Keine fertige Verbindung
Ab Werk tauschen viele Programme nur mit einem Teil der übrigen Software Daten aus. Gehört deine Kombination nicht dazu, landen Anfragen, Bestellungen und Termine über die Tastatur im zweiten Programm.
Jan Bittenbinder
Du sprichst direkt mit mir, und ich setze die Arbeiten selbst um. Webdesign seit 2020.
API-Schnittstellen für Braunschweig
Arbeitet dein Betrieb in Braunschweig mit Buchhaltung, Warenwirtschaft, Kalender, Kundenverwaltung und Website, verbinde ich diese Programme über API-Schnittstellen, damit sie Daten untereinander austauschen. Hinter der Abkürzung API steckt das Wort Programmierschnittstelle: eine festgelegte Stelle, an der ein Programm anderen gezielt bestimmte Daten herausgibt und selbst welche entgegennimmt. Für jedes Feld bestimme ich, in welchem Programm es ankommt und in welchem Format, und der Abgleich startet zu festen Zeiten oder direkt nach jeder Änderung. Ältere Programme haben häufig keinen brauchbaren Datenzugang. Wie es bei deiner Software aussieht, prüfe ich, bevor ich ein Angebot schreibe.
Auf deine Anfrage antworte ich werktags innerhalb von 24 Stunden. Etwa eine Stunde dauert das Erstgespräch; darin gehen wir durch, welche Programme bei dir laufen und an welchen Stellen jemand Daten von Hand überträgt. Wir sprechen per Video oder am Telefon, wie du willst. Den Preis nenne ich dir nach der Bestandsaufnahme, bevor ich anfange.
Was verhindert, dass deine Programme zusammenarbeiten
Daten, die zwischen zwei Programmen von Hand weitergegeben werden, gehören in vielen Betrieben zum Alltag. Meist steckt einer von drei Gründen dahinter: Die Felder passen nicht zueinander, eine fertige Verbindung gibt es nicht, oder der Abgleich läuft nur hin und wieder. Das trifft die Tischlerei mit Anfrageformular und Terminkalender genauso wie Zahnarztpraxis, Fachhandel, Zulieferer oder Onlineshop.
Beispiel: Programme, Felder, Adresse, Datum, Bestände und Zeiten sind erfunden.
Unterschiedlich aufgebaute Datenfelder
Die Kundenverwaltung führt Straße und Hausnummer getrennt, die Buchhaltung in einem einzigen Feld. Ein Termin am 14.11.2026 erscheint im anderen Programm als 2026-11-14. Beim Einlesen bricht der Vorgang mit einer Fehlermeldung ab, oder derselbe Kunde ist danach zweimal angelegt.
Exportdatei erst bei Gelegenheit eingespielt
Gibt ein Programm seine Daten als Datei heraus, spielt sie oft erst jemand ein, wenn gerade Luft ist, etwa einmal pro Woche. Bis dahin stehen auf Website oder im Shop überholte Lagerzahlen und Preise, und frisch gebuchte Termine fehlen im zweiten Kalender.
DATEV · Formate · CRM · Kalender · Website
Schnittstellen programmieren lassen: DATEV, CRM und Kalender
Was davon dein Betrieb wirklich braucht, legt das Angebot fest.
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DATEV
Buchungsstapel für DATEV und die Buchhaltung
Rechnungen, die in deinem Auftrags- oder Shopprogramm entstehen, kommen ohne Abtippen im Buchhaltungsprogramm an. Nutzt dein Steuerbüro DATEV, bekommt es die Buchungen als Stapel im DATEV-Format, den es direkt einlesen kann; welche Buchungskonten gelten, entscheidet weiter das Steuerbüro. Die Rechnungsdateien selbst gehen auf einem eigenen Weg als Belege dorthin, zum Beispiel über DATEV Unternehmen online.
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Formate
Felder zuordnen, Formate umrechnen
Ich lege beim Programmieren für jedes Feld fest, wo es im anderen Programm hingehört, und rechne Formate passend um: Datumsangaben, Preise mit oder ohne Mehrwertsteuer, Einheiten. Häufig kommen die Daten als JSON an. Das ist ein schlichtes Textformat, in dem vor jeder Angabe steht, zu welchem Feld sie gehört. Über eine gemeinsame Kennung, etwa die Kundennummer, erkennt die Schnittstelle Datensätze, die es schon gibt.
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CRM
Formularanfragen landen im CRM
Wer auf deiner Website das Formular abschickt, erscheint mit Name, Nachricht und der Seite, auf der er es ausgefüllt hat, direkt in deinem CRM, dem Programm, in dem du Kunden und Anfragen führst. Abtippen fällt weg.
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Kalender
Online gebuchte Termine im Kalender
Termine, die Kunden online buchen, trägt die Schnittstelle in deinen Google- oder Outlook-Kalender ein. Umgekehrt sind Zeiten, die dort schon belegt sind, online nicht mehr wählbar. So kommt es seltener zu Überschneidungen, auch wenn du Telefontermine weiter selbst einträgst.
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Website
Bestände aus dem Fachprogramm online
Pflegst du Artikel, Kurstermine, Fahrzeuge oder Immobilien in einem Fachprogramm, erscheinen sie auf deiner Website, ohne dass jemand sie ein zweites Mal eingibt. Was verkauft ist, verschwindet nach dem nächsten Lauf. Lässt du einen neuen Onlineshop bauen, ist die Anbindung der Warenwirtschaft dort schon Teil der Leistung.
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Abgleich
Zeitgesteuert oder per Webhook
Läuft der Abgleich nach Zeitplan, dann etwa jede Nacht. Soll jede Änderung sofort ankommen, nutze ich einen Webhook, wenn das Programm einen anbietet: Dabei meldet es sich von selbst, sobald zum Beispiel eine Bestellung eingeht. Einige Programme stellen diese Meldungen nach mehreren Fehlversuchen ohne Hinweis ein, und einzelne Meldungen können auch so verloren gehen. Deshalb vereinbaren wir vorab, wie Verpasstes nachgeholt wird, etwa im nächtlichen Lauf. Zu jedem Lauf entsteht ein Protokoll.
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Alte Software
Ältere Software ohne Datenzugang
Ältere Programme haben oft gar keine Schnittstelle oder eine, die zu wenig hergibt. Dann sehe ich mir an, ob eine regelmäßig exportierte Tabelle als Quelle ausreicht. Rechnet sich keine Anbindung, sage ich dir das offen. Soll das alte Programm ersetzt werden, ist das ein Fall für Individualsoftware.
Wie läuft das ab?
Vom Erstgespräch zur getesteten API-Anbindung
Wir stimmen uns per Telefon, E-Mail oder WhatsApp ab. Auf Anfrage zeige ich dir ein freigegebenes Arbeitsbeispiel.
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Erstgespräch und Bestandsaufnahme
Zuerst klären wir, welche Daten heute abgetippt oder kopiert werden und welches Programm sie am Ende braucht. Für jedes Programm prüfe ich dann, was seine Schnittstelle leistet und ob der Hersteller für die Nutzung eine Gebühr nimmt. Es geht dabei um den Abgleich von Daten; sollen ganze Arbeitsabläufe von selbst laufen, ist das Prozessautomatisierung.
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Umfang und Festpreis
Im Angebot stehen der Festpreis und, wenn du die spätere Betreuung willst, ein Monatsbetrag. Es nennt die Programme, die ich verbinde, die Richtung, in die Daten fließen, und ob nach Zeitplan oder bei jeder Änderung abgeglichen wird. Hast du zugesagt, lege ich Feldzuordnung und Formate fest. Ob sie stimmen, kontrollierst du im Testlauf.
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Programmierung und Test
Die Verbindung programmiere ich und teste sie zunächst mit Testdaten. Bringt das Programm eine Testumgebung mit, eine Kopie, in der man gefahrlos ausprobieren kann, arbeite ich darin; fehlt sie, lege ich deutlich als Test markierte Einträge an und entferne sie anschließend. In deinen eigenen Programmen siehst du nach, ob alles passt: Kommt der Testkunde etwa mit der richtigen Anschrift an? Umgestellt auf echte Daten wird erst nach einem Testlauf, der in allen Punkten stimmt.
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Start mit echten Daten
Die ersten Läufe mit echten Daten begleite ich und sehe mir Protokolle und Ergebnisse an. Eine kurze Übersicht der Felder bekommst du als Dokumentation, und Fehlermeldungen landen bei mir. Danach entscheidest du, ob die Verbindung in meiner Betreuung bleibt.
Wie lange dauert das?Testdaten zuerst, Echtdaten danach
Wie lange es dauert, bis die Verbindung steht
Die Dauer richtet sich vor allem danach, wie viele Programme und Felder beteiligt sind. Möchtest du einen Zeitplan, schreibe ich auf, was bis wann fertig sein soll; die Termine darin sind Richtwerte. Eine feste Dauer sage ich nicht zu. Eilt es, stimmen wir uns in kurzen Abständen ab, und du siehst Zwischenstände.
- Am AnfangGespräch und Bestandsaufnahme
- Als NächstesAngebot mit Festpreis
- DannProgrammierung, Testlauf
- DanachStart, erste echte Abgleiche
- Auf DauerAbgleich im Alltag
Sind alte Programme beteiligt oder müssen vorhandene Daten zuerst bereinigt werden, braucht es in der Regel mehr Zeit.
Falls ein Abgleich hakt
Die Fehlermeldung eines gescheiterten Abgleichs geht an mich statt an deine Mitarbeiter. Im Protokoll sehe ich, wo es klemmt, zum Beispiel bei einem einzelnen Datensatz oder beim Zugang.
Dass jeder Abgleich fehlerfrei läuft, kann ich nicht garantieren.
Was kostet das?Monatsbetrag nur bei Betreuung
API-Schnittstellen Braunschweig: Kosten und Festpreis
Die Programmierung kostet einen Festpreis. Ein fester Monatsbetrag kommt nur hinzu, wenn ich die Schnittstelle danach weiter betreue.
ProgrammierungFestpreis
Den Monatsbetrag kannst du ohne Mindestlaufzeit formlos zum Ende des laufenden Monats kündigen.
Betreuung, wenn du willstdanach fester Monatsbetrag dazu
Inklusive: Feldzuordnung, Programmierung, Test
Im Festpreis stecken die Zuordnung der Felder, die Programmierung, der Testlauf, meine Begleitung beim Start und eine kurze Dokumentation.
Ab der Übergabe gehören dir Schnittstelle und Quelltext, ob mit oder ohne Betreuung.
Zeigt sich ein Fehler in meiner Arbeit, behebe ich ihn ohne neuen Preis.
Erstgespräch, Bestandsaufnahme und Angebot kosten dich nichts und verpflichten dich zu nichts.
Manche Hersteller berechnen den Zugang zu ihrer Schnittstelle, zum Beispiel als Zusatzmodul. Solche Kosten stehen vorher im Angebot, und du bezahlst sie direkt beim Hersteller.
Extra: Datenbereinigung und geänderte Hersteller-Schnittstellen
Sind vorhandene Daten vor dem ersten Abgleich aufzuräumen, zum Beispiel doppelt angelegte Kunden oder Artikelnummern in verschiedenen Schreibweisen, führt das Angebot das mit eigenem Preis auf. Genauso ist es, wenn ein Hersteller seine Schnittstelle umbaut und du keine Betreuung vereinbart hast.
Was den Aufwand bestimmt
- Die Zahl der Programme, die verbunden werden
- Wie viele Datensätze und Felder übertragen werden
- Fluss in eine oder in beide Richtungen, und welches Programm Vorrang hat
- Ob jede Änderung sofort abgeglichen werden soll
- Wie gut die Schnittstellen dokumentiert sind
- Wie viele vorhandene Daten vorher bereinigt werden müssen
Nach der Bestandsaufnahme steht der Festpreis, und er bleibt, auch wenn die Arbeit mehr Zeit braucht als geplant. Sollen weitere Programme oder Felder dazukommen oder ändert sich Vereinbartes grundlegend, erfährst du die Kosten vorher.
Was die Betreuung kostet, samt Anpassungen nach Updates, lege ich je nach Umfang einzeln fest. Hast du keinen eigenen Server, übernehme ich das Hosting; du kannst es aber auch selbst buchen.
Woran du merkst, dass die Handarbeit wegfällt
Datensätze, Läufe und Fehler im Blick
- Wie viele Datensätze ein Abgleich überträgt und zu welcher Uhrzeit er lief
- Welche Abgleiche scheitern, aus welchem Grund und wie lange die Behebung gedauert hat
- Wie viel Zeit dein Team dadurch gewinnt, weißt nur du
Zahlen, die trotz Abgleich wenig belegen
- Hohe Datensatzzahlen, bei denen Felder vertauscht sind
- Ein fehlerfrei gemeldeter Abgleich, der trotzdem Dubletten erzeugt, weil jedes Programm eigene Kundennummern vergibt
- Ein Abgleich in Echtzeit, obwohl einmal täglich genügt
- Gelieferte Daten, die niemand nutzt
Ob im Team wirklich weniger getippt wird, hängt auch daran, dass alle in den verbundenen Programmen arbeiten. Ein Zettel oder eine private Tabelle nebenher läuft an der Verbindung vorbei.
Was du beisteuerst: Zugänge, Wissen, Kontrolle im Test
Zugänge brauche ich nur einmal zu Beginn. Danach zählen vor allem dein Wissen über die Abläufe und deine Kontrolle im Testlauf.
Zugänge, so knapp wie möglich
Ob du mich einlädst oder mir Zugangsdaten gibst, entscheidest du. Du kannst mich jederzeit entfernen oder das Passwort ändern; trennbare Konten stehen auf deinem Namen. Die Rechte halte ich je Verbindung knapp: Daten abrufen ja, löschen nein.
Wer was wo eingibt
Von dir erfahre ich, wer welche Daten in welches Programm einträgt und welches Programm bei Widersprüchen gewinnt, bei Adressen zum Beispiel das CRM. Ausnahmen wie Sammelrechnungen kennt nur dein Betrieb; wir spielen sie im Testlauf gezielt durch.
Kunden- und Mitarbeiterdaten
Laut Art. 4 DSGVO gilt auch das Übermitteln und Abgleichen solcher Daten als Verarbeitung. Über die Verbindung gehen nur die Daten, auf die wir uns im Testlauf geeinigt haben. Ist ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nötig oder möchtest du einen, schließe ich ihn mit dir. Eine Rechtsberatung ist das nicht.
Abstimmung mit dir und deiner IT
Wie eng wir uns abstimmen, bestimmst du, etwa ob du Anpassungen nach Updates vorher sehen willst. Kümmert sich ein IT-Dienstleister um deine Programme oder deinen Server, spreche ich mich mit ihm ab.
Erstgespräch, Bestandsaufnahme und Angebot.
Alles kostenlos und unverbindlich.