Einen KI-Assistenten mit Wissensbasis aus deinen eigenen Unterlagen, etwa Handbuch, Preisliste und Anleitungen, richte ich für Betriebe in Hildesheim ein. Du kannst ihn als Chatbot für die Fragen deiner Kunden auf die Website stellen, intern für dein Team freigeben oder beides kombinieren. Die Einstellung sieht vor, dass er ausschließlich mit dem Inhalt dieser Unterlagen antwortet. Kommt etwas darin nicht vor, soll er ehrlich sagen, dass er es nicht weiß, und auf der Website ans Kontaktformular übergeben. Testfragen aus deinem Alltag klären vor dem Livegang, ob er das wirklich tut.
Werktags melde ich mich innerhalb von 24 Stunden zurück. Das Erstgespräch dauert etwa eine Stunde. Thema sind die Anfragen, die bei dir in Dauerschleife eintreffen, und der Ort, an dem ihre Antworten heute stehen: in Dateien, in Ordnern oder nur im Kopf. Gesprochen wird per Video oder am Telefon. Ich nenne dir den Preis, wenn die Bestandsaufnahme fertig ist und bevor die Arbeit losgeht.
Eine Anleitung zu suchen dauert manchmal länger als die Arbeit, die darin beschrieben ist. Dabei hat dein Betrieb die Antwort fast immer schon, ob in der Preisliste, im Handbuch oder bei den Erfahrenen, und trotzdem landet jede Frage einzeln bei jemandem. Das kennt der Handwerksbetrieb ebenso wie das Hotel, der technische Zulieferer oder eine Physiotherapiepraxis, deren Empfang sich mehrere Teilzeitkräfte teilen.
Beispiel: Betrieb, Fragen, Unterlagen, Lieferzeiten und Antworten sind erfunden.
Öffnungszeiten, Preise, Lieferzeiten: Was gestern am Telefon gefragt wurde, steht heute als Mail oder WhatsApp-Nachricht im Eingang. Beantwortet wird jedes Mal von Hand, oft zwischen zwei Handgriffen einer anderen Arbeit.
Handbuch, Anleitungen und Preislisten stecken in Ablagen, Postfächern und in den Köpfen weniger Leute. Neue Kolleginnen und Kollegen sind auf die Erfahrenen angewiesen, und die Auskunft an Kunden fällt unterschiedlich aus, je nachdem, wer gerade antwortet.
Ein KI-Chat, dem deine Unterlagen nie gezeigt wurden, improvisiert mit seinem Allgemeinwissen. Daraus können Preise, Fristen oder Zusagen werden, die in keinem Dokument deines Betriebs stehen.
Wissensbasis · Team · Formular · Website
Welche Bausteine es für deinen Betrieb werden, steht später im Angebot.
Wissensbasis
Ich sichte Handbuch, Preislisten, Anleitungen und eure gängigen Antworten auf Standardfragen und gliedere alles so, dass der Assistent bei jeder Frage auf den passenden Abschnitt stößt. Überholte Dokumente nehme ich raus, und gibt es Widersprüche zwischen zwei Unterlagen, legst du fest, was gilt.
Team
Was in Handbuch, Arbeitsanleitungen und Ablaufbeschreibungen steht, findet dein Team selbst über den Assistenten, und niemand muss dafür die Kollegin am Nachbarplatz stören, auch nicht am Empfang, wenn dort heute jemand sitzt, der nur an wenigen Tagen da ist. Zu jeder Antwort gibt es die Fundstelle in der Unterlage, zum Nachlesen. Zugriff haben nur Mitarbeiter deines Betriebs, wenn du möchtest abgestuft nach Rolle.
Grenzen
Wir halten fest, wozu der Assistent antwortet und wo er ablehnt und zum Kontaktformular schickt, zum Beispiel bei einer medizinischen oder rechtlichen Einschätzung. Prompt Injection, also Versuche, ihn mit Kniffen von seinen Vorgaben abzubringen, probiere ich vor dem Start gezielt an ihm aus. Eine Obergrenze an Nachrichten pro Besucher bremst Massenanfragen und dämpft damit auch die Kosten.
Website
Farben und Schrift übernimmt das Chatfenster von deinem Auftritt, und gleich vorneweg weist es darauf hin, dass eine KI antwortet. Diese Kennzeichnung ist in Artikel 50 der EU-KI-Verordnung geregelt. Mit einem Tipp lassen sich häufige Fragen auswählen, und auch am Abend sowie am Wochenende bleibt der Chat ansprechbar.
Formular
Steht die Antwort nirgends in den Unterlagen, sagt der Assistent das geradeheraus und bietet dem Besucher dein Kontaktformular an. Das Anliegen kommt von dort so bei dir an, wie du es kennst. Bleibt dieselbe Frage öfter offen, ist das ein Signal, die Wissensbasis an dieser Stelle zu ergänzen.
Sprachen
Wird auf Englisch gefragt, kommt die Antwort auf Englisch, auch wenn die Grundlage deutsch ist. Wer sich auf Deutsch schwertut, ob Kunde oder Mitarbeiter, findet so leichter Zugang. Welche Sprachen dazugehören, legen wir gemeinsam fest, und Fachbegriffe kontrollieren wir in jeder Sprache mit Testfragen.
Pflege
Gibt es eine neue Preisliste, andere Öffnungszeiten oder einen geänderten Ablauf, ersetze ich die alte Unterlage durch die neue. Wenn du möchtest, sammle ich die Fragen, an denen er öfter scheitert, und formuliere dir passende Antworten für die Unterlagen. Ohne Betreuung reicht eine Nachricht von dir; die Kosten dafür nenne ich vorher.
Wie läuft das ab?
Für Absprachen erreichst du mich per Telefon, E-Mail oder WhatsApp. Im Erstgespräch zeige ich dir an einem Musterfall beides: eine Antwort, die aus einer Unterlage stammt, und eine Frage, die beim Kontaktformular landet.
Im ersten Gespräch klären wir zwei Dinge: den Einsatzort (Kundenchat, Teamhilfe oder beides) und die Fragen, die er dir abnehmen soll. Dann schaue ich, wie es um deine Unterlagen steht: aktuell oder veraltet, widersprüchlich, lückenhaft? Wenn du noch nicht weißt, ob sich KI für deinen Betrieb lohnt, ist ein KI-Potenzialcheck vorab sinnvoll. Für WhatsApp oder Telefon richte ich den Assistenten auf Anfrage ein.
Im Angebot nenne ich dir zwei Beträge: einmalig den Festpreis für die Einrichtung und monatlich den für die Betreuung, falls du sie willst. Hast du zugesagt, verwandle ich deine Unterlagen in die Wissensbasis, und wir stellen Testfragen zusammen, wie sie bei dir wirklich vorkommen, auch absichtlich solche, auf die es in den Unterlagen keine Antwort gibt.
Für Kunden setze ich das Chatfenster auf die Website und verbinde es mit deinem Kontaktformular; für dein Team lege ich einen Zugang an, je nachdem, was vereinbart ist. Dann folgen die Testfragen. Antwortet er falsch, liegt die Korrektur bei der Unterlage oder der Einstellung, und ich nehme sie vor. Freischalten werde ich ihn, sobald er Belegtes korrekt beantwortet, Unbelegtes ans Formular weiterreicht und du einverstanden bist. Bis dahin ist er nur auf einer internen Testseite zu erreichen.
Ist er live, beantwortet der Assistent die Anfragen mithilfe deiner Unterlagen. Auf Wunsch prüfen wir zusammen, welche Themen gefragt waren und wo Unterlagen fehlen; auch ein Bericht ist dann drin.
Wie lange dauert das?Zuerst Testfragen, dann Freigabe
Die Dauer der Einrichtung richtet sich vor allem nach deinen Unterlagen: Wie aktuell sind sie, wie geordnet? Ungefähre Zeitpunkte halten wir auf Wunsch in einem Zeitplan fest. Gestartet wird erst, wenn die Testfragen stimmen und du zugestimmt hast. Ob das Team weniger Zeit für immer gleiche Auskünfte braucht, ist erst nach einigen Wochen erkennbar.
Kommen weitere Sprachen dazu oder arbeitet er für Kunden und Team zugleich, verlängert sich die Einrichtung.
Bemerkst du eine falsche oder fehlende Antwort oder gehen zu viele Fragen ans Formular, gib mir Bescheid; dann bessern wir die Unterlagen oder die Einstellungen nach.
Fehlerfreiheit kann ich nicht garantieren.
Was kostet das?Einrichtung fest, Betreuung monatlich, Modell extra
Für die Einrichtung steht ein Festpreis. Möchtest du Betreuung, zahlst du dafür einen festen Monatsbetrag.
EinrichtungFestpreis
Für den Monatsbetrag gilt keine Mindestlaufzeit, und eine formlose Kündigung zum Ende des laufenden Monats reicht.
Betreuung, wenn du sie willstfester Monatsbetrag
Mit dem Festpreis bezahlt sind deine aufbereiteten Unterlagen, der eingerichtete Assistent samt Formularweg, die Testfragen und bis zur Freigabe eine Testseite; später neue Unterlagen sind Sache der Betreuung.
Nach der Übergabe bleiben Assistent und Wissensbasis dauerhaft bei dir, ob die Betreuung weiterläuft oder nicht.
Meine eigenen Fehler behebe ich kostenlos.
Kostenlos und unverbindlich sind für dich das Erstgespräch, die Bestandsaufnahme und das Angebot.
Nutzungskosten für das KI-Modell, das die Antworten schreibt, laufen gesondert; ihre ungefähre Höhe findest du im Angebot. Ob die Daten die EU nicht verlassen sollen, entscheidest du, und ich suche das Modell danach aus.
Braucht es eine Unterlage, die noch fehlt, etwa die aktuelle Preisliste, erstellen wir sie zusammen; dafür nenne ich einen eigenen Preis im Angebot. Handeln statt nur antworten, etwa Termine eintragen, gehört zur Prozessautomatisierung.
Steht die Bestandsaufnahme, sind Festpreis und Monatsbetrag gesetzt, und mehr Arbeit an deinen Unterlagen geht auf meine Kappe. Teurer wird es nur, wenn weitere Sprachen, ein zweiter Einsatzort oder grundlegend Neues dazukommen, und das sage ich dir vorher.
Die Betreuung stelle ich passend zum Umfang deines Assistenten zusammen; dazu können Updates, Sicherungen, die Wissensbasis und ein Wechsel zu einem neueren KI-Modell zählen. Er kann auf deinem Server laufen oder im Hosting, das ich für dich betreibe.
Wie viele Anrufe der Chat erspart, bleibt ungewiss. Niemand weiß, ob die Leute mit einer Chat-Antwort andernfalls angerufen hätten.
Einmal zu Beginn brauche ich deine Unterlagen und Zugänge. Danach musst du dich nur um drei Dinge kümmern: den Start freigeben, neue Unterlagen nachreichen, Formularanfragen beantworten.
Du lieferst die Dokumente und sagst mir, welche verbindlich sind; ausschließlich diese wandern in die Wissensbasis. Interne Zahlen wie Einkaufspreise bleiben draußen oder sind nur für den internen Assistenten bestimmt.
Um das Chatfenster einzubauen, gibst du mir einen Website-Zugang, oder wir erledigen es gemeinsam mit deinem Webdesigner. KI-Modell und Server laufen über Konten auf deinem Namen, sofern sie sich trennen lassen. Mich wieder herauszunehmen oder das Passwort zu tauschen, geht jederzeit.
Was über dein Kontaktformular ankommt, beantwortest du oder dein Team, weil Sonderfälle, Terminfragen und Extrawünsche Sache deines Betriebs sind. Mein Teil ist die Technik. Verspricht der Assistent eine Rückmeldung bis zu einem bestimmten Zeitpunkt, dann nur, weil du das so vorgegeben hast.
Wie eng wir zusammenarbeiten und was du vorher prüfen willst, zum Beispiel die Wissensbasis, bestimmst du, und ohne deine Freigabe geht nichts live. Ebenso entscheidest du, ob Chatverläufe gespeichert werden und wie lange. Speichert der Chat personenbezogene Daten, verlangt die DSGVO Klarheit über Zweck und Rechtsgrundlage, eine festgelegte Löschfrist und einen Hinweis für die Besucher, zum Beispiel in der Datenschutzerklärung. Den Text formuliere ich mit dir aus, so weit meine Kenntnisse gehen; Rechtsberatung ist damit nicht verbunden. Braucht es eine Vereinbarung über die Auftragsverarbeitung nach Artikel 28 DSGVO oder wünschst du eine, setzen wir sie auf.
Erstgespräch, Bestandsaufnahme und Angebot.
Alles kostenlos und unverbindlich.