Das Werkzeug kam zuerst
Ein KI-Abo oder eine Zusatzfunktion im Büroprogramm ist angeschafft, ohne dass ein bestimmter Ablauf dafür ausgewählt wurde. Am Ende verwendet es jeder anders oder niemand.
Jan Bittenbinder
Du sprichst direkt mit mir, und ich setze die Arbeiten selbst um. Webdesign seit 2020.
KI-Beratung für Celle
Lohnt sich KI in deinem Betrieb in Celle, und wenn ja, wo? Das klärt meine KI-Beratung, aufgebaut als Potenzialcheck: Ich erfasse deine Arbeitsabläufe und ordne jeden danach ein, ob KI sich dort wirtschaftlich rechnet oder nicht. Für jeden Ablauf lege ich den Aufwand, nämlich Einrichtung, laufende Kosten und Zeit zum Prüfen der Ergebnisse, neben die erwartete Ersparnis. Das Ergebnis ist eine Rangfolge nach Nutzen. Eingerichtet wird nichts; ob du die Punkte mit mir oder einem anderen Anbieter umsetzt, liegt bei dir.
Auf jede Anfrage melde ich mich werktags innerhalb von 24 Stunden. Rund eine Stunde dauert das Erstgespräch; Thema sind die Abläufe, die dich am meisten Zeit kosten, und deine bisherigen Erfahrungen mit KI. Das Gespräch führen wir per Video oder telefonisch, wie es dir passt. Sobald die Bestandsaufnahme steht, nenne ich dir den Preis, noch vor dem Start.
Was KI bei dir bringt, bleibt bisher unklar
Viele merken erst beim Gegenlesen, dass die schnelle KI-Antwort doch Arbeit macht. Interesse ist da, ein Nachweis je Arbeitsschritt fehlt, und das hat drei Ursachen: Gekauft wird, bevor klar ist, wofür; die Zeit für heutige Aufgaben ist nirgends erfasst; die Kontrolle der Ergebnisse rechnet niemand ein. Das trifft das Hotel ebenso wie den technischen Zulieferer, die Druckerei oder das Café.
Beispiel: Betrieb, Abo, Abläufe, Zeiten und Prüfaufwand sind erfunden.
Zahlen, die keiner hat
Wie viele Angebote im Monat entstehen oder wie oft Reservierungsanfragen beantwortet werden und wie viel Zeit das kostet, weiß niemand genau. Damit fehlt die Grundlage, um eine Ersparnis zu berechnen.
Gegenlesen, das nicht eingeplant ist
Schnell ist ein KI-Ergebnis erstellt, kontrollieren muss es dennoch ein Mensch. Bei Preisen, Buchungsdaten oder Fristen, wo Fehler Geld kosten, dauert das Prüfen manchmal so lange wie die Arbeit selbst. Auch Einrichtung und laufende Gebühren tauchen in keiner Rechnung auf.
Erfassen · Bewerten · Erproben · Einordnen
KI-Potenzialanalyse: Ersparnis, Datenschutz und einfachere Lösungen
Welche Bausteine für dich infrage kommen, regelt das Angebot.
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Aufnahme
Abläufe so aufnehmen, wie sie sind
Anhand deiner Angaben sehe ich, wer welchen Ablauf erledigt, welche Programme, Daten und Sonderfälle dazugehören und wo Zeit verloren geht. Meine Vorschläge passen dadurch zu eurem Arbeitsalltag.
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Vorhandenes
KI, die schon in deinen Programmen steckt
Viele Programme, von der Bürosoftware über die Buchhaltung bis zur Branchenlösung, haben heute KI-Funktionen, mitunter schon im laufenden Abo. Bevor ein neues Werkzeug in die Liste aufgenommen wird, kläre ich, was du davon hast und was dein Team bereits verwendet.
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Bewertung
Was KI kostet und was sie spart
Je Ablauf rechne ich die Kosten von KI aus, an Einrichtung, Gebühren und Prüfzeit, und stelle die erwartete Zeitersparnis daneben. Jede Schätzung bekommt ihre Annahmen, damit du sie selbst nachvollziehen kannst.
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Feste Regel
Wann eine feste Regel reicht
Läuft ein Schritt jedes Mal gleich ab, genügt oft eine regelbasierte Automatisierung, und niemand muss ihre Ergebnisse Stück für Stück kontrollieren. Was selten anfällt oder bei Fehlern teuer wird, steht begründet am Ende der Liste.
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Daten
Daten und Rechtsrahmen je Ablauf
Ich vermerke, welche Daten eine KI je Ablauf sehen müsste, zum Beispiel Kunden- oder Personaldaten. Sobald personenbezogene Daten im Spiel sind, gilt die DSGVO; die EU-KI-Verordnung wiederum regelt Themen wie KI-Kompetenz (Art. 4) und die Transparenzpflichten nach Art. 50. In der Liste sind diese Stellen markiert und, soweit ich es beurteilen kann, geprüft; eine Rechtsberatung leiste ich damit nicht.
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Probe
Probe mit freigegebenen Fällen
Für Abläufe mit hohem Rang mache ich, sofern im Angebot vereinbart, eine Probe mit einigen echten Beispielen, die du freigegeben hast. Sie zeigt, ob eine KI die Aufgabe ordentlich löst und wie viel Nacharbeit bleibt; Daten von Kunden oder Mitarbeitern verwende ich dafür nicht. Was in der Liste über diese Abläufe steht, ist damit praktisch getestet.
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Liste
Umsetzungswege von vorhanden bis neu
Zu jedem Listenpunkt nenne ich einen passenden Weg, von der Funktion, die du bereits besitzt, über Prozessautomatisierung und KI-Assistent bis zu API-Schnittstelle oder Individualsoftware. Ob und was davon kommt, liegt bei dir.
Wie läuft das ab?
KI-Potenzialcheck in vier Schritten, vom Gespräch bis zur Rangliste
Abstimmen können wir uns telefonisch, per E-Mail oder über WhatsApp. Ein Arbeitsbeispiel, das freigegeben ist, lege ich dir auf Anfrage vor.
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Erstgespräch und Bestandsaufnahme
Am Anfang legen wir die Bereiche fest, etwa Rezeption, Büro oder Küche. Ich verschaffe mir einen Überblick über eure Programme und frage, wofür im Team schon KI genutzt wird. Steht dein Ziel bereits fest, zum Beispiel ein Assistent für eure Unterlagen, ist der KI-Assistent der direktere Weg.
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Angebot mit Festpreis
Du erhältst ein Angebot zum Festpreis; willst du Bereich um Bereich vorgehen, hat jeder seinen eigenen festen Preis. Aus dem Angebot geht hervor, welche Abläufe ich mir vornehme, wer im Team mein Gesprächspartner ist und für welche Abläufe eine Probe geplant ist.
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Aufnahme der Abläufe
Zuerst sammelst du für mich digital die Eckdaten je Ablauf: Häufigkeit, Dauer, Programme, Daten und die Stellen, an denen Fehler teuer werden. Dann nehme ich die Abläufe in Augenschein. Eingerichtet oder umgestellt wird dabei nichts.
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Rangliste und Besprechung
Je Ablauf rechne ich Aufwand gegen erwartete Ersparnis und ordne alles in eine Rangfolge. Gemeinsam gehen wir sie durch: wo sich KI lohnt, womit du anfängst und wo nicht, stets mit Begründung. Liegt noch kein Plan vor, schreibe ich ihn dir.
Wie lange dauert das?Erst bewerten, dann umsetzen
Wie lange der Check dauert und was nach der Liste kommt
Je mehr Abläufe, desto länger; dazu kommt, wie zügig deine Angaben eintreffen und wann im Team Zeit für Gespräche ist. Erst die Umsetzung zeigt, ob KI wirklich Zeit spart. Eine bestimmte Dauer garantiere ich nicht.
- ErstErstgespräch und Bestandsaufnahme
- DannAngebot mit Festpreis
- DanachAufnahme der Abläufe
- Im AnschlussRangliste und Besprechung
- SpäterUmsetzung erster Punkte
Mehrere Standorte oder ein Betrieb im Schichtdienst verlängern die Aufnahme gegenüber einem kleinen Büro.
Wenn sich nirgends etwas rechnet
Rechnet sich KI bei dir an keiner Stelle, sage ich es dir geradeheraus, und in der Liste steht, ob eine feste Regel stattdessen hilft.
Für eine Ersparnis übernehme ich keine Garantie.
Was kostet das?Einmaliger Preis, keine Laufzeit
KI-Beratung Celle: Preis des Potenzialchecks
Der Potenzialcheck kostet einmalig einen Festpreis, auf Wunsch aufgeteilt nach Bereichen mit jeweils eigenem Festpreis.
KI-Potenzialcheckeinmaliger Festpreis
Der Check ist ein Auftrag für sich, einmalig und ohne Vertrag mit Laufzeit.
Laufende Kostenkeine, kein Abo
Im Festpreis enthalten
Dazu gehören die Aufnahme der Abläufe, die Rechnung Aufwand gegen erwartete Ersparnis, die nach Nutzen geordnete Liste und die gemeinsame Besprechung.
Die Liste behältst du, auch ohne weiteren Auftrag bei mir.
Für die Korrektur eigener Fehler stelle ich nichts in Rechnung.
Erstgespräch, Bestandsaufnahme und Angebot: kostenlos und unverbindlich.
Ein Werkzeug oder Abo brauchst du dafür nicht zu kaufen; getestet wird mit meinen eigenen Zugängen.
Extra: Umsetzung und Gebühren
Die Umsetzung einzelner Punkte, zum Beispiel eine Prozessautomatisierung, ein KI-Assistent oder Individualsoftware, ist ein neuer Auftrag mit eigenem Preis. Gebühren für KI-Werkzeuge gehen von dir direkt an den Anbieter.
Diese Punkte bestimmen den Aufwand
- Anzahl der aufgenommenen Abläufe
- Anzahl der Bereiche oder Standorte
- Anzahl der Gesprächspartner im Team
- Vorhandene Zahlen zu den Abläufen
- Anzahl der Programme je Ablauf
- Proben zu einzelnen Abläufen
Ist die Bestandsaufnahme gemacht, steht der Preis und verändert sich auch bei einem unerwartet aufwendigen Ablauf nicht. Mehr Abläufe, zusätzliche Bereiche oder grundlegende Änderungen kosten extra; den Betrag nenne ich vorab.
Klein beginnen ist möglich, etwa nur mit der Rezeption; weitere Bereiche kommen später dazu, wenn du willst.
Nachprüfbare KI-Beratung: jede Schätzung mit Grundlage
Zahlen, die ich erhebe
- Wie oft und wie lange ein Ablauf heute läuft
- Wie viele Ergebnisse einer Probe ohne Nacharbeit verwendbar waren
- Wie viel Zeit dir im Alltag bleibt, siehst nur du
Warnzeichen für KI ohne Nutzen
- Ein Abo für das ganze Team, das fast keiner nutzt
- Viele Ideen, aber keine Angaben zu Aufwand, Ersparnis und Reihenfolge, also bleibt alles liegen
- Fixe Entwürfe, die jemand Wort für Wort gegenlesen muss
- Ersparnisangaben in Prozent aus Herstellerstudien, nie im eigenen Betrieb gemessen
Eine Ersparnis durch KI lässt sich vorab nur schätzen. In der Liste findest du deshalb zu jeder Schätzung die Annahmen, auf denen sie aufbaut.
Was ihr beisteuert: Angaben, Beispiele und etwas Zeit
Der größte Teil eurer Mitarbeit fällt in die Aufnahme. Danach bleiben Rückfragen und die Entscheidung über die Umsetzung.
Zugänge brauche ich selten
Die Aufnahme lebt von Gesprächen mit den Leuten, die die Arbeit machen. Zugriff auf deine Programme ist dabei selten nötig. Nur wenn ich vorhandene KI-Funktionen testen soll, brauche ich Zugang, und zwar so, wie du es möchtest: Einladung, eigener Nutzer oder deine Zugangsdaten. Jederzeit kannst du mich wieder entfernen oder das Passwort wechseln.
Echte Fälle und Zahlen
Je Ablauf schaue ich mir wenige echte Fälle an, zum Beispiel ein Angebot, eine Anfrage oder einen Lieferschein. Wie häufig er vorkommt und wie viel Zeit er kostet, erfahre ich von dir und bei der Aufnahme.
Offenheit im Team
Niemand kennt die Zeitverluste und Fehlerquellen eines Ablaufs so gut wie die Kollegin, die ihn täglich erledigt. Sag deinem Team rechtzeitig, warum es den Check gibt; offene, ehrliche Antworten verbessern die Schätzungen.
Mitreden auf Wunsch
Die Abstimmung ist so eng, wie du es willst, und vorab siehst du, was dir wichtig ist, zum Beispiel welche Abläufe aufgenommen werden. Möchtest du Datenschutzbeauftragten, Betriebsrat oder IT-Dienstleister dabeihaben, beziehe ich sie ein.
Erstgespräch, Bestandsaufnahme und Angebot.
Alles kostenlos und unverbindlich.