Angaben im Dreifachdurchlauf
Name, Nummer und Anliegen einer Anfrage landen von Hand in drei Programmen: Kundenliste, Kalender, Angebot. Ein vertauschtes Ziffernpaar bemerkt oft niemand – bis zum Rückruf, der ins Leere geht.
Jan Bittenbinder
Du sprichst direkt mit mir, und ich setze die Arbeiten selbst um. Webdesign seit 2020.
Prozessautomatisierung für Göttingen
Prozessautomatisierung für Betriebe in Göttingen heißt bei mir: Wiederkehrende Arbeitsschritte zwischen den Programmen, die du schon hast, erledigt ein Ablauf von selbst. Was aus einem Kundenauftrag stammt, gibst du ein einziges Mal ein; der Ablauf trägt es danach in Kundenliste, Kalender und Buchhaltung ein. Drei Bausteine steuern ihn: der Auslöser als Startsignal, die Bedingungen als Prüfung, ob er weiterläuft, und die Regeln, die bestimmen, was er tut. Programmiert wird alles von mir selbst, ohne Automatisierungsplattform eines anderen Anbieters dazwischen. Wirklich lohnend ist das für häufige Vorgänge; Seltenes bleibt bei dir in Handarbeit.
Eine Antwort von mir hast du werktags in spätestens 24 Stunden. Im Erstgespräch – etwa eine Stunde, per Telefon oder Video – suchen wir die Stellen, an denen bei dir Angaben doppelt eingegeben, Dateien gesucht oder Dinge nachgefragt werden. Den Preis nenne ich dir, sobald die Bestandsaufnahme abgeschlossen ist und bevor die Umsetzung beginnt.
Was an gleichförmiger Büroarbeit Zeit frisst
Ein Kunde wartet auf einen Rückruf, der nie kommt, weil seine Nummer beim Abtippen verrutscht ist. Solche Pannen entstehen bei Handgriffen, die sich jeden Tag wiederholen: Angaben abtippen, an Fristen denken, Belege weiterreichen. Ob Elektrobetrieb, Zahnarztpraxis, Ingenieurbüro, Laborzulieferer, Buchhandlung oder Onlineshop – überall gibt es sie.
Beispiel: Anfrage, Telefonnummer, Termine, Belege und Ordner sind erfunden.
Wer erinnert, wenn niemand da ist?
Nachfassen bei Angeboten, Terminbestätigungen, Erinnerungen an offene Rechnungen: Das erledigt meist jemand, der es sich merkt. Ist diese Person krank oder in den Ferien, passiert nichts davon.
Anhänge, Dateinamen, Ordner
Rechnungen, Lieferscheine und Fotos von der Baustelle kommen per Mail. Von Hand werden sie gespeichert, sinnvoll benannt, abgelegt oder ans Steuerbüro geschickt – jedes Mal nur kurz, in der Summe ein fester Teil des Tages. Und wer einen falsch einsortierten Beleg braucht, muss erst danach suchen.
Anfragen · Fristen · Berichte · Ablage
Prozesse automatisieren: Anfrage, Termin, Angebot, Rechnung und Beleg als Ablauf
Im Angebot steht, welche dieser Leistungen bei dir anfallen.
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Analyse
Bestandsaufnahme jedes Ablaufs
Pro Ablauf aus deinem Plan schreibe ich auf, wer ihn heute macht, wie oft er anfällt, mit welchem Programm und welchen Daten er arbeitet und welche Ausnahmen vorkommen. So entsteht eine Reihenfolge, die beim häufigsten Ablauf beginnt. Soll ein Ablauf auch KI verwenden, zeigt der KI-Potenzialcheck, ob sich das bei dir lohnt.
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Anfragen
Anfragen: angelegt, bestätigt, verteilt
Trifft eine Anfrage über dein Formular oder per Mail ein, legt der Ablauf einen Eintrag in der Kundenliste an, bestätigt dem Kunden den Empfang und gibt der zuständigen Person eine Aufgabe im Kalender. Sind Angaben unvollständig, geht die Anfrage erst an jemanden aus deinem Team, der beim Kunden nachhakt.
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Termine
Bestätigungen, Wiedervorlagen, Zahlungserinnerungen
Zu jedem Termin verschickt der Ablauf eine Bestätigung und vorab eine Erinnerung. Bleibt ein Angebot unbeantwortet, holt er es nach so vielen Tagen, wie du festlegst, auf deine Wiedervorlage. Für offene Rechnungen verschickt er nach deiner Frist eine Erinnerung – vorausgesetzt, er bekommt den Zahlungsstand aus der Buchhaltung; ohne den meldet er deinem Team, was offen ist.
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Übersichten
Berichte per Mail
Täglich um acht die heutigen Termine, zum Monatsersten die noch unbezahlten Rechnungen – der Ablauf liest die Daten aus deinen Programmen und mailt dir den fertigen Bericht. Keiner muss mehr eine Liste nachtragen.
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Belege
Belege automatisch abgelegt
Eingangsrechnungen, Lieferscheine und Baustellenfotos nimmt der Ablauf aus dem Postfach, versieht sie mit einem einheitlichen Dateinamen und speichert sie im richtigen Ordner oder schickt sie weiter. Einzeln von Hand sichern muss sie niemand mehr.
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Rechnungen
Angebot, Auftrag, Rechnung ohne Neueingabe
Werden Angebote, Aufträge und Rechnungen bei dir in getrennter Software geschrieben, wandern Kunde und Positionen mit dem Ablauf von einer Stufe zur nächsten, statt neu eingegeben zu werden. Die fertige Rechnung schickt er selbstständig an Buchhaltung oder Steuerbüro.
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Ablösung
Vorhandene Automatisierungen
Hat dir jemand – ein ehemaliger Mitarbeiter, ein externer Dienstleister – schon Automatisierungen eingerichtet, finde ich heraus, was sie tun, und beschreibe es. Was bleiben soll, setze ich auf Wunsch neu um; was doppelt ist oder keiner mehr braucht, schalte ich mit deinem Okay ab.
Wie läuft das ab?
Bestandsaufnahme, Plan, Prototyp, Start – so arbeite ich
Erreichbar bin ich telefonisch, per E-Mail und über WhatsApp; auf Nachfrage zeige ich dir ein freigegebenes Arbeitsbeispiel.
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Bestandsaufnahme
Den Anfang macht dein Bericht im Erstgespräch. Ist ein Vorgang verzweigt, lasse ich ihn mir von den Leuten erklären, die ihn erledigen – per Video. Ich halte fest, welche Programme im Spiel sind und ob sie ihre Daten von sich aus preisgeben. Für seltene Vorgänge rate ich dir von einer Automatisierung ab. Andere Wege nenne ich dir, wenn sie besser passen: Individualsoftware, wenn ein Programm ganz fehlt, eine Schnittstelle, wenn zwei Programme nur Daten tauschen sollen, und ein KI-Assistent, wenn Antworten aus deinen Unterlagen gefragt sind.
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Plan und Angebot
Du lieferst mir den Ablaufplan digital: je Ablauf Startpunkt, Bedingungen, Regeln, Datenfluss und Speicherort. Auf dieser Grundlage bekommst du mein Angebot – als Festpreis oder Monatsbetrag und mit einer Reihenfolge für die Abläufe.
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Prototyp und Probelauf
Aus dem Plan entstehen Prototypen, also schon funktionierende erste Versionen. Zum Ausprobieren nutze ich eine Kopie oder Testdaten, bessere nach, bis alles richtig herauskommt, und lasse sie erst dann mit echten Daten arbeiten. Muss jemand aus deinem Team zustimmen – etwa bevor ein Angebot hinausgeht –, baue ich diese Freigabe in den Ablauf ein. Gerät ein Ablauf ins Stocken, meldet er mir den Fehler, damit nichts unbemerkt liegen bleibt.
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Start und Fortsetzung
Gleich nach dem Start sitzen wir gemeinsam über den ersten Durchläufen. Jeder Ablauf kommt mit einer kurzen Erklärung zu Startsignal und Wirkung; Fehlermeldungen landen bei mir. Hast du den Monatsbetrag gewählt, folgt danach Ablauf Nummer zwei.
Wie lange dauert das?Nacheinander statt alles auf einmal
Wann die ersten Abläufe im Alltag ankommen
Zwei Dinge geben das Tempo vor: wie viele Programme mitspielen und wie lange dein Team die Prototypen testet. Einen ungefähren Zeitplan lege ich dir gern vor; wie schnell es vorangeht, bestimmt dein Bedarf. Eine feste Dauer garantiere ich nicht.
- Am StartErstgespräch mit Bestandsaufnahme
- Im zweiten SchrittPlan und Angebot
- Im dritten SchrittPrototypen im Probelauf
- Im vierten SchrittÜbergabe und erste Durchläufe
- Danachein Ablauf nach dem anderen
Zusätzliche Zeit kosten Abläufe mit vielen Ausnahmen und Daten, die vorher bereinigt werden müssen.
Programm ohne Datenausgabe
Rückt ein Programm seine Daten nicht heraus, erfährst du das von mir vor dem Start. Als Ausweg bleiben ein Export oder eine eigens dafür gebaute Schnittstelle.
Eine feste Zeitersparnis kann ich dir nicht garantieren.
Was kostet das?Pro Ablauf fest oder monatlich
Prozessautomatisierung Göttingen: Festpreis, Monatsbetrag und Vertragslaufzeit
Zwei Preismodelle stehen zur Wahl: ein Festpreis pro Ablauf oder ein fester Monatsbetrag, für den ich nach und nach weiter automatisiere.
Entweder: Festpreis je Ablaufeinmal für jeden Ablauf
Eine Mindestlaufzeit hat der Monatsbetrag nicht; du kündigst formlos zum Ende des laufenden Monats.
Oder: Monatsbetraglaufend, statt Festpreis je Ablauf
Inklusive bei jedem Ablauf
Jeder Ablauf kommt mit Prototypen zum Prüfen, Einrichtung, schriftlicher Beschreibung und einer Fehlermeldung an mich.
Ab der Übergabe besitzt du Abläufe, Quelltext und Beschreibungen, auch wenn du den Monatsbetrag später kündigst.
Für Fehler, die ich gemacht habe, zahlst du nichts extra – ich behebe sie.
Erstgespräch, Bestandsaufnahme und Angebot: ohne Kosten, ohne Verpflichtung.
Die Abläufe laufen auf einem Server in deinem Betrieb oder auf einem Hosting in meiner Obhut. Einen Automatisierungsdienst mit eigenen Gebühren brauchst du dafür nicht. Arbeitet ein Ablauf mit KI, sind die Kosten für die KI-Nutzung nicht enthalten; sie kommen extra. Manche Hersteller verlangen für den Schnittstellenzugang eine Gebühr, etwa für ein Zusatzmodul. Eine solche Gebühr taucht schon im Angebot auf, und du zahlst sie ohne Umweg an den Hersteller.
Zusätzlich berechnet
Datenbereinigung vor dem Start – etwa wenn Kunden doppelt geführt oder Namen unterschiedlich geschrieben sind – hat im Angebot einen eigenen Preis. Bringt ein Programm, mit dem deine Abläufe arbeiten, nach dem Start Änderungen mit, ziehe ich die Abläufe nach; im Monatsbetrag ist das enthalten, sonst rechne ich nach Umfang ab.
Was den Preis bestimmt
- Wie viele Abläufe du automatisieren willst
- Wie viele Programme in einem Ablauf zusammenspielen
- Ob deine Programme Daten selbst ausgeben und übernehmen können
- Wie viele Bedingungen und Ausnahmen zu beachten sind
- Ob zwischendurch ein Mensch prüft oder freigibt
- Wie gut deine Daten gepflegt sind
Nach der Bestandsaufnahme ist der Preis fix. Wird ein Ablauf aufwendiger als erwartet, trage ich das. Mehrkosten entstehen nur, wenn du Abläufe oder Programme außerhalb der Vereinbarung dazunimmst oder Abgestimmtes grundlegend änderst – und die nenne ich dir, bevor ich weitermache.
Welcher Ablauf zuerst drankommt, wählst du. Im Rahmen des Monatsbetrags kommen weitere hinzu, und wenn dein Betrieb seine Arbeitsweise ändert, passe ich die laufenden Abläufe an.
Vom gemessenen Durchlauf zur geschätzten Ersparnis
Messbar im Protokoll
- Anzahl der Durchläufe pro Ablauf
- Abbrüche, Fehlermeldungen und die Laufzeit vom Auslöser bis zum Ergebnis
- Die echte Entlastung deines Teams kannst nur du einschätzen
Trügerische Zahlen
- Zahlreiche Abläufe, die aber fast nie anlaufen
- Viele Durchläufe, weil ein Fehler etwas mehrfach anstößt, etwa jede Anfrage doppelt anlegt
- Abbrüche, von denen keiner erfährt, weil die Fehlermeldung fehlt
- Gewonnene Minuten, die Nacharbeit an anderer Stelle wieder auffrisst
Ersparte Zeit bleibt geschätzt. Rechnen lässt sie sich so: Durchläufe im Monat mal frühere Handarbeitsminuten je Vorgang, abzüglich der Minuten für Nacharbeit und Ausnahmen.
So arbeitest du mit: Zugänge, Vorführen, Testen, Abstimmen
Ablaufplan und Zugänge brauche ich gleich zu Beginn. Im weiteren Verlauf kommt es auf dich an, wenn wir Beispielfälle durchgehen, Prototypen testen oder Ausnahmen klären.
Zugänge unter deiner Kontrolle
Für den Zugang lädst du mich ein oder gibst mir Zugangsdaten – wie es dir lieber ist. Du kannst ihn mir jederzeit wieder nehmen und das Passwort ändern. Konten wie das für ein KI-Modell legen wir, soweit trennbar, auf deinen Namen an. Für die Auftragsverarbeitung sieht Art. 28 DSGVO unter Umständen einen eigenen Vertrag vor; ist er nötig oder wünschst du ihn, schließen wir ihn ab. Das ist keine Rechtsberatung.
Am echten Fall zeigen
Wenn ein Ablauf verschlungen ist, zeigt mir jemand aus deinem Team an realen Vorgängen – einer Rechnung, einer Anfrage –, wie er bislang läuft, per Video. Du nennst mir die Ausnahmen; was nur selten vorkommt, bleibt Aufgabe deines Teams.
Probelauf im Arbeitsalltag
Im Probelauf arbeitet dein Team mit den Prototypen an echten Aufgaben und sagt mir, wo etwas nicht rund läuft. Fehlende Schritte und schiefe Regeln fallen im täglichen Gebrauch auf; deshalb zählt hier eure Rückmeldung.
Abstimmung, IT
Welche Daten wohin fließen, regelt der Ablaufplan. Wie oft wir uns absprechen und ob du Änderungen vorher sehen möchtest, liegt bei dir. Betreut ein IT-Dienstleister deine Technik, klären er und ich gemeinsam, wer welche Zugänge und Rechte bekommt.
Erstgespräch, Bestandsaufnahme und Angebot.
Alles kostenlos und unverbindlich.