Dieselben Angaben mehrfach getippt
Kommt eine Anfrage per E-Mail, überträgt sie jemand nacheinander in Kundenliste, Kalender und Angebot. Sind dabei zwei Ziffern der Telefonnummer vertauscht, merkt das meist erst, wer zurückrufen will.
Jan Bittenbinder
Du sprichst direkt mit mir, und ich setze die Arbeiten selbst um. Webdesign seit 2020.
Prozessautomatisierung für Braunschweig
Für Betriebe in Braunschweig richte ich Prozessautomatisierung so ein, dass Arbeitsschritte, die sich im Büro ständig wiederholen, zwischen deinen vorhandenen Programmen von allein erledigt werden. Eine Angabe, zum Beispiel die Anschrift aus einem Auftrag, nimmst du nur einmal auf; danach wandert sie selbstständig in Kundenliste, Kalender oder Buchhaltung. Gemeinsam legen wir je Ablauf drei Dinge fest: den Auslöser, also das Ereignis, das ihn startet, die Bedingungen, die prüfen, ob es weitergeht, und die Regeln, die bestimmen, was danach geschieht. Programmiert wird das als eigener Code von mir; ein externer Automatisierungsdienst sitzt nicht dazwischen. Was nur hin und wieder vorkommt, ist den Aufwand der Einrichtung nicht wert.
Werktags antworte ich innerhalb von 24 Stunden auf deine Anfrage. Im Erstgespräch, etwa eine Stunde lang, suchen wir die Stellen in deinem Büro, an denen heute doppelt eingegeben, gesucht oder nachgefragt wird. Ob das Gespräch per Video oder am Telefon stattfindet, bestimmst du. Den Preis bekommst du nach der Bestandsaufnahme genannt, bevor ich beginne.
Wohin die Zeit bei Routinearbeit im Büro verschwindet
Ein Lieferschein im falschen Ordner, und schon geht die Suche los. In vielen Büros verschwinden täglich Minuten mit Handgriffen, die immer gleich ablaufen: Belege weiterreichen, Angaben abtippen, Fristen im Blick behalten. Betroffen sind Heizungsbauer, Logopädiepraxis, Vermessungsbüro, Lohnfertiger, Buchladen oder Onlineshop gleichermaßen.
Beispiel: Anfrage, Telefonnummer, Termine, Belege und Ordner sind erfunden.
Fristen, die nur im Kopf stehen
Ob ein Angebot nachgefasst, ein Termin bestätigt oder an eine offene Rechnung erinnert wird, hängt am Gedächtnis einer einzelnen Person. Fällt sie wegen Krankheit oder Urlaub aus, bleiben alle drei Dinge liegen.
Belege wandern von Hand
Lieferscheine, Rechnungen und Fotos kommen als Mailanhang; jemand lädt sie herunter, benennt sie um und legt sie ab oder schickt sie ans Steuerbüro. Für sich genommen geht das schnell. Über den Tag summiert es sich aber, und ein Beleg im falschen Ordner zieht später eine Suche nach sich.
Belege · Anfragen · Rechnungen · Termine
Prozesse automatisieren, die zwischen Anfrage und Rechnung anfallen
Welche Bausteine dein Betrieb davon braucht, legt das Angebot fest.
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Analyse
Ablaufanalyse: die häufigsten Abläufe zuerst
Zu jedem Ablauf in deinem Ablaufplan halte ich fest, wer ihn erledigt, wie oft, mit welchem Programm, welchen Daten und welchen Ausnahmen. Daraus entsteht mein Vorschlag, der mit den Abläufen beginnt, die am häufigsten anfallen. KI kann Teil eines Ablaufs sein; ob sie sich dort rechnet, beantwortet der KI-Potenzialcheck.
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Belege
Mailanhänge automatisch abgelegt
Eingangsrechnungen, Lieferscheine oder Fotos von der Baustelle, die im Postfach ankommen, speichert der Ablauf unter einem einheitlichen Namen im passenden Ordner oder leitet sie weiter. Herunterladen, umbenennen und einsortieren muss sie niemand mehr.
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Anfragen
Anfragen aufnehmen, bestätigen, verteilen
Anfragen aus dem Kontaktformular oder dem E-Mail-Postfach trägt der Ablauf automatisch in deine Kundenliste ein. Der Kunde erhält eine Eingangsbestätigung, und im Kalender der zuständigen Person erscheint eine Aufgabe. Fehlt etwas Wichtiges, landet die Anfrage erst bei jemandem im Team, der nachhakt.
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Rechnungen
Vom Angebot bis zur Rechnung
Liegen Angebot, Auftrag und Rechnung in getrennten Programmen, nimmt der Ablauf Kunde und Positionen von einem ins nächste mit. Ist die Rechnung fertig, schickt der Ablauf sie automatisch weiter, an die Buchhaltung oder ans Steuerbüro.
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Termine
Termine, Wiedervorlagen, Zahlungserinnerungen
Terminbestätigungen und Erinnerungen kurz vor dem Termin verschickt der Ablauf selbst. Bleibt ein Angebot unbeantwortet, liegt es nach einer festgelegten Zahl von Tagen wieder auf dem Tisch. An offene Rechnungen erinnert er nach der Frist, die du bestimmst, vorausgesetzt, er kennt aus der Buchhaltung den Zahlungsstand. Kennt er ihn nicht, meldet er die offenen Posten deinem Team.
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Übersichten
Übersichten ohne Handpflege
Der Ablauf kann dir zum Beispiel jeden Freitag die Angebote ohne Antwort schicken und zum Monatsanfang die Rechnungen des Vormonats. Die Zahlen holt er aus deinen Programmen und verschickt die Übersicht per E-Mail. Händisches Nachtragen in einer Tabelle entfällt.
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Ablösung
Bestehende Automatisierungen ablösen
Gibt es schon Automatisierungen, die ein früherer Mitarbeiter oder ein Dienstleister eingerichtet hat, sehe ich mir an, was sie bewirken, und halte das schriftlich fest. Auf Wunsch programmiere ich die Teile, die du weiter brauchst, selbst neu. Doppeltes und Überflüssiges schalte ich ab, wenn du zustimmst.
Wie läuft das ab?
Vom Ablaufplan über Prototypen zum Echtbetrieb
Ein freigegebenes Arbeitsbeispiel bekommst du auf Anfrage zu sehen; abgestimmt wird per Telefon, E-Mail oder WhatsApp.
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Erstgespräch und Bestandsaufnahme
Einen Überblick verschaffe ich mir aus deinen Angaben und, wenn es verwickelter ist, im Gespräch mit einzelnen Mitarbeitern per Video: Welche Programme sind beteiligt, und reichen sie Daten von sich aus weiter? Von Abläufen, die nur ab und zu anfallen, rate ich dir ab. Fehlt ein passendes Programm, ist Individualsoftware sinnvoller; geht es nur um den Abgleich von Daten zwischen Programmen, eine Schnittstelle; sollen Antworten aus deinen Unterlagen kommen, ein KI-Assistent.
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Ablaufplan und Angebot
Deinen Ablaufplan schickst du mir in digitaler Form. Darin steht je Ablauf der Auslöser, dazu die geltenden Bedingungen und Regeln, die Wege der Daten und ihre Speicherorte. Danach schreibe ich dir ein Angebot: Festpreis oder Monatsbetrag, dazu die Reihenfolge, in der die Abläufe drankommen.
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Prototypen und Test
Nach deinem Ablaufplan baue ich Prototypen: erste Fassungen der Abläufe, die bereits funktionieren. Getestet wird zunächst mit Testdaten oder an einer Kopie; ich bessere nach, bis alles passt, und echte Daten kommen erst danach. An Stellen, an denen jemand entscheiden muss, etwa bevor ein Angebot hinausgeht, gibt dein Team in einem eigenen Schritt frei. Bricht ein Ablauf ab, erhalte ich eine Fehlermeldung, damit kein Vorgang unbemerkt hängen bleibt.
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Übergabe ans Team
Die ersten Durchläufe nach dem Start schauen wir uns gemeinsam an. Jeder Ablauf ist beschrieben: wodurch er startet und was er bewirkt. Fehlermeldungen gehen weiter an mich. Mit Monatsbetrag nehme ich mir danach den nächsten Ablauf vor.
Wie lange dauert das?Ablauf für Ablauf
Ab wann der erste Ablauf von selbst läuft
Die Dauer der Einrichtung hängt vor allem an zwei Dingen: wie viele Programme beteiligt sind und wie zügig ihr die Prototypen testet. Möchtest du einen Zeitplan, bekommst du einen mit ungefähren Zeitpunkten; wie schnell wir vorankommen, hängt von deinem Bedarf ab. Eine feste Dauer verspreche ich dir nicht.
- Am AnfangErstgespräch und Bestandsaufnahme
- Als NächstesAblaufplan und Angebot
- DannPrototypen und Test
- DanachÜbergabe ans Team
- Späterder nächste Ablauf
Viele Ausnahmen in einem Ablauf oder Daten, die erst bereinigt werden müssen, verlängern die Einrichtung.
Wenn ein Programm Daten nicht herausgibt
Kann ein beteiligtes Programm seine Daten nicht selbsttätig weiterreichen, erfährst du das vorab. Dann prüfen wir zwei Wege: einen Export oder eine eigens programmierte Schnittstelle.
Wie viel Zeit du am Ende sparst, garantiere ich nicht.
Was kostet das?Je Ablauf fest oder monatlich
Prozessautomatisierung Braunschweig: Kosten und Laufzeit
Du hast zwei Möglichkeiten: einen Festpreis für einzelne Abläufe oder einen festen Monatsbetrag, mit dem die Automatisierung laufend weitergeht.
Entweder: Festpreis je Ablaufeinmal für jeden Ablauf
Kündigen kannst du den Monatsbetrag formlos zum Ende des laufenden Monats, eine Mindestlaufzeit gibt es nicht.
Oder: Monatsbetraglaufend, statt Festpreis je Ablauf
Inklusive: Prototypen, Einrichtung, Beschreibung
Im Preis stecken für jeden Ablauf: Prototypen zum Testen, Einrichtung, Beschreibung und eine Fehlermeldung, die bei mir ankommt.
Ab der Übergabe sind Abläufe, Quelltext und Beschreibungen dein Eigentum, auch nachdem du den Monatsbetrag gekündigt hast.
Entdecken wir einen Fehler in meiner Arbeit, kostet die Korrektur keinen neuen Preis.
Erstgespräch, Bestandsaufnahme und Angebot sind kostenlos und unverbindlich.
Betrieben werden die Abläufe auf deinem Server oder auf dem Hosting, das ich für dich übernehme; Gebühren an einen Automatisierungsdienst fallen nicht an. Nutzungskosten für KI kommen getrennt hinzu, falls ein Ablauf sie verwendet. Kostet der Schnittstellenzugang beim Hersteller extra, zum Beispiel ein Zusatzmodul, weise ich das im Angebot aus; bezahlt wird direkt an den Hersteller.
Extra: Datenbereinigung. Anpassungen: im Monatsbetrag
Bevor es losgeht, müssen manchmal vorhandene Daten bereinigt werden, etwa Kunden, die doppelt existieren, oder uneinheitliche Schreibweisen. Das hat im Angebot einen eigenen Preis. Wird nach dem Start eines deiner Programme geändert, passe ich die Abläufe daran an: im Monatsbetrag inklusive, sonst nach Umfang einzeln berechnet.
Was die Kosten bestimmt
- Die Zahl der Abläufe
- Wie viele Programme an einem Ablauf beteiligt sind
- Ob deine Programme Daten von selbst liefern und annehmen
- Wie viele Bedingungen und Ausnahmen es gibt
- Ob zwischendurch geprüft oder freigegeben werden muss
- Wie ordentlich und einheitlich die vorhandenen Daten sind
Beide Preise legen wir nach der Bestandsaufnahme fest, und sie steigen nicht, wenn ein Ablauf aufwendiger ausfällt als geplant. Für weitere Abläufe oder Programme außerhalb des Vereinbarten oder für grundlegende Änderungen am Abgestimmten nenne ich dir die Kosten vorab.
Mit welchem Ablauf es losgeht, bestimmst du. Mit Monatsbetrag kommen weitere hinzu, und bestehende passe ich an, sobald sich bei dir im Betrieb etwas ändert.
Gesparte Zeit überschlagen: Durchläufe gegen Nacharbeit
Was das Protokoll festhält
- Wie viele Durchläufe jeder Ablauf laut Protokoll hatte
- Abbrüche und Fehlermeldungen sowie die Zeit zwischen Auslöser und Ergebnis
- Wie viel Zeit dein Team tatsächlich gewinnt, weißt nur du
Viele Durchläufe heißen noch nichts
- Zahlreiche eingerichtete Abläufe, die im Monat kaum anspringen
- Viele Durchläufe, die nur ein Fehler erzeugt, etwa weil Anfragen doppelt in der Kundenliste landen
- Abbrüche ohne Fehlermeldung, die keinem auffallen
- Eingesparte Minuten, die an anderer Stelle als Nacharbeit zurückkommen
Rechnen lässt sich nur eine Schätzung: Anzahl der Durchläufe, multipliziert mit der früheren Handarbeitszeit je Schritt in Minuten. Davon gehen Nacharbeit und Ausnahmen ab.
Was ich von dir brauche: Zugänge, echte Fälle, Tests im Team
Zu Beginn brauche ich deinen Ablaufplan und die Zugänge. Später geht es nur noch um Beispielfälle, Testläufe und Fragen zu Sonderfällen.
Zugänge und Konten
Die Zugänge richtest du ein, wie es für dich am einfachsten ist: per Einladung oder mit Zugangsdaten. Entfernen kannst du mich jederzeit, das Passwort ebenso ändern. Soweit sich Konten trennen lassen, zum Beispiel für ein KI-Modell, stehen sie auf deinem Namen. Laut Art. 28 DSGVO kann ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nötig sein; ist er nötig oder willst du ihn, schließe ich ihn mit dir. Eine Rechtsberatung ersetzt dieser Hinweis nicht.
Abläufe an echten Fällen gezeigt
Bei verwickelten Abläufen führt mich jemand aus deinem Team per Video durch echte Fälle, etwa eine Anfrage oder eine Rechnung. Welche Ausnahmen es gibt, sagst du mir. Sonderfälle, die selten vorkommen, erledigt dein Team weiter von Hand.
Dein Team testet mit
In der Testphase arbeitet dein Team im Alltag mit den Prototypen und meldet mir, wo es hakt. Die Leute im Tagesgeschäft erkennen Lücken und unpassende Regeln früher als jeder andere.
Datenflüsse und Abstimmung
Welche Daten wohin gehen, hält der Ablaufplan fest. Du entscheidest, wie eng wir uns abstimmen und ob du zum Beispiel Änderungen an einem Ablauf vorher sehen willst. Hast du einen IT-Dienstleister, kläre ich Zugänge und Rechte mit ihm.
Erstgespräch, Bestandsaufnahme und Angebot.
Alles kostenlos und unverbindlich.