage oder in der Einstellung. Freigeschaltet wird er erst, wenn er alles Dokumentierte korrekt beantwortet, für alles andere zum Formular führt und du zugestimmt hast. Solange bleibt er auf einer Testseite unter Verschluss.
Nach der Freischaltung arbeitet der Assistent die Fragen mit deinen Unterlagen ab. Auf Wunsch werten wir zusammen aus, was gefragt wurde und welche Unterlagen fehlen, und du bekommst, wenn du magst, einen Bericht.
Wie lange dauert das?Getestet wird vor dem Livegang
Der wichtigste Faktor für die Dauer sind deine Unterlagen, genauer: wie aktuell und wie gut sortiert sie sind. Wer es genauer planen will, bekommt einen Zeitplan mit ungefähren Zeitpunkten. Live geht der Assistent erst nach den Testfragen und mit deinem Einverständnis. Ob das Team dadurch merklich weniger Wiederholungsfragen beantwortet, ist frühestens nach ein paar Wochen zu erkennen.
Wer mehrere Sprachen braucht oder den Assistenten online und intern zugleich einsetzt, muss bei der Einrichtung mit mehr Zeit rechnen.
Fällt dir eine falsche oder fehlende Antwort auf oder landen auffällig viele Gespräche beim Formular, sag es mir; dann ändern wir die betroffene Unterlage oder die Einstellung.
Eine Garantie für fehlerfreie Antworten gibt es von mir nicht.
Was kostet das?Einrichtung · Betreuung · Modellnutzung
Für das Einrichten berechne ich einen Festpreis; für laufende Betreuung, sofern du sie möchtest, einen festen Betrag im Monat.
EinrichtungFestpreis
Der Monatsbetrag bindet dich nicht: keine Mindestlaufzeit, formlos zum Ende des laufenden Monats kündbar.
Betreuung, wenn du sie willstfester Monatsbetrag
Bezahlt sind damit das Aufbereiten deiner Unterlagen, die Einrichtung mit Formularweg, sämtliche Testfragen und bis zu deinem Okay die Testseite. Für neue Unterlagen nach dem Start ist die Betreuung zuständig.
Was ich übergebe, Assistent wie Wissensbasis, gehört von da an dir, dauerhaft und auch nach einer Kündigung der Betreuung.
Liegt ein Fehler bei mir, bessere ich nach, ohne neu zu berechnen.
Kostenlos und ohne Verpflichtung: Erstgespräch, Bestandsaufnahme und Angebot.
Für die Arbeit des KI-Modells, das die Antworten formuliert, entstehen getrennte Nutzungskosten; welche Größenordnung zu erwarten ist, steht im Angebot. Du entscheidest, ob die Verarbeitung innerhalb der EU stattfinden muss, und nach dieser Vorgabe suche ich das Modell aus.
Fehlt eine Unterlage, etwa die gültige Preisliste, verfassen wir sie zusammen; im Angebot steht dafür ein eigener Preis. Wenn der Assistent zusätzlich handeln soll, zum Beispiel Termine eintragen, gehört das in die Prozessautomatisierung.
Nach der Bestandsaufnahme liegen beide Zahlen fest und bleiben dabei, selbst wenn das Aufbereiten der Unterlagen aufwendiger wird als gedacht. Mehr kostet es nur, wenn Sprachen oder ein zweiter Einsatzort hinzukommen oder sich das Vereinbarte grundlegend ändert, und auch dann kennst du den Betrag vorher.
Für die Betreuung schnüre ich je nach Umfang deines Assistenten ein eigenes Paket, etwa mit Updates, Sicherungen, der laufenden Wissensbasis und einem späteren Umstieg auf neuere KI-Modelle. Als Plattform dient dein eigener Server oder ein Hosting in meiner Verantwortung.
Ersparte Anrufe lassen sich nicht zuverlässig zählen. Es bleibt offen, ob die Person mit der Chat-Antwort sonst den Hörer in die Hand genommen hätte.
Unterlagen und Zugänge übergibst du mir einmal zu Beginn. Später fällt für dich nur noch an: den Start freigeben, neue Unterlagen schicken und auf Formularanfragen antworten.
Von dir kommen die Dokumente, und du sagst, welche verbindlich sind; in die Wissensbasis gehen nur diese. Was nach außen nichts zu suchen hat, zum Beispiel Einkaufspreise, bleibt ganz weg oder ist nur im internen Assistenten abrufbar.
Um das Chatfenster einzubinden, brauche ich Zugang zur Website, oder dein Webdesigner übernimmt den Einbau mit mir. Konten für KI-Modell und Server richte ich, soweit trennbar, auf deinen Namen ein. Du kannst mich als Nutzer jederzeit herausnehmen oder ein neues Passwort setzen.
Auf Formularanfragen antwortest du oder jemand aus deinem Team, denn bei Sonderfällen, Terminen und Extrawünschen wisst nur ihr Bescheid. Ich kümmere mich um die technische Seite. Nennt der Assistent eine Zeit für die Rückmeldung, dann nur, weil du sie festgelegt hast.
Du bestimmst, wie eng wir uns abstimmen und was du vor dem Start sehen willst, die Wissensbasis zum Beispiel; freigeben musst du den Start ohnehin. Ob Gesprächsverläufe gespeichert werden und wie lange, entscheidest ebenfalls du. Sind personenbezogene Daten im Spiel, braucht es laut DSGVO drei Dinge: Zweck, Rechtsgrundlage, Löschfrist; außerdem müssen die Besucher davon erfahren, beispielsweise in der Datenschutzerklärung. Ich helfe beim Formulieren dieses Hinweises, so weit mein Wissen geht; Rechtsberatung ist das ausdrücklich nicht. Einen Vertrag über die Auftragsverarbeitung gemäß Artikel 28 DSGVO vereinbaren wir, wenn er gebraucht wird oder du ihn möchtest.
Erstgespräch, Bestandsaufnahme und Angebot.
Alles kostenlos und unverbindlich.