Bevor dein Betrieb in Göttingen Geld in KI steckt, rechnet meine KI-Beratung nach: Als Potenzialcheck nimmt sie deine Abläufe auf und sortiert sie danach, ob sich KI dort für dich auszahlt oder nicht. Je Ablauf kommt der Aufwand auf den Tisch, nämlich die Einrichtung, die laufenden Kosten und die Prüfzeit für die Ergebnisse, und daneben die zu erwartende Ersparnis. Das Ergebnis ordne ich nach Nutzen zu einer Liste. Die fertige Liste kannst du später mit mir abarbeiten oder an einen anderen Anbieter geben; eingerichtet wird während des Checks nichts.
Du hörst werktags innerhalb von 24 Stunden von mir. Im Erstgespräch, das ungefähr eine Stunde dauert, sammeln wir die Aufgaben, die bei dir die meiste Zeit binden, und die Erfahrungen, die ihr mit KI schon gemacht habt. Das Gespräch findet per Video oder am Telefon statt. Den Preis kennst du, sobald die Bestandsaufnahme gemacht ist, also noch bevor ich anfange.
Ein erster Versuch mit KI sah im kleinen Test beeindruckend aus; im Alltag ist davon wenig übrig geblieben. Das Interesse ist also vorhanden, ein Nachweis für einzelne Arbeitsschritte fehlt. Drei Ursachen tauchen dabei immer wieder auf: Angeschafft wird, bevor die Aufgabe feststeht, für heutige Arbeiten fehlen Zeitwerte, und der Aufwand fürs Prüfen fehlt in der Rechnung. So geht es im Verlag ebenso wie im Start-up aus der Forschung, in der Therapiepraxis oder in der Kneipe.
Beispiel: Betrieb, Abo, Abläufe, Zeiten und Prüfaufwand sind erfunden.
Ein KI-Abo läuft schon, oder die Bürosoftware hat eine neue KI-Funktion bekommen, doch welcher Ablauf damit schneller werden soll, hat nie jemand festgelegt. Das Ergebnis: Mal wird es genutzt, mal nicht, und jeder macht es anders.
Für das Formulieren von Prüfberichten oder das Vorbereiten von Manuskripten gibt es keine Zahlen: weder wie oft es anfällt noch wie viele Stunden es kostet. Damit fehlt jede Basis für eine Ersparnisrechnung.
Ein KI-Ergebnis ist rasch erzeugt; verlassen kann man sich darauf erst, wenn ein Mensch es durchgesehen hat. Geht es um Messwerte, Toleranzen oder Bestellnummern, wo ein Fehler teuer wird, kostet diese Durchsicht mitunter so viel Zeit, wie die Aufgabe ohne KI gebraucht hätte. Einrichtung und laufende Gebühren werden dabei ebenfalls nicht gegengerechnet.
Sichten · Wägen · Erproben · Staffeln
Welche Bausteine du davon brauchst, schreiben wir ins Angebot.
Aufnahme
Anhand deiner Angaben halte ich fest, wer einen Ablauf erledigt, mit welchen Programmen und Daten, mit welchen Ausnahmen und an welcher Stelle Zeit verloren geht. So orientieren sich meine Vorschläge an eurem echten Arbeitsalltag.
Bewertung
Ich rechne aus, was KI in jedem Ablauf an Einrichtung, Gebühren und Prüfzeit kostet und wie viel Zeit sie voraussichtlich freimacht. Die Annahmen stehen bei jeder Schätzung dabei, sodass du sie überprüfen kannst.
Probe
Für Abläufe, die oben in der Liste stehen, mache ich, wenn das Angebot es vorsieht, eine Probe mit einigen Beispielen, die du freigibst. Am Ergebnis lässt sich ablesen, ob KI hier taugt und wie viel noch von Hand nachgebessert werden muss; Kunden- und Mitarbeiterdaten verwende ich dabei nicht. Für diese Abläufe stützt sich die Einschätzung so auf eine echte Erprobung.
Vorhandenes
Bürosoftware, Buchhaltung oder Branchenlösung haben inzwischen häufig eingebaute KI, manchmal schon mit dem laufenden Abo bezahlt. Ehe ich ein neues Werkzeug auf die Liste setze, prüfe ich, was davon vorhanden ist und was im Team schon zum Einsatz kommt.
Feste Regel
Läuft ein Schritt nie anders als sonst, genügt meist eine regelgesteuerte Automatisierung, deren Ergebnisse dann niemand mehr einzeln kontrollieren muss. Was nur selten anfällt oder bei einem Fehler viel Geld kostet, setze ich begründet ans untere Ende.
Daten
Ich notiere, welche Daten eine KI im jeweiligen Ablauf sehen müsste, etwa Angaben zu Kundschaft oder Belegschaft. Sind Personen betroffen, gilt die DSGVO. Für KI selbst gibt es die EU-KI-Verordnung: Art. 4 betrifft die KI-Kompetenz, Art. 50 die Transparenz. Wo das greift, steht ein Vermerk in der Liste, den ich nach meinem Wissensstand prüfe; als Rechtsberatung ist das nicht zu verstehen.
Liste
Für jeden Listenpunkt gibt es einen Vorschlag zur Umsetzung, sei es eine Funktion, die du schon hast, eine Prozessautomatisierung, eine API-Schnittstelle, ein KI-Assistent oder Individualsoftware. Du bestimmst, was davon umgesetzt wird.
Wie läuft das ab?
Telefon, E-Mail oder WhatsApp, wie es dir passt: Darüber stimmen wir uns ab. Ein Arbeitsbeispiel mit Freigabe des Kunden zeige ich dir, wenn du möchtest.
Zu Beginn steht die Auswahl der Bereiche, etwa Labor, Vertrieb oder Verwaltung. Dann geht es um die Programme, mit denen ihr arbeitet, und um die Frage, wie dein Team KI bis jetzt nutzt. Ist schon klar, dass du zum Beispiel einen Assistenten für eure Unterlagen willst, empfehle ich dir direkt den KI-Assistenten.
Das Angebot nennt einen Festpreis, bei bereichsweisem Vorgehen einen je Bereich. Außerdem hält es fest, welche Abläufe ich aufnehme, wen ich im Team befrage und ob Proben zu einzelnen Abläufen dazukommen.
Den Auftakt machen deine Angaben, die du mir digital schickst: Wie oft kommt ein Ablauf vor, wie lange dauert er, mit welchen Programmen und Daten wird gearbeitet, und wo wird ein Fehler teuer? Danach schaue ich mir die Abläufe an. Dabei wird nichts eingerichtet und nichts umgestellt.
Aufwand und erwartete Ersparnis stelle ich gegenüber und ordne die Abläufe danach. Anschließend besprechen wir die Liste: was sich rechnet, in welcher Abfolge, und wovon ich abrate, jeweils begründet. Einen Plan für die Umsetzung, falls es noch keinen gibt, erstelle ich.
Wie lange dauert das?Bewerten, bevor umgesetzt wird
Das Tempo bestimmen die Zahl der Abläufe, die Geschwindigkeit, mit der deine Infos kommen, und die Zeitfenster, die dein Team für Gespräche freimachen kann. Ob KI am Ende wirklich Zeit spart, beweist erst die Umsetzung. Auf eine bestimmte Dauer lege ich mich deshalb nicht fest.
Mit mehreren Standorten oder Schichtarbeit im Labor braucht die Aufnahme spürbar mehr Zeit.
Spart KI dir in keinem Ablauf genug, erfährst du das klar von mir, und aus der Liste geht hervor, ob dir eine feste Regel mehr bringt.
Auf eine Ersparnis gebe ich keine Garantie.
Was kostet das?Ein Preis, kein Abo, keine Laufzeit
Der KI-Potenzialcheck ist ein einmaliger Auftrag mit Festpreis; teilst du ihn nach Bereichen auf, erhält jeder einen eigenen Festpreis.
KI-Potenzialcheckeinmaliger Festpreis
Es handelt sich um einen einmaligen Auftrag, ein Laufzeitvertrag entsteht nicht.
Laufende Kostenkeine, kein Abo
Für den Preis bekommst du das Erfassen deiner Abläufe, die Rechnung, was KI dort kostet und spart, eine Liste mit Prioritäten und ein Gespräch, in dem wir sie besprechen.
Die Liste gehört dir dauerhaft, auch wenn kein weiterer Auftrag folgt.
Mache ich einen Fehler, bessere ich ihn ohne neue Kosten für dich nach.
Erstgespräch, Bestandsaufnahme und Angebot sind kostenlos und unverbindlich.
Kauf und Abo entfallen: Proben führe ich mit Zugängen durch, die auf mich laufen.
Wird ein Listenpunkt umgesetzt, etwa als KI-Assistent, Individualsoftware oder Prozessautomatisierung, ist das ein eigener Auftrag zu einem eigenen Preis. Nutzungsgebühren von KI-Werkzeugen begleichst du direkt beim Anbieter.
Sobald die Bestandsaufnahme gemacht ist, steht der Preis, und er bleibt so, auch wenn ein Ablauf mehr Aufwand verursacht als gedacht. Weitere Abläufe oder Bereiche und grundlegende Änderungen am Vereinbarten berechne ich zusätzlich; den Betrag erfährst du, bevor es losgeht.
Du kannst mit dem Vertrieb allein beginnen und später weitere Bereiche nachziehen.
Wie viel KI tatsächlich spart, steht erst nach der Umsetzung fest; vorher ist es geschätzt. Damit du das einordnen kannst, nennt die Liste bei jeder Zahl die Annahmen dahinter.
Vor allem während der Aufnahme bist du mit deinem Team gefordert; später kommen nur Rückfragen und deine Entscheidung, was umgesetzt wird.
Ich unterhalte mich mit den Leuten, die die Abläufe erledigen. Zugänge zu deinen Programmen sind dafür selten nötig. Für den Test eingebauter KI-Funktionen schaltest du mich so frei, wie es dir lieber ist: per Einladung, als eigenen Nutzer oder mit deinen Zugangsdaten. Herausnehmen kannst du mich jederzeit, das Passwort ändern ebenso.
Bitte leg mir für jeden Ablauf ein paar echte Beispiele bei, etwa einen Prüfbericht, ein Angebot oder eine Anfrage. Häufigkeit und Dauer schätzen wir gemeinsam aus deinen Infos und meinen Beobachtungen bei der Aufnahme.
Wer einen Ablauf Tag für Tag macht, weiß, wo es klemmt und wo ein Fehler Geld kostet. Erklär deinem Team vorher den Zweck des Checks; offene Antworten machen meine Schätzungen genauer.
Den Takt der Abstimmung gibst du vor, ebenso, ob du vorher sehen willst, welche Abläufe in die Aufnahme kommen. Auf deinen Wunsch beziehe ich Datenschutzbeauftragte, Betriebsrat oder IT-Dienstleister ein.
Erstgespräch, Bestandsaufnahme und Angebot.
Alles kostenlos und unverbindlich.