Wissen, das nur einer hat
Die Excel-Datei wurde Jahr um Jahr um Makros und Sonderfälle ergänzt; wirklich verstehen kann sie nur ein Kollege. Fehlt er, etwa im Urlaub, bleibt die Arbeit stehen, oder die Beträge stimmen nicht.
Jan Bittenbinder
Du hast es direkt mit mir zu tun: Ich plane und programmiere selbst, ohne Projektleiter zwischen uns.
Individualsoftware für Osnabrück
Individualsoftware für Osnabrück baue ich für Betriebe, bei denen neben dem gekauften Programm Zettel und Zusatzlisten liegen, weil kein fertiges Programm ihren Ablauf ganz abdeckt. Dazu gehört fast immer eine Excel-Datei, die über Jahre um Makros gewachsen ist – kleine gespeicherte Programme, die Arbeitsschritte auf Knopfdruck ausführen –, und ihre Ausnahmen kennt ein einziger Mitarbeiter. Diese Regeln und Ausnahmen schreibe ich fest, baue eine Oberfläche dazu und vergebe Rechte nach Rollen, sodass dein Team ohne dich klarkommt. Am Ende steht zum Beispiel eine Lagerverwaltung, eine Kundenverwaltung (CRM) samt Kundenportal oder ein Programm für einen Ablauf, der nur in deinem Betrieb so läuft. Weil ich jede Sonderregel später mitpflegen muss, klären wir zuerst, ob ein fertiges Programm genügt – wenn ja, empfehle ich dir dieses.
Werktags hörst du spätestens nach 24 Stunden von mir. Das Erstgespräch dauert ungefähr eine Stunde; wir gehen darin durch, welcher Ablauf derzeit an einer Tabelle oder einem einzelnen Mitarbeiter hängt. Es findet per Video oder telefonisch statt. Nach der Bestandsaufnahme steht dein Preis fest, und zwar bevor ich loslege.
Warum Listen, Zettel und du den Betrieb zusammenhalten
Niemand fängt mit dem Gedanken an, später eine eigene Software zu brauchen. Erst wächst nebenher eine Hilfstabelle, dann kommt ein gekauftes Programm für einen Ausschnitt der Arbeit, und was beides nicht abdeckt, merkt sich eine Person. Dieses Muster findet sich beim Handwerksbetrieb in Voxtrup genauso wie bei der Spedition am Osnabrücker Hafen, bei Händlern, Zulieferern und Dienstleistern mit Außeneinsätzen.
Beispiel: Tabelle, Makro, Sonderfälle, Zettel und Rückfragen sind erfunden.
Zusatzlisten für alles, was nicht vorgesehen ist
Gekaufte Programme denken häufig nur an den Standardfall. Für besondere Konditionen, verliehene Geräte oder Aufträge über mehrere Tage gibt es darin kein Feld – also wandern sie auf Zettel und in Zusatzlisten.
Ohne dich bleibt die Frage offen
Wie weit ist die Lieferung? Wo ist der Lieferschein? Haben wir das noch da? Die Antworten liegen verstreut in Tabellen, Postfächern und Köpfen, also fragen alle den, der alles weiß: dich. Bist du nicht zu erreichen, warten Team und Kunden.
Lager · Excel · Rollen · CRM · Belege
Vom Lager bis zum Kundenportal: individuelle Software mit CRM
Im Angebot steht, welche Bausteine dein Betrieb erhält.
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Excel
Formeln, Makros, Ausnahmen: alles wird Regel
Die Formeln und Makros deiner Tabelle nehme ich Stück für Stück auseinander; was nur deine Leute wissen, frage ich nach – Mindestmengen, Sonderpreise, abweichende Fälle. Jede Regel siehst du umgesetzt im Zwischenstand, und danach rechnet die Software für jeden Nutzer nach demselben Muster.
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Lager
Lager mit Meldebestand und Zählhilfe
Jede Ein- und Auslagerung wird am Artikel gebucht, wenn du willst direkt beim Lieferschein, und die Software hält den Bestand laufend aktuell. Unterschreitet ein Artikel den Mindestbestand, gibt sie eine Meldung; bei der Inventur helfen Zähllisten. Vergisst jemand, eine Entnahme ganz oder teilweise einzutragen, weicht die Zahl am Bildschirm vom Regal ab.
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Rollen
Jede Rolle sieht ihren Ausschnitt
Statt Freitext gibt es, wo es passt, Auswahlfelder. Und jede Rolle bekommt ihren Ausschnitt: der Kundenservice Aufträge und Lieferstand, das Lager Wareneingang und Bestände, der Fahrer seine Lieferscheine auf dem Handy. Die zusätzliche Absicherung der Anmeldung gehört zu Härtung und Zugriffsschutz.
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CRM
CRM mit Zugang für deine Kunden
Im CRM laufen Kontakte, Anfragen, Angebote, Wiedervorlagen und alle Schritte eines Vorgangs zusammen; jeder Vorgang trägt Zuständigkeit, Status und Termin. Willst du es, öffnet ein eigener Kundenzugang deinen Kunden Auftragsstand, Lieferscheine, Rechnungen und Unterlagen – Nachfragen bei dir entfallen. Was niemand einträgt oder aktualisiert, kann allerdings auch ein CRM nicht zeigen.
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Belege
Vom Angebot bis zur Rechnung ohne Abtippen
Die Software setzt Angebot, Lieferschein und Rechnung aus einem einzigen Datenbestand zusammen, als PDF auf deinem Briefkopf – nichts muss ein zweites Mal eingegeben werden. An Firmen im Inland gehen Rechnungen zusätzlich als E-Rechnung in einem Format wie XRechnung oder ZUGFeRD; nach geltendem Recht verdrängt sie dort das PDF ab 2027 nach und nach. Einmal festgelegt, gelten deine Texte und Zahlungsziele für jeden Beleg, und ist eine Rechnung überfällig, meldet sich die Software.
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Abläufe
Weitere Abläufe vom Einsatzplan bis zum Prüfprotokoll
Manche Abläufe passen weder ins CRM noch ins Lager: Arbeitsscheine, Einsatzpläne, Prüfprotokolle, die Verwaltung von Maschinen und Leihgeräten. Auch das setze ich mit deinen Regeln und Rollen um, und es lässt sich am Rechner wie am Handy bedienen.
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Pflege
Pflege, wenn Neues dazukommt
Preise ändern sich, ein Artikel kommt neu ins Sortiment, ein Sonderfall tritt zum ersten Mal auf – Regeln, die es nur bei dir gibt, verlangen dauerhaft Pflege. Bevor eine Anpassung live geht, probiere ich sie an einer Kopie mit Vorgängen aus deinem Betrieb aus, damit Bestehendes heil bleibt.
Wie läuft das ab?
Vier Schritte, bis deine Software steht – jeden Teilstand siehst du
Für die Abstimmung bin ich per Telefon, E-Mail und WhatsApp erreichbar. Ein freigegebenes Arbeitsbeispiel schicke ich dir auf Anfrage.
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Erstgespräch, Bestandsaufnahme
Am Anfang steht die Frage, welcher Ablauf zuerst umzieht. Dann sichte ich Tabellen, Vorlagen und Programme und lasse mir die Ausnahmen schildern. Tut es ein fertiges Programm, sage ich dir das. Reicht es, deine bestehenden Programme zu verknüpfen, verweise ich dich an API-Schnittstellen, für komplette Arbeitsabläufe an die Prozessautomatisierung.
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Umfang und Preis
Mein Angebot enthält zwei Zahlen: was die Entwicklung fest kostet und was die anschließende Betreuung kostet. Außerdem hält es fest, was zur ersten Fassung gehört – Abläufe, Ansichten, Rollen. Sobald du zusagst, sprechen wir über jede Regel und ihre Ausnahmen, und ich programmiere sie ohne Umweg ein. Grundlage der Abstimmung sind die Teilstände.
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Entwicklung und Datenübernahme
Gebaut wird in Etappen, und jede Etappe kannst du im Browser ansehen, damit Fehler im Ablauf früh ans Licht kommen. Auch die Datenübernahme aus Excel oder dem alten System gehört dazu: Doppeltes und Lückenhaftes suche ich heraus, dann lade ich alles ein. Vor dem Einsatz teste ich jede Regel in einer Kopie an Alltagsfällen, gerade an den Ausnahmen; bis alles passt, bleibt die bisherige Tabelle in Gebrauch.
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Einführung und Betreuung
Sind die Rollen vergeben, gehe ich die Software mit deinem Team an dessen echten Vorgängen durch – so lange, bis niemand mehr bei dir nachfragen muss. Danach halte ich den Betrieb aufrecht; ändert sich bei dir etwas, wächst die Software mit.
Wie lange dauert das?Zeitbedarf: Wochen bis Monate
Wie viel Zeit bis zum ersten Einsatz vergeht
Steht zunächst nur ein Ablauf im Mittelpunkt, ist eine lauffähige erste Fassung nach einigen Wochen möglich; ein Kundenportal samt Datenübernahme braucht Monate. Beides ist keine Zusage. Auf Wunsch bekommst du einen Zeitplan mit ungefähren Zeitpunkten, und das Tempo hängt von deinem Bedarf ab. Für eine feste Dauer übernehme ich keine Garantie.
- Am StartErstgespräch und Bestandsaufnahme
- Als ZweitesAngebot: Umfang und Preis
- DannEntwicklung, Datenübernahme
- DanachEinführung, Betreuung
- ZielDie Software trägt den Alltag
Wenn deine Daten über mehrere Tabellen mit eigenen Schreibweisen verteilt sind, zieht sich die Übernahme in die Länge.
Spätere Sonderfälle
Bringt der Betrieb eine Ausnahme ans Licht, die anfangs keiner genannt hat, ergänze ich sie: Kleines erledige ich in der Betreuung, Größeres erst, wenn du dem eigenen Festpreis dafür zugestimmt hast.
Zeitersparnis sichere ich dir nicht zu.
Was kostet das?Entwicklung fest, Betreuung nach Umfang
Softwareentwicklung Osnabrück: Preise für Bau und Betreuung
Die Entwicklung rechne ich zum Festpreis ab. Was die Betreuung danach kostet, lege ich je nach Umfang fest, zum Beispiel als Monatsbetrag.
EntwicklungFestpreis
Monatsbetrag ohne Mindestlaufzeit: Eine formlose Kündigung zum Ende des laufenden Monats genügt.
Betreuung danachnach Umfang, etwa als Monatsbetrag
Alles bis zur Einweisung im Preis
Im Festpreis stecken fünf Dinge: Ich nehme deine Regeln auf, entwickle, übernehme die Daten, richte jede Rolle ein und schule dein Team.
Mit der Übergabe werden Software und Quelltext dein Eigentum – das bleibt auch nach einer Kündigung so. Herausgeben kann ich dir deine Daten jederzeit, vollständig und als Tabellen und Dateien.
Für die Korrektur eigener Fehler berechne ich nichts Neues.
Kostenlos und unverbindlich: Erstgespräch, Bestandsaufnahme, Angebot.
Als Standort dient dein eigener Server oder ein Hosting in meiner Obhut. Die Betreuung deckt Updates, Sicherungen, den Betrieb und kleinere Änderungen ab; Größeres kalkuliere ich mit eigenem Festpreis. Fremde Dienste wie ein SMS-Anbieter werden vorab beziffert und direkt beim Anbieter bezahlt.
Gesondert: Schnittstellen, Datenbereinigung
Tauscht die Software Daten mit einem Programm aus, das bei dir bleibt – etwa mit der Buchhaltung oder dem Shop –, berechne ich die Schnittstelle dorthin separat. Das gilt auch, wenn Altdaten erst von Hand bereinigt werden müssen.
Was den Preis bewegt
- Anzahl der abgebildeten Abläufe
- Umfang der Regeln und ihrer Ausnahmen
- Rollen und ein möglicher Kundenzugang
- Ob deine Daten vollständig und einheitlich sind
- Programme, die an die Software angebunden werden
- Die Belege, die die Software selbst schreibt
Fest stehen beide Preise nach der Bestandsaufnahme. Braucht eine Regel mehr Zeit als erwartet, ändert das nichts. Kommen weitere Abläufe, Ansichten oder Rollen dazu oder wird Vereinbartes von Grund auf umgeworfen, nenne ich dir die Kosten, bevor ich anfange.
Klein loszulegen geht ebenfalls: erst Angebote und Aufträge, später Lager oder Kundenportal – jeder dieser Schritte mit eigenem Festpreis.
Zeichen dafür, dass dein Team wirklich umgestiegen ist
Messbar: was in der Software passiert
- Zahl der Vorgänge, Angebote und Buchungen im System
- Abrufe von Unterlagen im Kundenportal sowie die Lücke zwischen gezähltem und gebuchtem Bestand
- Ob dir die Arbeit leichter von der Hand geht, kannst nur du einschätzen
Warnzeichen
- Funktionen, die keiner anklickt
- Eifrige Anmeldungen, aber das Büro hält aus Misstrauen an der alten Excel-Liste fest
- CRM-Vorgänge, bei denen Status oder Termin leer bleiben
- Bestände, die nicht stimmen, weil Entnahmen lückenhaft gebucht werden
Gesparte Zeit ist nicht sicher messbar. Es fehlt fast immer die Vergleichszahl, wie lange die gleiche Arbeit vorher dauerte – kaum jemand schreibt sie auf.
Was du mitbringst: Listen, Ausnahmen, Testfälle
Unterlagen und Zugänge übergibst du einmal zu Beginn. Danach bist du gefragt, wenn es um Ausnahmen geht und wenn an einer Kopie getestet wird.
Listen, Vorlagen, Zugänge
Schick mir deine Tabellen inklusive Makros sowie deine Vorlagen; wird ein altes Programm ersetzt, außerdem einen Export seiner Daten. Den Zugang richtest du ein, wie es dir passt – per Einladung oder mit Zugangsdaten. Jederzeit kannst du mich wieder herausnehmen oder das Passwort ändern; deine Konten laufen auf deinen Namen, soweit sich das trennen lässt.
Ausnahmen erklären
Wer die Sonderfälle kennt, beantwortet mir Fragen wie: Welche Kunden haben Sonderpreise? Wann läuft ein Auftrag anders? Was gilt bei einer Rückgabe? Deine Antworten fließen in die Software, und im Zwischenstand siehst du nach, ob alles richtig ankommt.
Test an der Kopie
Bevor umgestellt wird, gibt dein Team Vorgänge der letzten Wochen in eine Kopie ein – am liebsten die schwierigen. Wo es hakt, bessere ich nach; erst danach geht die alte Tabelle außer Betrieb.
Absprachen, IT-Partner, Datenschutz
Du entscheidest, wie eng wir uns abstimmen und was du vorab begutachten willst – die Rollen im Team etwa. Ein vorhandener IT-Dienstleister wird einbezogen; Server und Zugänge bespreche ich mit ihm. Die Daten deiner Kunden und Mitarbeiter in der Software unterliegen der DSGVO; Rechtsberatung leiste ich damit nicht. Wo ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung vorgeschrieben ist oder du einen möchtest, setzen wir ihn auf.
Erstgespräch, Bestandsaufnahme und Angebot.
Alles kostenlos und unverbindlich.