Deine Website, die Kundenverwaltung, der Kalender, die Warenwirtschaft und die Buchhaltung: Die Programme, mit denen dein Betrieb in Wittingen schon arbeitet, verbinde ich über API-Schnittstellen. Die Programmierschnittstelle, kurz API, regelt, welche Daten ein Programm an andere herausgibt und welche es von ihnen übernimmt. Für jedes Feld lege ich fest, wo es ankommt und in welchem Format. Den Abgleich stelle ich so ein, dass er zu festen Zeiten läuft oder direkt, sobald sich etwas ändert. Eine Einschränkung gibt es: Ältere Software hat häufig keinen Datenzugang, mit dem sich arbeiten lässt. Das untersuche ich, noch ehe ich dir ein Angebot mache.
Werktags melde ich mich innerhalb von 24 Stunden auf deine Anfrage. Im Erstgespräch, etwa eine Stunde lang, gehen wir durch, welche Programme im Einsatz sind und wo heute Daten von Hand eingetippt werden. Ob per Video oder am Telefon, entscheidest du. Bevor ich mit der Arbeit beginne, kennst du nach der Bestandsaufnahme den Preis.
Ein Datum, das im zweiten Programm plötzlich anders aussieht, ein Kunde, der doppelt auftaucht: Viele Betriebe übertragen Daten zwischen zwei Programmen noch von Hand. Dafür gibt es drei Gründe. Es fehlt eine fertige Verbindung, die Felder sind unterschiedlich aufgebaut, oder abgeglichen wird nur gelegentlich. Der Malerbetrieb mit Website-Formular und Kalender kennt das genauso wie die Ergotherapiepraxis, der Fahrradhändler, der Zulieferer oder der Onlineshop.
Beispiel: Programme, Felder, Adresse, Datum, Bestände und Zeiten sind erfunden.
Ein Programm bringt Verbindungen in der Regel nur zu einem Teil der restlichen Software mit. Ist dein zweites Programm nicht dabei, gibt jemand Anfragen, Bestellungen und Termine dort noch einmal per Tastatur ein.
Ein Beispiel: Die Website schickt Straße und Hausnummer in einem Feld, die Kundenverwaltung erwartet zwei. Aus dem 30.04.2027 wird im anderen Programm 2027-04-30. Am Ende steht eine Fehlermeldung beim Einlesen, oder im Zielprogramm gibt es den Kunden danach zweimal.
Exportiert ein Programm seine Daten als Datei, wird sie oft nur eingespielt, wenn jemand Zeit findet, zum Beispiel einmal die Woche. Solange zeigen Website oder Shop alte Lagerzahlen und Preise, und wer gerade einen Termin gebucht hat, steht nur in einem der beiden Kalender.
Kalender · Website · CRM · DATEV · Formate
Welche Punkte du davon brauchst, hält das Angebot fest.
Kalender
Ein Beispiel: Ein Kunde bucht auf deiner Website einen Termin, und der steht anschließend in deinem Google- oder Outlook-Kalender. Zeiten, die im Kalender schon vergeben sind, kann online keiner mehr auswählen. Das hilft gegen Überschneidungen, auch wenn Termine vom Telefon weiter von Hand dazukommen.
Website
Führst du Fahrzeuge, Kurstermine, Artikel oder Immobilien in einem Fachprogramm, holt die Schnittstelle sie auf deine Website; doppelt eintragen muss sie niemand. Nach dem nächsten Lauf ist Verkauftes dort verschwunden. Geht es um einen neuen Onlineshop, ist die Anbindung der Warenwirtschaft dort schon enthalten.
CRM
Füllt jemand das Formular auf deiner Website aus, landet die Anfrage mit Name, Nachricht und Absendeseite im CRM. Gemeint ist das Programm, mit dem du Kunden und Anfragen im Blick behältst. Abtippen muss sie dann keiner mehr.
DATEV
Rechnungen aus deinem Auftrags- oder Shopprogramm gelangen ohne erneutes Eintippen in die Buchhaltung. Nutzt dein Steuerbüro DATEV, erzeugt die Schnittstelle daraus einen Buchungsstapel im DATEV-Format, den das Steuerbüro einliest; über die Buchungskonten entscheidet es selbst. Die eigentlichen Rechnungen kommen getrennt als Belege dazu, zum Beispiel über DATEV Unternehmen online.
Formate
Beim Programmieren ordne ich jedes Feld seinem Ziel zu und wandle Formate um, etwa Einheiten, Datumsangaben oder Preise mit und ohne Mehrwertsteuer. Oft tauschen Programme Daten im JSON-Format aus. Das ist reiner Text, in dem jede Angabe mit dem Namen ihres Feldes versehen ist. Mit einer gemeinsamen Kennung, zum Beispiel der Kundennummer, findet die Schnittstelle bereits vorhandene Einträge.
Abgleich
Der Abgleich kann nach Zeitplan laufen, zum Beispiel nachts. Für Änderungen in Echtzeit kommt ein Webhook zum Einsatz, sofern das Programm diese Funktion hat: Das Programm meldet dann von sich aus, dass sich etwas getan hat, etwa eine neue Bestellung. Nach wiederholten Fehlern stellen manche Programme diese Meldungen ohne Hinweis ab, und einzelne kommen womöglich nie an. Deshalb legen wir vorher fest, wie Fehlendes nachgezogen wird, beispielsweise im nächtlichen Lauf. Jeder Lauf hinterlässt ein Protokoll.
Alte Software
Ein altes Programm hat oft gar keine Schnittstelle oder nur eine, die zu wenig liefert. Dann prüfe ich, ob eine Tabelle, die es regelmäßig exportiert, für den Abgleich genügt. Bringt eine Anbindung mehr Aufwand als Nutzen, sage ich dir das ohne Umschweife. Wer das alte Programm ablösen will, ist bei Individualsoftware richtig.
Wie läuft das ab?
Wir halten per Telefon, E-Mail oder WhatsApp Kontakt. Ein freigegebenes Arbeitsbeispiel kann ich dir auf Anfrage zeigen.
Am Anfang steht die Frage, welche Daten bei dir heute von Hand übertragen oder kopiert werden und welches Programm sie zuletzt braucht. Danach untersuche ich bei jedem Programm, wie viel seine Schnittstelle hergibt und ob der Hersteller Geld dafür verlangt. Diese Seite behandelt den Abgleich von Daten; sollen komplette Arbeitsabläufe von selbst laufen, findest du das unter Prozessautomatisierung.
Mein Angebot nennt einen Festpreis und, wenn du willst, einen Monatsbetrag für die Betreuung danach. Darin ist geregelt, welche Programme zusammenkommen, in welche Richtung die Daten gehen und ob der Abgleich einem Zeitplan folgt oder jede Änderung sofort überträgt. Nach deiner Zustimmung lege ich Feldzuordnung und Formate fest; im Testlauf siehst du, ob sie passen.
Die Verbindung programmiere ich und probiere sie zunächst mit Testdaten aus. Bietet ein Programm eine Testumgebung, das heißt ein Duplikat nur für Versuche, arbeite ich dort. Andernfalls lege ich Einträge an, die eindeutig als Test zu erkennen sind, und lösche sie hinterher. Du prüfst in deinen Programmen, ob es passt, zum Beispiel, ob die Adresse des Testkunden stimmt. Sind alle Punkte im Test in Ordnung, schalte ich auf echte Daten um.
Die ersten echten Abgleiche verfolge ich mit und kontrolliere dabei Protokolle und Ergebnisse. Eine kurze Dokumentation der Felder gehört dazu; Fehlermeldungen erreichen mich. Ob die Verbindung anschließend von mir betreut wird, legst du fest.
Wie lange dauert das?Erst Probe, dann echte Daten
Wie viel Zeit nötig ist, hängt vor allem davon ab, wie viele Programme und Felder zusammenkommen. Willst du einen Zeitplan, schreiben wir auf, was bis wann fertig sein soll, mit ungefähren Zeitpunkten. Ich garantiere keine feste Dauer. Das Tempo passt sich deinem Bedarf an: Drängt die Zeit, sprechen wir uns regelmäßig ab, und du siehst Zwischenstände.
Sind alte Programme dabei oder müssen vorhandene Daten zuerst bereinigt werden, rechne in der Regel mit mehr Zeit.
Die Meldung über einen fehlgeschlagenen Lauf erreicht mich und nicht dein Team. Anhand des Protokolls finde ich die Stelle, an der es hakt, ob bei einem einzelnen Datensatz oder beim Zugang.
Ich kann nicht garantieren, dass jeder Abgleich fehlerfrei durchläuft.
Was kostet das?Monatlich nur, wenn betreut wird
Für die Programmierung zahlst du einmal einen Festpreis; wer die Schnittstelle danach von mir betreuen lässt, zahlt zusätzlich einen festen Monatsbetrag.
ProgrammierungFestpreis
Mindestlaufzeit gibt es keine: Der Monatsbetrag ist formlos zum Ende des laufenden Monats kündbar.
Betreuung, wenn du willstdanach fester Monatsbetrag dazu
Abgedeckt sind Programmierung, Feldzuordnung und Testlauf, dazu meine Begleitung zum Start und eine knappe Dokumentation.
Mit der Übergabe gehören Schnittstelle und Quelltext dir, ganz gleich, ob du Betreuung buchst.
Steckt ein Fehler in meiner Arbeit, korrigiere ich ihn ohne neuen Preis.
Erstgespräch, Bestandsaufnahme und Angebot bekommst du kostenlos und unverbindlich.
Berechnet der Hersteller den Zugang zu seiner Schnittstelle, zum Beispiel über ein Zusatzmodul, steht dieser Betrag schon im Angebot. Bezahlt wird er von dir direkt an den Hersteller.
Ist vor dem ersten Abgleich Aufräumarbeit an vorhandenen Daten nötig, etwa wegen doppelt angelegter Kunden oder uneinheitlicher Artikelnummern, bekommt das einen eigenen Preis im Angebot. Ändert ein Hersteller seine Schnittstelle und du hast keine Betreuung, wird die Anpassung ebenso eigens berechnet.
Nach der Bestandsaufnahme ist der Festpreis fix. Braucht die Programmierung mehr Arbeit als gedacht, trage ich das. Sollen zusätzliche Programme oder Felder dazukommen oder ändert sich Abgesprochenes grundlegend, kennst du die Kosten, bevor ich loslege.
Wie viel die Betreuung kostet, einschließlich Anpassungen nach Updates, richtet sich nach dem Umfang und wird einzeln festgelegt. Ohne eigenen Server kann ich das Hosting übernehmen; du kannst es auch selbst buchen.
Damit wirklich weniger getippt wird, muss das ganze Team in den verbundenen Programmen arbeiten. Eine Liste, die jemand für sich auf Papier oder im eigenen Tabellenblatt pflegt, bleibt von der Verbindung unberührt.
Einmal zu Beginn brauche ich die Zugänge. Danach kommt es vor allem auf dein Wissen über die Abläufe und deine Prüfung im Testlauf an.
Wie du mir Zugang gibst, bestimmst du: über eine Einladung oder mit Zugangsdaten. Du kannst mich jederzeit wieder entfernen oder das Passwort ändern; trennbare Konten laufen auf deinen Namen. Ich richte jede Verbindung mit den kleinstmöglichen Rechten ein, sie darf zum Beispiel Daten abrufen, aber keine löschen.
Ein Beispiel: Bei Adressen soll das CRM gelten, wenn zwei Programme sich widersprechen. Solche Regeln und wer welche Daten wo einträgt, erfahre ich von dir. Ausnahmen wie Sammelrechnungen kennt nur dein Betrieb; im Testlauf probieren wir sie gezielt aus.
Das Übermitteln und Abgleichen von Kunden- und Mitarbeiterdaten ist laut Art. 4 DSGVO ebenfalls eine Verarbeitung. Die Verbindung überträgt nur die Daten, die wir im Testlauf abgestimmt haben. Braucht es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung, oder möchtest du einen, setzen wir ihn gemeinsam auf. Ich verweise hier nur auf das Gesetz; eine Rechtsberatung ist das nicht.
Du bestimmst, wie eng wir uns abstimmen und welche Anpassungen nach Updates du vorher sehen möchtest. Arbeitet ein IT-Dienstleister an deinen Programmen oder deinem Server, stimme ich mich mit ihm ab.
Erstgespräch, Bestandsaufnahme und Angebot.
Alles kostenlos und unverbindlich.