Kein Anschluss für dein zweites Programm
Fertige Verbindungen gibt es ab Werk meist nur zu einem Teil der übrigen Software. Fehlt dein Programm in dieser Auswahl, überträgt jemand Anfragen, Bestellungen und Termine eben selbst.
Jan Bittenbinder
Du sprichst direkt mit mir, und ich setze die Arbeiten selbst um. Webdesign seit 2020.
API-Schnittstellen für Göttingen
Damit Kalender, Website, Kundenverwaltung, Warenwirtschaft und Buchhaltung in deinem Betrieb in Göttingen dieselben Daten kennen, programmiere ich API-Schnittstellen zwischen ihnen. Eine API, ausgeschrieben Programmierschnittstelle, ist so etwas wie ein Schalter mit festen Regeln: Darüber gibt ein Programm bestimmte Daten an andere ab und nimmt selbst welche an. Für jedes Feld kläre ich, wohin es gehört und welches Format das Zielprogramm verlangt. Der Abgleich läuft dann nach einem festen Plan oder sofort, wenn sich etwas ändert. Bei alter Software scheitert das manchmal schon daran, dass sie ihre Daten nicht brauchbar herausgibt – das prüfe ich, bevor ich ein Angebot mache.
Auf Anfragen antworte ich an Werktagen binnen 24 Stunden. Im Erstgespräch – rund eine Stunde – geht es um zwei Fragen: Welche Programme setzt du ein, und wo werden Daten heute von Hand übertragen? Das Gespräch läuft per Video oder telefonisch. Vor Arbeitsbeginn, nach der Bestandsaufnahme, nenne ich dir den Preis.
Drei Hürden zwischen deinen Programmen
Ein Termin aus der Onlinebuchung, der im Praxiskalender fehlt, ist ein typisches Bild: Zwischen zwei Programmen wird noch per Hand übertragen. Das hat fast immer einen von drei Gründen – keine fertige Verbindung, Felder in anderem Aufbau oder ein Abgleich, der nur gelegentlich läuft. Betroffen sind Handwerksbetriebe mit Anfrageformular und Kalender ebenso wie Augenarztpraxen, Fachhändler, Zulieferer aus der Messtechnik und Onlineshops.
Beispiel: Programme, Felder, Adresse, Datum, Bestände und Zeiten sind erfunden.
Aufbau und Schreibweise passen nicht
Im Praxisprogramm stehen Straße und Hausnummer getrennt, im Buchungssystem zusammen in einem Feld. Das Buchungssystem notiert den 09.07.2027, das Praxisprogramm erwartet 2027-07-09. Ergebnis ist eine Fehlermeldung beim Einlesen oder ein Kunde, den es plötzlich zweimal gibt.
Alter Stand bis zum nächsten Export
Liefert ein Programm seine Daten bloß als Datei, wird diese oft erst eingespielt, wenn jemand Luft hat, zum Beispiel einmal in der Woche. Solange stimmen Lagerzahlen und Preise online nicht, und eine frische Buchung kennt erst einer der beiden Kalender.
Kalender · Formate · DATEV · CRM · Website
Kalender, CRM, DATEV: Schnittstellen, die deine Programme zusammenführen
Welche Bausteine du davon nimmst, steht im Angebot.
-
Kalender
Onlinebuchung mit Kalenderabgleich
Was Patienten oder Kunden online buchen, steht danach im Google- oder Outlook-Kalender, und bereits vergebene Kalenderzeiten tauchen in der Onlinebuchung nicht mehr auf. So passieren seltener Doppelbuchungen, selbst wenn du Anrufe weiterhin per Hand in den Kalender schreibst.
-
Formate
Feldzuordnung und Formate
Wohin jedes Feld im Zielprogramm gehört, lege ich fest, und Formate rechne ich um – das Datum, Preise mit oder ohne Mehrwertsteuer, Einheiten wie Packung oder Stück. Als Austauschformat dient oft JSON: Text, in dem vor jeder Angabe der Name ihres Feldes steht. Eine gemeinsame Kennung, etwa die Kundennummer, zeigt der Schnittstelle, welche Datensätze schon da sind.
-
DATEV
Rechnungen fürs Steuerbüro im DATEV-Format
Rechnungen aus dem Auftrags- oder Shopprogramm gehen ohne erneute Eingabe in die Buchhaltung. Arbeitet das Steuerbüro mit DATEV, liefert die Schnittstelle einen Buchungsstapel im DATEV-Format zum Einlesen; welche Konten bebucht werden, entscheidet weiter das Büro. Die Rechnungen selbst wandern getrennt als Belege hinüber, zum Beispiel über DATEV Unternehmen online.
-
Abgleich
Abgleich nach Uhr oder auf Zuruf
Nach Zeitplan läuft der Abgleich etwa nachts. Soll jede Änderung sofort ankommen, setze ich einen Webhook ein, sofern das Programm so etwas kennt: Es meldet sich dann selbst, wenn sich etwas tut, zum Beispiel bei einer eingehenden Bestellung. Bei einigen Programmen verstummen diese Meldungen nach mehreren Fehlern, ohne dass jemand davon erfährt, und vereinzelt fehlt auch so eine. Für ausgefallene Meldungen vereinbaren wir deshalb vorab einen Nachholweg, zum Beispiel den nächtlichen Lauf. Jeder Lauf bekommt ein Protokoll.
-
CRM
Anfragen vom Website-Formular
Wer das Formular auf deiner Website nutzt, landet mitsamt Name, Nachricht und Ursprungsseite direkt im CRM, wo du Kunden und Anfragen verwaltest. Abtippen fällt damit weg.
-
Website
Kurse, Objekte, Artikel online
Kurstermine, Immobilien, Artikel oder Fahrzeuge verwaltest du in einem Fachprogramm? Dann erscheinen sie auch auf deiner Website – eingetragen wird nur einmal. Ist etwas verkauft, verschwindet es mit dem folgenden Lauf von der Seite. Für einen neuen Onlineshop gehört die Warenwirtschaftsanbindung zum Shop selbst.
-
Alte Software
Alte Software, wenig Zugang
Bei älterer Software ist die Schnittstelle oft gar nicht vorhanden oder zu schwach. Ich prüfe dann, ob eine regelmäßig erzeugte Exporttabelle als Quelle reicht. Rechnet sich die Anbindung nicht, sage ich dir das geradeheraus; für einen Ersatz des alten Programms ist die Individualsoftware zuständig.
Wie läuft das ab?
API-Anbindung programmieren lassen, mit Probelauf vor dem Start
Rückfragen klären wir am Telefon, per E-Mail oder über WhatsApp. Ein freigegebenes Arbeitsbeispiel zeige ich dir, wenn du es sehen möchtest.
-
Erstgespräch und Bestandsaufnahme
Wir klären, was bei dir heute abgetippt oder kopiert wird und welches Programm die Daten zum Schluss braucht. Anschließend sehe ich mir bei jedem Programm an, wie weit seine Schnittstelle trägt und ob der Hersteller dafür Gebühren nimmt. Es geht hier ausschließlich um Datenabgleich; ganze Arbeitsabläufe gehören zur Prozessautomatisierung.
-
Umfang und Preis
Im Angebot steht der Festpreis; ein Monatsbetrag kommt nur dazu, wenn du später Betreuung willst. Außerdem regelt es, welche Programme verbunden werden, in welche Richtung – oder in beide – die Daten fließen und ob nach Plan abgeglichen wird oder sobald sich etwas ändert. Hast du zugestimmt, ordne ich die Felder zu und lege die Formate fest; geprüft wird das von dir im Testlauf.
-
Programmieren und auf Probe laufen lassen
Die Verbindung läuft anfangs ausschließlich mit Testdaten. Hat ein Programm eine Testumgebung – ein Duplikat, mit dem man ohne Risiko üben kann –, arbeite ich dort; sonst erzeuge ich klar erkennbare Testeinträge und lösche sie wieder. In deinen Programmen kontrollierst du die Ergebnisse, etwa ob der Testkunde mit stimmiger Adresse erscheint. Erst ein Test, der in allen Punkten passt, gibt den Weg für echte Daten frei.
-
Echte Daten, erste Läufe
Die ersten Abgleiche im Echtbetrieb beobachte ich selbst und gehe Protokolle und Ergebnisse durch. Du bekommst eine knappe Dokumentation, welches Feld wohin läuft; Fehlermeldungen landen bei mir. Ob ich die Schnittstelle danach betreue, entscheidest du.
Wie lange dauert das?Testlauf vor dem echten Betrieb
Wie lange es bis zur fertigen Schnittstelle dauert
Am stärksten wirkt sich die Zahl der beteiligten Programme und Felder aus. Wenn du einen Zeitplan willst, halten wir fest, was ungefähr bis wann steht; zusagen kann ich eine bestimmte Dauer nicht. Das Tempo bestimmt dein Bedarf: Wenn es schnell gehen muss, stimmen wir uns öfter ab, und du siehst Zwischenergebnisse.
- Am StartGespräch und Bestandsaufnahme
- DanachAngebot mit Festpreis
- DannProgrammieren mit Testdaten
- AnschließendErste Läufe mit Echtdaten
- SpäterLaufender Datenabgleich
Alte Programme oder eine nötige Datenbereinigung ziehen die Arbeit meist in die Länge.
Wenn ein Lauf nicht klappt
Fehlermeldungen gehen an mich, deine Leute bleiben davon unberührt. Das Protokoll zeigt mir, wo der Fehler sitzt – etwa bei einem bestimmten Datensatz oder beim Zugang.
Für fehlerfreie Abgleiche gebe ich keine Garantie.
Was kostet das?Monatsbetrag? Nur mit Betreuung.
API-Schnittstellen Göttingen: Festpreis und optionaler Monatsbetrag
Programmiert wird zum Festpreis. Den Monatsbetrag gibt es nur in Verbindung mit Betreuung: Übernehme ich sie nach dem Start, zahlst du dafür einen festen Betrag im Monat.
ProgrammierungFestpreis
Keine Mindestlaufzeit: Du kannst den Monatsbetrag formlos zum Ende des laufenden Monats kündigen.
Betreuung, wenn du willstdanach fester Monatsbetrag dazu
Darin enthalten
Feldzuordnung, Programmierung, Testlauf, eine kurze Dokumentation und meine Unterstützung beim Start – all das ist im Festpreis drin.
Schnittstelle und Quelltext gehen mit der Übergabe in dein Eigentum über, unabhängig von einer Betreuung.
Ist ein Fehler meiner Arbeit geschuldet, behebe ich ihn ohne Aufpreis.
Erstgespräch, Bestandsaufnahme und Angebot kosten nichts und sind unverbindlich.
Einige Hersteller nehmen Geld für den Zugang zu ihrer Schnittstelle, zum Beispiel in Form eines Zusatzmoduls. Was das kostet, siehst du vorher im Angebot; bezahlt wird der Hersteller direkt von dir.
Separat: Datenbereinigung und Hersteller-Änderungen
Müssen vor dem ersten Abgleich doppelte Kunden zusammengeführt oder uneinheitliche Artikelnummern angeglichen werden, bekommt das eine eigene Position im Angebot. Baut ein Hersteller seine Schnittstelle um und ist keine Betreuung vereinbart, berechne ich die Anpassung ebenfalls gesondert.
Aufwand: Das zählt
- Anzahl der Programme
- Menge an Datensätzen und Feldern
- Datenfluss in eine oder in beide Richtungen, Vorrang eines Programms
- Ob sofort bei jeder Änderung abgeglichen wird
- Wie gut die Hersteller ihre Schnittstellen erklären
- Wie viel Bereinigung die Altdaten brauchen
Ist die Bestandsaufnahme abgeschlossen, steht der Festpreis – und daran ändert sich nichts, wenn die Entwicklung länger dauert als gedacht. Nur zusätzliche Programme oder Felder oder grundlegende Änderungen am Abgestimmten kosten mehr; den Betrag nenne ich vorher.
Die Betreuung mit Anpassungen nach Updates bekommt einen eigenen Preis nach Umfang. Wer keinen Server hat, kann das Hosting mir überlassen oder selbst buchen.
Wann sich die Schnittstelle im Alltag bewährt
Messbar aus den Protokollen
- Datensätze je Abgleich und wann er stattfand
- Abgleiche, die scheitern, mit Grund und Dauer bis zur Behebung
- Ob deinem Team dadurch Zeit bleibt, weißt nur du
Wenig Aussagekraft trotz vieler Daten
- Hohe Zahlen übertragener Datensätze mit vertauschten Feldern
- Fehlerfreie Läufe, nach denen Dubletten entstehen, weil jedes Programm eigene Kundennummern vergibt
- Abgleich bei jeder Änderung, wo tägliche Läufe reichen würden
- Daten, die übertragen werden, aber liegen bleiben
Damit sich die Handarbeit wirklich erledigt, müssen alle mit den verbundenen Programmen arbeiten. Eine private Liste auf Papier oder in einer eigenen Excel-Datei läuft an der Schnittstelle vorbei.
Deine Rolle: Zugänge freigeben, Abläufe erklären, Test abnehmen
Zugänge brauche ich nur am Anfang, und zwar einmal. Später zählen dein Wissen über die Abläufe und deine Abnahme im Testlauf.
Zugänge mit eng gefassten Rechten
Einladen oder Zugangsdaten schicken – beides geht, du wählst. Mich entfernen und das Passwort ändern kannst du jederzeit; Konten, die sich trennen lassen, gehören auf deinen Namen. Rechte gibt es pro Verbindung nur so viele wie nötig: Termine abrufen ja, Kunden löschen nein.
Abläufe und Vorrang
Erklär mir, wer wo welche Daten erfasst und welches Programm den Ausschlag gibt, wenn zwei sich widersprechen – bei Adressen zum Beispiel das CRM. Sammelrechnungen und ähnliche Ausnahmen kennt nur dein Betrieb; die probieren wir im Testlauf gezielt aus.
Datenschutz beim Abgleichen
Weitergeben und Abgleichen von Kunden- und Mitarbeiterdaten zählt nach Art. 4 DSGVO ebenfalls als Verarbeitung. Die Schnittstelle überträgt nur das, was wir im Testlauf vereinbart haben. Einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung setzen wir auf, sofern er vorgeschrieben ist oder du Wert darauf legst. Als Rechtsberatung ist dieser Hinweis nicht gedacht.
Absprachen mit dir und der IT
Wie eng wir zusammenarbeiten, legst du fest – auch, ob du Änderungen nach Updates zuerst prüfen möchtest. Liegen Programme oder Server bei einem IT-Dienstleister, stimme ich mich mit ihm ab.
Erstgespräch, Bestandsaufnahme und Angebot.
Alles kostenlos und unverbindlich.