Dreimal dasselbe tippen
Anfrage per E-Mail. Danach von Hand: Name, Rufnummer und Anliegen in die Kundenliste, in den Kalender, ins Angebot. Ein Tippfehler in der Nummer bleibt oft unentdeckt, bis der Kunde angerufen werden soll.
Jan Bittenbinder
Du sprichst direkt mit mir, und ich setze die Arbeiten selbst um. Webdesign seit 2020.
Prozessautomatisierung für Salzgitter
In Salzgitter übernehme ich mit Prozessautomatisierung die Büroschritte, die sich zwischen deinen vorhandenen Programmen ständig wiederholen; künftig erledigt sie ein Ablauf, ohne Handarbeit. Das Prinzip: einmal erfassen. Eine Angabe, etwa die Adresse aus einer Bestellung, wird nur einmal aufgenommen und erreicht dann von selbst Kundenliste, Kalender oder Buchhaltung. Je Ablauf legen wir drei Bausteine fest. Der Auslöser: was ihn anstößt. Die Bedingungen: ob es weitergeht. Die Regeln: was danach passiert. Programmiert wird das als eigener Code, ohne Automatisierungsdienst eines Drittanbieters dazwischen. Grenze: Was selten anfällt, ist die Einrichtung nicht wert.
Werktags gibt es innerhalb von 24 Stunden eine Antwort auf deine Anfrage. Im Erstgespräch, rund eine Stunde, geht es um eine Frage: Wo wird in deinem Büro heute mehrfach eingetippt, gesucht oder nachgefragt? Gesprochen wird per Video oder am Telefon; du wählst. Der Preis steht nach der Bestandsaufnahme fest, noch bevor ich anfange.
Routinearbeit im Büro: wo die Zeit verloren geht
Das Steuerbüro fragt nach einem Beleg, und keiner findet ihn. Gleichförmige Handgriffe kosten in vielen Büros jeden Tag Zeit: Belege weitergeben, Daten abtippen, Fristen im Blick behalten. Das gilt für Kfz-Werkstatt und Zahnarztpraxis ebenso wie für Ingenieurbüro, Zulieferbetrieb, Getränkemarkt oder Onlineshop.
Beispiel: Anfrage, Telefonnummer, Termine, Belege und Ordner sind erfunden.
Erinnerungen hängen an einer Person
Angebot nachfassen, Termin bestätigen, an eine offene Rechnung erinnern: Das klappt nur, solange einer dran denkt. Fällt diese Person aus, etwa durch Krankheit oder Urlaub, bleibt alles drei liegen.
Mailanhänge von Hand verteilt
Lieferscheine, Rechnungen, Fotos kommen per E-Mail. Dann: herunterladen, umbenennen, ablegen oder ans Steuerbüro schicken. Pro Beleg ist das kein großer Aufwand, bei vielen Belegen am Tag aber schon. Und wer einen falsch abgelegten braucht, muss ihn suchen.
Rechnungen · Anfragen · Belege · Termine
Prozesse automatisieren rund um Anfrage, Angebot und Rechnung
Nötige Bausteine: Die nennt das Angebot.
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Analyse
Ablaufanalyse vorab
Je Ablauf aus deinem Ablaufplan: Wer erledigt ihn? Wie oft? In welchem Programm, mit welchen Daten, welchen Ausnahmen? Daraus mein Vorschlag, die häufigsten Abläufe zuerst. Auch KI ist in einem Ablauf möglich; ob sie sich lohnt, klärt der KI-Potenzialcheck.
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Rechnungen
Angebot, Auftrag, Rechnung
Angebot, Auftrag, Rechnung in getrennten Programmen? Der Ablauf überträgt Kunde und Positionen; neu tippen muss sie keiner. Fertige Rechnungen gehen automatisch an Buchhaltung oder Steuerbüro.
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Anfragen
Anfragen erfassen und zuweisen
Anfragen aus Kontaktformular oder Postfach: automatisch in die Kundenliste. Eine Eingangsbestätigung geht an den Kunden, eine Aufgabe in den Kalender der zuständigen Person. Lückenhafte Anfragen: zuerst zu einem Menschen im Team, der beim Kunden nachfragt.
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Belege
Belege automatisch ablegen
Eingangsrechnungen, Lieferscheine, Fotos aus der Werkstatt im Postfach: Der Ablauf legt sie mit einheitlichem Namen in den richtigen Ordner oder schickt sie weiter. Kein Herunterladen, Umbenennen, Einsortieren mehr.
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Termine
Termine, Wiedervorlagen, Zahlungserinnerungen
Terminbestätigung und Erinnerung vorab: automatisch. Angebote ohne Antwort: nach einer festen Zahl von Tagen zurück als Wiedervorlage. Zahlungserinnerungen: nach deiner Frist, sofern der Ablauf aus der Buchhaltung den Zahlungsstand kennt. Andernfalls meldet er die offenen Rechnungen deinem Team.
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Übersichten
Übersichten per E-Mail
Etwa eine Wochenübersicht mit allen unbeantworteten Angeboten oder eine Monatsliste der Ausgangsrechnungen. Die Zahlen kommen aus deinen Programmen, die fertige Übersicht per E-Mail. Eine von Hand gepflegte Tabelle fällt weg.
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Ablösung
Alte Automatisierungen ablösen
Automatisierungen von früheren Mitarbeitern oder Dienstleistern: Ich prüfe, was sie bewirken, und schreibe es auf. Weiter Benötigtes programmiere ich auf Wunsch neu. Doppeltes oder Überflüssiges schalte ich ab, wenn du willst.
Wie läuft das ab?
Ablaufplan, Prototyp, Test, Echtbetrieb: so läuft es
Du erreichst mich per Telefon, E-Mail oder WhatsApp; ein freigegebenes Arbeitsbeispiel zeige ich auf Anfrage.
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Erstgespräch und Bestandsaufnahme
Grundlage sind deine Angaben, bei komplexeren Fällen zusätzlich Gespräche per Video mit einzelnen Kollegen aus deinem Betrieb. Fragen: Welche Programme sind beteiligt? Geben sie Daten von selbst weiter? Seltene Abläufe: Davon rate ich ab. Kein passendes Programm vorhanden: Individualsoftware. Reiner Datenabgleich zwischen Programmen: eine Schnittstelle. Antworten aus deinen eigenen Unterlagen: ein KI-Assistent.
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Ablaufplan und Festpreis
Den Ablaufplan lieferst du digital. Darin steht je Ablauf: der Auslöser, die Bedingungen und Regeln, welche Daten wohin fließen und wo sie gespeichert werden. Danach kommt das Angebot, Festpreis oder Monatsbetrag, mit der Reihenfolge der Abläufe.
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Prototypen testen
Aus dem Ablaufplan baue ich Prototypen: erste Fassungen, die schon laufen. Erste Runde: an einer Kopie oder mit Testdaten. Nachgebessert wird, bis die Ergebnisse stimmen. Echte Daten erst danach. An Entscheidungsstellen, zum Beispiel vor dem Versand eines Angebots, gibt dein Team in einem Freigabeschritt frei. Abbruch eines Ablaufs: Fehlermeldung an mich, damit kein Vorgang unbemerkt liegen bleibt.
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Übergabe, dann der nächste Ablauf
Nach dem Start: erste Durchläufe gemeinsam anschauen. Je Ablauf gibt es eine Beschreibung, wodurch er startet und was er erledigt. Fehlermeldungen: an mich. Beim Monatsbetrag geht es danach mit dem nächsten Ablauf weiter.
Wie lange dauert das?Abläufe nacheinander, nicht alle auf einmal
Wann Routine im Büro automatisch erledigt wird
Zwei Dinge bestimmen die Einrichtungsdauer am stärksten: die Zahl der Programme und euer Test der Prototypen. Auf Wunsch gibt es einen Zeitplan, die Zeitpunkte darin sind Richtwerte. Das Tempo bestimmt dein Bedarf. Eine feste Dauer sage ich nicht zu.
- StartErstgespräch und Bestandsaufnahme
- Schritt zweiAblaufplan und Festpreis
- Schritt dreiPrototypen testen
- Schritt vierÜbergabe
- Danachnächster Ablauf
Viele Ausnahmen oder Daten, die vorher bereinigt werden müssen: Dann dauert es länger.
Programm gibt keine Daten heraus
Liefert ein beteiligtes Programm seine Daten nicht von selbst, weißt du das vorher. Geprüft werden dann zwei Wege: Export oder eine eigens programmierte Schnittstelle.
Zeitersparnis garantiere ich nicht.
Was kostet das?Festpreis oder Monatsbetrag, du wählst
Prozessautomatisierung Salzgitter: Kosten und Laufzeit
Zwei Modelle: Festpreis für einzelne Abläufe oder fester Monatsbetrag, solange laufend automatisiert wird.
Entweder: Festpreis je Ablaufeinmal für jeden Ablauf
Du kannst den Monatsbetrag jederzeit formlos zum Ende des laufenden Monats kündigen; eine Mindestlaufzeit gibt es nicht.
Oder: Monatsbetraglaufend, statt Festpreis je Ablauf
Das ist dabei
Prototypen zum Testen, Einrichtung, Beschreibung je Ablauf und eine Fehlermeldung an mich: alles im Preis.
Abläufe, Quelltext, Beschreibungen: gehören dir ab der Übergabe, auch nach Kündigung des Monatsbetrags.
Fehler in meiner Arbeit: Korrektur ohne neuen Preis.
Für Erstgespräch, Bestandsaufnahme und Angebot zahlst du nichts, verbindlich ist nichts davon.
Betrieb der Abläufe: auf deinem Server oder auf dem von mir übernommenen Hosting, ohne Gebühren an einen Automatisierungsdienst. KI in einem Ablauf: Nutzungskosten separat. Herstellerkosten für den Schnittstellenzugang, zum Beispiel ein Zusatzmodul, erfährst du schon aus dem Angebot; die Rechnung dafür stellt dir der Hersteller direkt.
Extra: Datenbereinigung. Anpassungen: je nach Modell
Müssen Kundendaten vor dem Start bereinigt werden, weil Kunden doppelt existieren oder Schreibweisen abweichen: eigener Posten im Angebot. Wird nach dem Start eines deiner Programme umgestellt, ziehe ich die Abläufe nach: beim Monatsbetrag inklusive, ansonsten einzeln nach Umfang.
Was den Preis bestimmt
- Zahl der Abläufe
- Zahl der Programme je Ablauf
- Können die Programme Daten selbst abgeben und annehmen?
- Bedingungen und Ausnahmen: wie viele?
- Prüf- oder Freigabeschritte unterwegs
- Ordnung und Einheitlichkeit der Daten
Nach der Bestandsaufnahme sind beide Preise fix. Wird ein Ablauf aufwendiger als gedacht, steigt der Preis nicht. Mehr Abläufe oder Programme als vereinbart, grundlegende Änderungen am Abgestimmten: Die Kosten dafür kennst du vorher.
Den ersten Ablauf wählst du. Beim Monatsbetrag kommen weitere dazu, und bestehende passe ich an, wenn sich im Betrieb etwas ändert.
Zeitersparnis lässt sich schätzen, nicht messen
Aus dem Protokoll ablesbar
- Durchläufe je Ablauf laut Protokoll
- Abbrüche und Fehlermeldungen; Dauer zwischen Auslöser und Ergebnis
- Was dein Team tatsächlich an Zeit spart, weißt nur du
Zahlen, die wenig belegen
- Viele Abläufe, kaum Durchläufe im Monat
- Hohe Durchlaufzahl, verursacht durch einen Fehler, etwa jede Anfrage zweimal in der Kundenliste
- Abbrüche ohne Fehlermeldung, die keiner bemerkt
- Gesparte Minuten, die anderswo als Nacharbeit zurückkehren
Schätzung statt Messung: Durchläufe mal frühere Minuten Handarbeit je Schritt. Abzuziehen sind Nacharbeit und Ausnahmen.
Von dir: Ablaufplan, Zugänge, Beispielfälle, Tests
Anfangs: Ablaufplan und Zugänge. Später nur noch: Beispiele, Tests, Rückfragen zu Ausnahmen.
Zugänge, Konten, Vertrag
Wie ich an die Zugänge komme, bestimmst du: Einladung oder Zugangsdaten. Mich wieder entfernen und das Passwort ändern geht jederzeit. Konten, etwa für ein KI-Modell: auf deinen Namen, soweit trennbar. Ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung kann laut Art. 28 DSGVO nötig sein; ich schließe ihn, wenn er nötig ist oder du ihn willst. Hinweis aufs Gesetz, keine Rechtsberatung.
Echte Fälle
Verwickelter Ablauf? Dann führt ihn mir jemand aus deinem Betrieb per Video vor, mit echten Fällen wie einer Rechnung oder Anfrage. Ausnahmen nennst du. Seltene Sonderfälle bleiben Handarbeit deines Teams.
Tests im Alltag
In der Testphase arbeitet dein Team im normalen Alltag mit den Prototypen und meldet mir, was hakt. Grund: Lücken im Ablauf und unpassende Regeln sieht das Tagesgeschäft zuerst, nicht der Schreibtisch, an dem programmiert wird.
Datenflüsse, Abstimmung, IT
Datenflüsse: stehen im Ablaufplan. Wie eng wir uns abstimmen, entscheidest du, auch, ob du Änderungen an einem Ablauf vorher sehen willst. Mit deinem IT-Dienstleister, falls vorhanden, stimme ich Zugänge und Rechte ab.
Erstgespräch, Bestandsaufnahme und Angebot.
Alles kostenlos und unverbindlich.