Erst das Abo, dann die Frage wofür
Bezahlt wird für KI-Lizenzen oder ein Zusatzmodul der Bürosoftware, lange bevor jemand bestimmt hat, in welchem Ablauf sie Zeit sparen soll. Ergebnis: Jeder nutzt sie anders, manche gar nicht.
Jan Bittenbinder
Du sprichst direkt mit mir, und ich setze die Arbeiten selbst um. Webdesign seit 2020.
KI-Beratung für Hannover
Wer in Hannover wissen will, ob KI im eigenen Betrieb etwas bringt, bekommt bei mir eine KI-Beratung in Form eines Potenzialchecks. Ich schaue mir an, wie bei dir gearbeitet wird, und ordne jeden Ablauf ein: Rechnet sich KI dort, oder rechnet sie sich nicht? Je Ablauf lege ich den Aufwand offen, also Einrichtung, laufende Kosten und die Zeit, die das Kontrollieren der Ergebnisse braucht, und setze ihn gegen die Ersparnis, die zu erwarten ist. Daraus entsteht eine Reihenfolge nach Nutzen. Eingerichtet wird während der Beratung nichts, und mit der fertigen Reihenfolge in der Hand entscheidest du selbst, ob du die Umsetzung mir oder einem anderen Anbieter gibst.
Werktags hast du innerhalb von 24 Stunden meine Antwort auf deine Anfrage. Im Erstgespräch, rund eine Stunde, schauen wir, welche Arbeiten dich derzeit die meisten Stunden kosten und was ihr mit KI bisher versucht habt. Zur Wahl steht ein Termin per Video oder am Telefon. Was es kostet, steht nach der Bestandsaufnahme fest, und du erfährst es, bevor ich anfange.
Warum offen ist, ob KI deinem Betrieb Zeit spart
Auf einer Messe oder beim Branchentreffen hört man, andere sparten mit KI viel Zeit, und schon steht das Thema auf der Agenda. Nachgerechnet, bei welchem eigenen Arbeitsschritt das gilt, hat aber meist niemand. Drei Gründe stecken dahinter: Werkzeuge werden angeschafft, bevor ihr Einsatz feststeht; wie lange heutige Arbeiten dauern, ist nicht erfasst; und die Zeit fürs Kontrollieren der Ergebnisse fehlt in jeder Rechnung. Das gilt im Architekturbüro genauso wie beim Metallbauer, in der Physiopraxis oder im Hotel.
Beispiel: Betrieb, Abo, Abläufe, Zeiten und Prüfaufwand sind erfunden.
Ohne Stoppuhr keine Rechnung
Wie oft im Monat ein Projektbericht entsteht oder eine Kundenrückfrage beantwortet wird und wie viele Minuten das jeweils kostet, hat nie jemand aufgeschrieben. Ohne solche Werte bleibt jede Ersparnis geraten.
Kontrollzeit und Gebühren außen vor
Was die KI vorschlägt, wird nicht ungesehen verschickt: Ein Mensch liest es durch. Geht es um Honorarsätze, Maße oder Abgabefristen, also um Fehler, die teuer werden, kann diese Durchsicht so lange dauern wie die Arbeit von Hand. Auch Einrichtung und laufende Gebühren stellt niemand der erhofften Ersparnis gegenüber.
Bestand · Rechnung · Probe · Rang
KI-Potenzialanalyse: der Nutzen in Zahlen, der Blick auf die Daten, der Vergleich mit einfacheren Wegen
Im Angebot steht, welche dieser Bausteine dein Betrieb braucht.
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Aufnahme
Der echte Ablauf, nicht der Plan
Aus deinen Infos ermittle ich, wer einen Ablauf erledigt, welche Programme und Daten er braucht, welche Ausnahmen vorkommen und wo Minuten verloren gehen. Meine Vorschläge richten sich damit nach eurem tatsächlichen Arbeitstag.
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Bewertung
Aufwand und Zeitgewinn je Ablauf
Für jeden Ablauf rechne ich durch, was KI dort kosten würde, nämlich Einrichtung, Gebühren und Prüfzeit, und welchen Zeitgewinn sie voraussichtlich bringt. Jede Schätzung trägt ihre Annahmen, sodass du selbst nachrechnen kannst.
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Feste Regel
Feste Regeln, wo KI unnötig ist
Für Schritte, die nie vom Muster abweichen, reicht meist eine regelbasierte Automatisierung: Sie arbeitet ohne KI, und niemand muss jedes Ergebnis einzeln nachsehen. Was selten vorkommt oder wo ein Fehler teuer wird, landet am Schluss der Liste, versehen mit einer Begründung.
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Daten
Datenschutz und KI-Verordnung im Blick
Für jeden Ablauf notiere ich, auf welche Informationen eine KI zugreifen würde, etwa Kundendaten oder Personaldaten. Sind sie personenbezogen, gilt die DSGVO; für den Umgang mit KI selbst enthält die EU-KI-Verordnung Vorgaben, etwa in Art. 4 zur KI-Kompetenz und in Art. 50 zu Transparenzpflichten. Wo das zutrifft, setze ich in der Liste eine Markierung und prüfe die Stelle nach meinem Kenntnisstand, ohne dass daraus eine Rechtsberatung wird.
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Vorhandenes
Erst schauen, was schon da ist
Ob Office-Paket, Buchhaltungsprogramm oder Branchensoftware: Viele davon bringen inzwischen KI mit, und manches ist im laufenden Abo längst bezahlt. Bevor ich ein weiteres Werkzeug auf die Liste setze, sehe ich nach, was bei dir schon da ist und was dein Team davon nutzt.
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Probe
Probe an Fällen aus deinem Betrieb
Für Abläufe, die oben auf der Liste stehen, teste ich, sofern das Angebot es vorsieht, an einigen von dir freigegebenen Beispielen, ob die KI die Aufgabe so löst, dass man damit arbeiten kann, und wie viel Korrektur danach nötig ist. Kunden- und Mitarbeiterdaten lasse ich dabei weg. Die Bewertung dieser Abläufe stützt sich damit auf einen echten Test.
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Liste
Der passende Weg für jeden Listenpunkt
Zu jedem Punkt nenne ich, wie er sich umsetzen lässt: mit einer Funktion, die schon da ist, mit Individualsoftware, einer API-Schnittstelle, einer Prozessautomatisierung oder einem KI-Assistenten. Was davon tatsächlich kommt, bestimmst du.
Wie läuft das ab?
KI-Potenzialcheck in der Praxis: von der Bestandsaufnahme zur Rangfolge
Absprachen treffen wir per Telefon, E-Mail oder WhatsApp. Auf Anfrage zeige ich dir ein freigegebenes Arbeitsbeispiel.
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Erstgespräch: Bereiche und Programme
Wir stecken ab, welche Bereiche dazugehören, zum Beispiel Büro, Baustelle oder Empfang. Anschließend sehe ich mir eure Programme an und frage, wofür das Team KI heute schon nutzt. Weißt du bereits genau, was du willst, zum Beispiel einen Assistenten für eure Unterlagen, schicke ich dich gleich weiter zum KI-Assistenten.
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Festpreis für den Umfang
Das Angebot nennt einen Festpreis; bei schrittweisem Vorgehen bekommt jeder Bereich einen eigenen. Es hält fest, welche Abläufe ich aufnehme, wen aus deinem Team ich befrage und ob bei einzelnen Abläufen eine Probe dazugehört.
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Abläufe aufnehmen, nichts verändern
Den Anfang machst du: Du schickst mir digital, wie oft jeder Ablauf vorkommt, wie viel Zeit er braucht, mit welchen Programmen und Daten er arbeitet und an welcher Stelle Fehler teuer werden. Danach sehe ich mir die Abläufe selbst an. Während der Aufnahme richte ich nichts ein und ändere nichts.
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Liste, Reihenfolge, Begründung
Aufwand und erwartete Ersparnis lege ich nebeneinander und ordne die Abläufe danach. Die Liste besprechen wir zusammen: Wo rechnet sich KI, womit fängst du an, wo lässt du es besser, jeweils mit Grund. Fehlt dir ein Plan für die Umsetzung, arbeite ich ihn aus.
Wie lange dauert das?Zuerst die Rangfolge, danach das Umsetzen
Wie lange es bis zur fertigen Liste dauert
Drei Dinge bestimmen das Tempo: wie viele Abläufe wir aufnehmen, wie zügig deine Infos eintreffen und wann deine Leute Zeit für Gespräche finden. Ob KI danach wirklich Zeit spart, erweist sich erst beim Umsetzen. Eine verbindliche Dauer kann ich dir nicht nennen.
- Zu BeginnErstgespräch: Bereiche und Programme
- DannFestpreis für den Umfang
- DanachAbläufe aufnehmen
- Im AnschlussListe, Reihenfolge, Begründung
- SpäterErste Punkte angehen
Hat dein Betrieb mehrere Filialen oder arbeitet ihr im Schichtdienst, braucht die Aufnahme mehr Zeit als bei einem kleinen Büroteam.
Falls KI sich bei dir nirgends lohnt
Lohnt sich KI in keinem Ablauf, bekommst du das ehrlich gesagt, und in der Liste steht, ob dir stattdessen eine feste Regel weiterhilft.
Eine Zeitersparnis kann ich dir nicht garantieren.
Was kostet das?Ein Preis, einmal bezahlt, keine Laufzeit
KI-Beratung Hannover: Festpreis für den Potenzialcheck
Für den KI-Potenzialcheck zahlst du einmal einen Festpreis. Wenn du möchtest, teilen wir ihn nach Bereichen auf, und jeder Bereich bekommt seinen eigenen Festpreis.
KI-Potenzialcheckeinmaliger Festpreis
Einmal beauftragt, einmal bezahlt: Ein Vertrag mit Laufzeit entsteht dabei nicht.
Laufende Kostenkeine, kein Abo
Inklusive im Festpreis
Abgedeckt sind die Aufnahme, das Gegenüberstellen von Aufwand und voraussichtlicher Ersparnis, die fertige Rangliste und eine Besprechung, in der wir sie zusammen durchgehen.
Die fertige Liste ist deine und bleibt es, mit oder ohne Folgeauftrag.
Unterläuft mir ein Fehler, korrigiere ich ihn kostenlos.
Erstgespräch, Bestandsaufnahme und Angebot sind kostenlos und unverbindlich.
Neue Programme oder ein Abo brauchst du für den Check nicht; getestet wird über meine eigenen Zugänge.
Nicht im Festpreis
Willst du einen Listenpunkt umsetzen, etwa mit Individualsoftware, einem KI-Assistenten oder einer Prozessautomatisierung, beauftragst du das getrennt, und es bekommt einen eigenen Preis. Für KI-Werkzeuge zahlst du die Gebühren direkt an den Anbieter.
Sechs Punkte bestimmen den Aufwand
- Wie viele Abläufe in die Aufnahme kommen
- Über wie viele Bereiche oder Standorte sich der Check erstreckt
- Mit wie vielen Leuten im Team ich spreche
- Ob Zahlen zu den Abläufen schon vorliegen
- Wie viele Programme ein Ablauf durchläuft
- Ob wir einzelne Abläufe zur Probe testen
Feststehen wird der Preis nach der Bestandsaufnahme, und er bleibt, selbst wenn ein Ablauf aufwendiger ist als angenommen. Erweitern wir um Abläufe oder Bereiche oder ändert sich das Vereinbarte grundlegend, nenne ich dir die Kosten vorab.
Du kannst auch mit einem einzigen Bereich starten, etwa dem Empfang, und den Rest später nachholen.
Eine KI-Beratung muss ihre Rechnung offenlegen
Was ich erfasse und messe
- Wie häufig ein Ablauf vorkommt und wie viel Zeit er heute kostet
- Bei einer Probe: wie viele KI-Ergebnisse sich ohne Korrektur verwenden ließen
- Ob dir im Alltag wirklich Zeit bleibt, beurteilst nur du
Was viel verspricht und wenig belegt
- Ein teures Teamabo für KI, mit dem im Alltag fast niemand arbeitet
- Sammlungen von KI-Ideen ohne Zahlen zu Aufwand, Ersparnis und Reihenfolge, die nirgends ankommen
- Flinke Entwürfe, die jemand Zeile für Zeile durchsehen muss
- Ersparnis-Prozente aus der Studie eines Herstellers, nicht im eigenen Betrieb gemessen
Wie viel Zeit KI spart, kennt vor der Umsetzung niemand genau; bis dahin ist es eine Schätzung. Die Liste nennt darum zu jeder Zahl die Grundlage, auf der sie steht.
Dein Anteil: Informationen zu den Abläufen und Zeit fürs Erfassen
Viel Einsatz braucht es von dir und dem Team nur während der Aufnahme. Danach geht es nur noch um Rückfragen und um deine Entscheidung, was umgesetzt wird.
Gespräche, Zugänge nur im Ausnahmefall
Für die Aufnahme rede ich mit den Leuten, die die Abläufe täglich erledigen. Deine Programme muss ich dafür meistens nicht öffnen. Sollen eingebaute KI-Funktionen geprüft werden, gibst du mir Zugang auf dem Weg, der dir passt: als Einladung, mit eigenem Nutzer oder mit deinen Zugangsdaten. Entfernen kannst du mich jederzeit, ein neues Passwort setzen ebenso.
Echte Fälle aus eurem Alltag
Zeig mir je Ablauf einige echte Fälle, zum Beispiel eine Kundenanfrage, ein Angebot oder einen Projektbericht. Wie oft er vorkommt und wie lange er dauert, entnehme ich deinen Infos und sehe es bei der Aufnahme.
Die Erfahrung der Leute am Platz
Die Kolleginnen und Kollegen, die einen Ablauf täglich in der Hand haben, kennen seine Zeitverluste und Fehlerfallen am besten. Informiere dein Team vorher, wozu der Check dient; mit offenen Antworten wird jede Schätzung belastbarer.
Wer sonst noch mitredet
Du legst fest, wie eng wir uns abstimmen und was du vorher sehen willst, etwa die Auswahl der Abläufe. Datenschutzbeauftragten, Betriebsrat oder IT-Dienstleister hole ich auf deinen Wunsch dazu.
Erstgespräch, Bestandsaufnahme und Angebot.
Alles kostenlos und unverbindlich.