Bevor beim E-Mail-Marketing für Hannover der erste Newsletter rausgeht, kläre ich, wer überhaupt zugestimmt hat: Adressen ohne belegbare Einwilligung bleiben außen vor, im ganzen Verteiler und in jedem Segment. Danach entstehen Double-Opt-in, Segmente, Vorlagen, Abmeldeweg und Versandplan. Wer sich neu einträgt, steht erst im Verteiler, nachdem er den Link in der Bestätigungsmail angeklickt hat. Segmente trennen zum Beispiel deine Stammkunden von Leuten, die gerade erst Angebote vergleichen. Öffnungen und Klicks je Gruppe zeigt dir dein eigenes Versandsystem; wenn du willst, gehen wir sie zusammen durch.
Werktags antworte ich dir binnen 24 Stunden auf deine Anfrage. Rund eine Stunde nehmen wir uns im Erstgespräch Zeit für die Frage, was der Newsletter leisten soll, zum Beispiel mehr Bestellungen, Anfragen oder Termine. Wir sprechen per Video oder am Telefon. Den Preis bekommst du nach der Bestandsaufnahme genannt, bevor ich loslege.
In Läden, Praxen und Restaurants, in Handwerksbetrieben, Onlineshops und bei Zulieferern zeigt sich oft dasselbe Bild: Kundenadressen gibt es reichlich, einen Newsletter mit festem Rhythmus nicht. Dahinter stecken meist drei Dinge. Für die Zustimmung fehlt der Beleg, die Mail geht ohne Zielgruppe an alle, und zwischen zwei Aussendungen liegen Monate.
Vereinfachtes Beispiel zur Veranschaulichung: Betrieb, Adressen, Newsletter und Zeitraum sind erfunden.
Ein Teil der Adressen steckt im Kassensystem, ein Teil im Shop, der Rest in Outlook oder auf gesammelten Visitenkarten. Ob, wann und über welchen Weg jemand dem Newsletter zugestimmt hat, ist an keiner Stelle vermerkt.
Häufig verschickt der Betrieb seinen Newsletter einfach aus Outlook, an alle Kontakte zugleich, ohne gestaltete Vorlage und ohne Link zum Abmelden. Auf dem Handy wird das Lesen zur Mühe, und mancher Mailanbieter verschiebt die Nachricht direkt in den Spamordner.
Wenn viel zu tun ist, rutscht der Newsletter nach hinten. Nach der Einladung zur Hausmesse kommt monatelang keine Ausgabe, später eine Sammelaktion an die komplette Liste. Wer geöffnet oder geklickt hat, schaut sich niemand an; welche Themen deine Kunden wirklich interessieren, bleibt deshalb offen.
Opt-in · Segmente · Posteingang
Welche dieser Bausteine du brauchst, halten wir im Angebot fest.
Double-Opt-in
Ich setze auf deiner Website ein Anmeldeformular ein; einen QR-Code für den Empfangstresen gibt es auf Wunsch dazu. In den Verteiler kommt nur, wer danach in der Bestätigungsmail auf den Link klickt. Beide Schritte, Eintragen und Bestätigen, protokolliert das Versandsystem mit Datum und Uhrzeit.
Double-Opt-in
Aus Kasse, Shop, Outlook oder einem alten Newsletter nehme ich Adressen nur mit, wenn sich ihre Einwilligung belegen lässt, etwa durch Datum, Anmeldeweg und den damals verwendeten Wortlaut. Nach Art. 7 DSGVO muss jeder, der Daten auf Grundlage einer Einwilligung verarbeitet, diese nachweisen können.
Zustellung
Für deinen Absender trage ich in den Domain-Einstellungen SPF, DKIM und DMARC ein. Diese drei Einträge belegen den empfangenden Postfächern, dass der Newsletter wirklich aus deinem Betrieb stammt. Wer Gmail-Postfächer beliefert, braucht nach Googles Vorgaben wenigstens SPF oder DKIM. Dass jede Ausgabe im Posteingang landet, garantiere ich nicht.
Segmente
Deinen Verteiler unterteile ich, zum Beispiel in Privat- und Firmenkunden, nach Gebiet wie Hannover selbst und Umlandorte wie Langenhagen oder Laatzen, oder nach Themen, die Leser beim Anmelden ankreuzen. Ein Angebot für Firmenkunden erreicht dann keine Privatleute.
Versand
Wie viele Newsletter es gibt, steht im Angebot; wann sie erscheinen, regelt der Versandplan, zum Beispiel alle vier Wochen am Dienstag und einmal zusätzlich vor der Grillsaison. Was es Neues gibt, welche Angebote und Termine anstehen, erfahre ich von dir. Daraus schreibe ich die Ausgabe; schickst du einen fertigen Text, setze ich ihn in die Vorlage. Beiträge zu denselben Themen auf Facebook oder Instagram gehören zur Social-Media-Betreuung.
Zustellung
Logo, Hausfarben und Schriften deiner Website übernehme ich in die Vorlagen, für die normale Ausgabe ebenso wie für Aktionen. Die Knopfbeschriftung benennt die Handlung, etwa „Angebot berechnen lassen“. Bevor eine neue Vorlage zum ersten Mal rausgeht, prüfe ich sie in der Handyansicht und in Gmail, Outlook und Apple Mail.
Zustellung
In jedem Newsletter steht ein deutlich sichtbarer Abmeldelink; Passwort oder Begründung verlangt niemand. Wer sich austrägt, wird nicht mehr angeschrieben, auch wenn dieselbe Adresse später in einer anderen Liste wieder vorkommt. Außerdem richte ich immer die Ein-Klick-Abmeldung per List-Unsubscribe-Header ein, die Google großen Absendern zusätzlich abverlangt.
Wie läuft das ab?
Wir stimmen uns am Telefon, per E-Mail oder über WhatsApp ab. Auf Anfrage zeige ich dir ein Arbeitsbeispiel, für das der Kunde seine Freigabe gegeben hat.
Zuerst besprechen wir, welche Kundengruppen eigene Post bekommen sollen. Danach schaue ich nach, wo deine Adressen gespeichert sind, zu welchen Zustimmungen es Belege gibt und welches Programm du bisher zum Verschicken nutzt. Willst du vor allem Neukunden erreichen, ist Suchmaschinenoptimierung meist sinnvoller, denn an Menschen ohne Zustimmung geht ohnehin kein Newsletter raus.
Mein Angebot enthält zwei Preise: einen Festpreis für die Einrichtung und einen Monatsbetrag für die laufenden Aussendungen. Außerdem steht darin das Versandsystem, also die Software, über die sich Leser eintragen und Newsletter verschickt werden. Kann dein bisheriges Programm Bestätigungsmails, Segmente und Abmeldungen, arbeiten wir damit weiter. Hast du den Auftrag erteilt, plane ich jede Aussendung mit Versandtag, Segment und Thema.
Dann baue ich Anmeldeformular, Bestätigungsmail, Segmente, Vorlagen und Abmeldeweg auf und hinterlege deinen Absender. Belegte Altadressen bekommen ihr Segment. Den ganzen Weg, also Eintragen, Bestätigen und Austragen, gehe ich mit eigenen Testadressen durch. Möchtest du, erhältst du vor dem Start Probemails, siehst sie dir am Computer und auf dem Smartphone an und gibst sie frei.
Zu den Terminen aus dem Versandplan verlässt jede Ausgabe das System, wenn du es so willst erst nach deinem Okay. Die Zahlen jedes Segments kannst du jederzeit selbst im Versandsystem aufrufen. Eine Auswertung und einen Bericht liefere ich, wenn du sie möchtest.
Wie lange dauert das?Startklar nach der Einrichtung
Verschickt wird die erste Ausgabe, sobald Anmeldeformular, Vorlagen und die Einträge für den Absender stehen; möchtest du die Probemails vorher freigeben, warte ich darauf. Ob über den Newsletter Termine oder Bestellungen hereinkommen, zeigt sich erst über eine Reihe von Ausgaben. Eine bestimmte Dauer sage ich dafür nicht zu.
Ohne vorhandene Liste startet der Verteiler bei null; bis genug Anmeldungen für verlässliche Zahlen da sind, vergeht dann mehr Zeit.
Ob die Klicks ausbleiben, verrät dir das Versandsystem. Auf deinen Wunsch hin bekommt der folgende Versandplan eine andere Betreffzeile, andere Inhalte, ein anderes Segment oder einen anderen Versandtag.
Für Öffnungs- und Klickraten gebe ich keine Garantie.
Was kostet das?Einrichtung, Versand, Kündigung
Zwei Preise gibt es: einmalig einen Festpreis, mit dem das Einrichten des Verteilers bezahlt ist, und für die laufenden Aussendungen einen festen Betrag pro Monat.
EinrichtungFestpreis
Eine Mindestlaufzeit hat der Monatsbetrag nicht: Du kündigst ihn formlos zum Ende des laufenden Monats.
Laufende Aussendungenfester Monatsbetrag
Versandsystemzahlst du direkt an den Anbieter
Der Preis umfasst Anmeldeformular und Bestätigungsmail, Segmente, Vorlagen, den Abmeldeweg und das Einrichten deines Absenders. Betreue ich dich laufend, gehören auch der Versand und, wenn gewünscht, die Texte dazu.
Hört unsere Zusammenarbeit auf, bleiben Verteiler und Vorlagen in deinem Konto.
Fehler, die auf mein Konto gehen, korrigiere ich, ohne dafür neu abzurechnen.
Für Erstgespräch, Bestandsaufnahme und Angebot zahlst du nichts, und du gehst keine Verpflichtung ein.
Mehr Budget heißt nicht mehr Leser: Wie groß dein Verteiler wird, ergibt sich aus belegten Zustimmungen. Adressen ohne Beleg kommen auch für einen Aufpreis nicht hinein.
Die Gebühren des Versandsystems gehen direkt an dessen Anbieter; die Höhe steht vorab im Angebot und richtet sich meist danach, wie viele Kontakte du hast. Fehlt noch die Seite, auf die ein Newsletter verlinken soll, zum Beispiel ein Ratgeberartikel, entsteht dieser Inhalt im Content-Marketing und wird eigens berechnet.
Festgelegt werden beide nach der Bestandsaufnahme. Wird eine Ausgabe aufwendiger als geplant, ändern sie sich nicht. Sollen Segmente, Vorlagen oder Aussendungen hinzukommen oder willst du Abgestimmtes grundlegend umstellen, nenne ich dir die Kosten, bevor ich etwas umsetze.
Kümmerst du dich selbst, mit deinem Team oder mit einer Agentur um Texte und Versand, buchst du nur die Einrichtung; die Auswertung je Aussendung kannst du dazunehmen.
Eine Öffnung lässt sich oft gar nicht feststellen. Apple Mail verhindert das laut Apple mit seinem E-Mail-Datenschutz: Absender erfahren nicht, ob eine Mail geöffnet wurde. Links betrifft das nicht. Klicks sind deshalb der bessere Wert, auch wenn einige davon von Sicherheitsprogrammen stammen, die Links vorsorglich prüfen.
Zu Beginn brauche ich einmal deine Zugänge und vorhandene Adresslisten. Später kommen von dir die Inhalte, und du beantwortest, was deine Leser zurückschreiben.
Angemeldet wird das Versandsystem-Konto auf dich. Weil Formular und Absender eingerichtet werden müssen, brauche ich auch Zugang zu Website und Domain; ob per Einladung, eigenem Nutzer oder Zugangsdaten, entscheidest du. Jederzeit kannst du mich entfernen oder das Passwort ändern. Ist ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nötig oder wünschst du ihn, schließe ich ihn mit dir. Einen zweiten schließt du mit dem Anbieter des Versandsystems.
Hast du schon Adressen gesammelt, schickst du mir die Listen zusammen mit den Belegen der Einwilligung, zum Beispiel Anmeldedatum und verwendetes Formular. Ob diese Nachweise genügen, beurteile ich nur, soweit mein Wissen reicht; eine Rechtsberatung ist das nicht. Adressen ohne Beleg müssen nicht verloren sein: Die Leute können sich bei Bedarf selbst neu eintragen, etwa über den QR-Code am Empfang.
Für den Text, mit dem Leser im Formular einwilligen, und für den Newsletter-Abschnitt deiner Datenschutzerklärung liefere ich nach deinen Angaben einen Entwurf; hast du beides schon, nehmen wir deine Fassung. Ich setze die fertigen Texte in Formular und Bestätigungsmail ein. Eine Bedingung gibt es: Sollen Öffnungen und Klicks gezählt werden, muss der Einwilligungstext dieses Zählen neben dem Bezug des Newsletters ausdrücklich nennen.
Was in die nächste Ausgabe gehört, bekomme ich mit etwas Vorlauf vor dem Versandtag. Du bestimmst, wie viel Abstimmung du willst und welche Vorab-Ansichten, etwa Versandplan und Entwürfe. Schreiben Leser zurück, landet das in deinem Postfach, und du antwortest ihnen; technische Fragen kläre ich.
Erstgespräch, Bestandsaufnahme und Angebot.
Kostenlos und unverbindlich.