Abtippen, dreimal hintereinander
Eine Anfrage per E-Mail wird von Hand in Kundenliste, Kalender und Angebot übertragen. Eine vertauschte Ziffer in der Rufnummer kommt oft erst heraus, wenn der Rückruf ins Leere geht.
Jan Bittenbinder
Du sprichst direkt mit mir, und ich setze die Arbeiten selbst um. Webdesign seit 2020.
Prozessautomatisierung für Celle
Wiederholen sich in deinem Büro in Celle dieselben Schritte zwischen den Programmen, die du schon nutzt, übernimmt sie mit Prozessautomatisierung künftig ein Ablauf ohne Handarbeit. Was einmal aufgenommen ist, etwa die Daten einer Bestellung, gelangt danach von selbst in Kundenliste, Kalender oder Buchhaltung; niemand tippt es ein zweites Mal. Für jeden Ablauf legen wir gemeinsam fest, welches Ereignis ihn in Gang setzt (der Auslöser), woran er erkennt, ob es weitergehen soll (die Bedingungen), und welche Schritte dann folgen (die Regeln). Umgesetzt wird das in eigenem Code aus meiner Hand, ohne zwischengeschalteten Automatisierungsdienst. Für Aufgaben, die nur ab und zu anfallen, ist der Aufwand der Einrichtung zu hoch.
Auf deine Anfrage bekommst du werktags innerhalb von 24 Stunden eine Antwort. Rund eine Stunde dauert das Erstgespräch; darin finden wir die Stellen, an denen in deinem Büro heute Angaben zweimal getippt, Belege gesucht oder Informationen erfragt werden. Ob wir uns per Video oder am Telefon unterhalten, entscheidest du. Bevor ich anfange, kennst du nach der Bestandsaufnahme den Preis.
Warum sich Routinearbeit im Büro so zieht
Ist die Kollegin krank, die sonst an alle Fristen denkt, bleibt im Büro einiges liegen. Gleichförmige Handgriffe kosten in vielen Betrieben jeden Tag Zeit: an Termine und Fristen denken, Daten abtippen, Belege weiterreichen. Betroffen sind Gartenbaubetrieb und kieferorthopädische Praxis ebenso wie Ingenieurbüro, Zulieferer, Optiker und Onlinehändler.
Beispiel: Anfrage, Telefonnummer, Termine, Belege und Ordner sind erfunden.
Wer erinnert, wenn jemand fehlt?
Bei Angeboten nachhaken, Termine bestätigen, an unbezahlte Rechnungen erinnern: Darum kümmert sich, wer gerade daran denkt. Wird diese Person krank oder geht in Urlaub, passiert nichts davon.
Belege von Hand sortiert
Rechnungen, Lieferscheine und Fotos kommen per E-Mail und werden heruntergeladen, umbenannt, abgelegt oder ans Steuerbüro weitergeschickt. Einzeln kaum der Rede wert, ergibt das in der Summe einen täglichen Zeitverlust; ein Beleg im falschen Ordner kostet später zusätzlich Suchzeit.
Termine · Belege · Anfragen · Rechnungen
Vom ersten Kontakt bis zur fertigen Rechnung Prozesse automatisieren
Welche Bausteine du davon brauchst, regelt das Angebot.
-
Analyse
Ablaufanalyse: Reihenfolge nach Häufigkeit
Für jeden Ablauf deines Ablaufplans erfasse ich: Wer erledigt ihn, wie oft kommt er vor, in welchem Programm, mit welchen Daten, mit welchen Ausnahmen? Daraus folgt mein Vorschlag, in dem die häufigsten Abläufe vorne stehen. Ein Ablauf kann auch KI einbinden; ob sich das rechnet, zeigt der KI-Potenzialcheck.
-
Termine
Terminbestätigung, Wiedervorlage, Zahlungserinnerung
Bestätigungen und Erinnerungen zu Terminen verschickt der Ablauf von selbst. Hat ein Kunde auf ein Angebot nach einer festgelegten Zahl von Tagen nicht reagiert, legt der Ablauf es als Wiedervorlage wieder vor. Zahlungserinnerungen gehen nach der Frist deines Betriebs raus, aber nur, wenn der Ablauf aus der Buchhaltung weiß, was schon bezahlt ist. Ohne diese Information meldet er die offenen Rechnungen deinem Team.
-
Belege
Anhänge ablegen ohne Klicken
Baustellenfotos, Eingangsrechnungen und Lieferscheine aus dem Postfach landen mit einheitlichem Dateinamen im richtigen Ordner, oder der Ablauf leitet sie weiter. Das Herunterladen, Umbenennen und Einsortieren entfällt.
-
Anfragen
Anfragen automatisch erfassen
Kommt eine Anfrage über das Kontaktformular oder ins Postfach, steht sie automatisch in der Kundenliste. Eine Eingangsbestätigung geht an den Kunden; wer zuständig ist, findet die Aufgabe im eigenen Kalender. Fehlen Angaben, landet die Anfrage zuerst bei einem Menschen im Team, der nachfragt.
-
Übersichten
Übersichten, die von allein entstehen
Der Ablauf trägt Zahlen aus deinen Programmen zu Übersichten zusammen, etwa eine wöchentliche Liste offener Angebote oder eine monatliche Aufstellung der geschriebenen Rechnungen, und mailt sie dir. Niemand muss dafür mehr eine Tabelle von Hand fortführen.
-
Rechnungen
Kunde und Positionen wandern mit
Sind Angebot, Auftrag und Rechnung auf mehrere Programme verteilt, übernimmt der Ablauf Kunde und Positionen von Station zu Station. Ist eine Rechnung fertig, schickt er sie automatisch an Buchhaltung oder Steuerbüro.
-
Ablösung
Frühere Automatisierungen prüfen
Laufen bei dir Automatisierungen, die ein ehemaliger Mitarbeiter oder ein Dienstleister aufgesetzt hat, prüfe ich ihre Wirkung und dokumentiere sie. Was du weiterhin brauchst, programmiere ich auf Wunsch neu. Was doppelt läuft oder niemand mehr nutzt, schalte ich auf deinen Wunsch ab.
Wie läuft das ab?
Erst Ablaufplan, dann Prototyp, dann Echtbetrieb
Erreichbar bin ich per Telefon, E-Mail oder WhatsApp. Ein freigegebenes Arbeitsbeispiel zeige ich dir auf Wunsch.
-
Gespräch und Bestandsaufnahme
Aus deinen Angaben und, wenn es kompliziert wird, aus Gesprächen mit einzelnen Leuten im Team, per Video, gewinne ich den Überblick: Welche Programme gehören dazu, und geben sie Daten von selbst weiter? Von seltenen Abläufen rate ich ab. Ohne passendes Programm führt der Weg zu Individualsoftware, bei reinem Datenabgleich zu einer Schnittstelle und bei Antworten aus deinen Unterlagen zu einem KI-Assistenten.
-
Ablaufplan und Preis
Den Ablaufplan bekomme ich digital von dir. Er enthält je Ablauf den Auslöser, die geltenden Bedingungen und Regeln, die Datenflüsse und die Speicherorte. Im Anschluss erhältst du ein Angebot zum Festpreis oder Monatsbetrag samt einer Reihenfolge für die Abläufe.
-
Prototypen im Test
Ich programmiere nach dem Ablaufplan Prototypen; das sind erste Versionen der Abläufe, die schon funktionieren. Ihr testet sie zuerst an einer Kopie oder mit Testdaten, ich passe an, bis die Ergebnisse stimmen, und erst danach laufen sie mit echten Daten. Muss jemand eine Entscheidung treffen, etwa bevor ein Angebot verschickt wird, kommt ein Freigabeschritt für dein Team hinein. Bei einem Abbruch geht eine Fehlermeldung an mich, damit nichts unbemerkt hängen bleibt.
-
Übergabe und nächster Ablauf
Die ersten Durchläufe nach dem Start sehen wir uns gemeinsam an. Zu jedem Ablauf bekommst du eine Beschreibung von Auslöser und Wirkung; Fehlermeldungen gehen an mich. Mit Monatsbetrag ist danach der nächste Ablauf an der Reihe.
Wie lange dauert das?Immer nur ein Ablauf zur Zeit
Wann die Automatik im Büro übernimmt
Ausschlaggebend für die Dauer sind vor allem die Zahl der Programme und das Tempo, mit dem dein Team die Prototypen durchprobiert. Ein Zeitplan mit ungefähren Zeitpunkten ist auf Wunsch möglich, und das Tempo bestimmst du mit deinem Bedarf. Zusagen zu einer festen Dauer mache ich nicht.
- Zu BeginnGespräch und Bestandsaufnahme
- DannAblaufplan und Preis
- DanachPrototypen im Test
- Mit dem StartÜbergabe
- Weiternächster Ablauf
Gibt es viele Ausnahmen oder sind Daten vorher zu bereinigen, braucht es mehr Zeit.
Programm ohne Datenweitergabe
Kann ein Programm Daten nicht von sich aus weitergeben, sage ich dir das im Vorfeld. Geprüft werden dann zwei Möglichkeiten: ein Export oder eine programmierte Schnittstelle.
Wie viel Zeit am Ende gespart wird, sage ich nicht zu.
Was kostet das?Zwei Modelle: pro Ablauf oder monatlich
Prozessautomatisierung Celle: Preis, Kosten und Laufzeit
Bei der Prozessautomatisierung wählst du zwischen einem Festpreis je Ablauf und einem festen Monatsbetrag, mit dem ich fortlaufend automatisiere.
Entweder: Festpreis je Ablaufeinmal für jeden Ablauf
Ohne Mindestlaufzeit: Der Monatsbetrag lässt sich formlos zum Ende des laufenden Monats kündigen.
Oder: Monatsbetraglaufend, statt Festpreis je Ablauf
Im Preis enthalten
Enthalten sind Prototypen zum Testen und die Einrichtung, außerdem je Ablauf eine Beschreibung und eine Fehlermeldung an mich.
Abläufe, Quelltext und Beschreibungen sind ab der Übergabe deine, auch wenn der Monatsbetrag gekündigt ist.
Zeigt sich ein Fehler in meiner Arbeit, korrigiere ich ihn ohne neuen Preis.
Erstgespräch, Bestandsaufnahme und Angebot kosten nichts und verpflichten zu nichts.
Die Abläufe laufen auf deinem Server oder auf einem Hosting in meiner Obhut; Gebühren für einen Automatisierungsdienst gibt es nicht. KI-Nutzungskosten eines Ablaufs kommen getrennt dazu. Fallen beim Hersteller Gebühren für den Schnittstellenzugang an, zum Beispiel für ein Zusatzmodul, stehen sie vorher im Angebot, und du begleichst sie direkt beim Hersteller.
Bereinigung extra, Anpassung je nach Modell
Für das Bereinigen vorhandener Daten vor dem Start, zum Beispiel doppelter Kunden oder uneinheitlicher Schreibweisen, gibt es einen eigenen Preis im Angebot. Bekommt eines deiner Programme nach dem Start eine neue Version, ziehe ich die Abläufe nach: mit Monatsbetrag ohne Aufpreis, ohne Monatsbetrag einzeln nach Umfang berechnet.
Was den Aufwand bestimmt
- Wie viele Abläufe es werden
- Wie viele Programme in einem Ablauf zusammenkommen
- Ob die Programme von sich aus Daten herausgeben und übernehmen
- Zahl der Bedingungen und Ausnahmen
- Ob ein Mensch unterwegs etwas prüft oder freigibt
- Wie aufgeräumt und einheitlich die Daten sind
Beides wird nach der Bestandsaufnahme festgelegt und erhöht sich nicht, falls ein Ablauf aufwendiger wird als geplant. Was zusätzliche Abläufe oder Programme jenseits des vereinbarten Umfangs kosten oder was eine grundlegende Änderung am Abgestimmten kostet, erfährst du, bevor ich etwas umsetze.
Welcher Ablauf zuerst drankommt, entscheidest du. Beim Monatsbetrag folgen weitere Abläufe, und vorhandene passe ich an, wenn sich in deinem Betrieb etwas verändert.
Durchlaufzahlen sind messbar, die Ersparnis nur geschätzt
Messbar laut Protokoll
- Zahl der Durchläufe je Ablauf im Protokoll
- Abbrüche, Fehlermeldungen und wie lange es vom Auslöser bis zum Ergebnis dauert
- Wie viel Zeit dein Team dadurch tatsächlich spart, weißt nur du
Was nicht als Erfolg zählt
- Eine lange Liste von Abläufen, von denen die meisten im Monat kaum laufen
- Steigende Durchlaufzahlen, weil ein Fehler Anfragen zweimal in der Kundenliste anlegt
- Abbrüche, die keiner merkt, weil keine Fehlermeldung kommt
- Gesparte Minuten, die als Nacharbeit anderswo wieder auftauchen
Als Faustformel: Durchläufe × bisherige Handarbeitsminuten pro Schritt, abzüglich Nacharbeit und Ausnahmen. Mehr als eine Schätzung ist das nicht.
Zugänge, echte Fälle und ein Team, das mittestet
Am Start stehen dein Ablaufplan und die Zugänge, später nur noch Beispielfälle, Tests und Antworten zu Ausnahmen.
Zugänge und Verträge
Ob als Einladung oder mit Zugangsdaten, entscheidest du. Jederzeit kannst du mich entfernen oder das Passwort ändern. Soweit sie sich trennen lassen, stehen Konten, etwa für ein KI-Modell, auf deinem Namen. Ist ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO nötig oder möchtest du einen, setze ich ihn mit dir auf. Das ist ein Hinweis auf das Gesetz, keine Rechtsberatung.
Ein Ablauf, an echten Fällen erklärt
Komplizierte Abläufe erklärt mir eine Person aus deinem Team an echten Fällen, per Video, etwa an einer Anfrage oder einer Rechnung. Welche Ausnahmen gelten, sagst du mir; sehr seltene Sonderfälle übernimmt dein Team weiterhin selbst.
Prototypen im Arbeitsalltag
Während der Tests arbeitet dein Team mit den Prototypen und gibt mir Bescheid, wenn etwas hakt. Lücken im Ablauf oder eine Regel, die nicht zum Betrieb passt, entdeckt dein Team im Tagesgeschäft eher als ich oder sonst jemand.
Datenflüsse, Abstimmung, IT-Dienstleister
Wohin welche Daten gehen, steht im Ablaufplan. Wie eng die Abstimmung sein soll und ob du Änderungen an einem Ablauf vorab sehen möchtest, legst du fest. Mit einem vorhandenen IT-Dienstleister stimme ich Zugänge und Rechte ab.
Erstgespräch, Bestandsaufnahme und Angebot.
Alles kostenlos und unverbindlich.