Sonderfälle, die nur einer kennt
Über die Jahre ist deine Excel-Tabelle um Makros und Ausnahmen gewachsen, und durchschauen kann sie nur ein Mitarbeiter. Fällt er aus, etwa im Urlaub, bleibt Arbeit liegen oder die Beträge stimmen nicht mehr.
Jan Bittenbinder
Du sprichst direkt mit mir, und ich programmiere die Software selbst – ohne Projektleiter, der dazwischen vermittelt.
Individualsoftware für Braunschweig
Kann dein gekauftes Programm nur den Standardfall und bildet keine fertige Software deinen Ablauf ab, entwickle ich dir Individualsoftware für Braunschweig. Der Rest steckt dann oft in einer über Jahre erweiterten Excel-Tabelle mit Makros – hinterlegten Folgen von Arbeitsschritten –, deren Sonderfälle nur ein Mitarbeiter durchschaut. Ich nehme diese Regeln und Ausnahmen auf und richte Bedienung und Rechte je Rolle so ein, dass dein Team ohne dich zurechtkommt: als Kundenverwaltung (CRM) mit Kundenportal, als Lagerverwaltung oder als Programm für einen Ablauf, den es nur in deinem Betrieb gibt. Weil jede Sonderregel auf Dauer gepflegt werden will, kläre ich vor dem Entwickeln, ob ein fertiges Programm genügt, und rate dir dann dazu.
Auf Anfragen melde ich mich werktags innerhalb von 24 Stunden. Rund eine Stunde dauert das Erstgespräch; darin finden wir heraus, welcher Ablauf zurzeit an einer Tabelle oder an einem einzelnen Kopf hängt. Das Gespräch läuft per Video oder telefonisch, ganz wie es dir passt. Den Preis nenne ich dir nach der Bestandsaufnahme und vor dem ersten Arbeitsschritt.
Warum so viel an einer Tabelle und an dir hängt
Der Bedarf an eigener Software entsteht fast immer nebenbei: Zuerst wächst neben dem Tagesgeschäft eine Hilfstabelle, später übernimmt ein gekauftes Programm einen Teil, und was dazwischen fehlt, hält eine Person im Kopf zusammen. So geht es dem Handwerksbetrieb in Lehndorf genauso wie Händlern, Dienstleistern mit Außeneinsätzen, Zulieferern oder dem Technologiebüro am Forschungsflughafen.
Beispiel: Tabelle, Makro, Sonderfälle, Zettel und Rückfragen sind erfunden.
Das gekaufte Programm kennt nur den Standard
Gekaufte Programme sind häufig nur auf den Standardfall zugeschnitten. Besondere Konditionen, verliehene Geräte oder Aufträge, die sich über mehrere Tage ziehen, haben darin keinen Platz – sie landen auf Zetteln und in Zusatzlisten.
Alle Fragen gehen an dich
Ist der Auftrag schon raus, wo steckt der Lieferschein, haben wir das Teil noch? Solche Fragen landen bei dir, weil die Antworten über Tabellen, Postfächer und das Gedächtnis einzelner Leute verstreut sind. Bist du nicht ans Telefon zu bekommen, stehen Team und Kunden ohne Auskunft da.
CRM · Excel · Rollen · Belege · Lager
Individuelle Software: CRM, Kundenportal, Lager und mehr nach Maß
Welche Bausteine du brauchst, legen wir im Angebot fest.
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Excel
Deine Excel-Regeln in der Software
Ich nehme Formeln und Makros deiner Tabelle auseinander und frage nach dem, was nirgends aufgeschrieben ist – Mindestmengen, Sonderpreise, Fälle, die aus der Reihe fallen. Jede Regel setze ich um und zeige sie dir am Zwischenstand. Danach rechnet die Software für jeden im Team gleich.
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CRM
Kundenverwaltung mit eigenem Portal
Kontakte, Anfragen, Angebote, Wiedervorlagen und der Verlauf jedes Vorgangs liegen gebündelt an einem Ort, jeweils mit Zuständigkeit, Status und Termin. Wenn du willst, bekommen deine Kunden einen eigenen Zugang und sehen Auftragsstand, Lieferscheine, Rechnungen und Unterlagen selbst, ohne nachzufragen. Nützlich ist ein CRM allerdings nur so weit, wie dein Team es füllt und aktuell hält.
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Rollen
Bedienung und Rechte nach Rolle
Wo immer es geht, wählt dein Team aus Listen aus, statt Text einzutippen. Jede Rolle sieht nur das, was sie für ihre Arbeit braucht: der Vertrieb Preise und Angebote, die Disposition Termine und Einsätze, die Technikerin ihre Aufträge unterwegs am Handy. Wie sich die Anmeldung zusätzlich schützen lässt, beschreibe ich unter Härtung und Zugriffsschutz.
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Belege
Angebot, Lieferschein, Rechnung aus einem Guss
Angebot, Lieferschein und Rechnung entstehen aus demselben Datenstamm als PDF mit deinem Briefkopf – niemand tippt etwas doppelt. Für Firmenkunden im Inland gibt die Software Rechnungen zusätzlich als E-Rechnung aus, zum Beispiel als XRechnung oder ZUGFeRD; dort ersetzt die E-Rechnung das PDF laut Gesetz ab 2027 Schritt für Schritt. Texte und Zahlungsziele hinterlegst du einmal, und bei überfälligen Rechnungen gibt dir die Software einen Hinweis.
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Lager
Lager mit Meldebestand und Zähllisten
Jeder Zu- und Abgang wird beim Artikel gebucht, auf Wunsch direkt aus dem Lieferschein heraus; den Bestand rechnet die Software selbst weiter. Erreicht ein Artikel seinen Mindestbestand, meldet sich die Software; bei der Inventur helfen Zähllisten. Fehlt eine Entnahme in der Buchung ganz oder teilweise, zeigt die Software einen anderen Bestand als das Regal.
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Abläufe
Arbeitsscheine, Einsatzpläne, Prüfprotokolle
Abseits von Kundenverwaltung und Lager gibt es Abläufe, die ebenfalls eine eigene Lösung brauchen: Einsatzpläne, Arbeitsscheine, die Verwaltung von Leihgeräten und Maschinen oder Prüfprotokolle. Ich setze sie mit deinen Regeln und Rollen um – bedienbar am PC wie am Smartphone.
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Pflege
Pflege, wenn sich etwas ändert
Preise ändern sich, ein Produkt kommt dazu, ein Sonderfall taucht auf, den es bisher nicht gab – betriebseigene Regeln bleiben eine Daueraufgabe. Jede Anpassung spiele ich vorher in einer Testkopie mit echten Vorgängen durch, damit nichts kaputtgeht, was schon funktioniert.
Wie läuft das ab?
Software entwickeln lassen: Schritt für Schritt, mit Blick auf jeden Teilstand
Wir stimmen uns per Telefon, E-Mail oder WhatsApp ab. Ein freigegebenes Arbeitsbeispiel gibt es auf Anfrage.
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Gespräch und Bestandsaufnahme
Gemeinsam bestimmen wir, welcher Ablauf als Erstes in die Software wandert. Dann sichte ich Tabellen, Vorlagen und Programme und frage die Sonderfälle ab. Reicht ein fertiges Programm, empfehle ich dir das. Genügt es, deine vorhandenen Programme zu verbinden, verweise ich dich auf API-Schnittstellen; geht es um ganze Arbeitsabläufe, auf die Prozessautomatisierung.
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Umfang und Preis
Im Angebot stehen der Festpreis für die Entwicklung und der Preis für die spätere Betreuung, dazu die Abläufe, Ansichten und Rollen der ersten Fassung. Hast du zugesagt, gehen wir jede Regel und jeden Sonderfall im Gespräch durch, und ich setze sie gleich um. Abgestimmt wird an den Teilständen.
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Entwicklung und Datenübernahme
Ich baue die Software abschnittsweise und stelle jeden Teilstand im Browser bereit, damit Fehler im Ablauf früh auffallen. Deine Daten aus Excel oder dem bisherigen Programm übernehme ich, prüfe sie auf doppelte Einträge und Lücken und spiele sie ein. Vorher muss sich jede Regel in einer Kopie an Fällen aus deinem Alltag bewähren, vor allem an den Ausnahmen. Solange nicht alles passt, bleibt deine alte Tabelle in Gebrauch.
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Einführung, dann Pflege
Ich lege die Rollen an und weise dein Team an seinen eigenen Vorgängen ein, bis es ohne dich zurechtkommt. Danach sorge ich dafür, dass alles stabil läuft, und passe die Software an, sobald sich in deinem Betrieb etwas ändert.
Wie lange dauert das?Einige Wochen bis Monate, je nach Umfang
Ab wann dein Team mit der Software arbeitet
Für einen einzelnen Ablauf kann eine erste Fassung nach einigen Wochen im Einsatz sein; kommen Kundenportal und Datenübernahme dazu, sind es Monate. Einen Zeitplan mit ungefähren Zeitpunkten erstellen wir, wenn du das möchtest, und das Tempo bestimmst du mit deinem Bedarf. Zusagen kann ich keine feste Dauer.
- Am AnfangGespräch und Bestandsaufnahme
- DannAngebot mit Festpreis
- DanachEntwickeln, Daten übernehmen
- Im AnschlussEinführung, Pflege
- SpäterSoftware im Teamalltag
Stecken deine Daten in mehreren Tabellen, jede mit eigener Schreibweise, braucht die Übernahme länger.
Wenn später neue Ausnahmen auftauchen
Bringt der Alltag einen Sonderfall, den vorher niemand erwähnt hat, baue ich ihn nachträglich ein – als kleine Änderung im Rahmen der Betreuung oder, wenn er größer ausfällt, nach deiner Zusage zu einem eigenen Festpreis.
Eine Garantie auf Zeitersparnis gebe ich nicht.
Was kostet das?Festpreis plus Betreuung nach Umfang
Softwareentwicklung Braunschweig: Preis und Betreuung
Die Entwicklung kostet einen Festpreis; für die Betreuung danach lege ich einen Betrag nach Umfang fest, zum Beispiel als Monatsbetrag.
EntwicklungFestpreis
Den Monatsbetrag kannst du ohne Mindestlaufzeit formlos zum Ende jedes Monats kündigen.
Betreuung danachnach Umfang, etwa als Monatsbetrag
Im Festpreis enthalten
Dazu gehören die Erfassung deiner Regeln, die Entwicklung, die Übernahme deiner Daten, das Einrichten der Rollen und die Einweisung deines Teams.
Ab der Übergabe gehören dir Software und Quelltext, auch wenn du später kündigst. Deine Daten gebe ich dir jederzeit vollständig heraus, als Tabellen und Dateien.
Entdeckst du einen Fehler in meiner Arbeit, behebe ich ihn ohne neuen Preis.
Kostenlos und unverbindlich sind Erstgespräch, Bestandsaufnahme und Angebot.
Die Software läuft bei dir auf einem eigenen Server oder in einem Hosting, um das ich mich kümmere. Zur Betreuung zählen Betrieb, Updates, Sicherungen und kleinere Anpassungen; Größeres bekommt einen eigenen Festpreis. Fallen Kosten für fremde Dienste an, etwa für SMS, sage ich dir das vorher; bezahlt werden sie direkt beim Anbieter.
Extra: Schnittstellen und Datenbereinigung
Läuft ein Programm weiter, mit dem die Software Daten tauschen soll – etwa Buchhaltung oder Shop –, ist die Schnittstelle dorthin ein eigener Auftrag mit eigenem Preis. Müssen Altdaten vorher von Hand bereinigt werden, gilt das ebenso.
Was den Aufwand bestimmt
- Die Zahl der Abläufe, die in die Software sollen
- Die Menge an Regeln und Ausnahmen
- Ein Kundenzugang ja oder nein – und wie viele Rollen
- Wie vollständig und einheitlich die Daten vorliegen
- Programme, die angebunden werden sollen
- Die Zahl der Belege, die die Software selbst erzeugt
Beide Preise stehen nach der Bestandsaufnahme fest. Macht eine Regel mehr Arbeit als gedacht, bleibt es dabei. Kommen Abläufe, Ansichten oder Rollen hinzu oder ändert sich Abgestimmtes grundlegend, nenne ich dir die Kosten vorab.
Anfangen kannst du klein, zum Beispiel mit Angeboten und Aufträgen; Lager oder Kundenportal folgen später, jeweils zu einem eigenen Festpreis.
Woran sich zeigt, dass dein Team die Software statt der Tabelle nutzt
Messbar: Vorgänge, Buchungen, Abrufe
- Wie viele Vorgänge, Angebote und Buchungen über die Software laufen
- Wie häufig das Kundenportal genutzt wird, um Unterlagen zu holen, und wie stark Inventurzählung und Buchbestand auseinanderliegen
- Ob die Software dir Zeit spart, kannst nur du beurteilen
Warnzeichen, auf die ich achte
- Funktionen, die im Alltag niemand anfasst
- Das Büro loggt sich zwar ein, führt aber aus Misstrauen die alte Excel-Liste weiter
- Vorgänge im CRM, die weder Status noch Termin haben
- Lagerzahlen, die abweichen, weil Entnahmen nur teilweise gebucht werden
Wie viel Zeit die Software einspart, lässt sich nicht verlässlich messen. Dafür bräuchte es eine Angabe, wie lange dieselbe Arbeit früher gedauert hat, und die notiert kaum jemand.
Was du beisteuerst: Unterlagen, Sonderfälle, Tests an einer Kopie
Unterlagen und Zugänge bekomme ich von dir gleich zu Beginn; im weiteren Verlauf beantwortest du Fragen zu Ausnahmen und testest an einer Kopie mit.
Tabellen, Vorlagen, Zugänge
Du schickst mir deine Tabellen mit allen Makros, deine Vorlagen und – wenn ein Altprogramm abgelöst wird – einen Export seiner Daten. Zugänge gibst du mir nach Wahl per Einladung oder mit Zugangsdaten; du kannst mich jederzeit entfernen und das Passwort jederzeit ändern. Wo sich Konten trennen lassen, laufen sie auf deinen Namen.
Wer die Ausnahmen kennt
Die Person, die heute die Ausnahmen im Kopf hat, steht mir für Fragen zur Verfügung: Welche Kunden haben Sonderpreise, welche Aufträge laufen anders, was gilt bei Rückgaben? Ich baue das ein, du prüfst es am Zwischenstand.
Probelauf an einer Kopie
Bevor umgestellt wird, spielt dein Team Vorgänge der letzten Wochen in einer Testkopie durch – am besten die kniffligen. Was hakt, passe ich an. Erst dann schalten wir die alte Tabelle ab.
Abstimmung, IT-Dienstleister, Datenschutz
Was du vorab sehen möchtest – etwa die Rollen deines Teams – und wie eng wir uns abstimmen, legst du fest. Hast du einen IT-Dienstleister, kläre ich Server und Zugänge mit ihm. Für Kunden- und Mitarbeiterdaten in der Software gilt laut Gesetz die DSGVO; eine Rechtsberatung ist dieser Hinweis nicht. Ist ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nötig oder willst du einen, schließen wir ihn ab.
Erstgespräch, Bestandsaufnahme und Angebot.
Alles kostenlos und unverbindlich.