Jeden Tag die gleichen Auskünfte
Ob Preis, Öffnungszeit oder Lieferzeit: Am Telefon, per Mail und über WhatsApp wird ständig nach demselben gefragt. Jemand antwortet von Hand, und die Arbeit, an der er gerade sitzt, bleibt so lange liegen.
Jan Bittenbinder
Du sprichst direkt mit mir, und ich setze die Arbeiten selbst um.
KI-Assistent und Chatbot für Celle
Ob Kunde oder Kollegin fragt: Der KI-Assistent, den ich für Betriebe in Celle einrichte, schöpft aus einer Wissensbasis, die aus deinen hinterlegten Unterlagen besteht, etwa Handbuch, Preisliste und Anleitungen. Er arbeitet als Chatbot auf deiner Website, als internes Werkzeug für dein Team oder an beiden Stellen. Seine Antworten soll er allein diesen Unterlagen entnehmen. Kennt er etwas nicht aus den Unterlagen, soll er das sagen und auf der Website ans Kontaktformular verweisen. Testfragen vor dem Start zeigen, ob er das tut.
Auf jede Anfrage antworte ich werktags binnen 24 Stunden. Rund eine Stunde nehmen wir uns im Erstgespräch für die Frage, womit du immer wieder angefragt wirst und in welchen Ordnern oder Dateien die Antworten heute stecken. Das Gespräch läuft per Video oder telefonisch, ganz nach deinem Wunsch. Den Preis bekommst du nach der Bestandsaufnahme genannt, noch bevor ich loslege.
Warum dieselbe Auskunft immer wieder Zeit kostet
Wer neu im Betrieb ist, fragt sich durch, bis er weiß, in welchem Ordner was steht. Das Wissen ist ja da: Preise stehen in der Liste, Abläufe im Handbuch, der Rest steckt in den Köpfen der Erfahrenen. Nur fragt jeder für sich, und jedes Mal muss jemand antworten. So geht es der Anwaltskanzlei, der Arztpraxis und dem Restaurant, und ebenso einem Hotel, an dessen Rezeption nachts nur eine Person Dienst hat.
Beispiel: Betrieb, Fragen, Unterlagen, Lieferzeiten und Antworten sind erfunden.
Ordner hier, Wissen dort
Das Handbuch steht im Regal, die Anleitungen stecken in einem Postfach, die aktuellen Preise kennt eine einzige Person. Neue Leute hängen an den Erfahrenen, und die Auskunft für den Kunden fällt je nach Kollegin anders aus.
Erfundene Antworten aus dem Chat
Ein Chatbot, der deine Dokumente nicht kennt, bedient sich bei allgemeinem Wissen. So stehen plötzlich Preise, Fristen oder Zusagen im Chat, die nirgends dokumentiert sind.
Unterlagen · Website-Chat · Formular · Team
Ein Chatbot für Unternehmen, der Kunden und Team antwortet
Welche Bausteine für deinen Betrieb dabei sind, steht im Angebot.
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Wissensbasis
Eine Wissensbasis aus deinem Material
Was es an Handbüchern, Preislisten, Anleitungen und fertigen Antworten auf typische Fragen gibt, sammle ich und bereite es so auf, dass der Assistent jeweils die passende Stelle findet. Überholte Fassungen sortiere ich aus. Stehen zwei Unterlagen im Widerspruch, triffst du die Entscheidung, welche gilt.
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Website
Ein Chatbot, der sagt, dass er eine KI ist
Gleich zu Beginn erfährt jeder im Chatfenster, dass hier eine KI antwortet; das Fenster selbst trägt die Farben und die Schrift deiner Website. Geregelt ist diese Kennzeichnung in Artikel 50 der EU-KI-Verordnung. Typische Fragen sind als Vorschläge zum Antippen hinterlegt, und geantwortet wird auch abends und am Wochenende.
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Grenzen
Was er beantwortet und was nicht
Welche Themen der Assistent übernimmt und welche er ablehnt und ans Formular verweist, etwa ärztliche oder juristische Einschätzungen, legen wir zusammen fest. Vor dem Livegang teste ich ihn auf Prompt Injection, das sind Tricks, mit denen jemand ihm andere Antworten entlocken will. Pro Besucher gibt es eine Obergrenze an Nachrichten; sie dämpft Massenanfragen und damit auch die Kosten.
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Formular
Wenn keine Unterlage passt: Kontaktformular
Steht zu einer Frage nichts in den Unterlagen, gibt der Assistent das zu und zeigt den Weg zu deinem Kontaktformular. Über das Formular erreicht dich die Frage wie gewohnt. Kommt eine solche Frage öfter, ist das ein Fingerzeig auf eine Lücke in der Wissensbasis.
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Team
Interner Assistent, der seine Quelle nennt
Dein Team schlägt im Assistenten nach, was in Handbuch, Arbeitsanleitungen und Ablaufbeschreibungen steht, ohne andere bei der Arbeit zu stören, auch nachts, wenn nur eine Person im Haus Dienst hat. Zu jeder Antwort gehört ein Verweis auf das Ursprungsdokument zum Nachlesen. Den Zugang bekommt nur dein Team, auf Wunsch abgestuft nach Rolle.
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Sprachen
Weitere Sprachen
Eine englische Frage beantwortet der Assistent auf Englisch, mit deinen deutschen Unterlagen als Grundlage. Gut für Kunden und Beschäftigte, denen eine andere Sprache leichter fällt. Die Sprachen legen wir vorher fest, und für jede prüfen wir die Fachbegriffe mit eigenen Testfragen.
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Pflege
Pflege und Auswertung
Bei neuen Preisen, geänderten Öffnungszeiten oder Abläufen kommen die aktuellen Unterlagen hinein und die alten heraus. Auf Wunsch sehe ich nach, welche Fragen dauerhaft unbeantwortet bleiben, und schreibe dir einen Antwortvorschlag für die Unterlagen. Hast du keine Betreuung gebucht, kommen neue Unterlagen nur auf deinen Auftrag hinein, mit vorher genanntem Preis.
Wie läuft das ab?
Wie ich deinen KI-Assistenten einrichte und teste
Per Telefon, E-Mail oder WhatsApp halten wir Kontakt. Im Erstgespräch zeige ich dir an einem Beispiel, wie eine Antwort aus den Unterlagen aussieht und wie der Assistent ans Kontaktformular übergibt.
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Erstgespräch und Prüfung der Unterlagen
Am Anfang steht die Frage nach dem Einsatzort, also Website, intern oder beides, und danach, welche Fragen der Assistent übernehmen soll. Deine Unterlagen prüfe ich auf Aktualität, auf Widersprüche und auf Lücken. Ist noch unklar, ob sich KI für deinen Betrieb rechnet, steht vorher besser ein KI-Potenzialcheck. Auch über WhatsApp oder per Telefon kann er antworten; das gibt es auf Anfrage.
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Wissensbasis und Angebot
Das Angebot nennt einen Festpreis für die Einrichtung und optional einen Monatsbetrag für die Betreuung. Nimmst du es an, bereite ich die Unterlagen für die Wissensbasis auf. Gleichzeitig sammeln wir Testfragen: echte Fragen, wie sie bei dir ankommen, und bewusst auch welche, die in keiner Unterlage beantwortet werden.
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Testfragen vor dem Start
Ich richte das Chatfenster auf deiner Website ein oder den Zugang für dein Team, je nachdem, wo er arbeiten soll; auf der Website gehört der Weg zum Kontaktformular immer dazu. Dann stellen wir die Testfragen. Fehler behebe ich an ihrer Quelle, also in der Unterlage oder in den Einstellungen. Erst wenn alles Dokumentierte stimmt und der Rest beim Formular landet, und erst nach deiner Freigabe, schalte ich ihn frei. Getestet wird er bis dahin auf einer Seite ohne öffentlichen Zugang.
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Freigabe und Start
Mit dem Start übernimmt der Assistent die Anfragen und antwortet aus deinen Unterlagen. Wenn du willst, werten wir gemeinsam aus, was gefragt wurde und wo eine Unterlage fehlt; ein Bericht ist auf Wunsch ebenfalls möglich.
Wie lange dauert das?Testfragen zuerst, Start danach
Wie lange es bis zum Start dauert und bis er entlastet
Bis der Assistent fertig eingerichtet ist, vergeht unterschiedlich viel Zeit; entscheidend ist, wie aktuell und geordnet deine Unterlagen sind. Möchtest du einen Zeitplan, bekommst du ihn mit ungefähren Zeitpunkten. Live geht er, sobald die Testfragen bestanden sind und du ihn freigibst. Erst nach Wochen lässt sich erkennen, ob dein Team wirklich seltener die gleichen Fragen beantwortet.
- ErstErstgespräch und Prüfung der Unterlagen
- DannWissensbasis und Angebot
- DanachEinrichtung und Testfragen
- Im AnschlussFreigabe und Start
- SpäterPflege und Auswertung
Zusätzliche Sprachen oder der Einsatz auf Website und intern zugleich machen die Einrichtung länger.
Wenn er falsch antwortet oder zu oft verweist
Liegt eine Antwort falsch, fehlt sie oder schickt der Assistent zu häufig ans Formular, meldest du dich bei mir, und wir ändern Unterlagen oder Einstellungen.
Dass er ohne Fehler antwortet, sichere ich nicht zu.
Was kostet das?Festpreis · Betreuung · Modellkosten
KI-Chatbot Celle: was er kostet und wie du kündigst
Du zahlst einmal einen Festpreis für die Einrichtung und, falls du Betreuung möchtest, einen festen Betrag pro Monat.
EinrichtungFestpreis
Eine Mindestlaufzeit hat der Monatsbetrag nicht; du kündigst ihn formlos zum Ende des Monats.
Betreuung, wenn du sie willstfester Monatsbetrag
Im Festpreis enthalten
Dazu gehören das Aufbereiten der Unterlagen, die Einrichtung inklusive Formularweg, die Testfragen und die Testseite, bis du freigibst. Später eingespielte Unterlagen deckt die Betreuung ab.
Assistent und Wissensbasis bleiben nach der Übergabe bei dir, und eine Kündigung der Betreuung ändert daran nichts.
Für Fehler in meiner Arbeit berechne ich keinen neuen Preis.
Erstgespräch, Bestandsaufnahme und Angebot: kostenlos und unverbindlich.
Getrennt davon fallen Kosten für das KI-Modell an, das hinter den Antworten steckt; eine Schätzung findest du im Angebot. Ob die Daten in der EU bleiben müssen, gibst du vor, und danach richtet sich die Wahl des Modells.
Extra: neue Unterlagen, weitere Aktionen
Fehlt dir eine Unterlage, etwa die aktuelle Preisliste, schreiben wir sie gemeinsam; der Preis dafür steht eigens im Angebot. Aktionen über das Antworten hinaus, zum Beispiel Termine eintragen, gehören zur Prozessautomatisierung.
Diese Punkte bestimmen den Aufwand
- Anzahl der Unterlagen
- Aktualität und Ordnung der Unterlagen
- Einsatzort: Website, intern oder beides
- Anzahl der Sprachen
- Abgestufte Sichtrechte im Team
- Wie oft Preise, Abläufe und Anleitungen neu gefasst werden
Beides wird nach der Bestandsaufnahme festgelegt. Brauchen deine Unterlagen mehr Aufwand als gedacht, trage ich das. Andere Sprachen, ein zweiter Einsatzort oder grundlegende Änderungen kosten extra; den Betrag erfährst du vorher.
Was die Betreuung umfasst, bestimme ich einzeln je nach Umfang deines Assistenten, zum Beispiel Sicherungen, Aktualisierungen, die Wissensbasis und den Wechsel auf ein neueres KI-Modell. Der Assistent läuft entweder auf deinem Server oder in einem Hosting unter meiner Obhut.
Erfolg beim KI-Chatbot: weniger Arbeit, richtige Antworten
Das lässt sich messen
- Die häufigsten Fragen, falls die Gespräche gespeichert werden
- Wie viele Testfragen er korrekt aus den Unterlagen beantwortet und wie oft er aufs Kontaktformular verweist
- Ob es dein Team im Alltag spürbar leichter hat, merkst nur du
Hohe Antwortquote, dünne Belege
- Die Chats nehmen zu, Anrufe und Rückfragen bleiben auf dem alten Stand
- Nur selten ein Verweis ans Formular, weil er auch antwortet, wo keine Unterlage passt
- Chats, die Besucher nur aus Neugier beginnen
- Werbeversprechen über Antwortquoten statt eigener Messung an deinen Fragen
Gesparte Anrufe kann niemand sicher zählen. Denn ob jemand mit einer Antwort aus dem Chat sonst angerufen hätte, weiß keiner.
Dein Teil: Unterlagen, Zugänge und Antworten auf Formularanfragen
Zu Beginn brauche ich einmal deine Unterlagen und die Zugänge. Später gibst du den Start frei, lieferst neue Unterlagen und beantwortest, was übers Kontaktformular kommt.
Welche Unterlagen gelten, sagst du
Die Dokumente kommen von dir, und du kennzeichnest, welche verbindlich sind. In die Wissensbasis gelangt nur Verbindliches. Was Kunden nicht sehen sollen, zum Beispiel Einkaufspreise, bleibt draußen oder wird nur im internen Assistenten genutzt.
Zugang zur Website und eigene Konten
Den Einbau des Chatfensters erledige ich mit einem Zugang zu deiner Website oder gemeinsam mit deinem Webdesigner. Konten für das KI-Modell und den Server laufen auf dich, soweit sie trennbar sind. Du nimmst mir den Zugang, wann immer du willst, oder änderst einfach das Passwort.
Formularanfragen beantwortet dein Team
Was übers Kontaktformular eingeht, beantwortet ihr selbst, denn über Sonderfälle, Termine und Extrawünsche entscheidet nur ihr. Die Technik übernehme ich. Eine Rückmeldezeit nennt der Assistent erst, wenn du sie festlegst.
Startfreigabe und Speicherung der Verläufe
Über die Abstimmung entscheidest du: wie eng sie ist und was du vorab einsehen willst, etwa die Wissensbasis. Live geht der Assistent erst mit deiner Freigabe. Du legst auch fest, ob und wie lange Gesprächsverläufe gespeichert bleiben. Geht es um personenbezogene Daten, schreibt die DSGVO einen Zweck, eine Rechtsgrundlage, eine Löschfrist und die Information der Besucher vor, zum Beispiel in der Datenschutzerklärung. Einen Entwurf für diesen Text liefere ich, so weit ich mich auskenne; Rechtsberatung leiste ich damit nicht. Auch einen AV-Vertrag nach Artikel 28 DSGVO schließen wir, sobald er nötig ist oder du ihn wünschst.
Erstgespräch, Bestandsaufnahme und Angebot.
Alles kostenlos und unverbindlich.