Fragen, die sich wiederholen
Öffnungszeiten, Preise, Liefertermine: Täglich kommt das Gleiche über Telefon, E-Mail und WhatsApp. Antworten muss jedes Mal ein Mensch, häufig mitten aus einer anderen Aufgabe heraus.
Jan Bittenbinder
Du sprichst direkt mit mir, und ich setze die Arbeiten selbst um.
KI-Assistent und Chatbot in Gifhorn
Deinem Betrieb in Gifhorn baue ich einen KI-Assistenten, dessen Wissen aus den Unterlagen stammt, die du hinterlegst, etwa aus Anleitungen, Preisliste oder Handbuch. Kunden erreichen ihn als Chatbot auf deiner Website, dein Team nutzt ihn intern, und wenn du willst, läuft er an beiden Stellen. Vorgegeben ist ihm nur diese Wissensbasis. Fehlt dort etwas, soll er das offen sagen und Website-Besucher zum Kontaktformular schicken. Mit Testfragen prüfen wir vor dem Start, ob das klappt.
Werktags bekommst du auf deine Anfrage innerhalb von 24 Stunden eine Antwort. Im Erstgespräch nehmen wir uns etwa eine Stunde Zeit für die Dauerbrenner unter euren Anfragen und dafür, wo die passenden Antworten heute liegen. Ob per Video oder am Telefon, entscheidest du. Einen Preis nenne ich dir nach der Bestandsaufnahme und bevor die Arbeit beginnt.
Wohin die Zeit für Auskünfte im Betrieb verschwindet
Mancher Betrieb zögert beim Chatbot, aus Sorge, er könnte Kunden etwas Falsches erzählen. Dabei ist das Richtige meist längst bekannt: in der Preisliste, im Handbuch, im Gedächtnis der Erfahrenen. Und doch geht jede einzelne Frage über einen Schreibtisch, ob in Zahnarztpraxis, Café, Autohaus und Hotel oder bei einem Pflegedienst, in dem Früh- und Spätdienst dieselben Fragen zu Abläufen haben.
Beispiel: Betrieb, Fragen, Unterlagen, Lieferzeiten und Antworten sind erfunden.
Jeder weiß etwas anderes
Anleitungen in der Ablage, die Preisliste im Postfach, der Rest bei einzelnen Kollegen: Neue müssen sich bei den Alteingesessenen durchfragen, und was ein Kunde erfährt, hängt davon ab, wer gerade Zeit für ihn hat.
Ein Chat ohne Bezug zu deinen Unterlagen
Ohne Zugriff auf deine Dokumente füllt ein KI-Chat die Lücken mit allgemeinem Wissen. Heraus kommen womöglich Preise, Fristen oder Zusagen, für die es in deinem Betrieb keinen Beleg gibt.
Unterlagen · Chatfenster · Kontaktformular · Team
Chatbot für Unternehmen, online wie intern einsetzbar
Welche dieser Bausteine du bekommst, steht in deinem Angebot.
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Wissensbasis
Wissensbasis aus Handbuch, Preisliste und Anleitungen
Ich bündle Handbuch, Preislisten, Anleitungen und die Standardantworten, die es schon gibt. Danach ordne ich alles so, dass der Assistent zu jeder Frage die einschlägige Passage trifft. Veraltetes nehme ich heraus, und wo sich zwei Dokumente widersprechen, bestimmst du, was gilt.
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Website
Chatbot auf der Website, klar als KI gekennzeichnet
Im Design deiner Website, mit deinen Farben und deiner Schrift, meldet sich das Chatfenster und sagt sofort, dass eine KI antwortet. Diese Transparenz regelt Artikel 50 der EU-KI-Verordnung. Besucher tippen häufige Fragen einfach an und bekommen auch nach Feierabend und am Wochenende eine Antwort.
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Formular
Weiter zum Kontaktformular
Gibt keine Unterlage die Antwort her, räumt der Assistent das ein und schickt den Besucher zu deinem Kontaktformular. Die Frage kommt von dort auf dem Weg bei dir an, den du schon kennst. Häufen sich solche Fragen, weißt du, welches Thema in der Wissensbasis noch Lücken hat.
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Team
Assistent fürs Team, mit Quellenangaben
Statt Kollegen zu unterbrechen, fragt dein Team den Assistenten nach Handbuch, Anleitungen und Arbeitsabläufen, auch am Wochenende, wenn nur eine kleine Besetzung da ist. Unter jeder Antwort steht, aus welcher Unterlage sie kommt. Zugang haben nur deine Leute, wenn du willst mit unterschiedlichen Rechten je Rolle.
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Grenzen
Feste Themen, Schutz vor Tricks
Wir legen fest, wozu der Assistent Auskunft gibt und was er mit Hinweis aufs Formular ablehnt, etwa eine medizinische oder rechtliche Einschätzung. Bevor er startet, prüfe ich, wie er auf Prompt Injection reagiert: Versuche, ihn mit geschickten Eingaben zu anderen Antworten zu bringen. Eine Höchstzahl an Nachrichten pro Besucher bremst Massenanfragen, was sich auch bei den Kosten bemerkbar macht.
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Sprachen
Mehrsprachige Antworten
Kommt eine Frage auf Englisch, erhält der Fragende die Antwort auf Englisch, aufgebaut auf deinen deutschen Unterlagen. Davon profitieren Kunden und Mitarbeiter, die lieber in ihrer eigenen Sprache schreiben. Wir bestimmen, welche Sprachen er bedient, und prüfen die Fachbegriffe in jeder Sprache mit Testfragen.
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Pflege
Laufende Pflege der Wissensbasis
Neue Preise, andere Öffnungszeiten, geänderte Abläufe: Die neuen Unterlagen spiele ich ein, die alten nehme ich heraus. Auf Wunsch prüfe ich, welche Fragen er immer wieder offenlassen musste, und schlage dir vor, welche Antwort in die Unterlagen gehört. Läuft keine Betreuung, aktualisiere ich die Wissensbasis, wenn du darum bittest, und sage dir vorab den Preis.
Wie läuft das ab?
Vier Schritte, bis dein KI-Assistent startet
Abstimmen können wir uns am Telefon, per E-Mail oder über WhatsApp. Wie der Assistent aus Unterlagen antwortet und wann er aufs Kontaktformular verweist, siehst du schon im Erstgespräch an einem Beispielfall.
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Erstgespräch: Einsatz und Unterlagen
Gemeinsam legen wir fest, ob der Assistent auf deiner Website, intern oder auf beiden Wegen arbeitet und welche Fragen er beantworten soll. Anschließend gehe ich deine Unterlagen durch und schaue, wie aktuell sie sind, wo sie sich widersprechen und was fehlt. Ist offen, ob KI sich in deinem Betrieb lohnt, schlage ich zuerst den KI-Potenzialcheck vor. Für WhatsApp oder das Telefon richte ich einen Assistenten auf Anfrage ein.
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Wissensbasis und Festpreis
Im Angebot stehen der Festpreis für die Einrichtung und, wenn du Betreuung willst, ihr Monatsbetrag. Nach deinem Ja baue ich aus deinen Unterlagen die Wissensbasis auf. Zusammen stellen wir Testfragen aus deinem Alltag zusammen, ausdrücklich auch solche, auf die deine Unterlagen keine Antwort haben.
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Einrichtung und Testfragen
Danach baue ich, passend zum Einsatzort, den Chat in deine Website ein oder lege den Zugang fürs Team an. Auf der Website ist der Verweis aufs Kontaktformular immer dabei. Wir spielen die Testfragen durch, und was danebenliegt, behebe ich in der Unterlage oder in der Einstellung. Online geht er erst, wenn er Dokumentiertes richtig beantwortet, Undokumentiertes ans Formular weitergibt und du zustimmst. Bis zu deiner Freigabe gibt es ihn nur auf einer nicht öffentlichen Testseite.
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Start mit deiner Freigabe
Sobald er live ist, kümmert sich der Assistent um die Fragen, gestützt auf deine Unterlagen. Auf Wunsch schauen wir zusammen auf die gestellten Fragen und darauf, wo Unterlagen fehlen; einen Bericht schreibe ich dir ebenfalls, wenn du ihn möchtest.
Wie lange dauert das?Zuerst prüfen, dann freischalten
Ab wann der Assistent antwortet und wann du es merkst
Die Dauer der Einrichtung hängt in erster Linie davon ab, ob deine Unterlagen aktuell und geordnet sind; ein Zeitplan mit ungefähren Zeitpunkten ist auf Wunsch möglich. Der Start folgt auf die Testfragen und deine Freigabe. Ob die wiederkehrenden Fragen im Team spürbar weniger werden, merkt man erst nach Wochen.
- Zu BeginnErstgespräch über Einsatz und Unterlagen
- Als NächstesWissensbasis und Festpreis
- DannEinrichtung und Testfragen
- DanachStart mit deiner Freigabe
- LaufendPflege der Wissensbasis
Antwortet er in mehreren Sprachen oder auf Website und intern gleichzeitig, verlängert sich die Einrichtung.
Wenn eine Antwort danebenliegt
Sag mir Bescheid, wenn der Assistent etwas Falsches sagt, eine Antwort fehlt oder er zu oft aufs Formular verweist; dann ändern wir die Unterlagen oder die Einstellungen.
Fehlerfreie Antworten kann ich nicht garantieren.
Was kostet das?Einrichtung, Betreuung, KI-Nutzung
KI-Chatbot Gifhorn: Kosten für Einrichtung und Betreuung
Die Einrichtung berechne ich zum Festpreis. Möchtest du laufende Betreuung, kostet sie einen festen Monatsbetrag.
EinrichtungFestpreis
Du bindest dich nicht: Der Monatsbetrag läuft ohne Mindestlaufzeit und endet, wenn du ihn formlos zum Monatsende kündigst.
Betreuung, wenn du sie willstfester Monatsbetrag
Inklusive: Unterlagen, Einrichtung, Testfragen
Im Festpreis stecken: deine Unterlagen aufbereiten, alles einrichten samt Verweis aufs Formular, Testfragen stellen und bis zu deinem Okay eine Testseite bereithalten. Neue Unterlagen kommen über die Betreuung dazu.
Ab der Übergabe sind Assistent und Wissensbasis dein Eigentum, auch wenn du die Betreuung kündigst.
Fehler in meiner Arbeit korrigiere ich, ohne dafür neu abzurechnen.
Kostenlos und unverbindlich sind Erstgespräch, Bestandsaufnahme und Angebot.
Was das Sprachmodell für seine Antworten kostet, läuft separat; mit welchem Betrag du ungefähr rechnen kannst, steht im Angebot. Du entscheidest, ob deine Daten in der EU verarbeitet werden müssen, und ich wähle das Modell entsprechend.
Was extra kostet
Fehlende Unterlagen, zum Beispiel eine aktuelle Preisliste, erarbeite ich mit dir zu einem eigenen Preis, der im Angebot steht. Soll der Assistent über Antworten hinaus handeln und etwa Termine eintragen, läuft das über die Prozessautomatisierung.
Was den Aufwand bestimmt
- Wie viele Unterlagen es sind
- Ob deine Unterlagen aktuell und sortiert sind
- Website, intern oder beides als Einsatzort
- Wie viele Antwortsprachen gebraucht werden
- Ob nicht jeder im Team alles sehen soll
- Wie schnell deine Preise, Abläufe und Anleitungen veralten
Festpreis und Monatsbetrag legen wir nach der Bestandsaufnahme fest. Machen deine Unterlagen mehr Arbeit als gedacht, bleibt es dabei. Für weitere Sprachen, einen zweiten Einsatzort oder grundlegende Änderungen nenne ich die Kosten, bevor es losgeht.
Die Betreuung richtet sich nach dem Umfang deines Assistenten und wird einzeln festgelegt. Dazu können etwa Updates, Datensicherung, die Wissensbasis und ein späterer Wechsel auf ein neueres KI-Modell gehören. Als Standort kommt dein eigener Server infrage oder das Hosting, das ich dir abnehme.
Beim KI-Chatbot zählen stimmige Antworten und echte Entlastung
Messbar: Fragen, Testfragen, Verweise
- Die häufigsten Fragen, wenn die Verläufe gespeichert werden
- Der Anteil der Testfragen, die er richtig aus deinen Unterlagen beantwortet, und die Zahl der Verweise aufs Formular
- Ob dein Team spürbar weniger zu tun hat, entscheidest allein du
Viele Antworten sind nicht gleich richtige Antworten
- Mehr Chats, aber nicht weniger Anrufe und Rückfragen
- Fast nie ein Verweis aufs Formular, weil er auch ohne Unterlage etwas antwortet
- Unterhaltungen, die nur aus Spaß am Ausprobieren entstehen
- Erfolgszahlen aus der Werbung des Anbieters statt einer eigenen Prüfung mit euren Fragen
Wie viele Anrufe dir der Chat erspart, ist nicht sicher zu beziffern. Ob jemand ohne die Chat-Antwort zum Telefon gegriffen hätte, bleibt offen.
Was dein Betrieb beisteuert: Unterlagen, Zugänge, Formularantworten
Am Anfang brauche ich einmal deine Unterlagen und Zugänge. Später kommt es nur noch auf dich an, wenn der Start freigegeben werden soll, neue Unterlagen anstehen oder Fragen übers Formular eingehen.
Verbindliche Unterlagen
Du gibst mir die Dokumente und sagst, welche verbindlich sind; nur diese wandern in die Wissensbasis. Interna wie Einkaufspreise lässt du weg oder gibst sie ausschließlich für den internen Assistenten frei.
Zugänge, die auf dich laufen
Damit das Chatfenster auf die Website kommt, brauche ich dort einen Zugang oder die Hilfe deines Webdesigners. KI-Modell und Server laufen auf Konten in deinem Namen, soweit sie sich trennen lassen. Mich entfernst du jederzeit, das Passwort änderst du, wann du willst.
Fragen aus dem Formular bleiben bei euch
Anfragen über das Kontaktformular bleiben bei dir und deinem Team, denn ob Sonderfall, Termin oder Extrawunsch, das könnt nur ihr entscheiden. Für die Technik bin ich da. Wann sich jemand zurückmeldet, sagt der Assistent nur, wenn du eine Zeit vorgibst.
Start, Abstimmung und Chat-Speicherung
Du legst fest, wie eng wir uns abstimmen und was du vorher sehen willst, zum Beispiel die Wissensbasis, und du gibst den Start frei. Auch ob und wie lange Chats gespeichert werden, bestimmst du. Bei personenbezogenen Daten verlangt die DSGVO, dass Zweck, Rechtsgrundlage und Löschfrist feststehen und Besucher davon wissen, etwa über die Datenschutzerklärung. Den Hinweistext schreibe ich dir im Rahmen meines Wissens vor; das ist keine Rechtsberatung. Wo nötig oder auf deinen Wunsch schließen wir einen Vertrag über Auftragsverarbeitung (Artikel 28 DSGVO).
Erstgespräch, Bestandsaufnahme und Angebot.
Alles kostenlos und unverbindlich.