Ständig dieselben Fragen
Hat der Laden samstags auf? Was kostet die Reparatur? Wann ist die Ware da? Solche Fragen erreichen dich täglich über Telefon, Mail und WhatsApp, und jede beantwortet jemand selbst, meist zwischen zwei anderen Aufgaben.
Jan Bittenbinder
Du sprichst direkt mit mir, und ich setze die Arbeiten selbst um.
KI-Assistent und Chatbot für Wittingen
Dein KI-Assistent für den Betrieb in Wittingen bekommt als Wissensbasis die Unterlagen, die du hinterlegst, zum Beispiel Handbuch, Preisliste und Anleitungen. Auf deiner Website beantwortet er als Chatbot Kundenfragen, intern die Fragen deiner Leute, oder er übernimmt beides. Seine Grundlage beschränke ich auf diese Unterlagen. Weiß er etwas nicht, soll er es sagen, statt zu raten, und Besucher der Website zu deinem Kontaktformular schicken. Testfragen vor dem Start zeigen, ob er sich an diese Regel hält.
Schreibst du mir, antworte ich werktags innerhalb von 24 Stunden. Etwa eine Stunde dauert das Erstgespräch. Es geht um die Fragen, die dich am häufigsten erreichen, und darum, wo ihr die Antworten bisher ablegt. Wir sprechen per Video oder am Telefon, wie du magst. Was es kostet, sage ich dir nach der Bestandsaufnahme und vor dem Start der Arbeit.
Warum dir das Antworten Zeit raubt, die woanders fehlt
Abends und am Wochenende bleiben Kundenfragen liegen, bis am nächsten Werktag jemand dazukommt. Meist kennt dein Betrieb die Antwort längst, aus Preisliste, Handbuch oder langjähriger Erfahrung. Trotzdem muss jemand jede Frage einzeln beantworten. Das trifft Autohaus, Elektrobetrieb und Café gleichermaßen und ebenso einen landwirtschaftlichen Betrieb, dessen Leute in der Erntezeit zu wechselnden Zeiten arbeiten.
Beispiel: Betrieb, Fragen, Unterlagen, Lieferzeiten und Antworten sind erfunden.
Verstreutes Wissen
Anleitungen, Handbücher und Preislisten verteilen sich auf Ordner, E-Mails und einzelne Köpfe. Neulinge brauchen für vieles die Erfahrenen, und Kunden bekommen nicht von jedem dieselbe Antwort.
Chatbots mit ausgedachten Antworten
Ein KI-Chat ohne Verbindung zu deinen Unterlagen schöpft aus Allgemeinwissen. Dabei können Preise, Fristen oder Zusagen entstehen, die du nirgends festgehalten hast.
Unterlagen · Website · Kontaktformular · Team
Chatbot für Unternehmen: für deine Website, dein Team oder beides
Welche Teile davon bei dir dazugehören, steht im Angebot.
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Wissensbasis
Wissensbasis aus deinen Papieren und Dateien
Ich sammle, was an Handbuch, Preislisten, Anleitungen und bewährten Antworten vorhanden ist, und bringe es in eine Ordnung, in der der Assistent zu jeder Frage den richtigen Abschnitt erwischt. Alte Stände nehme ich heraus. Widersprechen sich zwei Unterlagen, gilt, was du festlegst.
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Website
Chatbot für deine Website, erkennbar als KI
Das Chatfenster passt sich deiner Website in Farbe und Schrift an und sagt gleich zu Anfang, dass eine KI antwortet. Regeln dazu enthält Artikel 50 der EU-KI-Verordnung. Für häufige Fragen gibt es Felder zum Antippen, und der Assistent ist auch abends und am Wochenende da.
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Formular
Zum Kontaktformular, wenn nichts dokumentiert ist
Gibt es zu einer Frage keine Unterlage, sagt der Assistent das klar und schickt zu deinem Kontaktformular. Dort trägt der Kunde seine Frage ein, und sie erreicht dich auf dem gewohnten Weg. Häufen sich gleiche offene Fragen, siehst du, wo in der Wissensbasis etwas nachzutragen ist.
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Grenzen
Grenzen, Prompt Injection, Nachrichtenlimit
Zusammen legen wir fest, zu welchen Themen der Assistent Auskunft gibt und was er ablehnt, etwa medizinische oder rechtliche Einschätzungen; dafür verweist er ans Formular. Vor dem Start prüfe ich, wie er mit Prompt Injection umgeht, also mit Tricks, die ihn zu anderen Antworten verleiten sollen. Ein Limit an Nachrichten je Besucher bremst Massenanfragen und senkt so die Kosten.
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Team
Interner Assistent mit Verweis auf die Quelle
Dein Team findet Inhalte aus Handbuch, Anleitungen und Ablaufbeschreibungen selbst, ohne einen Kollegen zu fragen, auch früh am Morgen oder spät am Abend, wenn in der Erntezeit zu wechselnden Zeiten gearbeitet wird. Jede Antwort nennt die Unterlage, damit man nachlesen kann. Den Zugang haben nur deine Leute, auf Wunsch gestaffelt nach Rolle.
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Sprachen
Fremdsprachige Fragen
Stellt jemand seine Frage auf Englisch, antwortet der Assistent in derselben Sprache, gestützt auf deine deutschen Unterlagen. Praktisch für Kunden und Mitarbeiter, die sich in ihrer Sprache leichter tun. Welche Sprachen dazukommen, legen wir fest, und Fachbegriffe prüfen wir in jeder davon mit Testfragen.
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Pflege
Pflege deiner Wissensbasis
Ändert sich etwas an Preisen, Öffnungszeiten oder Abläufen, tausche ich die Unterlagen aus: neue hinein, alte heraus. Wenn du magst, schaue ich mir an, welche Fragen er wiederholt nicht beantworten konnte, und formuliere Vorschläge, die in die Unterlagen gehören. Ohne Betreuung reicht eine Anfrage: Ich spiele die neuen Unterlagen ein und nenne dir zuerst die Kosten.
Wie läuft das ab?
Erst geprüft, dann freigeschaltet: dein KI-Assistent
Telefon, E-Mail oder WhatsApp: Wir stimmen uns auf dem Weg ab, der dir passt. Im Erstgespräch spielen wir einen Beispielfall durch, einmal mit Antwort aus Unterlagen und einmal mit Weg zum Kontaktformular.
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Erstgespräch und erster Blick in die Unterlagen
Wir klären, welche Fragen der Assistent übernimmt und für wen er da ist: für Kunden auf der Website, für dein Team oder für beide. Bei deinen Unterlagen achte ich darauf, ob etwas veraltet ist, einander widerspricht oder fehlt. Bist du unsicher, ob sich KI in deinem Betrieb lohnt, ist der KI-Potenzialcheck der bessere erste Schritt. Auch WhatsApp oder das Telefon sind als Kanal möglich, wenn du danach fragst.
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Wissensbasis und Festpreis
Mein Angebot nennt den einmaligen Festpreis fürs Einrichten; möchtest du Betreuung, steht ihr Monatsbetrag gleich dabei. Nach deiner Zusage wird aus deinen Unterlagen die Wissensbasis. Wir notieren Testfragen, wie Kunden oder Kollegen sie wirklich stellen, darunter auch Fragen ohne Antwort in den Unterlagen.
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Einrichtung, dann Testfragen
Als Nächstes kommt der Chat auf deine Website, verbunden mit deinem Kontaktformular, oder dein Team erhält seinen Zugang, je nach Einsatz. Danach stellen wir die Testfragen. Wo er danebenliegt, bessere ich die Unterlage oder die Einstellung nach. Antwortet er bei Dokumentiertem richtig und verweist sonst aufs Formular, schalte ich ihn frei, sobald du zustimmst. Bis dahin prüfen wir ihn auf einer Testseite, zu der Kunden keinen Zugang haben.
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Start nach deiner Zustimmung
Ist er gestartet, beantwortet der Assistent Fragen mit deinen Unterlagen als Grundlage. Wenn du willst, gehen wir die gestellten Fragen und die fehlenden Unterlagen gemeinsam durch, und du bekommst einen Bericht.
Wie lange dauert das?Vor dem Start stehen die Testfragen
Bis zum Start und danach: was wann passiert
Ausschlaggebend für die Dauer ist, wie aktuell und ordentlich deine Unterlagen sind. Auf Wunsch gibt es einen Zeitplan mit ungefähren Zeitpunkten. Starten wird der Assistent nach den Testfragen und deiner Freigabe, nicht vorher. Ob im Team danach spürbar seltener dieselben Fragen ankommen, wissen wir erst nach Wochen.
- Am AnfangErstgespräch und erster Blick in die Unterlagen
- DanachWissensbasis und Festpreis
- DannEinrichtung, dann Testfragen
- AnschließendStart nach deiner Zustimmung
- SpäterPflege deiner Wissensbasis
Länger dauert die Einrichtung, wenn er mehrere Sprachen bedienen oder auf Website und intern zugleich laufen soll.
Wenn etwas nicht stimmt
Ist eine Antwort falsch, fehlt eine oder landet zu viel beim Formular, sag mir Bescheid; wir passen Unterlagen oder Einstellungen an.
Eine Garantie auf Fehlerfreiheit gebe ich nicht.
Was kostet das?Was einmal, was monatlich, was extra anfällt
KI-Chatbot Wittingen: Festpreis, Monatsbetrag, Laufzeit
Die Einrichtung mache ich zum Festpreis. Für die laufende Betreuung zahlst du, wenn du sie möchtest, einen festen Monatsbetrag.
EinrichtungFestpreis
Den Monatsbetrag kannst du formlos zum Monatsende kündigen; eine Mindestlaufzeit gibt es nicht.
Betreuung, wenn du sie willstfester Monatsbetrag
Inklusive
Im Festpreis enthalten: Aufbereitung der Unterlagen, Einrichtung mit Weg zum Formular, Testfragen und Testseite bis zur Freigabe. Neue Unterlagen gehören zur Betreuung.
Assistent und Wissensbasis gehören ab der Übergabe dauerhaft dir, ganz gleich, ob du die Betreuung kündigst.
Fehler, die auf meine Arbeit zurückgehen, behebe ich ohne neuen Preis.
Erstgespräch, Bestandsaufnahme und Angebot sind kostenlos und unverbindlich.
Jede Antwort schreibt ein KI-Modell, und dessen Nutzung kostet gesondert; die ungefähre Höhe steht im Angebot. Soll nichts die EU verlassen, sagst du mir das, und ich nehme ein passendes Modell.
Extra
Gibt es manche Unterlage noch gar nicht, etwa eine gültige Preisliste, erarbeiten wir sie zusammen; der Preis dafür steht gesondert im Angebot. Für mehr als Antworten, etwa wenn er Termine eintragen soll, ist die Prozessautomatisierung zuständig.
Aufwand
- Wie viele Unterlagen er kennen soll
- Wie aktuell und aufgeräumt diese Unterlagen sind
- Ob er Kunden, dein Team oder beide bedient
- In wie vielen Sprachen er antwortet
- Ob Mitarbeiter unterschiedlich viel sehen dürfen
- Ob Preise, Abläufe oder Anleitungen oft geändert werden
Festpreis und Monatsbetrag stehen, sobald die Bestandsaufnahme gemacht ist, und ändern sich nicht, wenn deine Unterlagen aufwendiger sind als gedacht. Kommen Sprachen, ein weiterer Einsatzort oder eine grundlegende Änderung hinzu, nenne ich dir die Mehrkosten vorab.
Die Betreuung stelle ich einzeln nach dem Umfang deines Assistenten zusammen, zum Beispiel aus Aktualisierungen, Sicherungen, Pflege der Wissensbasis und dem Wechsel auf ein neueres KI-Modell. Er kann auf deinem eigenen Server laufen oder auf einem Hosting, das ich übernehme.
KI-Chatbot: Maßstab sind Entlastung und stimmige Antworten
Was ich auswerten kann
- Häufige Fragen, vorausgesetzt, die Verläufe werden gespeichert
- Die Quote richtig beantworteter Testfragen und die Häufigkeit der Formularverweise
- Wie sehr dein Team entlastet ist, kannst nur du einschätzen
Unbelegte Antworten hinter einer hohen Quote
- Mehr Chats, doch Anrufe und Rückfragen wie gehabt
- Fast keine Formularverweise, weil er auch ohne Unterlage antwortet
- Chats, die nur aus Neugier entstehen
- Erfolgsquoten aus Anbieterwerbung statt einer Messung mit deinen Fragen
Wie viele Anrufe wegfallen, lässt sich nicht verlässlich messen. Ob jemand ohne Chat-Antwort angerufen hätte, bleibt unbekannt.
Was du beiträgst: Unterlagen, Zugänge, Antworten aus dem Formular
Deine Unterlagen und Zugänge brauche ich ein einziges Mal zu Beginn; danach geht es nur noch darum, den Start freizugeben, neue Unterlagen zu schicken und Formularfragen zu beantworten.
Was in die Wissensbasis darf
Du stellst mir die Unterlagen zur Verfügung und kennzeichnest die verbindlichen; nur sie kommen in die Wissensbasis. Vertrauliches wie Einkaufspreise bleibt ganz draußen oder ist nur im internen Assistenten hinterlegt.
Website-Zugang und Konten auf deinen Namen
Damit der Chat auf deine Website kommt, gibst du mir einen Zugang, oder dein Webdesigner baut ihn mit mir ein. Die Konten für KI-Modell und Server lege ich, wo es sich trennen lässt, auf dich an. Entfernen kannst du mich jederzeit; ein neues Passwort genügt ebenfalls.
Antworten auf Formularfragen
Was im Kontaktformular landet, beantwortet ihr im Betrieb, denn Sonderfälle, Termine und Extrawünsche kennt nur ihr. Für die Technik sorge ich. Eine Rückmeldezeit verspricht der Assistent nur, wenn du sie festgelegt hast.
Abstimmung, Start und gespeicherte Gespräche
Ob du die Wissensbasis vorab sehen willst und wie eng wir uns abstimmen, bestimmst du, ebenso den Start durch deine Freigabe. Auch die Frage, ob Gespräche gespeichert werden und wie lange, liegt bei dir. Speichert der Chat personenbezogene Daten, müssen nach der DSGVO Zweck, Rechtsgrundlage und Löschfrist geklärt sein, und deine Besucher sind zu informieren, beispielsweise in der Datenschutzerklärung. Für den Wortlaut mache ich dir einen Vorschlag, soweit meine Kenntnisse reichen; eine Rechtsberatung ist das nicht. Wenn er nötig ist oder du ihn haben möchtest, bekommst du einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung, wie ihn Artikel 28 DSGVO beschreibt.
Erstgespräch, Bestandsaufnahme und Angebot.
Alles kostenlos und unverbindlich.