Makros, die nur einer durchschaut
Seit Jahren wird deine Excel-Tabelle um Makros und Sonderfälle ergänzt, und nur ein Mitarbeiter weiß noch, wie alles zusammenhängt. Ist er im Urlaub, ruht die Arbeit, oder am Ende stimmt die Rechnung nicht.
Jan Bittenbinder
Du sprichst direkt mit mir; die Software entwickle ich selbst, und kein Projektleiter steht zwischen dir und mir.
Individualsoftware für Hildesheim
Sucht dein Team für jede Auskunft erst in mehreren Tabellen, Postfächern und Notizen, weil kein fertiges Programm euren Ablauf abbildet, schreibe ich dir Individualsoftware für Hildesheim, die alles an einer Stelle zusammenführt. Im Zentrum steht meist eine Excel-Datei, an der über Jahre Makros dazugekommen sind – hinterlegte Befehle, die Arbeitsschritte ausführen –, und ihre Sonderfälle kennt eigentlich nur ein Kollege. Ich nehme Regeln und Ausnahmen auf, entwerfe eine einfache Bedienung und verteile Zugriffsrechte nach Rollen, bis dein Team ohne dich auskommt. Herauskommen kann ein CRM für deine Kundenverwaltung samt Kundenportal, eine Lagerverwaltung oder ein Werkzeug für einen Arbeitsablauf, den so nur dein Betrieb kennt. Weil jede Sonderregel über die ganze Laufzeit gepflegt werden muss, prüfe ich vorher, ob ein fertiges Programm ausreicht – dann rate ich dir zu diesem.
Werktags melde ich mich binnen 24 Stunden auf deine Anfrage. Im ersten Gespräch, etwa eine Stunde, schauen wir gemeinsam, welcher Ablauf derzeit von einer Tabelle oder von einer Person allein getragen wird. Wir telefonieren oder sprechen per Video. Vor Arbeitsbeginn, gleich nach der Bestandsaufnahme, kennst du den Preis.
Wo dein Ablauf heute festsitzt: Tabellen und dein Kopf
Wer heute eigene Software braucht, hat meist klein angefangen: mit einer Hilfstabelle neben dem Tagesgeschäft. Dann kam ein gekauftes Programm für einen Teil der Abläufe hinzu, und was keines von beiden abdeckt, trägt eine Person im Kopf. Das gilt für den Sanitärbetrieb in Himmelsthür ebenso wie für den Zulieferer im Hafenindustriegebiet, für Händler und für Dienstleister, die zu Einsätzen fahren.
Beispiel: Tabelle, Makro, Sonderfälle, Zettel und Rückfragen sind erfunden.
Standardsoftware ohne Platz für Sonderfälle
Das gekaufte Programm wurde häufig für den Standardfall entwickelt. Was es nicht kennt – besondere Konditionen, verliehene Geräte, Aufträge über mehrere Tage –, landet auf dem Zettel oder in einer Zusatzliste.
Antworten, die verstreut liegen
Wie steht mein Auftrag? Wo ist der Lieferschein? Haben wir den Artikel noch? Die Antwort steckt in einer von mehreren Tabellen, in irgendeinem Postfach oder im Gedächtnis eines Kollegen – also landet die Frage bei dir. Ohne dich bekommen weder Team noch Kunden eine Auskunft.
Excel · Rollen · Lager · Belege · CRM
Individuelle Software mit Lager, CRM und Kundenportal – zugeschnitten auf jede Rolle
Was davon in deine Software kommt, regelt das Angebot.
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Excel
Regeln, die heute nur Tabelle und Kopf kennen
Ich zerlege deine Tabelle in ihre Formeln und Makros und frage gezielt nach Ungeschriebenem: Mindestmengen, Sonderpreise, Fälle mit abweichendem Weg. Umgesetzt wird jede Regel in der Software, du begutachtest sie am Zwischenstand, und dann rechnet das System für alle Nutzer identisch.
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Rollen
Einfache Bedienung, Rechte nach Aufgabe
Dein Team wählt aus Listen, wo immer Freitext unnötig ist. Sichtbar ist je Rolle nur, was zur Aufgabe gehört: dem Einkauf die Mindestbestände, der Werkstatt ihre Arbeitsscheine, dem Kundendienst seine Termine auf dem Handy. Wer die Anmeldung zusätzlich absichern möchte, findet das bei Härtung und Zugriffsschutz.
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Lager
Lager mit Bestandswarnung und Inventurlisten
Zu- und Abgänge erfasst dein Team artikelgenau, wahlweise direkt mit dem Lieferschein; den Bestand rechnet die Software laufend fort. Sobald der Mindestbestand erreicht ist, warnt sie, und Zähllisten helfen bei der Inventur. Wer etwas entnimmt und es nicht oder nur teilweise bucht, sorgt dafür, dass Software und Regal auseinanderlaufen.
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Belege
Angebot, Lieferschein, Rechnung und E-Rechnung
Die Software erstellt Angebot, Lieferschein und Rechnung aus denselben Daten, jeweils als PDF mit deinem Briefkopf, sodass nichts doppelt erfasst wird. Firmenkunden im Inland bekommen ihre Rechnung zusätzlich als E-Rechnung, etwa als XRechnung oder ZUGFeRD; nach dem Gesetz wird das PDF dort ab 2027 schrittweise abgelöst. Texte und Zahlungsziele stellst du einmal ein, und überfällige Rechnungen meldet dir die Software.
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Abläufe
Abläufe abseits von CRM und Lager
Ob Einsatzplanung, Arbeitsscheine, Prüfprotokolle oder die Übersicht über Maschinen und Leihgeräte: Auch dafür entsteht Software, die deinen Regeln und Rollen folgt – bedienbar am Rechner und am Handy.
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CRM
Kundenverwaltung mit Selbstauskunft für Kunden
Im CRM stehen Kontakte, Anfragen, Angebote, Wiedervorlagen und jeder bisherige Schritt eines Vorgangs beieinander; jeder Vorgang hat jemanden, der zuständig ist, dazu Status und Termin. Auf Wunsch loggen sich deine Kunden mit eigenem Zugang ein und rufen Rechnungen, Lieferscheine, Unterlagen und den Auftragsstand ab, ohne bei dir nachzufragen. Wert hat ein CRM aber nur, solange dein Team die Einträge vollständig und aktuell hält.
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Pflege
Pflege bei neuen Preisen und Sonderfällen
Kommen neue Preise, ein weiteres Produkt oder ein bisher unbekannter Sonderfall, muss die Software nachziehen – betriebseigene Regeln bleiben eine Daueraufgabe. Jede Anpassung läuft vorher durch eine Kopie mit echten Vorgängen, damit nichts kaputtgeht, was bereits funktioniert.
Wie läuft das ab?
Software entwickeln lassen – mit Blick in jeden Bauabschnitt
Abgestimmt wird telefonisch, per E-Mail oder über WhatsApp, so eng du willst. Ein freigegebenes Arbeitsbeispiel bekommst du gezeigt, wenn du danach fragst.
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Erstgespräch und Bestandsaufnahme
Zu Beginn bestimmen wir den Ablauf, der zuerst in die Software soll. Ich sichte deine Tabellen, Vorlagen und Programme und kläre mit dir die Ausnahmen. Deckt ein fertiges Programm den Bedarf, empfehle ich dir dieses. Sollen lediglich vorhandene Programme Daten austauschen, sind API-Schnittstellen der richtige Weg; bei kompletten Arbeitsabläufen hilft die Prozessautomatisierung.
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Umfang und Preis
Das Angebot legt den Festpreis der Entwicklung und den Preis der späteren Betreuung fest und beschreibt die erste Fassung mit ihren Abläufen, Ansichten und Rollen. Stimmst du zu, gehen wir jede Regel und Ausnahme im Gespräch durch, und ich baue sie sofort ein; was du an den Teilständen siehst, besprechen wir.
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Entwicklung und Datenübernahme
Die Software entsteht in Bauabschnitten, und jeden siehst du im Browser – Fehler im Ablauf zeigen sich so früh. Daten aus Excel oder einem Vorgängerprogramm übernehme ich, nachdem ich sie auf Dubletten und Lücken kontrolliert habe. Jede Regel prüfe ich zunächst in einer Kopie mit Fällen aus dem Alltag, besonders mit Ausnahmen; die bisherige Tabelle bleibt bis dahin euer Werkzeug.
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Einführung und Pflege
Nach dem Einrichten der Rollen arbeitet dein Team unter meiner Anleitung eigene Fälle durch, bis es ohne dich sicher ist. Danach sorge ich dafür, dass alles läuft, und baue um, wenn sich bei dir etwas verändert.
Wie lange dauert das?Wochen für den Anfang, Monate für den vollen Umfang
Wann die Software bereitsteht
Steht anfangs nur ein Ablauf an, kann eine erste Fassung unter Umständen nach einigen Wochen nutzbar sein – zusagen kann ich das nicht. Kundenportal und Datenübernahme dazu? Dann sind es Monate. Wenn du ihn möchtest, bekommst du einen Zeitplan mit ungefähren Zeitpunkten; das Tempo richtet sich nach deinem Bedarf. Garantieren kann ich keine feste Dauer.
- Am AnfangErstgespräch, Bestandsaufnahme
- DanachPreis und Umfang
- DannEntwicklung mit Datenübernahme
- AnschließendEinführung mit Pflege
- Am EndeTeam arbeitet selbstständig
Gibt es mehrere Tabellen mit unterschiedlichen Schreibweisen, braucht die Übernahme der Daten länger.
Später entdeckte Ausnahmen
Fällt im Alltag ein Sonderfall auf, den zu Beginn niemand auf dem Zettel hatte, kommt er nachträglich hinein: kleinere über die Betreuung, größere zum eigenen Festpreis nach deiner Zusage.
Zeitersparnis gehört nicht zu meinen Garantien.
Was kostet das?Ein fester Preis für den Bau, Betreuung je nach Umfang
Softwareentwicklung Hildesheim: Preis, Pflege, Eigentum
Für das Entwickeln vereinbaren wir einen Festpreis; die Betreuung danach lege ich je nach Umfang einzeln fest, etwa als Monatsbetrag.
EntwicklungFestpreis
Den Monatsbetrag kannst du jederzeit formlos zum Monatsende kündigen; eine Mindestlaufzeit gibt es nicht.
Betreuung danachnach Umfang, etwa als Monatsbetrag
Leistungen im Festpreis
Der Festpreis schließt ein: Erfassung der Regeln, Programmierung, Datenübernahme, Einrichtung der Rollen, Einweisung des Teams.
Ab Übergabe gehören Software und Quelltext dir – das gilt auch nach einer Kündigung. Eine vollständige Kopie deiner Daten, als Tabellen und Dateien, kannst du jederzeit anfordern.
Habe ich einen Fehler gemacht, bessere ich ihn ohne neuen Preis aus.
Kostenlos und unverbindlich bleiben Erstgespräch, Bestandsaufnahme und Angebot.
Betrieben wird die Software auf deinem Server oder im Hosting, für das ich sorge. Betrieb, Updates, Sicherungen und kleine Änderungen fallen unter die Betreuung; für umfangreichere Änderungen nenne ich einen eigenen Festpreis. Kosten externer Dienste wie SMS erfährst du vorab, bezahlt werden sie direkt beim Anbieter.
Zusätzlich berechnet: Schnittstellen, Altdatenbereinigung
Möchtest du ein vorhandenes Programm weiter nutzen, etwa die Buchhaltung oder den Shop, und soll die Software Daten mit ihm austauschen, ist die Schnittstelle ein eigenständiger Auftrag mit eigenem Preis. Gleiches gilt fürs Bereinigen von Altdaten per Hand.
Was den Aufwand ausmacht
- Anzahl der Abläufe, die die Software übernimmt
- Wie umfangreich Regeln und Ausnahmen sind
- Ein Kundenzugang und die Zahl der Rollen
- Wie vollständig und gleichförmig die Daten vorliegen
- Anzuschließende Programme
- Menge der Belege, die die Software ausgibt
Sobald die Bestandsaufnahme steht, sind beide Preise fix – selbst wenn eine Regel mehr Arbeit kostet als erwartet. Nur für zusätzliche Abläufe, Ansichten oder Rollen oder grundlegende Änderungen am Abgestimmten nenne ich vorher einen Mehrpreis.
Es muss nicht gleich alles sein: Angebote und Aufträge können den Anfang machen, Lager oder Kundenportal kommen später dazu – jeder Baustein mit eigenem Festpreis.
Anzeichen, dass die Tabelle nicht mehr gebraucht wird
Messbar ist, was in der Software geschieht
- Angelegte Vorgänge, Angebote und Buchungen
- Wie oft Kunden Unterlagen aus dem Portal holen und um wie viel Zählung und Buchbestand voneinander abweichen
- Ob es schneller geht, kannst nur du beurteilen
Warnzeichen im Blick
- Funktionen, die brachliegen
- Das Team meldet sich an, doch im Büro gilt aus Misstrauen weiter die alte Excel-Liste
- Vorgänge im CRM, bei denen weder Status noch Termin eingetragen ist
- Abweichende Lagerbestände durch unvollständig gebuchte Entnahmen
Gesparte Zeit lässt sich nicht sicher nachweisen. Wie lange dieselbe Arbeit früher gedauert hat, steht fast nirgends, und ohne diesen Wert fehlt der Vergleich.
So hilfst du mit: Tabellen, Sonderfälle, Testkopie
Zum Start übergibst du einmal Unterlagen und Zugänge. Danach brauche ich dich bei Fragen zu Ausnahmen und beim Testen an einer Kopie.
Unterlagen und Zugriffe
Für den Start schickst du mir deine Tabellen mit allen Makros und deine Vorlagen; wird ein Altprogramm ersetzt, brauche ich zusätzlich dessen Datenexport. Ob du mich per Einladung hinzufügst oder mir Zugangsdaten gibst, entscheidest du. Mein Zugang lässt sich jederzeit entfernen, das Passwort jederzeit wechseln; Konten bleiben auf deinem Namen, wo sie sich trennen lassen.
Wissen zu Sonderfällen
Wer die Sonderfälle heute im Kopf hat, beantwortet meine Fragen – zu Kunden mit Sonderkonditionen, zu Aufträgen, die einen Umweg nehmen, und zum Umgang mit Rückgaben. Ich setze die Antworten um; du kontrollierst sie im Zwischenstand.
Probelauf in der Testkopie
Ehe umgestellt wird, gehen deine Leute in einer Testkopie Vorgänge aus den letzten Wochen durch – die schwierigen zuerst. Was hakt, ändere ich; erst dann wird die alte Tabelle abgelöst.
Abstimmung, IT-Dienstleister, DSGVO
Die Abstimmung richtet sich nach dir – wie oft, wie ausführlich und ob du etwa die Rollen deines Teams vorab sehen willst. Ein IT-Dienstleister, mit dem du arbeitest, wird bei Server und Zugängen einbezogen. Von Gesetzes wegen gilt für Kunden- und Mitarbeiterdaten deiner Software die DSGVO; als Rechtsberatung ist das nicht gemeint. Braucht es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung oder möchtest du einen, schließen wir ihn ab.
Erstgespräch, Bestandsaufnahme und Angebot.
Alles kostenlos und unverbindlich.