Einmal empfangen, dreimal getippt
Kommt eine Anfrage per E-Mail, wandern ihre Angaben von Hand in Kundenliste, Kalender und Angebot. Vertauscht jemand dabei zwei Ziffern der Telefonnummer, zeigt sich das meist erst, wenn der Rückruf nicht klappt.
Jan Bittenbinder
Du sprichst direkt mit mir, und ich setze die Arbeiten selbst um. Webdesign seit 2020.
Prozessautomatisierung für Hannover
Mit Prozessautomatisierung für Hannover nehme ich deinem Büro die Schritte ab, die sich zwischen den vorhandenen Programmen immer wiederholen: Sie laufen künftig ohne Handarbeit. Du erfasst eine Angabe – etwa die Kontaktdaten aus einer Rückrufbitte – ein einziges Mal, und sie gelangt von selbst in Kundenliste, Kalender oder Buchhaltung. Je Ablauf vereinbaren wir drei Bausteine: Was ihn anstößt, heißt Auslöser; was geprüft wird, bevor er weiterläuft, sind die Bedingungen; die Schritte danach legen die Regeln fest. Dafür schreibe ich eigenen Programmcode, statt einen Automatisierungsdienst eines Drittanbieters zwischenzuschalten. Eine Grenze gibt es: Kommt eine Aufgabe nur ein paarmal im Jahr vor, bleibt sie besser Handarbeit – die Einrichtung würde mehr kosten, als sie bringt.
Auf jede Anfrage antworte ich werktags binnen 24 Stunden. Das Erstgespräch – etwa eine Stunde – nutzen wir, um die Stellen zu finden, an denen bei dir Daten mehrfach eingegeben werden, jemand sucht oder nachfragen muss. Sprechen können wir am Telefon oder per Video. Den Preis bekommst du nach der Bestandsaufnahme und vor dem ersten Arbeitsschritt.
Wo im Büro jeden Tag Minuten versickern
Jede Woche aufs Neue sammelt jemand von Hand, welche Angebote noch ohne Antwort sind, und trägt sie in eine Liste ein. Solche gleichförmigen Handgriffe kosten in vielen Büros täglich Zeit: Angaben ein zweites Mal eintippen, Fristen im Kopf behalten, Unterlagen weitergeben. Das kennt der Fliesenleger ebenso wie die Physiotherapiepraxis, das Architekturbüro, der Zulieferer, das Modegeschäft in der City oder der Onlineshop.
Beispiel: Anfrage, Telefonnummer, Termine, Belege und Ordner sind erfunden.
Erinnern, solange jemand daran denkt
Termine bestätigen, bei Angeboten nachhaken, Kunden an offene Rechnungen erinnern: Das erledigt nur, wer es gerade im Kopf hat. Ist dieser Mensch krank oder im Urlaub, passiert nichts davon.
Anhänge, die durch viele Hände gehen
Rechnungen, Fotos und Lieferscheine erreichen das Büro per E-Mail; jemand speichert sie, gibt ihnen einen Namen, sortiert sie ein oder schickt sie ans Steuerbüro weiter. Über den Tag gerechnet kommt dabei einiges zusammen – und was im verkehrten Ordner liegt, muss beim nächsten Bedarf erst gesucht werden.
Übersichten · Anfragen · Rechnungen
Prozesse automatisieren, sobald eine Anfrage eingeht – bis die Rechnung fertig ist
Welche dieser Bausteine du brauchst, steht später im Angebot.
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Analyse
Vorab: Abläufe aufnehmen und ordnen
Bevor programmiert wird, gehe ich deinen Ablaufplan Ablauf für Ablauf durch: Wer kümmert sich darum, wie häufig, in welchem Programm, mit welchen Daten, und welche Ausnahmen gibt es? So entsteht mein Vorschlag, der mit den häufigsten Abläufen anfängt. KI lässt sich in einen Ablauf einbauen; ob sie sich dort rechnet, zeigt der KI-Potenzialcheck.
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Übersichten
Übersichten, die niemand mehr abtippt
Etwa jeden Mittwoch die noch offenen Angebote und zum Quartalsende alle geschriebenen Rechnungen: Der Ablauf zieht die Zahlen aus deinen Programmen und schickt dir die Übersicht per E-Mail. Von Hand gepflegte Tabellen werden dafür überflüssig.
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Anfragen
Anfragen eintragen, bestätigen, weitergeben
Kommt eine Anfrage übers Kontaktformular oder ins E-Mail-Postfach, landet sie ohne Zutun in deiner Kundenliste. Eine Eingangsbestätigung geht an den Kunden, und die zuständige Person findet eine Aufgabe in ihrem Kalender. Ist die Anfrage unvollständig, geht sie zuerst an jemanden im Team, der beim Kunden nachfragt.
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Termine
Bestätigen, wiedervorlegen, an Zahlungen erinnern
Nach der Buchung bestätigt der Ablauf den Termin, kurz vorher erinnert er daran. Bleibt ein Angebot unbeantwortet, legt er es nach der vereinbarten Zahl von Tagen wieder vor. Zahlungserinnerungen verschickt er, sobald deine Frist abgelaufen ist – vorausgesetzt, er sieht in der Buchhaltung, was schon bezahlt wurde; sonst bekommt dein Team eine Liste der offenen Rechnungen.
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Rechnungen
Kunde und Positionen ohne Neueingabe
Liegt dein Angebot in einem Programm, der Auftrag im zweiten und die Rechnung im dritten, gibt der Ablauf Kunde und Positionen weiter, ohne dass jemand sie neu eingibt. Ist die Rechnung fertig, wandert sie automatisch weiter – zur Buchhaltung oder zum Steuerbüro.
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Belege
Mailanhänge sauber abgelegt
Fotos von der Baustelle, Lieferscheine oder Eingangsrechnungen, die als Anhang eintreffen, bekommen einen einheitlichen Dateinamen und landen im passenden Ordner – oder sie gehen gleich weiter, etwa ans Steuerbüro. Herunterladen, umbenennen, einsortieren: Das erledigt keiner mehr von Hand.
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Ablösung
Bestehende Automatisierungen unter der Lupe
Hat ein früherer Mitarbeiter oder ein Dienstleister schon Automatisierungen aufgesetzt, prüfe ich, was sie tatsächlich tun, und beschreibe es. Was du weiter brauchst, baue ich auf Wunsch selbst nach; Überflüssiges und Doppeltes stelle ich mit deinem Einverständnis ab.
Wie läuft das ab?
Vom eigenen Ablaufplan zum geprüften Ablauf im Alltag
Abstimmen lässt sich alles per Telefon, E-Mail oder WhatsApp. Möchtest du ein freigegebenes Arbeitsbeispiel sehen, zeige ich es dir.
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Erstgespräch und Bestandsaufnahme
Zuerst verschaffe ich mir einen Überblick anhand deiner Angaben; wird es kompliziert, kommen Gespräche mit einzelnen Mitarbeitern dazu, per Video. Dabei klären wir, welche Programme mitspielen und ob sie Daten selbsttätig herausgeben können. Fällt ein Ablauf nur selten an, rate ich davon ab. Fehlt ein passendes Programm ganz, ist Individualsoftware der bessere Weg; geht es nur um den Datenabgleich zweier Programme, eine Schnittstelle; und brauchst du Auskünfte aus deinen eigenen Unterlagen, hilft ein KI-Assistent.
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Dein Ablaufplan, mein Angebot
Den Ablaufplan schickst du mir digital. Er beschreibt für jeden Ablauf, was ihn startet, welche Bedingungen und Regeln greifen, welche Daten wohin gehen und an welchem Ort sie gespeichert werden. Darauf folgt mein Angebot – zum Festpreis oder als Monatsbetrag – mit der Reihenfolge, in der die Abläufe umgesetzt werden.
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Prototypen im Probelauf
Nach deinem Plan entstehen zuerst Prototypen: frühe Versionen der Abläufe, die bereits funktionieren. Getestet wird an einer Kopie oder mit Testdaten. Echte Daten bekommen sie erst, wenn im Test alles stimmt; bis dahin bessere ich nach. Wo jemand entscheiden muss – etwa ehe ein Angebot zum Kunden geht –, gibt jemand aus deinem Team den Schritt ausdrücklich frei. Stoppt ein Ablauf mittendrin, geht eine Fehlermeldung an mich – so liegt kein Vorgang unbemerkt herum.
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Start und Übergabe
Nach dem Start schauen wir zusammen auf die ersten Durchläufe. Jeder Ablauf ist schriftlich erklärt – womit er startet und welche Wirkung er hat; Fehlermeldungen bekomme ich. Läuft ein Monatsbetrag, nehme ich mir anschließend den nächsten Ablauf vor.
Wie lange dauert das?Schritt für Schritt, Ablauf um Ablauf
Ab wann dein erster Ablauf allein arbeitet
Am meisten Einfluss auf die Einrichtungsdauer haben die Zahl der Programme und euer Probelauf mit den Prototypen. Auf Wunsch legen wir einen Zeitplan mit ungefähren Zeitpunkten fest; das Tempo bestimmt dein Bedarf. Für eine bestimmte Dauer übernehme ich keine Garantie.
- Am AnfangErstgespräch, Bestandsaufnahme
- DanachAblaufplan und Angebot
- DannPrototypen im Probelauf
- AnschließendStart und Übergabe
- Späterweitere Abläufe
Stecken in einem Ablauf viele Ausnahmen oder sind Daten erst aufzuräumen, zieht sich die Einrichtung in die Länge.
Programme, die ihre Daten festhalten
Gibt eines der beteiligten Programme seine Daten nicht selbsttätig weiter, sage ich dir das, bevor wir loslegen. Zwei Auswege sehen wir uns dann an: eine Exportdatei oder eine Schnittstelle, die ich eigens programmiere.
Wie viel Zeit am Ende übrig bleibt, garantiere ich nicht.
Was kostet das?Einzelpreis je Ablauf oder laufend im Monat
Prozessautomatisierung Hannover: Kosten, Laufzeit und was enthalten ist
Du kannst einzelne Abläufe zum Festpreis beauftragen oder die Automatisierung über einen festen Monatsbetrag laufend weiterführen lassen.
Entweder: Festpreis je Ablaufeinmal für jeden Ablauf
Eine Mindestlaufzeit gibt es nicht; den Monatsbetrag beendest du formlos zum Ende des laufenden Monats.
Oder: Monatsbetraglaufend, statt Festpreis je Ablauf
Im Preis inbegriffen
Zu jedem Ablauf gehören die Prototypen für den Test, die Einrichtung, die Fehlermeldung an mich und eine Beschreibung.
Mit der Übergabe gehören Abläufe, Quelltext und Beschreibungen dir – auch über eine Kündigung des Monatsbetrags hinaus.
Habe ich einen Fehler gemacht, behebe ich ihn ohne neuen Preis.
Erstgespräch, Bestandsaufnahme und Angebot bekommst du kostenlos und unverbindlich.
Betrieben werden deine Abläufe entweder auf einem eigenen Server oder bei mir im Hosting; an einen Automatisierungsdienst zahlst du nichts. Verwendet ein Ablauf KI, fallen deren Nutzungskosten gesondert an. Für einen Schnittstellenzugang, den der Hersteller berechnet – etwa ein Zusatzmodul –, steht der Betrag vorher im Angebot, und du zahlst ihn direkt an den Hersteller.
Aufräumen vor dem Start, Anpassen nach dem Start
Müssen vorhandene Daten erst bereinigt werden – doppelt angelegte Kunden, Namen in unterschiedlicher Schreibweise –, steht das mit eigenem Preis im Angebot. Erscheint von einem deiner Programme später eine neue Fassung, bringe ich die betroffenen Abläufe auf Stand – im Monatsbetrag enthalten, sonst nach Umfang einzeln berechnet.
Sechs Stellschrauben für den Preis
- Die Menge der Abläufe
- Programme pro Ablauf
- Ob die Programme Daten selbst ausgeben und einlesen können
- Bedingungen und Ausnahmen je Ablauf
- Prüf- und Freigabepunkte im Ablauf
- Zustand der Daten: sauber und einheitlich oder nicht
Beide Preise legen wir mit der Bestandsaufnahme fest, und keiner steigt, wenn ein Ablauf aufwendiger wird als geplant. Möchtest du Abläufe oder Programme über den vereinbarten Umfang hinaus, oder ändert sich Abgestimmtes von Grund auf, bekommst du die Mehrkosten vorher genannt.
Wo du anfängst, entscheidest du. Läuft ein Monatsbetrag, kommen nach und nach weitere Abläufe hinzu, und ich passe die bestehenden an, wenn sich Arbeitsweisen bei dir ändern.
Gesparte Zeit ist eine Rechnung mit Abzügen
Im Protokoll nachzulesen
- Wie häufig jeder Ablauf gelaufen ist
- Abbrüche mit ihren Fehlermeldungen sowie die Spanne vom Auslöser bis zum fertigen Ergebnis
- Was dein Team wirklich an Zeit gewinnt, weißt nur du
Wann Zahlen täuschen
- Eingerichtete Abläufe in großer Zahl, die selten tatsächlich laufen
- Auffällig viele Durchläufe – verursacht von einem Fehler, der Anfragen mehrfach in die Kundenliste einträgt
- Stillstand ohne Fehlermeldung, der niemandem auffällt
- Minuten, die gespart aussehen, aber als Nacharbeit an anderer Stelle anfallen
Nachmessen lässt sich die Ersparnis nicht, nur grob hochrechnen. Die Zahl der Durchläufe wird mit der Handarbeitszeit multipliziert, die ein Schritt früher brauchte; abgezogen werden Nacharbeit und Ausnahmen.
Was du einbringst: Zugänge, Beispielfälle, Testläufe im Team
Ablaufplan und Zugänge bekomme ich gleich zum Start; im weiteren Verlauf bist du nur noch für Beispielfälle, Tests und Fragen zu Ausnahmen gefragt.
Zugänge, Konten, Datenschutz
Ob ich per Einladung oder über Zugangsdaten hineinkomme, entscheidest du. Du kannst mich jederzeit entfernen und das Passwort ändern. Wo sich Konten abtrennen lassen – für ein KI-Modell zum Beispiel –, laufen sie auf dich. Art. 28 DSGVO sieht unter Umständen einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung vor; wenn er nötig ist oder du ihn möchtest, setzen wir ihn auf. Das ist ein Hinweis aufs Gesetz, keine Rechtsberatung.
Verwickelte Abläufe an echten Fällen
Bei komplizierten Abläufen zeigt mir jemand aus dem Team an echten Vorgängen – einer Anfrage oder einer Rechnung etwa –, wie es heute läuft, per Video. Welche Ausnahmen es gibt, erfahre ich von dir; sehr seltene Sonderfälle erledigt dein Team weiter selbst.
Test durch die, die täglich damit arbeiten
In der Testphase setzt dein Team die Prototypen bei der normalen Arbeit ein und meldet mir, was nicht passt. Die Leute aus dem Tagesgeschäft bemerken fehlende Schritte und unpassende Regeln eher als jeder andere.
Ablaufplan, Absprachen, IT-Dienstleister
Welche Daten wohin gehen, legt dein Ablaufplan fest. Wie oft wir Rücksprache halten und ob du Änderungen an Abläufen vorher sehen möchtest, liegt bei dir. Ein vorhandener IT-Dienstleister wird bei Zugängen und Rechten einbezogen.
Erstgespräch, Bestandsaufnahme und Angebot.
Alles kostenlos und unverbindlich.