In Hildesheim baue ich Prozessautomatisierung als Code, den ich selbst schreibe – ganz ohne Automatisierungsdienst eines anderen Anbieters. Ein Ablauf übernimmt damit die Schritte, die zwischen deinen vorhandenen Programmen immer gleich anfallen. Angaben, etwa aus einer Terminbuchung, erfasst du einmal; danach muss sie niemand mehr in Kundenliste, Kalender oder Buchhaltung eintragen. Jeder Ablauf wartet auf einen Auslöser, prüft dann seine Bedingungen und arbeitet anschließend seine Regeln ab – also die Schritte, die er erledigen soll. Je häufiger ein Vorgang vorkommt, desto eher rechnet sich das; Seltenes bleibt Handarbeit.
Werktags melde ich mich innerhalb von 24 Stunden zurück. Unser Erstgespräch dauert etwa eine Stunde, telefonisch oder per Video. Darin geht es um die Stellen, an denen bei dir doppelt eingegeben, gesucht oder nachgefragt wird. Die Kosten nenne ich dir nach der Bestandsaufnahme – bevor die Arbeit losgeht.
Terminbestätigungen einzeln von Hand verschicken – das ist einer dieser Handgriffe, die immer gleich ablaufen und sich trotzdem jeden Tag wiederholen. Dazu kommen Angaben, die mehrfach eingetippt werden, Erinnerungen, die an einer Person hängen, und Belege, die jemand von Hand ablegt. Das betrifft das Bauunternehmen genauso wie die Hausarztpraxis, den Pflegedienst, das Ingenieurbüro, den Zulieferbetrieb, das Fachgeschäft in der Innenstadt und den Onlineshop.
Beispiel: Anfrage, Telefonnummer, Termine, Belege und Ordner sind erfunden.
Was in einer Anfrage-Mail steht – Name, Telefonnummer, Anliegen –, tippt jemand einzeln in Kundenliste, Kalender und Angebot. Zwei vertauschte Ziffern bleiben dabei leicht unbemerkt; spätestens der Rückruf bei einem falschen Anschluss bringt sie ans Licht.
Nachfassen, bestätigen, erinnern: Angebote, Termine und offene Rechnungen brauchen jemanden, der daran denkt. Ist diese Person nicht im Haus, ruht das alles.
Herunterladen, umbenennen, ablegen oder ans Steuerbüro weiterschicken: Das geschieht mit jedem Mailanhang – ob Eingangsrechnung, Lieferschein oder Baustellenfoto – von Hand. Der einzelne Schritt ist einfach, doch über den Tag verteilt wird daraus eine Daueraufgabe. Und wo ein Beleg falsch einsortiert wurde, merkt man erst, wenn ihn jemand braucht und nicht findet.
Termine · Anfragen · Ablage · Übersichten
Welche davon für deinen Betrieb infrage kommen, regelt das Angebot.
Analyse
Ich gehe jeden Ablauf aus deinem Plan durch: Wer kümmert sich darum, wie oft fällt er an, welches Programm und welche Daten stecken dahinter, wo gibt es Ausnahmen? Auf dieser Grundlage schlage ich vor, die häufigsten Abläufe zuerst anzugehen. Auch KI kann ein Teil davon sein; ob das bei dir lohnt, klärt der KI-Potenzialcheck.
Termine
Sobald ein Termin gebucht ist, geht die Bestätigung automatisch raus, kurz vorher folgt die Erinnerung – Einzelmails von Hand entfallen. Für Angebote ohne Rückmeldung legt der Ablauf nach einer von dir festgelegten Anzahl von Tagen eine Wiedervorlage an. Kennt er den Zahlungsstand aus der Buchhaltung, mahnt er nach deiner Frist offene Rechnungen an; sonst informiert er dein Team über die offenen Posten.
Anfragen
Kommt eine neue Anfrage herein – über dein Kontaktformular oder per E-Mail –, wird sie vom Ablauf in der Kundenliste angelegt; der Kunde bekommt eine Bestätigung des Eingangs, die zuständige Person einen Kalendereintrag mit der Aufgabe. Fehlt etwas, geht die Anfrage vorher an eine Kollegin oder einen Kollegen, um beim Kunden nachzufragen.
Belege
Lieferscheine, Eingangsrechnungen und Baustellenfotos aus dem Postfach sichert der Ablauf mit einheitlichem Dateinamen im passenden Verzeichnis oder leitet sie an die zuständige Stelle weiter. Herunterladen, Umbenennen und Einsortieren entfallen.
Rechnungen
Liegen Angebot, Auftrag und Rechnung bei dir in getrennten Programmen, überträgt der Ablauf Kunde und Positionen automatisch von einem zum nächsten. Ist eine Rechnung fertig, schickt er sie an deine Buchhaltung oder dein Steuerbüro.
Übersichten
Jeden Donnerstag die Angebote, die noch auf Antwort warten, und einmal im Monat die Zahl der verschickten Rechnungen: Der Ablauf liest das aus deinen Programmen aus und schickt es dir per E-Mail. Eine Tabelle von Hand zu pflegen ist nicht mehr nötig.
Ablösung
Hat bei dir früher jemand Automatisierungen eingerichtet – ein Mitarbeiter, der nicht mehr da ist, oder ein Dienstleister –, untersuche ich, was sie bewirken, und beschreibe es. Funktionen, die du behalten willst, schreibe ich auf Wunsch neu; Doppeltes oder Überflüssiges kommt mit deinem Einverständnis weg.
Wie läuft das ab?
Wir besprechen uns per Telefon, E-Mail oder WhatsApp, ganz wie es dir passt. Wenn du sehen willst, wie so etwas aussieht, schicke ich dir ein freigegebenes Arbeitsbeispiel.
Du beschreibst mir, wie die Arbeit bei dir heute läuft. Sind Abläufe verwickelt, spreche ich zusätzlich mit den Mitarbeitern, die sie erledigen – per Video. Wichtig sind dabei die beteiligten Programme und die Frage, ob sie Daten selbsttätig weiterreichen. Von Vorgängen, die zu selten vorkommen, rate ich beim Automatisieren ab. Für manche Aufgaben ist ein anderer Weg richtig: Fehlt dir ein geeignetes Programm, hilft Individualsoftware; sollen zwei Programme nur Daten abgleichen, eine Schnittstelle; geht es um Antworten auf Basis deiner Dokumente, ein KI-Assistent.
Deinen Ablaufplan bekomme ich in digitaler Form – mit dem Auslöser jedes Ablaufs, den Bedingungen und Regeln, den Datenflüssen und den Speicherorten. Auf dieser Basis erstelle ich das Angebot: Festpreis oder Monatsbetrag, samt Vorschlag, in welcher Folge die Abläufe entstehen.
Zuerst entstehen Prototypen: erste Versionen, die schon funktionieren. Ich teste sie an einer Kopie oder mit Testdaten und verbessere sie, bis die Ergebnisse passen. Echte Daten bekommen sie erst im Anschluss. An Stellen, an denen ein Mensch entscheiden muss – etwa ob ein Angebot verschickt wird –, setze ich einen Freigabeschritt für dein Team. Bleibt ein Ablauf mittendrin stehen, erhalte ich automatisch eine Fehlermeldung – damit nichts liegen bleibt, ohne dass es jemand merkt.
Nach dem Start verfolgen wir die ersten Durchläufe gemeinsam. Du bekommst zu jedem Ablauf eine kurze Beschreibung von Auslöser und Wirkung, und Fehlermeldungen laufen bei mir auf. Mit Monatsbetrag wende ich mich anschließend dem nächsten Ablauf zu.
Wie lange dauert das?Abläufe kommen nacheinander
Die Einrichtungsdauer hängt vor allem davon ab, wie viele Programme ein Ablauf einbezieht und wie viel Zeit ihr euch für den Test der Prototypen nehmt. Einen Zeitplan mit ungefähren Zeitpunkten erstelle ich dir auf Wunsch. Wie schnell es gehen soll, entscheidest du nach deinem Bedarf; eine bestimmte Dauer sage ich nicht zu.
Länger dauert es bei Abläufen mit vielen Ausnahmen oder wenn deine Daten zuerst bereinigt werden müssen.
Liefert eines deiner Programme seine Daten nicht selbsttätig aus, erfährst du das im Voraus. Dann bleibt ein Export, oder ich programmiere eine Schnittstelle eigens dafür.
Garantierte Zeitersparnis gibt es bei mir nicht.
Was kostet das?Festpreis oder fester Monatsbetrag
Ich biete zwei Modelle an: Du zahlst je Ablauf einen Festpreis, oder wir vereinbaren einen festen Monatsbetrag, über den die Automatisierung laufend weitergeht.
Entweder: Festpreis je Ablaufeinmal für jeden Ablauf
Mindestlaufzeit gibt es beim Monatsbetrag keine; gekündigt wird formlos zum Ende des laufenden Monats.
Oder: Monatsbetraglaufend, statt Festpreis je Ablauf
Prototypen zum Testen, Einrichtung, Beschreibung und Fehlermeldung an mich sind bei jedem Ablauf inklusive.
Abläufe, Quelltext und Beschreibungen gehen mit der Übergabe in dein Eigentum über und bleiben dort, auch nach einer Kündigung des Monatsbetrags.
Geht ein Fehler auf meine Arbeit zurück, behebe ich ihn, ohne dafür etwas zu verlangen.
Für Erstgespräch, Bestandsaufnahme und Angebot entstehen dir keine Kosten, und sie binden dich nicht.
Deine Abläufe können auf deinem eigenen Server laufen oder auf einem Hosting, das ich übernehme; laufende Gebühren an einen Automatisierungsanbieter fallen weg. KI-Nutzung in einem Ablauf verursacht eigene Kosten, die getrennt anfallen. Ein Hersteller kann für den Zugriff auf seine Schnittstelle Geld nehmen, zum Beispiel für ein Zusatzmodul; diese Summe weise ich vorab im Angebot aus, und du bezahlst sie direkt an den Hersteller.
Sind vor dem Start Daten zu bereinigen – doppelt angelegte Kunden etwa oder Namen in verschiedenen Schreibweisen –, weise ich dafür einen eigenen Preis aus. Ändert sich später ein Programm, auf das deine Abläufe zugreifen, passe ich sie an; beim Monatsbetrag ohne Aufpreis, ansonsten nach Umfang.
Beide stehen nach der Bestandsaufnahme fest und steigen nicht, wenn ein Ablauf aufwendiger wird als geplant. Willst du mehr, als vereinbart war – weitere Abläufe oder Programme –, oder ändert sich Abgestimmtes grundlegend, nenne ich dir die zusätzlichen Kosten vorher.
Wo wir anfangen, bestimmst du. Mit Monatsbetrag kommen danach weitere Abläufe dazu, und wenn sich in deinem Betrieb etwas verändert, passe ich die bestehenden an.
Ersparnis ist immer eine Näherung. Grundlage ist eine einfache Rechnung: Wie viele Minuten Handarbeit hat ein Vorgang vorher gekostet, wie viele Durchläufe zählt das Protokoll – und wie viel davon frisst Nacharbeit oder eine Ausnahme wieder auf?
Ohne Ablaufplan und Zugänge kann ich nicht anfangen; beides brauche ich deshalb zuerst. Im weiteren Verlauf bist du bei Beispielfällen, Testläufen und Fragen zu Sonderfällen gefragt.
Zugang bekomme ich per Einladung oder über Zugangsdaten, ganz nach deiner Wahl; du kannst mich jederzeit wieder entfernen und das Passwort ändern. Ein Konto für ein KI-Modell und ähnliche Dienste läuft auf deinen Namen, wo sich das trennen lässt. Ist nach Art. 28 DSGVO ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nötig oder möchtest du einen, schließe ich ihn mit dir. Rechtsberatung ist das nicht.
Für verwickelte Abläufe führt mir eine Person aus deinem Team vor, wie heute gearbeitet wird – an echten Fällen wie einer Anfrage oder einer Rechnung, per Videocall. Die Ausnahmen zählst du mir auf; um Sonderfälle, die kaum je auftreten, kümmert sich weiterhin dein Team.
Während der Tests arbeitet dein Team ganz normal mit den Prototypen und sagt mir, was hakt. Wer im Tagesgeschäft steckt, sieht Lücken und schiefe Regeln früher als jemand von außen – mich eingeschlossen.
Die Datenflüsse hast du im Ablaufplan festgehalten. Den Takt unserer Abstimmung gibst du vor – auch, ob du über jede Änderung vorher Bescheid wissen willst. Gibt es einen IT-Dienstleister, legen wir Zugänge und Rechte gemeinsam mit ihm fest.
Erstgespräch, Bestandsaufnahme und Angebot.
Alles kostenlos und unverbindlich.