Prozessautomatisierung für Betriebe in Wittingen: Was im Büro Tag für Tag gleich zwischen deinen Programmen erledigt werden muss, übernimmt künftig ein Ablauf von allein. Ein Beispiel: Die Daten eines neuen Auftrags werden einmal aufgenommen und erreichen danach ohne zweites Eintippen Kundenliste, Kalender oder Buchhaltung. Dafür bestimmen wir je Ablauf den Auslöser, mit dem er beginnt, die Bedingungen, nach denen er entscheidet, ob er weiterläuft, und die Regeln, die festlegen, was danach geschieht. Den Code schreibe ich selbst; ein externer Automatisierungsdienst kommt nicht dazwischen. Nur eine Einschränkung: Bei Aufgaben, die selten vorkommen, steht der Einrichtungsaufwand in keinem Verhältnis.
Werktags antworte ich dir innerhalb von 24 Stunden. Im Erstgespräch nehmen wir uns etwa eine Stunde Zeit und spüren die Stellen auf, an denen in deinem Büro Daten zweimal eingegeben, Unterlagen gesucht oder Rückfragen gestellt werden. Du entscheidest, ob wir per Video oder am Telefon sprechen. Nach der Bestandsaufnahme bekommst du den Preis, und zwar vor Arbeitsbeginn.
Ein Beispiel: Die Terminbestätigung bleibt liegen, weil die zuständige Kollegin Urlaub hat. In vielen Büros kosten solche Handgriffe täglich Zeit, weil sie immer gleich ablaufen und an einzelnen Leuten hängen: an Fristen denken, Daten abtippen, Belege weiterreichen. Das trifft den Raumausstatter ebenso wie Tierarztpraxis, Ingenieurbüro, Zulieferer, Hofladen und Onlineshop.
Beispiel: Anfrage, Telefonnummer, Termine, Belege und Ordner sind erfunden.
Eine Anfrage trifft per E-Mail ein, und jemand überträgt die Angaben nacheinander in Kundenliste, Kalender und Angebot. Aus 467 wird dabei schnell 476. Bemerkt wird der Fehler häufig erst, wenn der Kunde zurückgerufen werden soll.
Nachfassen bei Angeboten, Bestätigen von Terminen, Erinnern an offene Rechnungen: All das geschieht nur, wenn eine bestimmte Person daran denkt. Fällt sie wegen Krankheit oder Urlaub aus, stockt es an allen drei Stellen.
Per E-Mail treffen Lieferscheine, Rechnungen und Fotos ein; jemand lädt sie herunter, gibt ihnen einen Namen, legt sie in den Ordner oder schickt sie ans Steuerbüro. Für sich ist das wenig Arbeit, doch es wiederholt sich viele Male am Tag. Und wer einen falsch abgelegten Beleg braucht, verbringt Zeit mit Suchen.
Anfragen · Belege · Termine · Übersichten
Welche Bausteine du davon brauchst, hält das Angebot fest.
Analyse
Bevor ich etwas programmiere, schaue ich mir jeden Ablauf aus deinem Ablaufplan genau an: wer ihn übernimmt, wie häufig er vorkommt, welches Programm, welche Daten und welche Ausnahmen dazugehören. Auf dieser Grundlage schlage ich eine Reihenfolge vor, die häufigsten Abläufe vorneweg. Auch KI kann darin eine Rolle spielen; ob sie sich lohnt, beantwortet der KI-Potenzialcheck.
Anfragen
Ein Beispiel: Über das Kontaktformular kommt eine Anfrage herein. Der Ablauf trägt sie automatisch in die Kundenliste ein, schickt dem Kunden eine Eingangsbestätigung und legt der zuständigen Person eine Aufgabe in den Kalender. Mit Anfragen aus dem E-Mail-Postfach geht das genauso. Sind Angaben unvollständig, prüft zuerst ein Mensch aus dem Team und hakt nach.
Belege
Lieferscheine, Fotos von der Baustelle oder Eingangsrechnungen, die im Postfach eintreffen, benennt der Ablauf einheitlich und legt sie in den passenden Ordner oder schickt sie weiter. Das Herunterladen und Sortieren von Hand fällt damit weg.
Termine
Bestätigungen von Terminen und Erinnerungen vorher verschickt der Ablauf selbst. Ein Angebot, auf das nach einer festgelegten Zahl von Tagen keine Antwort kam, kommt als Wiedervorlage zurück. Zahlungserinnerungen gehen nach deiner Frist hinaus, sofern der Ablauf den Zahlungsstand aus deiner Buchhaltung kennt. Kennt er ihn nicht, bekommt dein Team eine Meldung über die offenen Rechnungen.
Rechnungen
Erstellst du Angebot, Auftrag und Rechnung in getrennten Programmen, gibt der Ablauf Kunde und Positionen von einem zum nächsten weiter. Ist die Rechnung fertig, wandert sie automatisch zur Buchhaltung oder ins Steuerbüro.
Übersichten
Ein Beispiel: Du bekommst einmal pro Woche per E-Mail eine Aufstellung der Angebote, die noch offen sind; einmal im Monat folgt eine mit allen geschriebenen Rechnungen. Die Angaben dafür holt der Ablauf aus deinen Programmen, sodass niemand mehr eine Tabelle von Hand nachtragen muss.
Ablösung
Hat jemand früher schon Automatisierungen eingerichtet, ein Mitarbeiter von damals oder ein Dienstleister, prüfe ich, was sie bewirken, und lege eine Beschreibung an. Auf Wunsch baue ich nach, was du weiter brauchst, und schalte ab, was doppelt läuft oder keiner mehr nutzt.
Wie läuft das ab?
Für Absprachen nutzen wir Telefon, E-Mail oder WhatsApp. Auf Anfrage siehst du ein freigegebenes Arbeitsbeispiel.
Den Überblick bekomme ich aus deinen Angaben und, sobald es komplexer wird, durch Gespräche mit einzelnen Beschäftigten, per Video. Dabei kläre ich, mit welchen Programmen der Ablauf arbeitet und ob diese ihre Daten selbsttätig herausgeben. Abläufe, die kaum vorkommen, empfehle ich nicht zu automatisieren. Ist kein passendes Programm vorhanden, hilft Individualsoftware weiter; für den bloßen Abgleich von Daten zwischen Programmen eine Schnittstelle; für Auskünfte aus deinen Unterlagen ein KI-Assistent.
Du gibst mir deinen Ablaufplan in digitaler Form. Darin steht je Ablauf, was ihn auslöst, welche Bedingungen und Regeln gelten, wohin die Daten fließen und wo sie abgelegt werden. Auf dieser Grundlage bekommst du mein Angebot, mit Festpreis oder Monatsbetrag und einer Reihenfolge der Abläufe.
Nach dem Ablaufplan programmiere ich Prototypen. Gemeint sind erste Versionen der Abläufe, die bereits laufen. Ihr probiert sie zunächst mit Testdaten oder an einer Kopie aus, und ich passe nach, bis alles stimmt. Mit echten Daten arbeiten sie erst danach. Ein Beispiel für einen Freigabeschritt: Bevor ein Angebot an den Kunden geht, gibt jemand aus deinem Team es frei. Stoppt ein Ablauf unterwegs, erreicht mich eine Fehlermeldung; so bleibt kein Vorgang unbemerkt liegen.
Ist ein Ablauf gestartet, gehen wir seine ersten Durchläufe gemeinsam durch. Du erhältst zu jedem Ablauf eine Beschreibung, wodurch er ausgelöst wird und was er erledigt. Fehlermeldungen bekomme ich. Hast du einen Monatsbetrag, kommt danach der nächste Ablauf an die Reihe.
Wie lange dauert das?Nacheinander statt alles gleichzeitig
Ein Beispiel: Ein Ablauf zwischen zwei Programmen ist in der Regel schneller eingerichtet als einer zwischen vier. Neben der Zahl der Programme bestimmt dein Test der Prototypen, wie lange es dauert. Auf Wunsch planen wir mit ungefähren Zeitpunkten, und das Tempo hängt von deinem Bedarf ab. Auf eine feste Dauer lege ich mich nicht fest.
Länger braucht es, wenn ein Ablauf voller Ausnahmen steckt oder die Daten vorher aufgeräumt werden müssen.
Rückt ein Programm, das zum Ablauf gehört, seine Daten nicht von selbst heraus, erfährst du das, bevor wir anfangen. In dem Fall sehen wir uns zwei Lösungen an: einen Export oder eine eigens dafür programmierte Schnittstelle.
Ich garantiere nicht, dass du eine bestimmte Zeit sparst.
Was kostet das?Zwei Wege: einmalig je Ablauf oder monatlich
Bezahlen kannst du auf zwei Arten: mit einem Festpreis für einzelne Abläufe oder mit einem festen Monatsbetrag, über den ich dauerhaft weiter automatisiere.
Entweder: Festpreis je Ablaufeinmal für jeden Ablauf
Eine Mindestlaufzeit hat der Monatsbetrag nicht: Eine formlose Kündigung wirkt zum Ende des laufenden Monats.
Oder: Monatsbetraglaufend, statt Festpreis je Ablauf
Jeder Ablauf bringt mit: Testprototypen, die fertige Einrichtung, eine schriftliche Beschreibung und die Fehlermeldung an mich.
Mit der Übergabe werden Abläufe, Quelltext und Beschreibungen dein Eigentum, und das bleibt auch nach einer Kündigung so.
Ein Fehler in meiner Arbeit wird ohne neuen Preis behoben.
Kostenlos und ohne Verpflichtung: Erstgespräch, Bestandsaufnahme und Angebot.
Als Standort für die Abläufe kommen dein eigener Server oder ein Hosting infrage, um das ich mich kümmere; Gebühren an einen Automatisierungsdienst entstehen dabei nicht. Arbeitet ein Ablauf mit KI, sind deren Nutzungskosten ein eigener Posten. Gebühren eines Herstellers für den Schnittstellenzugang, zum Beispiel für ein Zusatzmodul, findest du vorab im Angebot; sie gehen direkt von dir an den Hersteller.
Bereinigung vorhandener Daten vor dem Start, zum Beispiel bei doppelten Kunden oder abweichenden Schreibweisen, steht mit eigenem Preis im Angebot. Ein Beispiel für später: Ändert der Hersteller eines deiner Programme etwas, nachdem die Abläufe gestartet sind, passe ich sie an. Mit Monatsbetrag ist das inklusive, ohne rechne ich einzeln nach Umfang ab.
Nach der Bestandsaufnahme stehen Festpreis oder Monatsbetrag fest. Wird ein Ablauf aufwendiger als geplant, bleibt der Preis, wie er ist. Wünschst du Abläufe oder Programme, die über den vereinbarten Umfang hinausgehen, oder änderst du Abgestimmtes grundlegend, nenne ich dir die Kosten vorher.
Mit welchem Ablauf wir beginnen, entscheidest du, zum Beispiel mit dem, der am häufigsten anfällt. Beim Monatsbetrag kommen weitere hinzu, und bestehende werden angepasst, wenn sich bei euch etwas ändert.
Geschätzt wird so: Wie oft lief der Ablauf, und wie viele Minuten hat diese Arbeit vorher gekostet, als sie noch jemand von Hand erledigt hat? Beides multipliziert, abzüglich Nacharbeit und Ausnahmen, ergibt einen Näherungswert.
Ein Beispiel für deinen Aufwand: Am Anfang stehen Ablaufplan und Zugänge, danach sind es nur noch Beispielfälle, Testläufe und Rückfragen zu Sonderfällen.
Die Zugänge gibst du mir per Einladung oder mit Zugangsdaten, so wie es dir lieber ist. Du behältst die Kontrolle: Mich entfernen oder das Passwort ändern geht jederzeit. Trennbare Konten, etwa für ein KI-Modell, führst du unter deinem eigenen Namen. Art. 28 DSGVO kann einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung verlangen; brauchst du einen oder wünschst du ihn, setzen wir ihn zusammen auf. Das ist der Verweis auf die Vorschrift, keine rechtliche Beratung.
Einen verwickelten Ablauf erklärt mir ein Teammitglied an echten Beispielen, etwa einer Rechnung oder einer Anfrage, per Video. Welche Ausnahmen es gibt, weißt du und sagst es mir; Sonderfälle, die kaum vorkommen, bleiben bei deinem Team in Handarbeit.
Während der Testphase arbeitet dein Team mit den Prototypen im Alltag und meldet mir Probleme. Lücken im Ablauf und Regeln, die nicht passen, fallen im Tagesgeschäft eher auf als von außen.
Welche Daten wohin fließen, ist im Ablaufplan festgehalten. Den Grad der Abstimmung legst du fest, ebenso, welche Änderungen an Abläufen du vorab zu sehen bekommst. Zugänge und Rechte stimme ich, falls es einen gibt, mit deinem IT-Dienstleister ab.
Erstgespräch, Bestandsaufnahme und Angebot.
Alles kostenlos und unverbindlich.