Wenn nur einer die Tabelle versteht
Deine Excel-Tabelle hat mit der Zeit Makros und Sonderfälle angesetzt, die nur ein Mitarbeiter durchschaut. Ist er weg, zum Beispiel im Urlaub, stockt die Arbeit, oder Beträge werden falsch berechnet.
Jan Bittenbinder
Du sprichst direkt mit mir, und ich entwickle selbst – ohne Umweg über einen Projektleiter.
Individualsoftware für Wittingen
Gibt es bei dir einen Ablauf, den so kein fertiges Programm kennt – etwa bei Einsatzplänen oder Prüfprotokollen –, entwickle ich Individualsoftware für Wittingen; findet sich doch ein passendes Programm, empfehle ich dir das. Häufig liegt der Ablauf heute in einer Excel-Tabelle, die mit Makros, also aufgezeichneten Arbeitsschritten, über Jahre gewachsen ist und deren Sonderfälle nur ein Mitarbeiter kennt. Ich sammle diese Regeln und Ausnahmen und stimme Bedienung und Rechte auf jede Rolle ab, damit dein Team ohne dich auskommt. Am Ende steht zum Beispiel ein Programm für deinen ganz eigenen Ablauf, eine Lagerverwaltung oder eine Kundenverwaltung (CRM) samt Kundenportal. Jede Sonderregel heißt auch Pflege auf Dauer – darum prüfe ich vor der Entwicklung, ob ein fertiges Programm den Zweck schon erfüllt.
Werktags melde ich mich innerhalb von 24 Stunden auf deine Anfrage. Im rund einstündigen Erstgespräch finden wir heraus, welcher Ablauf derzeit an einer Tabelle oder an nur einer Person hängt – am Telefon oder per Video, so wie es für dich passt. Nach der Bestandsaufnahme bekommst du den Preis, bevor die Arbeit beginnt.
Was dazu führt, dass der Ablauf an Tabellen und an dir hängt
Selten beginnt ein Betrieb mit dem Gedanken an eigene Software. Der Bedarf wächst unbemerkt: Neben der Tagesarbeit entsteht eine Hilfstabelle, ein gekauftes Programm deckt einen Teil ab, und den Rest hält eine Person im Kopf zusammen. Ob Elektrobetrieb in Knesebeck, Großhändler im Industriegebiet am Hafen, Zulieferer oder Dienstleister mit Außeneinsätzen – das Muster ist überall ähnlich.
Beispiel: Tabelle, Makro, Sonderfälle, Zettel und Rückfragen sind erfunden.
Gekaufte Software, aber nur für den Standardfall
Das gekaufte Programm ist häufig nur auf den gewöhnlichen Fall zugeschnitten. Sonderkonditionen, verliehene Geräte oder Aufträge über mehrere Tage gehören nicht dazu und landen auf Zetteln oder in Nebenlisten.
Fragen über Fragen an dich
Ist der Auftrag schon fertig? Liegt der Lieferschein vor? Ist noch etwas auf Lager? Solche Fragen landen bei dir, denn die Antworten sind über Tabellen, Postfächer und das Wissen einzelner Leute verteilt. Bist du nicht greifbar, kommen Team und Kunden nicht weiter.
Abläufe · Excel · Rollen · Lager · Belege
Bausteine deiner individuellen Software: vom CRM mit Kundenportal bis zum Lager
Welche Bausteine du bekommst, legt das Angebot fest.
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Excel
Excel-Regeln in feste Logik übersetzen
Ich gehe Formeln und Makros deiner Tabelle durch und hole das Wissen ab, das nur in Köpfen steckt – Mindestmengen, Sonderpreise, Fälle, die anders laufen. Für jede Regel gibt es eine Umsetzung, die du am Zwischenstand siehst; ab dann gilt dieselbe Berechnung für alle im Team.
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Abläufe
Einsatzpläne, Prüfprotokolle, Maschinen
Viele Abläufe haben mit CRM oder Lager nichts zu tun: Einsatzplanung, Prüfprotokolle, Arbeitsscheine oder der Überblick über Maschinen und Leihgeräte. Auch dafür baue ich Software nach deinen Regeln und Rollen, bedienbar am PC und am Handy.
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Rollen
Auswahl statt Tipparbeit, Rechte je Rolle
Dein Team wählt aus, wo es nur geht, statt Texte einzutippen. Jede Rolle sieht ausschließlich, was sie braucht: das Büro Angebote und Preise, die Lagerhalle die Bestände, wer draußen arbeitet, seine Aufträge am Handy. Wie die Anmeldung zusätzlich geschützt wird, erkläre ich unter Härtung und Zugriffsschutz.
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Lager
Lager mit Mindestbestand und Zähllisten
Für jeden Artikel werden Zu- und Abgänge gebucht, auf Wunsch gleich beim Lieferschein, und der Bestand läuft mit. Erreicht ein Artikel den Mindestbestand, kommt eine Meldung; Zähllisten erleichtern die Inventur. Bleibt eine Entnahme ganz oder teilweise ungebucht, passt der angezeigte Bestand nicht mehr zum Regal.
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Belege
Vom Angebot bis zur E-Rechnung
Angebot, Lieferschein und Rechnung baut die Software aus denselben Daten zusammen – als PDF mit deinem Briefkopf, ohne doppeltes Abtippen. Für Firmen im Inland erstellt sie Rechnungen außerdem als E-Rechnung, zum Beispiel als ZUGFeRD oder XRechnung; gesetzlich tritt die E-Rechnung dort ab 2027 Schritt für Schritt an die Stelle des PDF. Einmal hinterlegst du Texte und Zahlungsziele, und auf überfällige Rechnungen macht dich die Software aufmerksam.
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CRM
CRM und Kundenportal in einem
Alles zu deinen Kunden – Kontakte, Anfragen, Angebote, Wiedervorlagen, Vorgangsverläufe – steht in einem System, und jeder Vorgang hat Zuständigkeit, Status und Termin. Deine Kunden bekommen auf Wunsch einen Zugang, über den sie Auftragsstand, Lieferscheine, Rechnungen und Unterlagen selbst abrufen. Allerdings nützt ein CRM nur so viel, wie dein Team darin einträgt und aktuell hält.
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Pflege
Pflege bei geänderten Regeln
Wenn sich Preise ändern, ein Produkt hinzukommt oder ein Sonderfall auftritt, den es bisher nicht gab, muss die Software mitziehen – betriebseigene Logik ist eine Daueraufgabe. Ich teste jede Anpassung zuerst in einer Kopie mit echten Vorgängen, damit Funktionierendes intakt bleibt.
Wie läuft das ab?
Software entwickeln lassen, bei der du jeden Teilstand siehst
Für die Abstimmung nutzen wir Telefon, E-Mail oder WhatsApp. Auf Anfrage zeige ich dir ein freigegebenes Arbeitsbeispiel.
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Start: Erstgespräch und Bestandsaufnahme
Als Erstes legen wir fest, welcher Ablauf den Anfang macht. Dann prüfe ich deine Tabellen, Vorlagen und Programme und lasse mir die Ausnahmen schildern. Ist ein fertiges Programm die bessere Lösung, sage ich dir das. Geht es nur darum, deine vorhandenen Programme miteinander zu verbinden, sind API-Schnittstellen sinnvoller; für ganze Arbeitsabläufe kommt die Prozessautomatisierung infrage.
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Umfang und Preis
Mit dem Angebot erhältst du den Festpreis für die Entwicklung und den Preis für die Betreuung; es beschreibt, welche Abläufe, Ansichten und Rollen in die erste Fassung kommen. Sobald du zusagst, gehen wir Regel für Regel und Ausnahme für Ausnahme im Gespräch durch, und ich setze alles direkt um. Als Grundlage für die Abstimmung dienen die Teilstände.
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Entwicklung und Datenübernahme
Ich entwickle in Abschnitten; jeden Teilstand öffnest du im Browser und erkennst früh, ob die Abläufe stimmen. Deine vorhandenen Daten – aus Excel oder einem alten Programm – übernehme ich, kontrolliere sie auf doppelte und unvollständige Einträge und spiele sie ein. Jede Regel läuft vorher in einer Kopie gegen Fälle aus deinem Alltag, besonders gegen die Ausnahmen. Die alte Tabelle bleibt in Betrieb, bis alles passt.
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Einführung und laufende Pflege
Nachdem die Rollen stehen, übe ich mit deinem Team an dessen eigenen Vorgängen, bis es die Software ohne dich bedient. Danach halte ich sie lauffähig und ziehe sie nach, sobald sich bei dir etwas ändert.
Wie lange dauert das?Je nach Umfang: Wochen bis Monate
Ab wann du die Software im Alltag nutzt
Eine erste Fassung, die einen Ablauf abdeckt, kann nach einigen Wochen laufen; mit Kundenportal und Datenübernahme dauert es Monate. Auf Wunsch planen wir mit einem Zeitplan und ungefähren Zeitpunkten. Wie zügig es geht, hängt von deinem Bedarf ab; feste Fristen sage ich nicht zu.
- ZuerstGespräch, Bestandsaufnahme
- DanachAngebot, Festpreis
- DannBau und Datenübernahme
- AnschließendEinweisung, Pflege
- SpäterSoftware im Alltag
Liegen deine Daten verstreut in mehreren Tabellen mit unterschiedlichen Schreibweisen, verlängert sich die Übernahme.
Ausnahmen, die später dazukommen
Bringt der Alltag eine Ausnahme ans Licht, die vorher keiner genannt hat, ergänze ich sie: Kleine laufen über die Betreuung, größere bekommen nach deiner Zusage einen eigenen Festpreis.
Zeit zu sparen ist ein Ziel, aber keine Garantie.
Was kostet das?Entwicklung zum Festpreis, Betreuung nach Umfang
Softwareentwicklung Wittingen: was Bau und Pflege kosten
Die Entwicklung bekommst du zum Festpreis. Die Betreuung danach rechne ich einzeln nach Umfang ab, etwa als Monatsbetrag.
EntwicklungFestpreis
Keine Mindestlaufzeit: Den Monatsbetrag kannst du formlos zum Ende des laufenden Monats kündigen.
Betreuung danachnach Umfang, etwa als Monatsbetrag
Das steckt im Festpreis
Darin enthalten: deine Regeln erfassen, die Software entwickeln, deine Daten übernehmen, Rollen einrichten und dein Team einweisen.
Ab der Übergabe sind Software und Quelltext deins, auch wenn du irgendwann kündigst. Deine Daten bekommst du jederzeit vollständig heraus, in Form von Tabellen und Dateien.
Zeigt sich ein Fehler, den ich verursacht habe, behebe ich ihn ohne neuen Preis.
Ohne Kosten und ohne Verpflichtung: Erstgespräch, Bestandsaufnahme und Angebot.
Ob die Software auf deinem eigenen Server läuft oder auf dem Hosting, das ich übernehme, entscheidest du. Zur Betreuung gehören Betrieb, Updates, Sicherungen und kleinere Änderungen; Größeres bekommt einen eigenen Festpreis. Kosten für fremde Dienste wie SMS nenne ich dir im Voraus; die zahlst du direkt an den Anbieter.
Zusätzlich: Schnittstellen, Bereinigung
Für den Datenaustausch mit einem Programm, das bei dir bleibt – Buchhaltung oder Shop etwa –, ist eine Schnittstelle nötig, die ich als eigene Arbeit gesondert berechne. Ebenso das Bereinigen alter Daten von Hand, falls nötig.
Davon hängt der Aufwand ab
- Wie viele Abläufe dazugehören
- Wie umfangreich Regeln und Ausnahmen sind
- Kundenzugang und Zahl der Rollen
- Zustand der Daten: vollständig und einheitlich oder nicht
- Anzubindende Programme
- Zahl der Belege, die die Software erzeugt
Festgelegt werden beide Preise nach der Bestandsaufnahme. Kostet eine Regel mehr Arbeit, als wir dachten, ändert das nichts daran. Kommen Abläufe, Ansichten oder Rollen hinzu oder wird Abgestimmtes grundlegend geändert, sage ich dir die Kosten vorher.
Du musst nicht alles auf einmal machen: Starte etwa mit Angeboten und Aufträgen und ergänze Lager oder Kundenportal später, jeweils zum eigenen Festpreis.
So siehst du, ob im Alltag mit der Software gearbeitet wird
Messbar sind Vorgänge, Abrufe, Bestände
- Zahl der Vorgänge, Angebote und Buchungen, die über die Software laufen
- Abrufe von Unterlagen im Portal und die Differenz zwischen Inventurzählung und Bestand
- Ob die Arbeit schneller geht, weißt nur du
Warnzeichen für Nebenlisten und lückenhafte Pflege
- Viele Funktionen, die nie jemand aufruft
- Fleißige Anmeldungen, während das Büro aus Misstrauen trotzdem die alte Excel-Liste weiterführt
- Vorgänge im CRM, denen Status und Termin fehlen
- Lagerzahlen, die falsch sind, weil Entnahmen unvollständig gebucht werden
Eingesparte Zeit ist nicht sicher messbar. Es fehlt der Vergleichswert, denn wie lange dieselbe Arbeit vorher gedauert hat, notiert selten jemand.
Von dir kommen Tabellen, Ausnahmewissen und Tests an einer Kopie
Zu Beginn übergibst du mir einmal Tabellen und Zugänge. Später kommst du ins Spiel, wenn Ausnahmen zu klären sind und eine Kopie getestet wird.
Tabellen, Vorlagen, Zugänge
Du übergibst mir deine Tabellen inklusive Makros, deine Vorlagen und bei einem abzulösenden Altprogramm dessen Datenexport. Zugang gewährst du mir, wie du willst – als Einladung oder über Zugangsdaten. Mich zu entfernen oder das Passwort zu ändern, geht jederzeit; Konten, die sich trennen lassen, lege ich auf deinen Namen an.
Wissen über Sonderfälle
Wer bei dir die Ausnahmen kennt, hilft mir mit Antworten: welche Kunden Sonderpreise bekommen, bei welchen Aufträgen etwas anders läuft und welche Regeln für Rückgaben gelten. Ich setze es um, und am Zwischenstand prüfst du, ob es stimmt.
Testlauf mit echten Fällen
Bevor umgestellt wird, probiert dein Team die Software in einer Testkopie aus, und zwar mit Vorgängen aus den vergangenen Wochen, vor allem mit den kniffligen. Passt etwas nicht, ändere ich es. Die alte Tabelle schalten wir erst ab, wenn alles sitzt.
Abstimmung, IT-Dienstleister, Datenschutz
Wie eng die Abstimmung ist und ob du vorher etwas sehen willst – etwa die geplanten Rollen –, liegt bei dir. Gibt es einen IT-Dienstleister, kläre ich mit ihm Server und Zugänge. Die Kunden- und Mitarbeiterdaten in deiner Software fallen unter die DSGVO; ich nenne das als Gesetzeslage, nicht als Rechtsberatung. Wenn nötig oder gewünscht, schließen wir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
Erstgespräch, Bestandsaufnahme und Angebot.
Alles kostenlos und unverbindlich.