Wenn der Tabellenkenner fehlt
In deiner Excel-Tabelle haben sich über Jahre Makros und Sonderfälle angesammelt, und durchschauen kann sie nur noch ein Kollege. Macht er Urlaub, liegt die Arbeit still, oder es wird falsch gerechnet.
Jan Bittenbinder
Du sprichst direkt mit mir. Ich entwickle die Software selbst, und kein Projektleiter reicht deine Wünsche erst an mich weiter.
Individualsoftware für Oldenburg
Fragen deine Kunden ständig nach Auftragsstand, Lieferschein oder Rechnung, und findet sich kein fertiges Programm für euren Ablauf, programmiere ich dir Individualsoftware für Oldenburg. Die Antworten stecken dann meist in einer Excel-Tabelle, an die über Jahre Makros angebaut wurden – gespeicherte Befehlsketten, die Arbeitsschritte selbst erledigen –, und welche Sonderfälle darin liegen, weiß nur ein Kollege. Ich halte Regeln und Ausnahmen fest und richte Bedienung und Berechtigungen nach Rollen ein – damit dein Team auch ohne dich weiterarbeitet. Ergebnis kann eine Kundenverwaltung (CRM) mit Portal sein, in dem deine Kunden selbst nachsehen, eine Lagerverwaltung oder Software für einen Ablauf, wie ihn außer dir niemand hat. Ob ein fertiges Programm genügt, kläre ich, bevor ich entwickle, und rate dir dann dazu – denn jede Sonderregel kostet auch später Pflege.
Innerhalb von 24 Stunden an Werktagen bekommst du eine Antwort von mir. Für das Erstgespräch planen wir etwa eine Stunde ein und klären, an welcher Stelle bei dir gerade eine Tabelle oder ein einzelner Mensch alles zusammenhält. Wir sprechen per Video oder am Telefon. Den Preis kennst du nach der Bestandsaufnahme, noch bevor die Arbeit startet.
Weshalb so viel an Tabellen und an deiner Person festhängt
Der Bedarf an eigener Software kommt fast immer durch die Hintertür: erst eine Hilfstabelle für den Alltag, dann ein gekauftes Programm, das einen Teil abdeckt, und eine Person, die den Rest im Gedächtnis behält. Das erlebt der Handwerksbetrieb in Kreyenbrück wie der Händler im Gewerbegebiet Patentbusch, und Zulieferer oder Dienstleister mit Einsätzen kennen es genauso.
Beispiel: Tabelle, Makro, Sonderfälle, Zettel und Rückfragen sind erfunden.
Standardprogramm, eigene Wege daneben
Was du gekauft hast, ist häufig für einen Standardbetrieb gedacht. Abweichende Konditionen, verliehene Geräte oder mehrtägige Aufträge sieht es nicht vor; sie stehen deshalb auf Zetteln und in Zusatzlisten.
Deine Kunden rufen dich an
Ist meine Bestellung unterwegs? Schickst du mir den Lieferschein noch mal? Habt ihr das Teil da? Weil die Antwort irgendwo zwischen Tabellen, Postfächern und Erinnerungen liegt, landet jede dieser Fragen bei dir – und bist du nicht da, bekommen weder Kunden noch Team eine Auskunft.
CRM · Belege · Lager · Excel · Rollen
Individuelle Software rund um CRM, Kundenportal und Lager
Welche Bausteine es bei dir werden, legt das Angebot fest.
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Excel
Sonderregeln aus der Tabelle holen
Was deine Tabelle rechnet, lese ich aus ihren Formeln und Makros heraus; was nur in Köpfen steht, erfrage ich – Sonderpreise, Mindestmengen, Aufträge mit eigenem Ablauf. Umgesetzt zeige ich dir jede Regel am Zwischenstand. Anschließend rechnet die Software für jeden gleich, egal wer am Rechner sitzt.
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CRM
Ein CRM, in das deine Kunden hineinsehen
Wer zuständig ist, welchen Status ein Vorgang hat und wann der nächste Termin ansteht, siehst du im CRM neben Kontakten, Anfragen, Angeboten, Wiedervorlagen und dem bisherigen Verlauf. Möchtest du, bekommt jeder Kunde einen eigenen Zugang und ruft Auftragsstand, Lieferscheine, Rechnungen und Unterlagen dort ab, statt dich zu fragen. Doch ein CRM ist nur so aktuell, wie dein Team es führt.
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Belege
Angebot, Lieferschein, Rechnung – auch als E-Rechnung
Angebote, Lieferscheine und Rechnungen entstehen in der Software aus denselben Stammdaten – jeweils als PDF im eigenen Briefkopf, ohne doppeltes Tippen. Für Geschäftskunden im Inland gibt sie Rechnungen außerdem als E-Rechnung aus, beispielsweise im Standard ZUGFeRD oder XRechnung; die gesetzliche Lage sieht vor, dass die E-Rechnung bei solchen Kunden ab 2027 nach und nach an die Stelle des PDF tritt. Texte und Zahlungsziele richtest du einmal ein, und überfällige Rechnungen zeigt dir die Software von selbst an.
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Lager
Lagerverwaltung, die den Bestand mitrechnet
Wareneingänge und Entnahmen bucht ihr am Artikel – wenn gewünscht im selben Zug mit dem Lieferschein –, und die Software rechnet den Bestand fort. Ist der Mindestbestand erreicht, gibt es eine Meldung, für die Inventur Zähllisten. Fehlen Entnahmen in der Buchung ganz oder zum Teil, zeigt der Bildschirm etwas anderes als das Regal.
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Abläufe
Arbeitsscheine, Einsatzpläne und mehr
Prüfprotokolle, Arbeitsscheine, Einsatzpläne oder ein Überblick über Maschinen und Leihgeräte: Auch solche Abläufe bekommen eine Software nach deinen Regeln und Rollen, die am Computer wie am Smartphone funktioniert.
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Rollen
Auswahlfelder und Rechte je Rolle
Eingetippt wird nur, wo es nicht anders geht; sonst wählt man aus. Die Buchhaltung sieht Rechnungen und Zahlungsziele, der Vertrieb seine Kunden und Angebote, die Servicekraft ihre Einsätze auf dem Smartphone – jede Rolle genau das, was sie für ihre Arbeit braucht. Für eine zusätzlich abgesicherte Anmeldung siehe Härtung und Zugriffsschutz.
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Pflege
Wenn Preise oder Produkte wechseln
Andere Preise, ein zusätzliches Produkt, eine Ausnahme, die es letztes Jahr noch nicht gab – eigene Logik ist nie fertig und braucht dauerhaft Pflege. Bevor eine Änderung gilt, durchläuft sie eine Kopie mit Vorgängen aus deinem Alltag, damit nichts Funktionierendes Schaden nimmt.
Wie läuft das ab?
Software entwickeln lassen: erst prüfen, dann in Abschnitten bauen
Telefon, E-Mail oder WhatsApp – über diese Wege stimmen wir uns ab. Wenn du willst, zeige ich dir ein freigegebenes Arbeitsbeispiel.
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Erstgespräch und Bestandsaufnahme
Gemeinsam wählen wir den Ablauf, mit dem die Software beginnt. Danach schaue ich mir an, mit welchen Tabellen, Vorlagen und Programmen du arbeitest und frage gezielt nach Ausnahmen. Erfüllt ein fertiges Programm deinen Zweck, rate ich dir dazu. Müssen bloß vorhandene Programme zusammenarbeiten, sind API-Schnittstellen die bessere Wahl; betrifft es ganze Arbeitsabläufe, die Prozessautomatisierung.
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Umfang und Preis
Zwei Preise nennt das Angebot – einen festen für die Entwicklung und einen für die Betreuung danach –, dazu den Zuschnitt der ersten Fassung: welche Abläufe, Ansichten und Rollen sie hat. Nach deinem Ja klären wir Regeln und Sonderfälle im Gespräch, und ich baue sie sofort ein; über die Teilstände sprechen wir uns ab.
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Entwicklung und Datenübernahme
Ich programmiere in Abschnitten, und jeden Teilstand rufst du im Browser auf, sodass ein falscher Ablauf früh auffällt. Daten aus Excel oder dem bisherigen Programm übertrage ich, nachdem ich sie auf Dubletten und lückenhafte Einträge geprüft habe. Regeln teste ich vorher in einer Kopie mit Fällen aus deinem Alltag – die Ausnahmen zuerst. Eure alte Tabelle bleibt in Betrieb, bis alles stimmt.
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Einführung und Pflege
Jede Rolle richte ich ein, dann weise ich dein Team an Vorgängen aus seinem Arbeitsalltag ein, bis es allein klarkommt. Danach betreue ich den laufenden Betrieb und passe an, was sich bei dir ändert.
Wie lange dauert das?Wochen bis Monate, abhängig vom Umfang
Bis wann die Software im Betrieb läuft
Bei einem einzelnen Ablauf kann die erste Fassung nach einigen Wochen in Gebrauch sein, versprechen kann ich das nicht; ein Kundenportal mit Datenübernahme dauert Monate. Ein Zeitplan mit ungefähren Zeitpunkten ist möglich, wenn du einen willst. Das Tempo folgt deinem Bedarf, und eine verbindliche Dauer sage ich nicht zu.
- ErstGespräch und Bestandsaufnahme
- DaraufAngebot mit Umfang
- DannProgrammieren, Daten übertragen
- AnschließendTeam einweisen, pflegen
- DanachDie Software im Alltag
Stecken die Daten in mehreren Tabellen mit jeweils eigener Schreibweise, rechne für die Übernahme mehr Zeit ein.
Sonderfälle, an die niemand gedacht hat
Meldet sich im Alltag eine Ausnahme, die keiner vorher erwähnt hat, kommt sie nachträglich dazu – im Rahmen der Betreuung, wenn sie klein ist, bei größerem Umfang zu einem eigenen Festpreis, sobald du zugestimmt hast.
Ob du Zeit sparst, kann ich nicht garantieren.
Was kostet das?Festpreis plus Betreuung, die sich nach dem Umfang richtet
Softwareentwicklung Oldenburg: was du zahlst und was enthalten ist
Für die Entwicklung gilt ein Festpreis, für die Betreuung im Anschluss ein Betrag, den ich nach Umfang festlege – zum Beispiel monatlich.
EntwicklungFestpreis
Der Monatsbetrag lässt sich ohne Mindestlaufzeit formlos zum Ende des laufenden Monats beenden.
Betreuung danachnach Umfang, etwa als Monatsbetrag
Inbegriffen: Regeln, Entwicklung, Daten, Rollen, Einweisung
Bezahlt ist damit, dass ich deine Regeln aufnehme, die Software programmiere, deine Daten umziehe, die Rollen einrichte und dein Team einweise.
Dein Eigentum sind Software und Quelltext ab der Übergabe; eine Kündigung ändert daran nichts. Willst du deine Daten haben, bekommst du sie jederzeit vollständig, als Tabellen und Dateien.
Fehler, die ich gemacht habe, behebe ich, ohne neu zu berechnen.
Erstgespräch, Bestandsaufnahme und Angebot kosten dich nichts und binden dich nicht.
Die Software kann auf deinem eigenen Server laufen; alternativ übernehme ich das Hosting. Zur Betreuung gehören Sicherungen, Updates, der Betrieb selbst und kleinere Anpassungen; was größer ist, bekommt einen eigenen Festpreis. Für fremde Dienste wie SMS sage ich dir den Preis vorher, und du zahlst ihn direkt an den jeweiligen Anbieter.
Separat: Schnittstellen und Altdaten-Bereinigung
Bleibt etwa deine Buchhaltung oder dein Shop im Einsatz und soll Daten mit der Software austauschen, ist diese Schnittstelle ein eigener Arbeitsschritt mit eigenem Preis; ebenso das Bereinigen alter Daten von Hand.
Faktoren für den Aufwand
- Wie viele Abläufe hineinkommen
- Wie viele Regeln und Sonderfälle es gibt
- Zahl der Rollen und ob Kunden sich anmelden können
- Wie vollständig deine Daten sind und ob sie einheitlich gepflegt wurden
- Ob andere Programme angeschlossen werden
- Wie viele Belegarten die Software selbst erstellt
Feste Größen sind beide, sobald die Bestandsaufnahme abgeschlossen ist; wird eine Regel aufwendiger als gedacht, bleibt der Preis. Erweiterst du um Abläufe, Ansichten oder Rollen oder änderst du Abgestimmtes grundlegend, erfährst du die Kosten vorher.
Starten kannst du mit wenig, etwa nur mit dem Teil für Angebote und Aufträge. Wenn du so weit bist, kommen Lager oder Kundenportal dazu – jeder Ausbau mit eigenem Festpreis.
Wie sich zeigt, ob die alte Liste heimlich weiterläuft
Messbar sind Nutzung, Abrufe und Bestandsabgleich
- Menge an Vorgängen, Angeboten und Buchungen, die das System erfasst
- Wie häufig Kunden das Portal für Unterlagen nutzen und um wie viel die Inventur vom Buchbestand abweicht
- Ob die Software dir Arbeit abnimmt, beurteilst nur du
Warnzeichen für eine Software, die nicht angekommen ist
- Viele Funktionen und kaum jemand, der sie nutzt
- Häufige Logins – und parallel die alte Excel-Liste im Büro, weil der neuen Software keiner traut
- CRM-Einträge ohne Termin und ohne Status
- Lagerzahlen, die abweichen, weil nicht jede Entnahme vollständig gebucht ist
Zeitersparnis lässt sich nicht verlässlich beziffern. Dazu bräuchte es eine Messung, wie lange die Arbeit früher dauerte, und die macht vorher fast niemand.
Deine Mitarbeit: Tabellen liefern, Ausnahmen erklären, an einer Kopie testen
Einmal am Anfang brauche ich deine Unterlagen und Zugänge. Danach geht es um zwei Dinge: Ausnahmen erklären und an einer Kopie testen.
Was ich zum Start brauche
Deine Tabellen mit den Makros und deine Vorlagen – und, sofern ein altes Programm abgelöst wird, dessen Daten als Export. Zugang gibst du mir nach deiner Wahl über eine Einladung oder mit Zugangsdaten; ausladen kannst du mich jederzeit wieder, und das Passwort setzt du neu, wann du willst. Konten laufen auf deinen Namen, sofern sie sich trennen lassen.
Wer Bescheid weiß, erklärt
Die Person, die heute alle Ausnahmen kennt, plant Zeit für meine Fragen ein: Für wen gelten Sonderpreise? Welche Aufträge laufen nicht nach Schema? Wie werden Rückgaben behandelt? Eingebaut wird, was wir klären, und am Zwischenstand siehst du, ob es passt.
Probe mit echten Vorgängen
Bevor ihr wechselt, nimmt sich dein Team ein paar knifflige Vorgänge aus den letzten Wochen vor und spielt sie in einer Kopie durch. Stimmt etwas nicht, korrigiere ich es; stillgelegt wird die alte Tabelle erst danach.
Abstimmung, Dienstleister, Datenschutz
Wie oft wir uns abstimmen und ob du vorab etwas sehen willst – die Rollen deines Teams zum Beispiel –, bestimmst du. Hast du einen IT-Dienstleister, stimme ich mich mit ihm über Server und Zugänge ab. Rechtlich gilt für die Kunden- und Mitarbeiterdaten in deiner Software die DSGVO; eine rechtliche Beratung ersetzt dieser Hinweis nicht. Ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung kommt dazu, wenn er nötig ist oder du ihn wünschst.
Erstgespräch, Bestandsaufnahme und Angebot.
Alles kostenlos und unverbindlich.