Wenn Kunden oder Kollegen etwas wissen wollen, soll die Antwort aus deinen eigenen Unterlagen kommen: Dafür richte ich Betrieben in Osnabrück einen KI-Assistenten ein. Grundlage ist eine Wissensbasis aus dem, was du hinterlegst, also Handbuch, Preisliste, Anleitungen und Ähnliches. Auf der Website tritt er als Chatbot für Kunden auf, intern beantwortet er die Fragen deiner Mitarbeiter, und beides lässt sich verbinden. Eingestellt wird er so, dass er sich ausschließlich auf diese Unterlagen stützen soll. Taucht eine Frage auf, die dort nicht beantwortet ist, ist vorgesehen, dass er das zugibt und auf der Website zum Kontaktformular weiterleitet. Testfragen vor dem Livegang zeigen, ob diese Vorgabe greift.
Werktags hörst du spätestens nach 24 Stunden von mir. Im Erstgespräch, etwa eine Stunde lang, geht es darum, welche Anfragen bei dir Woche für Woche wiederkehren und wo die passenden Antworten bisher abgelegt sind. Das geht per Video oder am Telefon. Sobald die Bestandsaufnahme steht, nenne ich dir den Preis, und erst danach fange ich an.
Wer einen beliebigen KI-Chat einmal nach den eigenen Lieferbedingungen fragt, bekommt womöglich eine flüssige Antwort, die so nirgends im Betrieb steht. Die richtige wäre längst da, in Preisliste, Handbuch oder im Wissen erfahrener Leute, doch heute muss sie ein Mensch jedes Mal selbst geben. So geht es dem Handwerksbetrieb, der Therapiepraxis und dem Geschäft in der Innenstadt, und ebenso einer Spedition, deren Fahrer unterwegs nachlesen müssen, was bei einer Abholung gilt.
Beispiel: Betrieb, Fragen, Unterlagen, Lieferzeiten und Antworten sind erfunden.
Was kostet das, wie lange dauert die Lieferung, bis wann ist geöffnet? Telefon, Mail und WhatsApp bringen diese Fragen jeden Tag aufs Neue. Jemand beantwortet sie von Hand und muss dafür liegen lassen, woran er gerade sitzt.
Ein Teil steht im Handbuch, ein Teil in Anleitungen und Preislisten, verteilt auf Ordner und Postfächer, der Rest nur im Gedächtnis einzelner Leute. Wer neu anfängt, braucht ständig die Erfahrenen, und ob zwei Kunden dieselbe Auskunft bekommen, ist nicht sicher.
Ohne Anbindung an deine Dokumente greift ein KI-Chat auf das zurück, was er allgemein gelernt hat. Das Ergebnis können Preise, Fristen oder Zusagen sein, die in keiner Unterlage deines Betriebs vorkommen.
Wissensbasis · Formular · Team · Website
Welcher Baustein bei dir zum Einsatz kommt, regelt das Angebot.
Wissensbasis
Handbuch, Preislisten, Anleitungen, dazu die Standardantworten, die ihr ohnehin verschickt: Das alles bündle ich und ordne es so, dass der Assistent zu jeder Frage den passenden Abschnitt ansteuert. Was nicht mehr gilt, fliegt raus. Wenn zwei Dokumente sich widersprechen, triffst du die Entscheidung.
Team
Dein Team holt sich Inhalte aus Handbuch, Arbeitsanleitungen und Ablaufbeschreibungen beim Assistenten, statt jemanden bei der Arbeit zu stören, auch ein Fahrer unterwegs oder die Disposition am frühen Morgen, wenn sonst kaum jemand da ist. Jede Antwort verweist auf das Dokument, aus dem sie stammt, damit man selbst nachlesen kann. Nutzen dürfen ihn nur deine Leute; wer was sehen darf, kann von der Rolle abhängen.
Sprachen
Schreibt ein Kunde englisch, antwortet der Assistent ebenso, auch wenn alle Unterlagen auf Deutsch sind. Wer im Team oder unter den Kunden lieber in seiner Sprache fragt, hat es damit leichter. Vorab bestimmen wir die Sprachen; ob die Fachbegriffe in jeder davon stimmen, zeigen Testfragen.
Website
Dein Chatfenster übernimmt das Aussehen deiner Website, also Farben und Schrift, und sagt beim Öffnen, dass hier eine KI antwortet. Diese Offenlegung ist Gegenstand von Artikel 50 der EU-KI-Verordnung. Besucher können häufige Fragen per Fingertipp wählen und bekommen auch am Abend oder am Wochenende eine Antwort.
Formular
Gibt es zu einer Frage nichts in den Unterlagen, sagt der Assistent genau das und bietet dein Kontaktformular an. Der Kunde schickt sein Anliegen von dort ab, und du bekommst es auf dem gewohnten Weg. Wiederholen sich solche Fragen, ist das ein Hinweis, wo die Wissensbasis Lücken hat.
Grenzen
Welche Themen der Assistent übernimmt und bei welchen er abwinkt und aufs Formular verweist, etwa bei medizinischen oder rechtlichen Einschätzungen, bestimmen wir gemeinsam. Vor dem Livegang setze ich ihn Prompt Injection aus, also gezielten Tricks, mit denen jemand ihm andere Antworten abringen will, und schaue, wie er reagiert. Ein Limit für Nachrichten pro Besucher bremst Massenanfragen, was auch die Kosten dämpft.
Pflege
Neue Preise, geänderte Öffnungszeiten, ein anderer Ablauf: Ich spiele die aktuelle Unterlage ein und entferne die überholte. Auf Wunsch werte ich aus, welche Fragen dauerhaft ohne Antwort bleiben, und schlage vor, was in den Unterlagen ergänzt werden sollte. Ohne Betreuung erledige ich das auf Anfrage und sage dir vorher, was es kostet.
Wie läuft das ab?
Absprechen können wir alles per Telefon, E-Mail oder WhatsApp. Schon im Erstgespräch siehst du an einem Musterfall beide Wege: die Antwort aus einer Unterlage und den Verweis aufs Kontaktformular.
Wir besprechen, wo der Assistent laufen soll: draußen auf der Website, drinnen bei deinem Team oder an beiden Orten. Dazu kommt, welche Fragen er dir abnehmen soll. Anschließend gehe ich deine Unterlagen durch: Was ist aktuell, was widerspricht sich, was fehlt? Weißt du noch nicht, ob sich KI für deinen Betrieb überhaupt rechnet, sollte zuerst der KI-Potenzialcheck kommen. WhatsApp oder Telefon als Kanal für den Assistenten richte ich auf Anfrage ein.
Im Angebot findest du den Festpreis fürs Einrichten und, sofern Betreuung gewünscht ist, deren Monatsbetrag. Stimmst du zu, entsteht aus deinen Unterlagen die Wissensbasis. Gleichzeitig legen wir einen Satz Testfragen an: Fragen, wie sie bei dir tatsächlich gestellt werden, ausdrücklich auch solche, auf die keine Unterlage passt.
Je nachdem, wo er arbeitet, kommt das Chatfenster auf deine Website, dort stets mit Verbindung zum Kontaktformular, oder dein Team bekommt einen Zugang. Danach muss er die Testfragen bestehen. Liegt er falsch, ändere ich die Unterlage oder die Einstellung. Live geht er erst, wenn er beantwortet, was dokumentiert ist, den Rest ans Formular weitergibt und du freigibst. Vorher läuft er auf einer Testseite, die von außen niemand findet.
Nach dem Start beantwortet der Assistent Anfragen auf Basis deiner Unterlagen. Wenn du willst, schauen wir gemeinsam, welche Fragen gestellt wurden und wo noch eine Unterlage fehlt. Auch ein Bericht ist möglich, wenn du einen haben willst.
Wie lange dauert das?Freischalten erst nach dem Test
Ausschlaggebend ist vor allem der Zustand deiner Unterlagen: wie aktuell und wie ordentlich sie sind. Ein Zeitplan mit groben Zeitpunkten ist möglich, wenn du einen brauchst. Freigeschaltet wird nach den Testfragen und deiner Zustimmung. Ob die Wiederholungsfragen im Team spürbar abnehmen, lässt sich erst nach einigen Wochen beurteilen.
Sollen mehrere Sprachen her oder Website und interner Einsatz gleichzeitig, rechne mit einer längeren Einrichtung.
Gibt er eine falsche Auskunft, bleibt er eine schuldig oder verweist er zu häufig aufs Formular, melde dich. Wir passen dann Unterlagen oder Einstellungen an.
Ein Versprechen, dass er nie danebenliegt, gebe ich nicht.
Was kostet das?Festpreis, Monatsbetrag, Nutzungskosten
Einmalig zahlst du einen Festpreis für die Einrichtung. Wenn du die laufende Betreuung willst, kommt ein fester Monatsbetrag dazu.
EinrichtungFestpreis
Der Monatsbetrag läuft ohne Mindestlaufzeit; kündigen kannst du formlos zum Ende jedes Monats.
Betreuung, wenn du sie willstfester Monatsbetrag
Dazu gehören: deine Unterlagen aufbereiten, den Assistenten mit Formularweg einrichten, die Testfragen durchgehen und die Testseite bis zur Freigabe betreiben. Kommen später neue Unterlagen dazu, ist das Teil der Betreuung.
Nach der Übergabe sind Assistent und Wissensbasis deins, dauerhaft und unabhängig davon, ob du die Betreuung behältst.
Geht ein Fehler auf meine Arbeit zurück, beseitige ich ihn ohne Aufpreis.
Das Erstgespräch, die Bestandsaufnahme und das Angebot kosten nichts und verpflichten dich zu nichts.
Separat fallen die Nutzungskosten des KI-Modells an, das die Antworten schreibt; eine ungefähre Summe nenne ich im Angebot. Müssen deine Daten in der EU verarbeitet werden, sag es mir; das Modell suche ich dann passend dazu aus.
Fehlende Unterlagen, zum Beispiel eine gültige Preisliste, erstellen wir gemeinsam; dafür nenne ich im Angebot einen eigenen Betrag. Sobald er über das Antworten hinaus tätig werden soll, etwa Termine eintragen, kommt die Prozessautomatisierung ins Spiel.
Beides steht fest, sobald die Bestandsaufnahme gemacht ist. Kosten deine Unterlagen mehr Mühe als erwartet, ist das mein Risiko. Anders bei zusätzlichen Sprachen, einem zweiten Einsatzort oder einer grundlegenden Änderung des Vereinbarten: Dafür nenne ich dir den Preis im Voraus.
Wie viel Betreuung dein Assistent braucht, lege ich einzeln fest. Darin können zum Beispiel die Pflege der Wissensbasis, Aktualisierungen, Sicherungen und ein Wechsel auf ein neueres KI-Modell stecken. Er läuft wahlweise auf deinem Server oder in einem von mir übernommenen Hosting.
Die Zahl ersparter Anrufe bleibt eine Schätzung. Niemand kann sagen, ob jemand mit Antwort aus dem Chat sonst angerufen hätte.
Zum Start bekomme ich einmal deine Dokumente und Zugänge. Später bist du nur noch gefragt, wenn es um die Freigabe, um neue Unterlagen oder um Anfragen aus dem Kontaktformular geht.
Die Dokumente stellst du bereit und zeigst mir, welche verbindlich sind; nur diese landen in der Wissensbasis. Internes wie Einkaufspreise lassen wir draußen oder nutzen es ausschließlich im internen Assistenten.
Für den Einbau des Chatfensters brauche ich einen Website-Zugang oder arbeite mit deinem Webdesigner zusammen. KI-Modell und Server laufen über Konten in deinem Namen, wo eine Trennung möglich ist. Mich wieder auszusperren geht jederzeit, ob durch Entfernen als Nutzer oder durch ein neues Passwort.
Wer im Formular nach einem Sonderfall, einem Termin oder einem Extrawunsch fragt, bekommt die Antwort von dir oder deinem Team, denn darüber entscheidet ihr. Ich bin für die Technik da. Eine Rückmeldezeit kündigt der Assistent nur an, wenn du eine vorgibst.
Wie eng wir uns abstimmen und ob du etwa die Wissensbasis vorab sehen willst, bestimmst du; den Start gibst du frei. Auch ob Gesprächsverläufe gespeichert werden und für wie lange, liegt bei dir. Bei personenbezogenen Daten fordert die DSGVO einen klaren Zweck, eine Rechtsgrundlage und eine Löschfrist, außerdem müssen Besucher Bescheid wissen, zum Beispiel über die Datenschutzerklärung. Einen Textvorschlag dafür bekommst du von mir nach bestem Wissen; eine Rechtsberatung ersetzt das nicht. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag (Artikel 28 DSGVO) kommt dazu, wenn er nötig ist oder du ihn möchtest.
Erstgespräch, Bestandsaufnahme und Angebot.
Alles kostenlos und unverbindlich.