Prozessautomatisierung in Gifhorn heißt bei mir: Was im Büro immer wieder gleich zwischen deinen Programmen anfällt, erledigt künftig ein Ablauf, ohne dass jemand Hand anlegt. Eine Angabe wird einmal erfasst, zum Beispiel aus einer Terminanfrage, und kommt danach von allein in Kundenliste, Kalender oder Buchhaltung. Je Ablauf bestimmen wir drei Bausteine: den Auslöser, der ihn anstößt, die Bedingungen, an denen er prüft, ob es weitergeht, und die Regeln für die folgenden Schritte. Ich schreibe dafür eigenen Code und schalte keinen externen Automatisierungsdienst dazwischen. Seltene Abläufe rechtfertigen diesen Aufwand nicht.
Auf Anfragen antworte ich werktags binnen 24 Stunden. In ungefähr einer Stunde Erstgespräch finden wir heraus, wo bei dir im Büro heute Angaben doppelt eingegeben, Unterlagen gesucht oder Dinge nachgefragt werden. Gesprächsweg nach deiner Wahl: per Video oder am Telefon. Nach der Bestandsaufnahme sage ich dir den Preis, und zwar bevor ich anfange.
Zwei Wochen Urlaub, und kein Angebot wird nachgefasst, weil nur eine Person daran gedacht hat. Solche Lücken gehören zu den Handgriffen, die im Büro jeden Tag gleich ablaufen und Zeit kosten: Fristen im Kopf behalten, Daten abtippen, Belege weitergeben. Das kennt die Zimmerei genauso wie Hausarztpraxis, Ingenieurbüro, Teilezulieferer, Blumenladen oder Onlineshop.
Beispiel: Anfrage, Telefonnummer, Termine, Belege und Ordner sind erfunden.
Trifft eine Anfrage per E-Mail ein, landen Name, Rufnummer und Anliegen von Hand erst in der Kundenliste, dann im Kalender, dann im Angebot. Dass dabei zwei Ziffern der Rufnummer vertauscht wurden, zeigt sich oft erst, wenn jemand den Kunden anrufen will und niemanden erreicht.
Ob Angebote nachgefasst, Termine bestätigt und Kunden an offene Rechnungen erinnert werden, hängt davon ab, dass jemand selbst daran denkt. Fehlt diese Person wegen Krankheit oder Urlaub, stockt alles drei.
Lieferscheine, Rechnungen und Fotos treffen als Mailanhang ein. Herunterladen, umbenennen, in den Ordner legen oder ans Steuerbüro weiterleiten: Einzeln ist das schnell erledigt; über den Arbeitstag läppert es sich. Liegt ein Beleg im falschen Ordner, beginnt später die Suche.
Übersichten · Termine · Anfragen · Belege
Was dein Betrieb davon braucht, hält das Angebot fest.
Analyse
Für jeden Ablauf aus deinem Ablaufplan erfasse ich, wer ihn übernimmt, wie häufig er anfällt, in welchem Programm, mit welchen Daten und mit welchen Ausnahmen. Daraus mache ich dir einen Vorschlag, der die häufigsten Abläufe an den Anfang stellt. Auch KI kann in einem Ablauf stecken; ob sich das lohnt, klärt der KI-Potenzialcheck.
Übersichten
Willst du jede Woche wissen, welche Angebote noch offen sind, oder jeden Monat, welche Rechnungen rausgegangen sind? Die Angaben dafür sammelt der Ablauf aus deinen Programmen; die fertige Übersicht kommt per E-Mail bei dir an. Eine Tabelle, die jemand von Hand fortschreibt, wird überflüssig.
Termine
Bestätigungen und Erinnerungen vor Terminen gehen automatisch hinaus. Ein Angebot ohne Rückmeldung taucht nach einer festgelegten Zahl von Tagen als Wiedervorlage wieder auf. Zahlungserinnerungen verschickt der Ablauf nach der Frist deines Betriebs, aber nur, wenn er den Zahlungsstand aus der Buchhaltung kennt; sonst meldet er die offenen Rechnungen an dein Team.
Anfragen
Ob über das Kontaktformular oder ins E-Mail-Postfach: Neue Anfragen trägt der Ablauf automatisch in die Kundenliste ein. Der Kunde bekommt eine Eingangsbestätigung, die zuständige Person eine Aufgabe in ihrem Kalender. Unvollständige Anfragen gehen zuerst an jemanden im Team, der nachfragt.
Belege
Lieferscheine und Baustellenfotos, die per Mail kommen, legt der Ablauf mit einheitlichem Dateinamen im passenden Ordner ab oder leitet sie weiter, Eingangsrechnungen zum Beispiel ans Steuerbüro. Herunterladen, umbenennen und einsortieren entfällt.
Rechnungen
Arbeitest du für Angebot, Auftrag und Rechnung mit verschiedenen Programmen, reicht der Ablauf Kunde und Positionen weiter, statt dass sie jemand neu eintippt. Fertige Rechnungen schickt er automatisch an die Buchhaltung oder das Steuerbüro.
Ablösung
Hat ein ehemaliger Mitarbeiter oder ein Dienstleister schon Automatisierungen eingerichtet, prüfe ich, was dort passiert, und schreibe es auf. Auf Wunsch baue ich selbst nach, was du weiter brauchst; Doppeltes und Überflüssiges nehme ich vom Netz, wenn du willst.
Wie läuft das ab?
Wir stimmen uns per Telefon, E-Mail oder WhatsApp ab. Wenn du magst, zeige ich dir ein freigegebenes Arbeitsbeispiel.
Ich verschaffe mir einen Überblick aus deinen Angaben; bei komplexeren Fällen spreche ich zusätzlich per Video mit einzelnen Mitarbeitern. Dabei geht es um die beteiligten Programme und darum, ob sie Daten selbsttätig weitergeben. Von seltenen Abläufen rate ich dir ab. Gibt es für eine Aufgabe noch kein passendes Programm, hilft Individualsoftware; brauchst du nur einen Datenabgleich zwischen zwei Programmen, eine Schnittstelle; sollen Fragen aus deinen eigenen Unterlagen beantwortet werden, ein KI-Assistent.
Du lieferst den Ablaufplan digital: je Ablauf den Auslöser, die Bedingungen und Regeln, die Datenflüsse und die Orte, an denen gespeichert wird. Danach schicke ich dir ein Angebot. Es nennt Festpreis oder Monatsbetrag und die Abfolge, in der die Abläufe kommen.
Aus dem Ablaufplan programmiere ich Prototypen, also erste lauffähige Fassungen. Zuerst probierst du sie mit Testdaten oder an einer Kopie aus; ich bessere nach, bis die Ergebnisse passen, und erst dann arbeiten sie mit echten Daten. Wo ein Mensch entscheiden muss, zum Beispiel vor dem Versand eines Angebots, baue ich einen Freigabeschritt für dein Team ein. Bricht ein Ablauf ab, geht eine Fehlermeldung an mich, sodass kein Vorgang unbemerkt liegen bleibt.
Nach dem Start sehen wir uns die ersten Durchläufe zusammen an. Jeder Ablauf bekommt eine schriftliche Erklärung, wodurch er startet und welche Schritte er übernimmt. Fehlermeldungen landen bei mir. Läuft ein Monatsbetrag, kommt anschließend der nächste Ablauf an die Reihe.
Wie lange dauert das?Ein Ablauf nach dem anderen
Wie lange die Einrichtung braucht, bestimmen vor allem die Zahl der Programme und dein Test der Prototypen. Ein Zeitplan mit ungefähren Zeitpunkten ist möglich, wenn du ihn möchtest; das Tempo hängt davon ab, was du brauchst. Für eine bestimmte Dauer gebe ich keine Garantie.
Länger dauert es, wenn ein Ablauf viele Ausnahmen hat oder wenn Daten zuerst bereinigt werden müssen.
Ich sage dir im Voraus, wenn ein Programm seine Daten nicht selbst herausgibt. Wir prüfen dann einen Export oder eine eigens programmierte Schnittstelle.
Gesparte Zeit kann ich dir nicht garantieren.
Was kostet das?Festpreis pro Ablauf oder Monatsbetrag
Entweder zahlst du einen Festpreis für einzelne Abläufe, oder du wählst einen festen Monatsbetrag und lässt laufend automatisieren.
Entweder: Festpreis je Ablaufeinmal für jeden Ablauf
Der Monatsbetrag bindet dich nie über das Ende des laufenden Monats hinaus: formlos kündbar, ohne Mindestlaufzeit.
Oder: Monatsbetraglaufend, statt Festpreis je Ablauf
Zu jedem Ablauf gehören Prototypen zum Testen, die Einrichtung, eine Beschreibung und eine Fehlermeldung, die an mich geht.
Dir gehören Abläufe, Quelltext und Beschreibungen ab der Übergabe, selbst nach einer Kündigung des Monatsbetrags.
Fehler in meiner Arbeit korrigiere ich, ohne neu abzurechnen.
Kostenlos und unverbindlich sind Erstgespräch, Bestandsaufnahme und Angebot.
Laufen werden die Abläufe auf deinem eigenen Server oder auf einem Hosting, das ich übernehme, und an einen Automatisierungsdienst zahlst du keine Gebühren. Setzt ein Ablauf KI ein, werden deren Nutzungskosten getrennt fällig. Herstellergebühren für den Zugang zu einer Schnittstelle, etwa für ein Zusatzmodul, nenne ich dir im Angebot; du zahlst sie direkt an den Hersteller.
Vorhandene Daten vor dem Start zu bereinigen, etwa doppelte Kunden oder Namen in uneinheitlicher Schreibweise, bekommt im Angebot einen eigenen Preis. Wird eines deiner Programme nach dem Start verändert, passe ich die betroffenen Abläufe an; im Monatsbetrag ist das enthalten, sonst berechne ich es einzeln nach Umfang.
Festpreis und Monatsbetrag stehen nach der Bestandsaufnahme fest. Macht ein Ablauf mehr Arbeit als gedacht, ändert das nichts am Preis. Wünschst du zusätzliche Abläufe oder Programme, die über das Vereinbarte hinausgehen, oder änderst du Abgestimmtes grundlegend, erfährst du die Kosten vorher.
Den ersten Ablauf suchst du aus. Mit Monatsbetrag folgen weitere, und vorhandene Abläufe ziehe ich nach, wenn dein Betrieb sich verändert.
Für eine Schätzung nimmst du die Durchläufe und multiplizierst sie mit den Minuten, die jeder Schritt vorher von Hand gekostet hat. Nacharbeit und Ausnahmen ziehst du ab.
Am Anfang gibst du mir Ablaufplan und Zugänge. Danach brauche ich nur noch Beispielfälle, Testläufe und Antworten auf Fragen zu Sonderfällen.
Zugang bekomme ich per Einladung oder mit Zugangsdaten, ganz wie du willst. Mich wieder entfernen oder das Passwort wechseln kannst du jederzeit. Konten, die sich abtrennen lassen, etwa für ein KI-Modell, werden auf dich angelegt. Ob ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nötig ist, richtet sich nach Art. 28 DSGVO; ich schließe ihn mit dir, wenn es ihn braucht oder du ihn möchtest. Rechtsberatung ist das nicht.
Ist ein Ablauf verwickelt, geht jemand aus deinem Team ihn mit mir per Video an echten Beispielen durch, zum Beispiel an einer Rechnung oder einer Anfrage. Die Ausnahmen nennst du mir. Was nur selten vorkommt, bleibt Handarbeit deines Teams.
Während der Testphase nutzt dein Team die Prototypen bei der täglichen Arbeit und sagt mir, wo etwas nicht passt. Fehlende Schritte und Regeln, die nicht passen, fallen deinen Mitarbeitern im Alltag schneller auf als jedem Außenstehenden.
Im Ablaufplan steht, welche Daten wohin gehen. Wie oft wir uns abstimmen und welche Änderungen an Abläufen du vorab sehen möchtest, entscheidest du. Gibt es bei dir einen IT-Dienstleister, sprechen wir Zugänge und Rechte gemeinsam mit ihm ab.
Erstgespräch, Bestandsaufnahme und Angebot.
Alles kostenlos und unverbindlich.