Das Makro, das nur einer versteht
Jahr für Jahr kamen in deine Excel-Tabelle neue Makros und Sonderfälle hinzu. Heute durchschaut sie nur noch ein Mitarbeiter – ist er im Urlaub, stockt die Arbeit oder es kommen falsche Zahlen heraus.
Jan Bittenbinder
Du hast direkt mit mir zu tun, und ich schreibe die Software selbst; einen Projektleiter als Zwischenstation gibt es nicht.
Individualsoftware in Gifhorn
Landen alle Fragen zu Aufträgen und Beständen bei dir, weil keine fertige Software euren Ablauf abbildet, entwickle ich Individualsoftware in Gifhorn. Dahinter steckt meist eine Excel-Tabelle, die über Jahre mit Makros – gespeicherten Abfolgen von Arbeitsschritten – erweitert wurde und deren Sonderfälle nur eine Person kennt. Ich halte diese Regeln und Ausnahmen fest und gestalte die Bedienung und die Zugriffsrechte für jede Rolle so, dass dein Team ohne dich weiterkommt. Daraus wird zum Beispiel eine Kundenverwaltung (CRM) mit Kundenportal, eine Lagerverwaltung oder eine Software für einen Ablauf, wie ihn nur dein Betrieb hat. Was an Sonderlogik dazukommt, muss später gepflegt werden; bevor ich entwickle, schaue ich deshalb, ob ein fertiges Programm ausreicht, und empfehle es dir gegebenenfalls.
Werktags bekommst du innerhalb von 24 Stunden eine Antwort auf deine Anfrage. Im Erstgespräch, das etwa eine Stunde dauert, schauen wir, welcher Ablauf gerade von einer Tabelle oder von einer einzigen Person abhängt. Das Gespräch führen wir per Video oder am Telefon – du entscheidest. Den Preis erfährst du nach der Bestandsaufnahme, noch bevor ich mit der Arbeit beginne.
Woran es liegt, dass dein Betrieb an Listen und an dir hängt
Am Anfang denkt fast niemand an ein eigenes Programm. Nötig wird es erst nach und nach: Neben der täglichen Arbeit entsteht eine Hilfstabelle, irgendwann kommt ein gekauftes Programm für einen Teilbereich hinzu, und die Lücken dazwischen schließt das Gedächtnis eines Menschen. Das betrifft die Tischlerei in Wilsche ebenso wie einen Händler im Gewerbegebiet Eyßelheideweg, Zulieferer oder Dienstleister, die zu ihren Kunden rausfahren.
Beispiel: Tabelle, Makro, Sonderfälle, Zettel und Rückfragen sind erfunden.
Standardsoftware mit Lücken
Das gekaufte Programm deckt oft nur den üblichen Fall ab. Sonderkonditionen, ausgeliehene Geräte oder Aufträge über mehrere Tage passen nicht hinein und werden auf Zetteln und in eigenen Listen festgehalten.
Jeder fragt beim Chef nach
Wie weit ist die Bestellung? Wo liegt der Lieferschein? Ist die Ware noch da? Die Antworten verteilen sich auf Tabellen, Postfächer und das Wissen Einzelner, also gehen die Fragen an dich. Erreicht dich niemand, kommen weder Team noch Kunden weiter.
Lager · Belege · Excel · Rollen · CRM
Lager, CRM und Kundenportal als individuelle Software
Was davon dein Betrieb bekommt, hält das Angebot fest.
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Excel
Tabellenwissen wird zu festen Regeln
Ich werte die Formeln und Makros deiner Tabelle aus und erfrage, was nur in den Köpfen steckt – Mindestmengen, Fälle mit Sonderweg, Sonderpreise. Jede Regel baue ich ein, du siehst sie am Zwischenstand, und ab da rechnet die Software für alle gleich.
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Lager
Lagerverwaltung mit Mindestbestand
Jeder Artikel bekommt seine Zu- und Abgänge gebucht – wenn du möchtest, im selben Schritt wie den Lieferschein –, und der Bestand wird laufend fortgeschrieben. Wird der Mindestbestand erreicht, gibt die Software Bescheid, und für die Inventur stehen Zähllisten bereit. Bucht jemand eine Entnahme nicht oder nur halb, weicht der Bestand in der Software vom Regal ab.
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Belege
Belege ohne doppeltes Tippen
Angebot, Lieferschein und Rechnung erzeugt die Software aus denselben Daten, ohne dass etwas doppelt erfasst wird – als PDF, das deinen Briefkopf trägt. Geht eine Rechnung an ein Unternehmen im Inland, stellt die Software sie auch als E-Rechnung aus, beispielsweise im Format ZUGFeRD oder XRechnung – nach der Gesetzeslage löst die E-Rechnung dort ab 2027 schrittweise das PDF ab. Deine Texte und Zahlungsziele hinterlegst du nur einmal; wird eine Rechnung überfällig, macht dich die Software darauf aufmerksam.
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Rollen
Auswählen statt tippen, Ansicht je Rolle
Dein Team klickt, wo es geht, aus vorgegebenen Feldern, statt frei zu schreiben. Und jede Rolle bekommt nur ihre Ansicht: der Innendienst Preise und Angebote, das Lager die Bestände, die Monteure ihre Arbeitsscheine auf dem Handy. Zusätzliche Absicherung der Anmeldung findest du unter Härtung und Zugriffsschutz.
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CRM
CRM samt Kundenportal
In einem System verwaltest du Kontakte, Anfragen, Angebote, Wiedervorlagen und die Historie jedes Vorgangs – mit klarer Zuständigkeit, Status und Termin. Auf Wunsch schauen deine Kunden über einen eigenen Zugang nach Auftragsstand, Lieferscheinen, Rechnungen und Unterlagen, ohne dich zu fragen. Wie viel das CRM bringt, hängt davon ab, wie sorgfältig dein Team es pflegt.
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Abläufe
Einsatzpläne, Prüfprotokolle, Maschinen
Auch Abläufe außerhalb von Kundenverwaltung und Lager setze ich um: Prüfprotokolle, Arbeitsscheine, Einsatzpläne oder eine Verwaltung für Maschinen und Leihgeräte, jeweils mit euren eigenen Regeln und Rollen und bedienbar am Rechner wie am Smartphone.
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Pflege
Regeln pflegen, wenn sich etwas ändert
Neue Preise, ein weiteres Produkt, ein Sonderfall, der bisher nie vorkam: Betriebseigene Logik braucht auf Dauer Pflege. Ich probiere jede Änderung zuerst in einer Testkopie mit echten Vorgängen aus, damit Bewährtes nicht beschädigt wird.
Wie läuft das ab?
So läuft es, wenn du Software entwickeln lässt: Du siehst jeden Teilstand
Per Telefon, E-Mail oder WhatsApp halten wir uns auf dem Laufenden. Ein freigegebenes Arbeitsbeispiel bekommst du auf Anfrage zu sehen.
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Erstgespräch und Bestandsaufnahme
Zuerst entscheiden wir zusammen, mit welchem Ablauf die Software beginnt. Ich schaue mir deine Tabellen, Vorlagen und Programme an und lasse mir die Sonderfälle erklären. Erfüllt ein fertiges Programm den Zweck, rate ich dir dazu. Musst du nur bestehende Programme verbinden, sind API-Schnittstellen der richtige Weg, für komplette Arbeitsabläufe die Prozessautomatisierung.
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Umfang und Preis
Mein Angebot nennt den Festpreis für die Entwicklung, den Preis für die Betreuung danach sowie Abläufe, Ansichten und Rollen der ersten Fassung. Nach deiner Zusage gehen wir Regeln und Ausnahmen einzeln durch; was wir klären, setze ich sofort um. Die Abstimmung läuft über die Teilstände.
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Entwicklung und Datenübernahme
Die Software entsteht in Abschnitten; jeden Teilstand kannst du im Browser ansehen, sodass Fehler im Ablauf früh sichtbar werden. Daten aus Excel oder dem Altprogramm übernehme ich, prüfe sie auf Dubletten und fehlende Angaben und spiele sie ein. Bevor eine Regel gilt, muss sie in einer Kopie mit echten Alltagsfällen bestehen – besonders mit den Ausnahmen. Bis alles stimmt, arbeitet ihr mit der alten Tabelle weiter.
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Einführung und Pflege
Sind die Rollen angelegt, lernt dein Team die Software an seinen echten Vorgängen kennen, bis es ohne dich klarkommt. Anschließend halte ich den Betrieb stabil und passe die Software an, wenn sich bei dir etwas ändert.
Wie lange dauert das?Zeitrahmen: Wochen oder Monate
Wann die Software im Betrieb nutzbar ist
Läuft nur ein Ablauf darüber, kann eine erste Fassung nach einigen Wochen einsatzfähig sein; mit Kundenportal und Datenübernahme rechnest du in Monaten. Auf Wunsch planen wir mit ungefähren Zeitpunkten, und das Tempo bestimmt dein Bedarf. Auf eine feste Dauer lege ich mich nicht fest.
- Zu BeginnErstgespräch, Bestandsaufnahme
- DanachAngebot und Preis
- DannEntwicklung, Datenübernahme
- AnschließendEinführung und Pflege
- ZielTeam arbeitet mit der Software
Verteilen sich deine Daten auf mehrere Tabellen mit unterschiedlichen Schreibweisen, dauert ihre Übernahme länger.
Neue Sonderfälle nachträglich einbauen
Taucht im Alltag eine Ausnahme auf, die vorher niemand genannt hat, kommt sie nachträglich in die Software: als kleine Änderung innerhalb der Betreuung oder, bei größerem Umfang, nach deiner Zusage zum eigenen Festpreis.
Dass du Zeit einsparst, kann ich dir nicht garantieren.
Was kostet das?Festpreis, danach Betreuung nach Umfang
Softwareentwicklung Gifhorn: Kosten und laufende Pflege
Für die Entwicklung gilt ein Festpreis. Die Betreuung im Anschluss vereinbaren wir einzeln nach Umfang, zum Beispiel als Monatsbetrag.
EntwicklungFestpreis
Der Monatsbetrag läuft ohne Mindestlaufzeit und lässt sich formlos zum Monatsende kündigen.
Betreuung danachnach Umfang, etwa als Monatsbetrag
Inklusive: Entwicklung bis Einweisung
Enthalten sind das Erfassen deiner Regeln, die Entwicklung, die Datenübernahme, das Einrichten der Rollen und eine Einweisung für dein Team.
Mit der Übergabe gehören Software und Quelltext dir – auch nach einer Kündigung. Jederzeit bekommst du alle deine Daten komplett heraus, als Tabellen und Dateien.
Fehler, die auf meine Arbeit zurückgehen, korrigiere ich ohne neuen Preis.
Für Erstgespräch, Bestandsaufnahme und Angebot zahlst du nichts, und sie verpflichten dich zu nichts.
Laufen kann die Software auf deinem Server oder auf einem Hosting, das ich übernehme. Die Betreuung umfasst Betrieb, Updates, Sicherungen und kleine Änderungen; für größere gibt es einen eigenen Festpreis. Fremde Dienste wie ein SMS-Versand kosten extra – den Betrag nenne ich dir vorher, und du zahlst direkt an den Anbieter.
Extra: Schnittstellen, Altdaten
Soll die Software mit einem Programm Daten austauschen, das bleibt – Buchhaltung oder Shop zum Beispiel –, ist die Schnittstelle dafür eine eigene Arbeit zum eigenen Preis. Ebenso, wenn alte Daten zuerst von Hand bereinigt werden müssen.
Sechs Dinge bestimmen den Aufwand
- Wie viele Abläufe abgebildet werden
- Wie viele Regeln und Ausnahmen gelten
- Ob Kunden einen Zugang bekommen und wie viele Rollen es braucht
- In welchem Zustand die Daten sind: vollständig, einheitlich?
- Welche Programme angebunden werden
- Wie viele Belege die Software selbst erzeugt
Beides legen wir nach der Bestandsaufnahme fest, und daran ändert sich nichts, wenn eine Regel aufwendiger ist als gedacht. Nur wenn zusätzliche Abläufe, Ansichten oder Rollen dazukommen oder sich Vereinbartes grundlegend ändert, nenne ich dir vorher die Kosten.
Ein kleiner Start ist möglich, etwa mit Angeboten und Aufträgen. Lager oder Kundenportal kannst du später ergänzen, jeweils mit eigenem Festpreis.
Läuft der Alltag schon in der Software? So erkennst du es
Das lässt sich messen
- Die Zahl der Vorgänge, Angebote und Buchungen, die in der Software entstehen
- Abrufe von Unterlagen im Kundenportal und die Abweichung zwischen gezähltem und gebuchtem Bestand
- Wie viel Zeit du gewinnst, weißt nur du
Warnzeichen im Alltag
- Eine Menge Funktionen, die keiner benutzt
- Viele Logins – und trotzdem pflegt das Büro aus Misstrauen die alte Excel-Liste weiter
- CRM-Vorgänge ohne Status und ohne Termin
- Falsche Lagerzahlen, weil Entnahmen unvollständig gebucht sind
Ob und wie viel Zeit die Software spart, ist nicht sicher messbar. Dazu bräuchte man die frühere Dauer derselben Arbeit, und die wurde selten festgehalten.
Dein Beitrag: Tabellen, Ausnahmewissen und Tests
Zum Start brauche ich einmal deine Unterlagen und Zugänge. Danach bist du bei Fragen zu Ausnahmen und bei Tests an einer Kopie gefragt.
Unterlagen und Zugänge
Ich brauche deine Tabellen samt Makros, deine Vorlagen und, falls ein altes Programm ersetzt wird, einen Datenexport daraus. Zugang erhalte ich so, wie es dir lieber ist: per Einladung oder mit Zugangsdaten. Entfernen kannst du mich jederzeit, das Passwort ebenso ändern; die Konten stehen auf deinem Namen, soweit sie trennbar sind.
Das Wissen über Sonderfälle
Wer bei euch die Ausnahmen kennt, beantwortet meine Fragen – etwa welche Kunden Sonderpreise bekommen, welche Aufträge abweichend laufen und welche Regeln bei Rückgaben gelten. Ich setze es um, und du kontrollierst es am Zwischenstand.
Testlauf vor dem Umstieg
Vor dem Umstieg testet dein Team die Software in einer Kopie mit Vorgängen der jüngsten Wochen – bevorzugt mit den schwierigen. Was dabei nicht passt, ändere ich, und erst danach wird die alte Tabelle stillgelegt.
Abstimmung, IT und Datenschutz
Ob wir uns oft oder selten abstimmen, legst du fest, ebenso, was du vorher sehen willst – zum Beispiel die Rollen deines Teams. Ist ein IT-Dienstleister im Spiel, kläre ich Server und Zugänge direkt mit ihm. Die DSGVO gilt für alle Kunden- und Mitarbeiterdaten in der Software – das ist die Gesetzeslage, keine Rechtsberatung. Bei Bedarf oder auf deinen Wunsch schließen wir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
Erstgespräch, Bestandsaufnahme und Angebot.
Alles kostenlos und unverbindlich.