Eine Kollegin, die alle Makros kennt
Deine Excel-Tabelle hat sich mit der Zeit um immer neue Makros und Sonderfälle erweitert, und nur eine Kollegin blickt noch durch. Ist sie im Urlaub, geht es nicht weiter, oder Beträge werden falsch berechnet.
Jan Bittenbinder
Du sprichst direkt mit mir, und programmiert wird von mir selbst – ohne Projektleiter in der Mitte.
Individualsoftware für Göttingen
Rechnet in deinem Team jeder ein bisschen anders, weil Sonderpreise und Mindestmengen nirgends verbindlich festgelegt sind, und passt kein fertiges Programm auf euren Ablauf, baue ich dir Individualsoftware für Göttingen. Die eigentlichen Regeln liegen dann oft in einer über Jahre ergänzten Excel-Datei mit Makros – Befehlsabfolgen, die die Tabelle selbst ausführt –, und alle Sonderfälle darin kennt nur eine Mitarbeiterin. Aus diesem Wissen mache ich feste Regeln, entwerfe die Bedienung und lege Zugriffsrechte für jede Rolle fest; so arbeitet dein Team auch dann, wenn du nicht da bist. Daraus kann eine Software für einen Ablauf werden, den es nur bei dir gibt, eine Lagerverwaltung oder ein CRM samt Kundenportal. Gibt es ein passendes Programm von der Stange, sage ich dir das vor dem ersten Entwicklungsschritt – denn was an Sonderlogik gebaut wird, will auf Dauer betreut werden.
Auf jede Anfrage gibt es werktags innerhalb von 24 Stunden eine Antwort. Im Erstgespräch – Dauer etwa eine Stunde – suchen wir den Ablauf, der heute an einer Tabelle oder an einem Menschen allein hängt. Wir sprechen per Video oder telefonisch. Erst nach der Bestandsaufnahme, aber vor Arbeitsbeginn, bekommst du den Preis.
Warum dein Ablauf von Tabellen und von dir abhängt
Geplant war das so nie: Neben dem Tagesgeschäft entstand eine Hilfstabelle, ein gekauftes Programm übernahm einen Teil, und die Lücken schließt seitdem das Gedächtnis eines Menschen. Beim Handwerksbetrieb in Geismar sieht das kaum anders aus als beim technischen Zulieferer im Gewerbegebiet Grone, bei Händlern oder bei Dienstleistern mit Einsätzen.
Beispiel: Tabelle, Makro, Sonderfälle, Zettel und Rückfragen sind erfunden.
Das Standardprogramm lässt Lücken
Gekaufte Programme zielen häufig auf den Standardfall. Verliehene Geräte, besondere Konditionen oder mehrtägige Aufträge sind darin nicht vorgesehen und werden auf Zetteln und in Zusatzlisten weitergeführt.
Du bist die Auskunftsstelle
Ist der Auftrag schon in Arbeit? Wo finde ich den Lieferschein? Haben wir das Gerät verfügbar? Die Antworten stehen mal in einer Tabelle, mal in einem Postfach, mal nur in jemandes Kopf – also fragt man dich. Erreicht dich niemand, stockt die Auskunft, für dein Team ebenso wie für deine Kunden.
Rollen · Excel · Belege · CRM · Lager
Individuelle Software nach deinen Regeln – mit CRM, Portal und Lager
Das Angebot legt fest, welche Bausteine du bekommst.
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Excel
Aus Formeln werden verbindliche Regeln
Deine Tabelle prüfe ich Formel für Formel und Makro für Makro. Dazu frage ich, was nur dein Team weiß: welche Mindestmengen gelten, wer Sonderpreise bekommt, welche Fälle einen eigenen Weg gehen. Umgesetzt siehst du jede Regel im nächsten Zwischenstand; danach gilt sie für jeden Nutzer gleich.
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Abläufe
Prüfprotokolle, Einsatzpläne, Gerätelisten
Prüfprotokolle, Einsatzpläne, Arbeitsscheine oder die Verwaltung von Maschinen und Leihgeräten folgen ebenfalls festen Regeln. Ich bilde sie mit deinen Rollen in einer Software ab, die am PC und am Handy läuft.
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CRM
CRM und Kundenportal
Alles zu einem Kunden findest du an einer Stelle: Kontakte, Anfragen, Angebote, Wiedervorlagen und wie jeder Vorgang verlaufen ist. Zuständigkeit, Status und Termin hängen an jedem einzelnen Vorgang. Auf Wunsch melden sich deine Kunden mit eigenem Zugang an und holen Auftragsstand, Lieferscheine, Rechnungen und Unterlagen selbst ab. Pflegt dein Team das CRM nicht, nützt es wenig.
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Belege
Belege und E-Rechnung ohne Doppelarbeit
Angebot, Lieferschein und Rechnung greifen auf dieselben Daten zu und kommen als PDF mit deinem Briefkopf heraus; abgetippt wird nichts zweimal. Rechnungen an inländische Firmen gibt die Software auch als E-Rechnung aus, etwa als ZUGFeRD- oder XRechnung-Datei – dort tritt laut Gesetz ab 2027 schrittweise die E-Rechnung an die Stelle des PDF. Zahlungsziele und Texte trägst du nur einmal ein; ist eine Rechnung überfällig, macht dich die Software aufmerksam.
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Lager
Lager: Meldung bei Mindestbestand, Hilfe bei Inventur
Am Artikel werden Zugänge und Abgänge gebucht – auf Wunsch zugleich mit dem Lieferschein –, und der Bestand läuft automatisch mit. Sinkt er auf den Mindestbestand, schlägt die Software Alarm; Zähllisten erleichtern die Inventur. Werden Entnahmen nur zum Teil oder gar nicht erfasst, stimmen Software und Regal nicht mehr überein.
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Rollen
Bedienung nach Rolle
Auswählen statt tippen, wo immer das geht. Die Auftragsannahme sieht Preise und Angebote, das Labor seine Prüfprotokolle, die Servicetechnikerin ihre Einsätze am Handy – jede Rolle nur, was sie für ihre Arbeit braucht. Weiteren Schutz für die Anmeldung findest du bei Härtung und Zugriffsschutz.
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Pflege
Regeln ändern sich – die Software zieht nach
Ändern sich Preise, wird ein Produkt neu aufgenommen oder taucht eine nie dagewesene Ausnahme auf, muss die betriebseigene Logik mitwachsen; das ist eine Daueraufgabe. Jede Änderung probiere ich erst an einer Kopie mit echten Fällen aus deinem Betrieb aus, damit Funktionierendes intakt bleibt.
Wie läuft das ab?
Software entwickeln lassen, bei der du früh mitprüfst
Absprachen laufen über Telefon, E-Mail oder WhatsApp. Fragst du nach einem freigegebenen Arbeitsbeispiel, zeige ich dir eines.
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Erstgespräch, dann Bestandsaufnahme
Wir legen fest, welcher Ablauf als Erstes in die Software kommt. Dann lasse ich mir deine Tabellen, Vorlagen und Programme zeigen und frage nach jeder Ausnahme. Wenn ein fertiges Programm genügt, empfehle ich es. Ist nur eine Verbindung vorhandener Programme nötig, führt der Weg zu API-Schnittstellen, bei ganzen Arbeitsabläufen zur Prozessautomatisierung.
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Umfang und Preis
Du erhältst ein Angebot mit einem Festpreis für die Entwicklung und einem Preis für die Betreuung danach; außerdem steht darin, wie weit die erste Fassung reicht – mit welchen Abläufen, Ansichten und Rollen. Ist der Auftrag erteilt, klären wir Regel für Regel samt Ausnahmen im Gespräch, und was geklärt ist, setze ich sofort um. Als Grundlage der Abstimmung nehmen wir die Teilstände.
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Entwicklung und Datenübernahme
Ich entwickle abschnittsweise; was fertig ist, siehst du im Browser, und Fehler im Ablauf fallen dadurch früh auf. Deine Excel-Daten oder die aus dem alten Programm übernehme ich, nachdem ich Dubletten und Lücken aufgespürt habe. Vorher besteht jede Regel einen Test in einer Kopie – mit Alltagsfällen und vor allem mit Ausnahmen. Solange nicht alles stimmt, läuft eure Tabelle weiter.
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Einführung und Pflege
Sobald die Rollen eingerichtet sind, lernt dein Team die Software an eigenen Fällen, bis es dich nicht mehr braucht. Danach sorge ich für einen stabilen Betrieb, und ändert sich bei dir ein Ablauf, ändere ich die Software mit.
Wie lange dauert das?Je nach Umfang: einige Wochen bis mehrere Monate
Wann die Software den Alltag übernimmt
Die erste Fassung für einen einzelnen Ablauf kann nach einigen Wochen arbeiten – ohne Gewähr; mit Kundenportal und Datenübernahme vergehen Monate. Möchtest du einen Zeitplan, bekommst du einen mit ungefähren Zeitpunkten, und wie schnell es geht, hängt an deinem Bedarf. Feste Fristen sage ich nicht zu.
- StartErstgespräch und Bestandsaufnahme
- DanachAngebot, Umfang
- DannSoftware bauen, Daten einspielen
- AnschließendEinweisung, Betreuung
- ZielSoftware im Arbeitsalltag
Mehrere Tabellen, jede mit eigener Schreibweise? Dann zieht sich die Datenübernahme.
Nachträgliche Ausnahmen einbauen
Was vorher niemand erwähnt hat, fällt oft erst im Betrieb auf. Solche Sonderfälle baue ich ein: kleine als Änderung innerhalb der Betreuung, größere mit eigenem Festpreis, wenn du zugesagt hast.
Eine Zeitersparnis kann ich dir nicht versprechen.
Was kostet das?Festpreis plus Betreuung im passenden Umfang
Softwareentwicklung Göttingen: Preis der Entwicklung, Kosten der Pflege
Entwickelt wird zum Festpreis. Die Betreuung im Anschluss bemesse ich nach Umfang und lege sie einzeln fest, zum Beispiel als Monatsbetrag.
EntwicklungFestpreis
Eine Mindestlaufzeit kennt der Monatsbetrag nicht; du beendest ihn ohne Formalitäten zum Ende des laufenden Monats.
Betreuung danachnach Umfang, etwa als Monatsbetrag
Das bezahlst du mit dem Festpreis
Darin enthalten sind die Einweisung deines Teams, das Einrichten der Rollen, die Übernahme der Daten, die Entwicklung und davor das Erfassen deiner Regeln.
Software und Quelltext gehören dir, sobald ich übergebe – auch über eine Kündigung hinaus. Deine Daten stelle ich dir jederzeit vollständig bereit, als Tabellen und Dateien.
Geht ein Fehler auf meine Arbeit zurück, behebe ich ihn ohne Aufpreis.
Erstgespräch, Bestandsaufnahme und Angebot: kostenlos, unverbindlich.
Du wählst: eigener Server oder ein Hosting, um das ich mich kümmere. Laufender Betrieb, Sicherungen, Updates und kleine Änderungen gehören zur Betreuung; für größere Vorhaben gibt es einen eigenen Festpreis. Fremde Dienste – beispielsweise SMS – rechnest du direkt mit dem Anbieter ab; die Kosten kennst du vorher von mir.
Kostet extra: Schnittstellen und Altdaten
Möchtest du ein Programm behalten, etwa Buchhaltung oder Shop, und soll die Software Daten damit austauschen, ist die Schnittstelle eine eigene Leistung mit eigenem Preis. Gleiches gilt für alte Daten, die erst von Hand aufgeräumt werden müssen.
Sechs Größen für den Aufwand
- Zahl der Abläufe
- Menge der Regeln samt Ausnahmen
- Zugang für Kunden und Anzahl der Rollen
- Vollständigkeit und Einheitlichkeit der Daten
- Anbindung weiterer Programme
- Belege, die die Software selbst erzeugen soll
Nach der Bestandsaufnahme liegen beide Preise fest, auch wenn eine Regel später mehr Arbeit verursacht als angenommen. Mehr kostet es nur, wenn neue Abläufe, Ansichten oder Rollen hinzukommen oder Vereinbartes grundlegend anders werden soll – und das sage ich dir vorab.
Ein schrittweiser Ausbau ist möglich: zuerst zum Beispiel Angebote und Aufträge; Lager oder Kundenportal kommen in einem späteren Schritt hinzu, der wieder einen eigenen Festpreis hat.
Daran erkennst du, ob die Software angekommen ist
Messbar: Vorgänge, Portalabrufe, Bestandsabweichung
- Vorgänge, Angebote und Buchungen: wie viele davon in der Software entstehen
- Portalabrufe deiner Kunden und die Abweichung zwischen Zählung und Buchbestand
- Ob du Zeit gewinnst, weißt nur du
Warnzeichen, die ich ernst nehme
- Funktionen ohne Nutzer
- Rege Anmeldungen – und daneben im Büro die alte Excel-Liste, der man mehr glaubt als der Software
- Einträge im CRM, denen Status und Termin fehlen
- Ein Lagerbestand, der wegen lückenhaft gebuchter Entnahmen falsch ist
Eingesparte Stunden lassen sich nicht sicher messen. Es fehlt der Vorher-Wert: Wie lange dieselbe Arbeit früher brauchte, notiert kaum jemand.
Wobei ich dich brauche: Daten, Sonderfälle, Probeläufe
Deine Unterlagen und Zugänge brauche ich einmalig zu Beginn. Später bist du bei Ausnahmefragen und bei Tests an einer Kopie dabei.
Tabellen, Vorlagen, Altdaten
Du überlässt mir die Tabellen mit allen Makros sowie deine Vorlagen; bei Ablösung eines Altprogramms kommen dessen exportierte Daten dazu. Zugänge vergibst du nach Belieben – als Einladung oder über Zugangsdaten. Jederzeit darfst du meinen Zugang sperren und das Passwort austauschen; Konten stehen auf deinem Namen, soweit sie sich trennen lassen.
Antworten auf meine Fragen
Wer heute die Ausnahmen im Kopf trägt, nimmt sich Zeit für mich. Ich will zum Beispiel wissen, wer zu Sonderpreisen kauft, welcher Auftrag aus der Reihe läuft und wie ihr Rückgaben handhabt. Umgesetzt prüfst du es am Zwischenstand.
Probelauf vor der Umstellung
Dein Team testet die Software vor dem Wechsel an einer Kopie – mit Vorgängen der vergangenen Wochen, die schwierigsten zuerst. Ich passe an, was nicht stimmt, und erst danach legen wir die alte Tabelle beiseite.
Abstimmung, IT-Betreuung, DSGVO
Wie eng wir uns abstimmen, bestimmst du, auch was du vorab sehen willst, etwa die Rollen deines Teams. Server und Zugänge stimme ich mit deinem IT-Dienstleister ab, falls du einen hast. Für Daten von Kunden und Beschäftigten in der Software gilt gesetzlich die DSGVO; das ist der Hinweis auf die Gesetzeslage, keine Rechtsberatung. Einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung setzen wir auf, sobald er nötig ist oder du ihn willst.
Erstgespräch, Bestandsaufnahme und Angebot.
Alles kostenlos und unverbindlich.