Technik vor Aufgabe
Ein KI-Abo wird abgeschlossen oder eine neue Funktion im Büroprogramm aktiviert, ohne dass vorher ein Ablauf benannt ist, der dadurch schneller werden soll. Am Ende verwendet es jeder nach Gefühl, oder es bleibt unberührt.
Jan Bittenbinder
Du sprichst direkt mit mir, und ich setze die Arbeiten selbst um. Webdesign seit 2020.
KI-Beratung für Osnabrück
Meine KI-Beratung für Betriebe in Osnabrück läuft als Potenzialcheck ab: Ablauf für Ablauf schaue ich, wie die Arbeit bei dir tatsächlich läuft, und beurteile, ob sich KI dort unterm Strich auszahlt. Auf der einen Seite stehen die Einrichtung, laufende Kosten und der Zeitaufwand fürs Prüfen der Ergebnisse, auf der anderen die Ersparnis, die sich erwarten lässt. Je besser die Rechnung aufgeht, desto weiter oben steht der Ablauf in einer Rangfolge nach Nutzen. Installiert wird im Check nichts; wer die Punkte später umsetzt, ob ich oder ein anderer Anbieter, liegt bei dir.
Werktags antworte ich dir binnen 24 Stunden. Im Erstgespräch, rund eine Stunde, geht es um die Abläufe, die heute die meiste Zeit verschlingen, und um eure bisherigen Versuche mit KI. Wir treffen uns per Video, alternativ telefonieren wir. Bevor ich loslege, nenne ich dir nach der Bestandsaufnahme den Preis.
Warum niemand sagen kann, was KI deinem Betrieb bringt
Seit dem letzten Update hat die Bürosoftware einen KI-Knopf, aber wofür er im eigenen Ablauf gut ist, weiß keiner. So geht es vielen: Die Neugier ist da, ein Beleg je Arbeitsschritt fehlt. Meist aus drei Gründen: Die Technik kommt vor der Aufgabe, die Zeit für heutige Arbeiten ist nicht gemessen, und das Kontrollieren der Ergebnisse taucht in keiner Kalkulation auf. In der Spedition ist das nicht anders als im Metallbaubetrieb, beim Solarteur oder in der Physiopraxis.
Beispiel: Betrieb, Abo, Abläufe, Zeiten und Prüfaufwand sind erfunden.
Zeiten, die niemand kennt
Wie häufig Frachtanfragen kalkuliert oder Tourenpläne erstellt werden und wie lange das jedes Mal dauert, ist nirgends notiert. Fehlen solche Zahlen, bleibt jede Rechnung zur Ersparnis leer.
Gegenlesen und Gebühren ungerechnet
Den Entwurf erzeugt die KI in kurzer Zeit, durchsehen muss ihn trotzdem jemand aus dem Team. Stehen Gewichte, Zollangaben oder Liefertermine darin, wo ein Fehler teuer wird, kostet die Kontrolle manchmal so viel Zeit wie die Aufgabe selbst. Die Kosten für Einrichtung und laufende Gebühren fehlen dazu in jeder Gegenrechnung.
Erfassung · Bilanz · Versuch · Platzierung
KI-Potenzialanalyse: wo KI sich lohnt, was die Daten sagen, was ohne KI geht
Welche dieser Leistungen du brauchst, halten wir im Angebot fest.
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Aufnahme
Aufnahme mit Blick auf den Alltag
Anhand deiner Infos kläre ich, wer den Ablauf in der Hand hat, welche Software und Daten er berührt, welche Ausnahmen es gibt und an welchen Stellen Zeit liegen bleibt. Darauf baue ich die Vorschläge, damit sie zu eurer täglichen Arbeit passen.
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Vorhandenes
Was eure Software schon mitbringt
Viele Programme, ob Büro-, Buchhaltungs- oder Branchensoftware, enthalten inzwischen KI-Funktionen, und manche davon zahlt ihr im laufenden Abo bereits. Ehe ich dir ein zusätzliches Werkzeug empfehle, kläre ich, was bei dir schon installiert ist und was ihr davon nutzt.
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Bewertung
Die Rechnung je Ablauf
Je Ablauf stelle ich zusammen, was KI an Einrichtung, Gebühren und Prüfzeit verursacht, und schätze, wie viel Zeit sie spart. Jede Zahl kommt mit ihren Annahmen, damit du die Rechnung selbst prüfen kannst.
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Probe
Ausprobiert, bevor es zählt
Für Abläufe weit oben mache ich eine Probe, soweit das Angebot sie enthält. Mit einigen Beispielen, die du freigegeben hast, sehe ich: Schafft eine KI die Aufgabe so, dass man das Ergebnis verwenden kann, und was muss danach noch korrigiert werden? Daten von Kunden und Beschäftigten kommen in diesen Tests nicht vor. Was die Liste zu diesen Abläufen sagt, ist dann ausprobiert.
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Feste Regel
Regeln statt KI, wo es passt
Wo ein Arbeitsschritt immer gleich abläuft, reicht oft eine Automatisierung nach festen Regeln, bei der keiner jedes Ergebnis prüfen muss. Was selten anfällt oder bei einem Fehler teuer wird, rückt mit Begründung weit nach hinten.
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Daten
Datenschutz und KI-Gesetz je Ablauf
Ich halte fest, welche Daten eine KI für einen Ablauf bräuchte, zum Beispiel Angaben zu Kunden oder Mitarbeitern. Für personenbezogene Daten ist die DSGVO der Maßstab; die EU-KI-Verordnung regelt unter anderem die KI-Kompetenz in Art. 4 und Transparenzpflichten in Art. 50. In der Liste mache ich solche Stellen kenntlich und prüfe sie im Rahmen meines Wissens; eine Rechtsberatung ist das ausdrücklich nicht.
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Liste
Für jeden Punkt der passende Umsetzungsweg
Jeder Listenpunkt bekommt einen Vorschlag, wie er umgesetzt werden kann, ob über eine Funktion, die du schon hast, eine API-Schnittstelle, eine Prozessautomatisierung, einen KI-Assistenten oder Individualsoftware. Was davon kommt, entscheidest du.
Wie läuft das ab?
KI-Potenzialcheck: wie aus Gesprächen und Zahlen eine Prioritätenliste wird
Abstimmen lässt sich alles per Telefon, E-Mail oder WhatsApp, und ein freigegebenes Arbeitsbeispiel lege ich dir gern vor, wenn du fragst.
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Erstgespräch und Bereiche
Am Start klären wir den Zuschnitt: Disposition, Lager, Buchhaltung oder ein anderer Bereich. Danach lasse ich mir eure Software zeigen und frage, wie das Team KI bislang verwendet. Hast du schon ein klares Ziel vor Augen, zum Beispiel einen Assistenten für eure Unterlagen, rate ich dir direkt zum KI-Assistenten.
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Angebot und Festpreis
Du bekommst ein Angebot mit Festpreis, auf Wunsch aufgeteilt nach Bereichen mit je eigenem Preis. Darin stehen die aufzunehmenden Abläufe, deine Ansprechpartner im Team und gegebenenfalls Proben für einzelne Abläufe.
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Erfassen ohne Eingriff
Vorab schickst du mir digital Infos zu jedem Ablauf: Häufigkeit, Dauer, beteiligte Programme und Daten sowie die Stellen, an denen ein Fehler ins Geld geht. Im Anschluss gehe ich die Abläufe selbst durch. Eingriffe in deine Systeme gibt es dabei keine: Nichts wird eingerichtet, nichts verändert.
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Bewerten und besprechen
Je größer der Nutzen im Verhältnis zum Aufwand, desto weiter oben steht ein Ablauf. Durch die Liste gehen wir gemeinsam: was sich lohnt, was zuerst kommt und was du lassen solltest, stets mit Begründung. Gibt es noch keinen Plan, arbeite ich einen aus.
Wie lange dauert das?Rangfolge vor Umsetzung
Wann die Liste vorliegt und wie es danach weitergeht
Die Dauer richtet sich nach der Zahl der Abläufe, nach dem Tempo, in dem deine Angaben eintreffen, und nach den Zeiten, zu denen dein Team für Gespräche frei ist. Ob KI dann wirklich Zeit einspart, stellt sich erst beim Umsetzen heraus. Eine Zusage zur Dauer gebe ich nicht.
- Am StartErstgespräch und Bereiche
- DanachAngebot und Festpreis
- DannErfassen ohne Eingriff
- AnschließendBewerten und besprechen
- SpäterUmsetzung erster Punkte
In einem Betrieb mit mehreren Standorten oder einem Lager im Schichtbetrieb dauert die Aufnahme länger als bei einem kleinen Team an einem Ort.
Ehrlich, auch wenn KI nichts bringt
Bringt KI in keinem deiner Abläufe genug, sage ich dir das ohne Umschweife; ob eine feste Regel hilft, zeigt dann die Liste.
Eine Ersparnis kann ich nicht versprechen.
Was kostet das?Einmaliger Auftrag, fester Preis
KI-Beratung Osnabrück: Kosten des Potenzialchecks
Für den Check vereinbaren wir einen einmaligen Festpreis; auf Wunsch geht es Bereich um Bereich, jeweils mit eigenem festen Preis.
KI-Potenzialcheckeinmaliger Festpreis
Der Check bleibt ein Einzelauftrag ohne Vertragslaufzeit.
Laufende Kostenkeine, kein Abo
Was du für den Festpreis bekommst
Inklusive: deine Abläufe aufnehmen, Aufwand und erwartete Ersparnis abwägen, die Rangfolge erstellen und gemeinsam besprechen.
Die Liste bleibt deine, unabhängig davon, ob du später etwas beauftragst.
Eigene Fehler bessere ich nach, ohne dafür etwas zu berechnen.
Kostenlos und unverbindlich: Erstgespräch, Bestandsaufnahme und Angebot.
Zusätzliche Software oder Abos sind für den Check nicht nötig; Proben fahre ich über meine eigenen Zugänge.
Umsetzung und Gebühren separat
Setzt du einen Listenpunkt um, etwa als Prozessautomatisierung, KI-Assistent oder Individualsoftware, wird dafür ein eigener Auftrag mit eigenem Preis vereinbart. Die Gebühren für KI-Werkzeuge rechnest du direkt mit dem Anbieter ab.
Aufwandstreiber
- Zahl der aufzunehmenden Abläufe
- Zahl der Bereiche und Standorte
- Wie viele Kolleginnen und Kollegen ich befrage
- Ob es schon Werte zu Häufigkeit und Dauer gibt
- Wie viele Programme an einem Ablauf beteiligt sind
- Ob Proben vereinbart sind
Mit der Bestandsaufnahme steht der Preis, und ein Ablauf, der sich als zäher entpuppt, ändert daran nichts. Kommen Abläufe oder Bereiche hinzu oder ändert sich Vereinbartes grundlegend, nenne ich die Mehrkosten, bevor es weitergeht.
Es spricht nichts dagegen, klein zu beginnen, zum Beispiel nur mit der Disposition, und weitere Bereiche später anzuhängen.
KI-Beratung, die du nachprüfen kannst: Zahlen mit Quelle
Erhebbar
- Die Häufigkeit eines Ablaufs und wie lange er heute dauert
- Aus Proben: wie viele KI-Ergebnisse direkt brauchbar waren, ganz ohne Nacharbeit
- Wie viel Zeit am Ende frei wird, kann nur dein Betrieb beurteilen
Zeichen, die wenig belegen
- Ein Abo für das ganze Team, das im Arbeitsalltag kaum vorkommt
- Ideenlisten ohne Aufwand, Ersparnis oder Reihenfolge, die keiner umsetzt
- Entwürfe, die rasch entstehen und danach Wort für Wort kontrolliert werden
- Prozentangaben zur Ersparnis aus einer Herstellerstudie ohne eigene Messung im Betrieb
Bis zur Umsetzung ist eine Ersparnis durch KI eine Schätzung. In der Liste steht deshalb neben jeder Schätzung, worauf sie sich stützt.
Was dein Team liefert: Infos zu Abläufen und Zeit für Gespräche
Den meisten Aufwand hast du mit deinem Team in der Aufnahmephase. Anschließend bleiben nur Rückfragen und die Entscheidung, welche Punkte umgesetzt werden.
Gespräche führen, Zugänge selten nötig
Grundlage der Aufnahme sind Gespräche mit deinem Team. Einen Zugang zu deinen Programmen brauche ich dafür in der Regel nicht. Sollen eingebaute KI-Funktionen getestet werden, genügt ein Zugang deiner Wahl: Einladung, eigener Nutzer oder deine Zugangsdaten. Als Nutzer lässt du mich jederzeit wieder entfernen, ein Passwortwechsel genügt auch.
Echtes Material je Ablauf
Für jeden Ablauf brauche ich einige echte Beispiele, zum Beispiel eine Frachtanfrage, ein Angebot oder einen Lieferschein. Häufigkeit und Dauer entnehme ich deinen Angaben und der Aufnahme.
Was das Team weiß
Wer täglich mit einem Ablauf zu tun hat, sieht seine Bremsen und seine teuren Fehlerquellen am deutlichsten. Erklär deinem Team vor Beginn den Sinn des Checks; je offener die Antworten, desto besser die Schätzung.
Beteiligte und Abstimmung
Wie dicht die Abstimmung ist und was du vor Beginn prüfen möchtest, zum Beispiel die Auswahl der Abläufe, entscheidest du. Auf Wunsch beziehe ich Datenschutzbeauftragten, Betriebsrat oder IT-Dienstleister mit ein.
Erstgespräch, Bestandsaufnahme und Angebot.
Alles kostenlos und unverbindlich.