Für dein Programmpaar gibt es keine Kopplung
Hersteller liefern Verbindungen meist nur zu ausgewählten anderen Programmen mit. Gehört deine Paarung nicht dazu, gehen Anfragen, Bestellungen und Termine per Tastatur von einem Programm ins andere.
Jan Bittenbinder
Du sprichst direkt mit mir, und ich setze die Arbeiten selbst um. Webdesign seit 2020.
API-Schnittstellen für Osnabrück
Bricht in deinem Betrieb in Osnabrück der Import zwischen zwei Programmen immer wieder ab oder müssen Daten von Hand hinüber, programmiere ich API-Schnittstellen, die Website, Warenwirtschaft, Kalender, Kundenverwaltung und Buchhaltung verbinden. API ist die Kurzform für Programmierschnittstelle: der festgelegte Weg, auf dem ein Programm einem anderen bestimmte Daten überlässt und selbst welche annimmt. Ich bestimme Ziel und Format jedes einzelnen Feldes und richte den Abgleich so ein, dass er nach Zeitplan oder bei jeder Änderung läuft. Ältere Software hat oft keinen brauchbaren Zugang zu ihren Daten; das finde ich für dich heraus, bevor du ein Angebot bekommst.
Spätestens nach 24 Stunden, an Werktagen, hast du meine Antwort. Das Erstgespräch dauert etwa eine Stunde: Wir schauen, mit welcher Software du arbeitest und wo heute Daten per Hand übertragen werden. Es läuft per Video oder am Telefon. Den Preis nenne ich dir, sobald die Bestandsaufnahme fertig ist – vor dem Start.
Wo die Verbindung zwischen deinen Programmen reißt
Ein Import, der mit einer Fehlermeldung abbricht, verrät meist schon: Zwischen zwei Programmen läuft noch etwas über Handarbeit. Fast immer liegt es an einem von drei Punkten – es gibt keine fertige Verbindung, Felder und Formate weichen voneinander ab, oder abgeglichen wird nur selten. Betroffen sind Handwerker, die Anfragen übers Website-Formular bekommen und Termine im Kalender führen, aber auch Therapiepraxis, Großhändler, Spedition, Zulieferer oder Onlineshop.
Beispiel: Programme, Felder, Adresse, Datum, Bestände und Zeiten sind erfunden.
Formate, die beim Import scheitern
Das eine Programm speichert Straße und Hausnummer zusammen, das andere getrennt. Und während hier der 12.01.2027 steht, erwartet das Zielprogramm 2027-01-12. Die Folge: Der Import bricht mit einer Fehlermeldung ab, oder derselbe Kunde liegt anschließend zweimal vor.
Daten, die per Datei hinterherhinken
Kommen Daten nur als Exportdatei aus einem Programm, wandert die Datei oft erst dann ins nächste, wenn jemand Zeit hat – im Wochentakt etwa. Bis dahin sind Lagerzahlen und Preise online überholt, und im zweiten Kalender fehlt, was gestern online gebucht wurde.
Website · Formate · DATEV · CRM · Kalender
Website, Kalender, CRM, DATEV: was die Schnittstelle übernimmt
Welche dieser Punkte du brauchst, hält das Angebot fest.
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Website
Artikel und Kurstermine aus dem Fachprogramm
Artikel, Kurstermine, Immobilien oder Fahrzeuge, die du in einem Fachprogramm verwaltest, holt die Schnittstelle auf deine Website – doppelt einpflegen musst du nichts. Ist etwas verkauft, verschwindet es mit dem nächsten Lauf. Für einen komplett neuen Onlineshop läuft die Warenwirtschaftsanbindung über die Shop-Leistung.
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Abgleich
Nächtlicher Lauf oder Meldung bei Änderung
Entweder läuft der Abgleich nach Zeitplan, zum Beispiel nachts, oder bei jeder Änderung per Webhook, sofern das Programm diese Funktion hat. Dann schickt das Programm selbst eine Nachricht, beispielsweise beim Eingang einer Bestellung. Einige Programme schalten diese Meldungen nach wiederholten Fehlern ab, ohne es mitzuteilen, und gelegentlich fehlt auch einmal eine. Wir vereinbaren deshalb vorher, wie Fehlendes nachgeholt wird, zum Beispiel beim nächtlichen Lauf. Jeder Lauf hinterlässt ein Protokoll.
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Formate
Feldzuordnung und Formatumrechnung
Welches Feld wohin gehört, lege ich beim Programmieren fest. Dabei rechne ich Formate um – Datum, Preise mit oder ohne Mehrwertsteuer, Mengeneinheiten wie Stück und Karton. JSON begegnet mir dabei häufig: ein Austauschformat aus reinem Text, in dem jede Angabe neben dem Namen ihres Feldes steht. Damit niemand doppelt angelegt wird, gleicht die Schnittstelle über eine gemeinsame Kennung ab, etwa die Kundennummer.
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DATEV
Buchungsstapel fürs Steuerbüro
Rechnungen aus deinem Auftrags- oder Shopprogramm übernimmt das Buchhaltungsprogramm, ohne dass jemand sie eintippt. Für ein Steuerbüro mit DATEV entsteht ein Buchungsstapel im DATEV-Format, der sich dort direkt einlesen lässt; die Buchungskonten wählt weiterhin das Steuerbüro. Als Belege laufen die Rechnungen auf eigenem Weg dorthin, zum Beispiel über DATEV Unternehmen online.
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CRM
Formulardaten im CRM
Anfragen aus deinem Website-Formular erreichen dein CRM vollständig: Name, Nachricht und Herkunftsseite kommen mit. Gemeint ist deine Kunden- und Anfragenverwaltung. Abtippen ist nicht mehr nötig.
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Kalender
Kalenderabgleich für Onlinebuchungen
Jede Onlinebuchung landet als Termin in deinem Google- oder Outlook-Kalender. Umgekehrt verschwinden dort belegte Zeiten aus der Onlinebuchung. Doppelt vergebene Termine werden so seltener, selbst wenn Telefontermine weiter von Hand in den Kalender kommen.
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Alte Software
Altes Programm, keine Schnittstelle
Ältere Software bringt oft keine oder eine zu schwache Schnittstelle mit. In diesem Fall teste ich, ob ein Tabellenexport, den das Programm in festen Abständen erzeugt, für den Abgleich taugt. Rechnet sich das nicht, sage ich es klar; soll das alte Programm ersetzt werden, gehört das zur Individualsoftware.
Wie läuft das ab?
API-Anbindung: erst im Test bewährt, dann im Echtbetrieb
WhatsApp, Telefon oder E-Mail – darüber erreichst du mich für Rückfragen und Abstimmung. Ein freigegebenes Arbeitsbeispiel schicke ich dir, wenn du möchtest.
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Erstgespräch und Bestandsaufnahme
Als Erstes schauen wir auf die Stellen, an denen heute Daten abgetippt oder kopiert werden, und auf das Programm, das sie am Ende braucht. Anschließend nehme ich mir jedes Programm vor: Was gibt seine Schnittstelle her, und kostet ihre Nutzung beim Hersteller Geld? Gemeint ist hier der Abgleich von Daten; ganze Arbeitsabläufe sind Thema der Prozessautomatisierung.
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Umfang und Preis
Das Angebot nennt einen Festpreis und – falls du eine spätere Betreuung willst – einen Monatsbetrag. Festgehalten sind darin die beteiligten Programme, die Laufrichtung der Daten und ob nachts oder bei jeder Änderung abgeglichen wird. Sobald du zusagst, gehe ich Feld für Feld durch und lege Zuordnung und Format fest; im Testlauf prüfst du, ob alles passt.
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Programmieren, dann testen
Fertig programmiert, läuft die Verbindung zuerst ausschließlich mit Testdaten. Steht eine Testumgebung zur Verfügung – ein Abbild des Programms, in dem Ausprobieren nichts kaputt macht –, verwende ich sie; andernfalls lege ich klar als Test gekennzeichnete Einträge an und entferne sie wieder. Ob die Ergebnisse stimmen, siehst du in deinen eigenen Programmen nach, zum Beispiel ob der Testkunde die richtige Adresse trägt. Auf echte Daten stelle ich erst um, wenn der Test in allen Punkten passt.
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Start mit Begleitung
Die ersten echten Abgleiche begleite ich und kontrolliere Protokolle wie Ergebnisse. Als Dokumentation bekommst du eine knappe Übersicht der Felder; Fehlermeldungen gehen an mich. Anschließend entscheidest du, ob ich die Verbindung weiter betreue.
Wie lange dauert das?Zuerst der Probelauf, danach Echtbetrieb
Bis die Verbindung im Alltag läuft
Wie lange es dauert, entscheidet sich an der Menge der Programme und Felder. Einen Zeitplan mit ungefähren Zeitpunkten bekommst du, wenn du ihn möchtest – zugesagt ist damit keine feste Dauer. Wie zügig wir vorgehen, bestimmt dein Bedarf: Bei Zeitdruck verabreden wir feste Abstimmungstermine, und du bekommst Zwischenergebnisse zu sehen.
- StartErstgespräch und Bestandsaufnahme
- DanachAngebot zum Festpreis
- DannProgrammierung, Probe mit Testdaten
- AnschließendErste echte Abgleiche
- LaufendDatenabgleich im Tagesgeschäft
Alte Programme oder eine vorgeschaltete Datenbereinigung verlängern das meist.
Falls ein Abgleich nicht durchläuft
Die Fehlermeldung landet bei mir und nicht in deinem Team. Im Protokoll suche ich die Ursache – einen einzelnen Datensatz zum Beispiel oder den Zugang.
Eine Garantie auf fehlerfreie Abgleiche gibt es von mir nicht.
Was kostet das?Monatsbetrag nur, wenn du Betreuung willst
API-Schnittstellen Osnabrück: Festpreis und Kosten im Überblick
Für die Programmierung vereinbaren wir einen Festpreis. Betreue ich die Schnittstelle danach weiter, kommt ein fester Monatsbetrag dazu – sonst nicht.
ProgrammierungFestpreis
Eine Mindestlaufzeit hat der Monatsbetrag nicht; eine formlose Kündigung wirkt zum Ende des laufenden Monats.
Betreuung, wenn du willstdanach fester Monatsbetrag dazu
Enthalten: Feldzuordnung bis Dokumentation
Zum Festpreis bekommst du zugeordnete Felder, die programmierte Verbindung, den Testlauf, meine Begleitung in der Startphase und eine knappe Dokumentation.
Die Übergabe macht dich zum Eigentümer von Schnittstelle und Quelltext – auch dann, wenn du auf Betreuung verzichtest.
Geht ein Fehler auf mich zurück, korrigiere ich ihn, ohne einen neuen Preis zu verlangen.
Erstgespräch, Bestandsaufnahme und Angebot kosten nichts und binden dich nicht.
Manche Schnittstelle gibt es beim Hersteller nur gegen Gebühr, etwa als kostenpflichtiges Zusatzmodul. Diesen Betrag siehst du vorher im Angebot und zahlst ihn direkt an den Hersteller.
Mit eigenem Preis: Datenbereinigung, Herstelleränderungen
Doppelte Kunden oder uneinheitliche Artikelnummern, die vor dem ersten Abgleich bereinigt werden müssen, stehen mit eigenem Preis im Angebot. Für die Anpassung an eine geänderte Hersteller-Schnittstelle gilt dasselbe, solange keine Betreuung vereinbart ist.
Sechs Stellgrößen für den Aufwand
- Wie viele Programme zusammenkommen
- Zahl der Datensätze und Felder
- Datenfluss einseitig oder in beide Richtungen – und wer Vorrang hat
- Sofortabgleich bei Änderungen oder nicht
- Güte der Schnittstellendokumentation
- Aufwand für die Bereinigung vorhandener Daten
Der Festpreis gilt ab der Bestandsaufnahme und bleibt, selbst wenn die Entwicklung aufwendiger wird als erwartet. Mehr kostet es nur, wenn weitere Programme oder Felder hinzukommen oder sich Abgestimmtes grundlegend ändert – das sage ich dir vorher.
Für die Betreuung, inklusive Anpassungen nach Updates, lege ich einen eigenen Betrag nach Umfang fest. Ohne eigenen Server hast du zwei Wege: Ich übernehme das Hosting, oder du buchst selbst eines.
Kein Abschreiben mehr zwischen Programmen – so prüfst du es
Das Protokoll zeigt
- Wie viele Datensätze jeder Lauf überträgt und wann er gelaufen ist
- Gescheiterte Abgleiche samt Grund und der Zeit, bis der Fehler behoben war
- Die gesparte Zeit im Team kennst nur du
Was trotz guter Zahlen schiefgehen kann
- Große Datenmengen, deren Felder vertauscht sind
- Abgleiche ohne Fehlermeldung, die trotzdem doppelte Kunden erzeugen, weil jedes Programm eigene Nummern vergibt
- Echtzeitabgleich, wo täglich ausreicht
- Übertragene Daten, die im Betrieb keiner verwendet
Weniger Handarbeit gibt es nur, wenn alle tatsächlich in den verbundenen Programmen arbeiten. Notizen auf Papier oder eigene Tabellen erreichen die Schnittstelle nicht.
Was ich von dir brauche: Zugänge, Abläufe, Testprüfung
Zugänge brauche ich ein einziges Mal, am Anfang. Danach geht es vor allem um dein Wissen über die Abläufe und um deinen Blick auf den Testlauf.
Zugang mit schmalen Rechten
Einladung oder Zugangsdaten – du entscheidest, wie ich hineinkomme. Jederzeit kannst du mich wieder herausnehmen oder ein neues Passwort setzen; trennbare Konten laufen auf deinen Namen. Pro Verbindung vergebe ich nur die nötigsten Rechte, zum Beispiel Termine lesen, aber keine Kunden löschen.
Abläufe und Ausnahmen
Erzähl mir, wer in welchem Programm welche Daten einträgt und welches Programm bei Widersprüchen Vorrang hat – für Adressen zum Beispiel das CRM. Ob es Sammelrechnungen oder andere Ausnahmen gibt, weiß nur ihr; diese Fälle probieren wir im Testlauf eigens aus.
Personenbezogene Daten im Abgleich
Werden Kunden- oder Mitarbeiterdaten weitergegeben und abgeglichen, ist auch das laut Art. 4 DSGVO eine Verarbeitung. Übertragen wird ausschließlich, was wir im Testlauf festgelegt haben. Einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung schließen wir, wenn er erforderlich ist oder du ihn möchtest – das ist ein Hinweis, keine Rechtsberatung.
Abstimmung und Dienstleister
Du legst fest, wie oft wir Rücksprache halten und ob du etwa Anpassungen nach Updates vorab begutachten willst. Kümmert sich bei dir ein IT-Dienstleister um Programme oder Server, beziehe ich ihn direkt ein.
Erstgespräch, Bestandsaufnahme und Angebot.
Alles kostenlos und unverbindlich.