Für Betriebe in Osnabrück baue ich Prozessautomatisierung: Ein Ablauf erledigt dann die Schritte, die zwischen deinen bestehenden Programmen täglich gleich anfallen. Angaben – zum Beispiel aus einem Lieferauftrag – nimmst du einmal auf; Kundenliste, Kalender oder Buchhaltung bekommen sie danach ohne zweites Eintippen. Für jeden Ablauf bestimmen wir den Auslöser (das Ereignis, mit dem er beginnt), die Bedingungen (ob er weitermacht) und die Regeln (was er dann tut). Umgesetzt wird das als Code, den ich selbst schreibe; ein Automatisierungsdienst eines anderen Anbieters ist nicht im Spiel. Lohnend ist das für Vorgänge, die sich ständig wiederholen – Seltenes bleibt besser von Hand.
Werktags bekommst du binnen 24 Stunden eine Antwort. In einem etwa einstündigen Erstgespräch gehen wir durch, wo in deinem Büro heute zweimal eingegeben, nach Unterlagen gesucht oder nachgefragt wird. Wir sprechen per Video oder am Telefon. Was es kostet, steht nach der Bestandsaufnahme fest – bevor ich anfange.
Im Postfach stapeln sich Lieferscheine, die noch jemand herunterladen, umbenennen und ablegen muss – Alltag in vielen Büros. Dazu kommen andere Handgriffe, die immer gleich ablaufen: Angaben mehrfach eingeben, an Fristen denken. Betroffen sind die Dachdeckerei, die Arztpraxis, das Ingenieurbüro, der Zulieferer aus der Metallverarbeitung, das Geschäft in der Innenstadt und der Onlineshop gleichermaßen.
Beispiel: Anfrage, Telefonnummer, Termine, Belege und Ordner sind erfunden.
Per E-Mail kommt eine Anfrage, und jemand tippt Name, Rufnummer und Anliegen nacheinander in Kundenliste, Kalender und Angebot. Ist dabei eine Ziffer vertauscht, bemerkt das häufig erst, wer zurückrufen will und die falsche Nummer wählt.
Ein Angebot nachfassen, einen Termin bestätigen, eine offene Rechnung anmahnen: Ohne die Person, die das im Kopf hat, geschieht es nicht. Ist sie krank oder im Urlaub, bleiben alle drei Aufgaben liegen.
Rechnungen, Lieferscheine und Fotos beschädigter Ware treffen als Anhang ein. Dann muss sie jemand speichern, sinnvoll benennen und ablegen oder ans Steuerbüro weiterleiten. Das dauert jeweils nur kurz. Bei vielen Anhängen wird daraus aber eine feste tägliche Aufgabe – und ein Beleg im verkehrten Ordner sorgt später für Sucherei.
Belege · Rechnungen · Anfragen · Übersichten
Welche Teile davon dein Betrieb braucht, regelt das Angebot.
Analyse
Jeder Ablauf auf deinem Plan bekommt einen Steckbrief: Wer erledigt ihn, wie oft, mit welchem Programm und welchen Daten, und wo weicht er ab? Mein Vorschlag daraus setzt bei den Abläufen an, die am häufigsten vorkommen. Ein Ablauf kann auch KI enthalten; ob sich das für dich lohnt, beantwortet der KI-Potenzialcheck.
Belege
Der Ablauf nimmt Lieferscheine, Eingangsrechnungen oder Fotos beschädigter Ware aus dem Postfach, benennt sie nach einem festen Muster und legt sie im zugehörigen Ordner ab – oder schickt sie an die richtige Stelle weiter. Niemand muss sie mehr einzeln speichern und umbenennen.
Rechnungen
Wenn Angebot, Auftrag und Rechnung jeweils in einem eigenen Programm entstehen, reicht der Ablauf Kundendaten und Positionen weiter – niemand tippt sie neu. Fertige Rechnungen leitet er automatisch an Buchhaltung oder Steuerbüro weiter.
Anfragen
Ob eine Anfrage über das Kontaktformular kommt oder per E-Mail, der Ablauf legt sie in der Kundenliste an, schickt dem Kunden eine Eingangsbestätigung und trägt für die zuständige Person eine Aufgabe in deren Kalender ein. Sind Angaben lückenhaft, schaut zuerst jemand aus dem Team darauf und fragt beim Kunden nach.
Übersichten
Alle zwei Wochen eine Liste offener Angebote, zu jedem Monatsbeginn die geschriebenen Rechnungen – solche Übersichten baut der Ablauf aus den Daten deiner Programme und mailt sie dir. Das Nachtragen einer Liste von Hand fällt damit weg.
Termine
Wer einen Termin hat, bekommt vom Ablauf eine Bestätigung und vorher eine Erinnerung. Angebote ohne Rückmeldung legt er nach einer festen Anzahl von Tagen erneut vor. An offene Rechnungen erinnert er nach deiner Frist, sofern ihm die Buchhaltung den Zahlungsstand verrät; sonst geht an dein Team eine Aufstellung, was noch offen ist.
Ablösung
Stammen vorhandene Automatisierungen von einem früheren Mitarbeiter oder einem Dienstleister, schaue ich nach, was sie bewirken, und dokumentiere es. Was du weiter nutzen willst, programmiere ich auf Wunsch neu; Doppeltes und Unnötiges nehme ich außer Betrieb, wenn du das möchtest.
Wie läuft das ab?
Absprachen laufen über Telefon, E-Mail oder WhatsApp; ein freigegebenes Arbeitsbeispiel schicke ich dir, wenn du möchtest.
Was du mir erzählst, ergibt das erste Bild; bei verwickelten Fällen spreche ich zusätzlich mit einzelnen Leuten aus dem Team, per Video. Ich sehe mir die beteiligten Programme an und prüfe, ob sie ihre Daten von sich aus weitergeben. Von Abläufen, die nur selten vorkommen, rate ich ab. Fehlt dir ein passendes Programm, ist Individualsoftware die richtige Adresse; für den bloßen Datenabgleich zwischen zwei Programmen eine Schnittstelle; für Antworten, die aus deinen Unterlagen kommen sollen, ein KI-Assistent.
Deinen Ablaufplan bekomme ich digital. Er hält je Ablauf fest, womit er anfängt, welche Bedingungen und Regeln gelten, wie die Daten fließen und wo sie liegen. Darauf baut mein Angebot auf: Festpreis oder Monatsbetrag und die Reihenfolge, in der wir die Abläufe angehen.
Aus dem Plan programmiere ich Prototypen, also erste Versionen, die schon arbeiten. Getestet wird zuerst geschützt, auf einer Kopie oder mit erfundenen Testdaten. Stimmen die Ergebnisse nach meinen Anpassungen, schalte ich auf echte Daten um. An Stellen, an denen ein Mensch entscheiden soll, zum Beispiel bevor ein Angebot verschickt wird, sieht der Ablauf eine Freigabe durch dein Team vor. Bricht er ab, schickt er mir eine Fehlermeldung, damit nichts unbemerkt stehen bleibt.
Nach dem Start gehen wir die ersten Durchläufe zusammen durch. Zu jedem Ablauf bekommst du eine kurze Erklärung seines Auslösers und seiner Wirkung; Fehlermeldungen erreichen mich. Mit Monatsbetrag folgt dann der nächste Ablauf.
Wie lange dauert das?Einer fertig, dann der nächste
Vor allem zwei Größen bestimmen die Einrichtungsdauer: die Zahl der beteiligten Programme und die Zeit, die ihr für den Test der Prototypen braucht. Einen Zeitplan mit ungefähren Zeitpunkten gibt es auf Wunsch; wie schnell es geht, entscheidet dein Bedarf. Auf eine bestimmte Dauer kann ich mich nicht festlegen.
Länger wird es, wenn ein Ablauf viele Ausnahmen kennt oder Daten zunächst bereinigt werden müssen.
Ob ein Programm seine Daten selbst weitergibt, kläre ich vorab und sage es dir. Wenn nicht, kommen ein Datenexport oder eine dafür programmierte Schnittstelle infrage.
Wie viel Zeit du gewinnst, kann ich nicht zusichern.
Was kostet das?Festpreis für einen Ablauf oder ein Monatsbetrag
Zwei Wege stehen dir offen: ein Festpreis für einzelne Abläufe oder ein fester Monatsbetrag, über den laufend weiter automatisiert wird.
Entweder: Festpreis je Ablaufeinmal für jeden Ablauf
Der Monatsbetrag läuft ohne Mindestlaufzeit; kündigen kannst du formlos zum Ende des laufenden Monats.
Oder: Monatsbetraglaufend, statt Festpreis je Ablauf
Für jeden Ablauf sind Prototypen zum Testen, die Einrichtung, eine schriftliche Beschreibung und eine Fehlermeldung an mich inbegriffen.
Mit der Übergabe gehören dir Abläufe, Quelltext und Beschreibungen – auch nach einer Kündigung des Monatsbetrags.
Ein Fehler in meiner Arbeit kostet dich keinen neuen Preis; ich korrigiere ihn.
Erstgespräch, Bestandsaufnahme und Angebot: kostenlos und unverbindlich.
Deine Abläufe laufen wahlweise auf deinem Server oder auf einem Hosting, um das ich mich kümmere; einen Automatisierungsdienst bezahlst du nicht. KI-Nutzung in einem Ablauf rechne ich nicht in den Preis ein, diese Kosten kommen getrennt dazu. Für den Zugang zu einer Herstellerschnittstelle fällt manchmal eine Gebühr an, etwa für ein Zusatzmodul; den Betrag nennt das Angebot vorher, gezahlt wird direkt an den Hersteller.
Müssen deine Daten vor dem Start aufgeräumt werden, weil Kunden doppelt angelegt oder Namen verschieden geschrieben sind, steht dafür ein eigener Preis im Angebot. Stellt ein Programm, mit dem deine Abläufe arbeiten, später etwas um, passe ich sie an: inklusive beim Monatsbetrag, sonst nach Umfang abgerechnet.
Welcher Preis es auch wird – er steht nach der Bestandsaufnahme fest und erhöht sich nicht, wenn ein Ablauf aufwendiger ausfällt. Kommen Abläufe oder Programme dazu, die nicht vereinbart waren, oder wird Abgestimmtes grundlegend geändert, nenne ich dir den Mehrpreis vor der Umsetzung.
Du bestimmst, welcher Ablauf den Anfang macht. Beim Monatsbetrag schließen sich weitere an, und bestehende Abläufe wachsen mit, wenn dein Betrieb anders arbeitet.
Ersparnis gibt es nur als Schätzung. Rechne die Durchläufe gegen die Minuten, die vorher pro Vorgang von Hand nötig waren, und zieh Nacharbeit und Ausnahmen ab.
Am Anfang stehen dein Ablaufplan und die Zugänge; danach brauche ich dich nur noch für Beispielfälle, Testläufe und Fragen zu Ausnahmen.
Zugänge bekomme ich, wie es dir passt – per Einladung oder mit Zugangsdaten. Du kannst mir den Zugang jederzeit entziehen und das Passwort neu vergeben. Soweit Konten trennbar sind – zum Beispiel für ein KI-Modell –, laufen sie auf deinen Namen. Unter Umständen verlangt Art. 28 DSGVO einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung; ist er nötig oder möchtest du einen, schließen wir ihn ab. Rechtsberatung ist dieser Hinweis nicht.
Bei vertrackten Abläufen führt mir jemand aus deinem Team an echten Beispielen vor – einer Rechnung, einer Anfrage –, wie es heute geht; das klappt per Bildschirmfreigabe. Die Ausnahmen kennst du und sagst sie mir; was nur selten passiert, erledigt dein Team weiterhin selbst.
Solange getestet wird, probiert dein Team die Prototypen im Arbeitsalltag aus und meldet mir, wo es hakt. Fehlende Zwischenschritte oder eine Regel, die danebenliegt, entdeckt am ehesten, wer jeden Tag damit umgeht.
Was wohin fließt, ist im Ablaufplan beschrieben. Wie eng wir uns abstimmen, legst du fest – etwa, ob ich dir jede Änderung an einem Ablauf zuerst zeige. Arbeitet bei dir ein IT-Dienstleister, beziehe ich ihn bei Zugängen und Rechten ein.
Erstgespräch, Bestandsaufnahme und Angebot.
Alles kostenlos und unverbindlich.