Erst gekauft, dann gesucht
Ein KI-Abo oder die neue Funktion im Büroprogramm ist bezahlt, bevor jemand festgelegt hat, welcher Ablauf damit schneller werden soll. Die Folge: Jeder setzt es anders ein, oder es bleibt liegen.
Jan Bittenbinder
Du sprichst direkt mit mir, und ich setze die Arbeiten selbst um. Webdesign seit 2020.
KI-Beratung für Braunschweig
Für Betriebe in Braunschweig biete ich KI-Beratung in Form eines Potenzialchecks an: Ich erfasse, wie die Arbeit bei dir abläuft, und ordne jeden Ablauf danach ein, ob sich KI dort wirtschaftlich lohnt oder nicht. Dafür rechne ich je Ablauf den Aufwand, also Einrichtung, laufende Gebühren und Zeit für die Kontrolle der Ergebnisse, gegen die Zeit, die du voraussichtlich sparst. Heraus kommt eine nach Nutzen geordnete Rangfolge. Installiert wird dabei nichts, und ob du die Punkte später mit mir oder einem anderen Anbieter umsetzt, entscheidest du.
Auf deine Anfrage bekommst du werktags binnen 24 Stunden eine Antwort. Das Erstgespräch dauert etwa eine Stunde; darin geht es um die Arbeiten, die bei dir am meisten Zeit verschlingen, und um das, was ihr mit KI schon ausprobiert habt. Gesprochen wird per Video oder am Telefon, wie es dir lieber ist. Den Preis nenne ich dir nach der Bestandsaufnahme und vor dem ersten Arbeitsschritt.
Weshalb der Nutzen von KI in deinem Betrieb noch unklar ist
Interesse an KI gibt es fast überall, einen Beleg, welcher Arbeitsschritt dadurch schneller wird, dagegen selten. Meist liegt das an drei Dingen: Angeschafft wird, bevor der Einsatz feststeht; für die heutigen Arbeiten gibt es keine Zeitwerte; und den Aufwand fürs Kontrollieren rechnet niemand ein. Das gilt für das Technologiebüro ebenso wie für Versicherungsagentur, Sanitärbetrieb oder Café.
Beispiel: Betrieb, Abo, Abläufe, Zeiten und Prüfaufwand sind erfunden.
Keine Zahlen zum heutigen Aufwand
Wie oft im Monat ein Angebot entsteht oder ein Dienstplan gebaut wird und wie lange das jeweils dauert, hat nie jemand notiert. Ohne diese Werte lässt sich keine Ersparnis ausrechnen.
Kontrolle, die keiner einplant
Den Entwurf liefert die KI schnell, gegenlesen muss ihn trotzdem ein Mensch. Wo ein Fehler Geld kostet, etwa bei Preisen, Mengen oder Lieferterminen, dauert die Kontrolle manchmal so lange wie die Arbeit von Hand. Einrichtung und laufende Gebühren stellt dann ebenfalls niemand dem Nutzen gegenüber.
Erfassen · Rechnen · Ausprobieren · Ordnen
KI-Potenzialanalyse: Nutzen rechnen, Daten klären, Alternativen finden
Welche dieser Bausteine dein Betrieb braucht, legt das Angebot fest.
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Aufnahme
Abläufe so erfassen, wie sie wirklich laufen
Aus deinen Angaben erfahre ich, wer einen Ablauf erledigt, welche Programme, Daten und Ausnahmen dazugehören und wo Zeit verloren geht. Dadurch passen die Vorschläge zu eurem Alltag.
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Bewertung
Kosten und Ersparnis je Ablauf
Für jeden Ablauf rechne ich aus, was KI dort kostet, an Einrichtung, Gebühren und Prüfzeit, und welche Zeitersparnis zu erwarten ist. Jede Schätzung steht mit ihren Annahmen da, damit du nachrechnen kannst.
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Vorhandenes
Was deine Programme schon können
Bürosoftware, Buchhaltung und Branchenprogramme haben inzwischen oft eigene KI-Funktionen, manche stecken schon im laufenden Abo. Ich kläre, was bei dir vorhanden ist und was davon genutzt wird, bevor ein zusätzliches Werkzeug auf die Liste kommt.
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Feste Regel
Feste Regel statt KI
Läuft ein Arbeitsschritt immer gleich, ohne Abweichungen, genügt oft eine Automatisierung mit festen Regeln, deren Ergebnisse niemand einzeln kontrollieren muss. Was selten vorkommt oder bei Fehlern teuer wird, setze ich mit Begründung ans Ende der Liste.
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Daten
Welche Daten, welche Regeln
Ich halte fest, auf welche Daten eine KI in einem Ablauf zugreifen müsste, zum Beispiel Angaben zu Kunden oder Beschäftigten. Bei personenbezogenen Daten greift die DSGVO. Für KI selbst regelt die EU-KI-Verordnung unter anderem die KI-Kompetenz (Art. 4) und Pflichten zur Transparenz (Art. 50). Betroffene Stellen kennzeichne ich in der Liste und prüfe sie nach bestem Wissen; eine Rechtsberatung ist das nicht.
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Probe
Probe mit echten Beispielen
Für Abläufe weit oben auf der Liste prüfe ich, soweit das Angebot es vorsieht, an ein paar freigegebenen Beispielen aus deinem Betrieb, ob eine KI die Aufgabe sauber erledigt und wie viel Nacharbeit übrig bleibt. Kunden- und Mitarbeiterdaten kommen dabei nicht vor. Die Einschätzung dieser Abläufe ist damit erprobt und nicht nur angenommen.
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Liste
Wege zur Umsetzung, vom Vorhandenen bis zum Neubau
Zu jedem Punkt der Liste nenne ich den passenden Weg, zum Beispiel eine Funktion, die schon in deinen Programmen steckt, eine Prozessautomatisierung, einen KI-Assistenten, eine Verbindung über eine API-Schnittstelle oder eigens gebaute Individualsoftware. Welche Punkte du angehst, entscheidest du.
Wie läuft das ab?
KI-Potenzialcheck: Schritt für Schritt zur geordneten Liste
Wir stimmen uns per Telefon, E-Mail oder WhatsApp ab. Auf Anfrage bekommst du ein freigegebenes Arbeitsbeispiel zu sehen.
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Erstgespräch und erster Überblick
Zuerst grenzen wir ein, welche Bereiche dazugehören, zum Beispiel Büro, Kundendienst oder Lager. Dann schaue ich mir deine Programme an und frage, wie dein Team KI bisher einsetzt. Ist dein Ziel schon klar, zum Beispiel ein Assistent, der Fragen aus deinen eigenen Unterlagen beantwortet, empfehle ich dir gleich den KI-Assistenten.
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Umfang und Festpreis
Im Angebot steht ein Festpreis; gehen wir in Etappen vor, bekommt jeder Bereich seinen eigenen. Festgehalten ist darin, welche Abläufe ich erfasse, mit wem aus deinem Team ich rede und ob einzelne Abläufe eine Probe bekommen.
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Aufnahme der Abläufe
Den Anfang machen deine Angaben, digital geschickt: Häufigkeit und Dauer jedes Ablaufs, beteiligte Programme und Daten und die Stellen, an denen ein Fehler teuer wird. Danach sehe ich mir die Abläufe an. Ich richte dabei nichts ein und verändere nichts.
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Bewertung und Rangliste
Ich stelle Aufwand und erwartete Ersparnis nebeneinander und bringe die Abläufe in eine Reihenfolge. Die Liste gehen wir gemeinsam durch: was sich lohnt, in welcher Abfolge, und was nicht, immer mit Begründung. Fehlt dir noch ein Plan, arbeite ich ihn aus.
Wie lange dauert das?Zuerst die Liste, danach die Umsetzung
Wann deine Liste fertig ist und wie es weitergeht
Die Dauer hängt davon ab, wie viele Abläufe wir aufnehmen, wie schnell deine Angaben kommen und wann dein Team Zeit für Gespräche hat. Ob KI tatsächlich Zeit spart, zeigt sich erst bei der Umsetzung. Eine feste Dauer sage ich nicht zu.
- ZuerstErstgespräch und erster Überblick
- Als ZweitesAngebot zum Festpreis
- DannErfassen der Abläufe
- DanachBewertung und Rangliste
- SpäterErste Punkte umsetzen
Arbeitet dein Betrieb an mehreren Standorten oder im Schichtbetrieb, braucht die Aufnahme mehr Zeit als in einem kleinen Büro.
Wenn KI sich nirgends lohnt
Findet sich kein Ablauf, in dem KI sich lohnt, bekommst du das offen gesagt. Die Liste zeigt dann, ob eine feste Regel weiterhilft.
Garantieren kann ich keine Ersparnis.
Was kostet das?Einmalig, ohne Vertragslaufzeit
KI-Beratung Braunschweig: was der Potenzialcheck kostet
Den Potenzialcheck berechne ich einmalig zum Festpreis; auf Wunsch teilen wir ihn nach Bereichen auf, jeder mit eigenem Festpreis.
KI-Potenzialcheckeinmaliger Festpreis
Es bleibt bei einem einmaligen Auftrag; eine Vertragslaufzeit entsteht nicht.
Laufende Kostenkeine, kein Abo
Was im Festpreis enthalten ist
Inklusive sind die Aufnahme deiner Abläufe, der Vergleich zwischen Aufwand und voraussichtlicher Ersparnis, die Liste mit Prioritäten und unser Gespräch darüber.
Die Liste ist dein Eigentum und bleibt es, auch wenn kein Folgeauftrag kommt.
Fehler in meiner Arbeit behebe ich ohne neuen Preis.
Erstgespräch, Bestandsaufnahme und Angebot sind kostenlos und unverbindlich.
Anschaffen musst du für den Check nichts, weder ein Werkzeug noch ein Abo; Proben laufen über meine eigenen Konten.
Umsetzung und Gebühren extra
Jeder umgesetzte Listenpunkt ist ein eigener Auftrag mit eigenem Preis, ob Individualsoftware, eine Prozessautomatisierung oder ein KI-Assistent. Die Nutzungsgebühren von KI-Werkzeugen zahlst du direkt beim Anbieter.
Was den Aufwand bestimmt
- Die Zahl der Abläufe, die ich aufnehme
- Wie viele Bereiche oder Standorte beteiligt sind
- Die Zahl der Gesprächspartner in deinem Team
- Ob du schon Zahlen zu den Abläufen hast
- Wie viele Programme in einem Ablauf stecken
- Ob einzelne Abläufe eine Probe bekommen
Der Preis steht nach der Bestandsaufnahme fest und bleibt auch dann, wenn ein Ablauf aufwendiger ist als gedacht. Für zusätzliche Abläufe oder Bereiche und für grundlegende Änderungen am Vereinbarten nenne ich dir die Kosten vorher.
Anfangen kannst du klein, zum Beispiel nur mit dem Kundendienst, und weitere Bereiche später ergänzen.
Eine KI-Beratung ist nur so gut wie ihre nachprüfbaren Zahlen
Was sich messen lässt
- Häufigkeit eines Ablaufs und seine heutige Dauer
- Bei einer Probe der Anteil der KI-Ergebnisse, die ohne Nacharbeit brauchbar waren
- Wie viel Alltagszeit frei wird, kannst nur du beurteilen
Woran du Scheinnutzen erkennst
- Ein teamweites KI-Abo, das kaum genutzt wird
- Ideensammlungen ohne Angaben zu Aufwand, Ersparnis oder Reihenfolge, die in der Schublade landen
- Entwürfe, die zwar schnell da sind, aber Wort für Wort geprüft werden müssen
- Ersparnis in Prozent aus einer Herstellerstudie, ohne eigene Messung in deinem Betrieb
Vor der Umsetzung bleibt jede Ersparnis eine Schätzung. Darum nenne ich in der Liste zu jeder Schätzung ihre Grundlage.
Was du und dein Team beitragen: Angaben und Zeit für die Aufnahme
Die meiste Arbeit habt ihr bei der Aufnahme. Danach kommen nur noch Rückfragen und deine Entscheidung, was umgesetzt wird.
Zeit für Gespräche, Zugänge meist unnötig
Für die Aufnahme spreche ich mit den Leuten, die die Abläufe erledigen. Zugänge zu deinen Programmen brauche ich meistens nicht. Sollen eingebaute KI-Funktionen geprüft werden, entscheidest du, wie ich hineinkomme: per Einladung, mit eigenem Nutzer oder über deine Zugangsdaten. Entfernen kannst du mich jederzeit, ebenso das Passwort ändern.
Echte Beispiele und Zahlen
Zu jedem Ablauf hätte ich gern einige echte Beispiele, zum Beispiel eine Kundenanfrage, ein fertiges Angebot oder einen Lieferschein. Häufigkeit und Dauer ermittle ich aus deinen Angaben und bei der Aufnahme.
Das Wissen deines Teams
Die Leute, die einen Ablauf jeden Tag machen, kennen die Zeitfresser und die teuren Fehlerstellen am besten. Erklär deinem Team vorher, wozu der Check dient; ehrliche Antworten machen die Schätzungen genauer.
Abstimmung, Betriebsrat und Datenschutz
Wie oft wir uns abstimmen und was du vorab sehen möchtest, zum Beispiel die Auswahl der Abläufe, bestimmst du. Auf Wunsch hole ich deinen Datenschutzbeauftragten, den Betriebsrat oder deinen IT-Dienstleister dazu.
Erstgespräch, Bestandsaufnahme und Angebot.
Alles kostenlos und unverbindlich.