Eine Tabelle, die nur eine Person versteht
Seit Jahren kommen in deiner Excel-Datei Makros und Sonderfälle dazu, und den Überblick hat nur noch eine Mitarbeiterin. Ist sie im Urlaub, wartet die Arbeit, oder am Ende stehen falsche Beträge da.
Jan Bittenbinder
Du sprichst direkt mit mir, und ich programmiere die Software selbst; einen Projektleiter, der Nachrichten weiterreicht, gibt es nicht.
Individualsoftware für Hannover
Für Betriebe in Hannover, bei denen aus einer kleinen Hilfstabelle über die Jahre das Werkzeug für den halben Arbeitstag geworden ist, entwickle ich Individualsoftware – sofern kein fertiges Programm diesen Ablauf abbildet. Meist ist das eine Excel-Datei voller Makros, also aufgezeichneter Befehlsfolgen für wiederkehrende Arbeitsschritte, und ihre Sonderfälle durchschaut nur eine Kollegin. Ich nehme diese Regeln und Ausnahmen auf, gestalte die Oberfläche und lege fest, welche Rolle was sehen darf, damit dein Team ohne dich weiterkommt. Herauskommen kann eine Lagerverwaltung, ein CRM zur Kundenverwaltung mit Portal für deine Kunden oder Software für einen Arbeitsablauf, wie ihn kein anderer Betrieb hat. Vorher prüfe ich aber, ob eine fertige Software deinen Zweck erfüllt, und rate dir dann dazu – jede Sonderregel bleibt nämlich Pflegearbeit.
Ich antworte dir werktags binnen 24 Stunden. Im Erstgespräch, rund eine Stunde lang, sehen wir uns an, welcher Ablauf bei dir heute von einer Tabelle oder von einem einzigen Menschen abhängt. Das Gespräch führen wir am Telefon oder per Video. Was es kostet, erfährst du nach der Bestandsaufnahme, noch vor Arbeitsbeginn.
Warum der Ablauf ohne deine Tabelle und ohne dich stockt
Am Anfang genügt fast immer eine Tabelle neben dem Tagesgeschäft. Später übernimmt ein gekauftes Programm einen Teil der Arbeit, und die Lücken dazwischen füllt jemand aus dem Gedächtnis. So entsteht der Bedarf an eigener Software, ohne dass ihn jemand geplant hätte – beim Ausbaubetrieb in Döhren ebenso wie beim Zulieferer am Nordhafen, bei Händlern oder Dienstleistern mit Außeneinsätzen.
Beispiel: Tabelle, Makro, Sonderfälle, Zettel und Rückfragen sind erfunden.
Gekauft, aber ohne deine Sonderfälle
Ein gekauftes Programm ist häufig nur für den üblichen Fall gemacht. Besondere Konditionen, verliehene Geräte oder Aufträge, die mehrere Tage laufen, kommen darin nicht vor – also stehen sie auf Zetteln und in Zusatzlisten.
Jede Antwort führt über dich
Ist der Auftrag fertig, wo liegt der Lieferschein, ist das Teil vorrätig? Weil die Antworten auf Tabellen, Postfächer und die Köpfe weniger Leute verteilt sind, landen solche Fragen bei dir. Bist du nicht greifbar, kommen weder dein Team noch deine Kunden weiter.
Excel · CRM · Rollen · Belege · Lager
Individuelle Software für Kundenportal, CRM und Lagerbestand
Welche dieser Bausteine du brauchst, halten wir im Angebot fest.
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Excel
Was in deiner Tabelle steckt, wird Regel
Ich gehe deine Tabelle samt Formeln und Makros durch und frage nach dem, was nirgends steht: Sonderpreise, Mindestmengen und Aufträge, die anders behandelt werden. Im Zwischenstand siehst du jede Regel, bevor es weitergeht. Ab dann gilt jede Berechnung für alle im Team gleich.
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CRM
Kundenverwaltung samt Portal für deine Kunden
Anfragen, Kontakte, Wiedervorlagen, Angebote und die Geschichte jedes Vorgangs liegen an einer Stelle, je Vorgang mit Zuständigkeit, Status und Termin. Auf Wunsch richte ich deinen Kunden einen eigenen Zugang ein; darüber sehen sie Auftragsstand, Lieferscheine, Rechnungen und Unterlagen selbst nach, ohne bei dir anzurufen. Ein CRM hilft aber nur, solange dein Team es füllt und auf dem Laufenden hält.
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Rollen
Bedienung, die zur Rolle passt
Wo es möglich ist, klickt dein Team eine Auswahl an, statt zu tippen. Jede Rolle bekommt nur die Ansicht, die sie für ihre Arbeit braucht: die Kalkulation Preise und Angebote, die Bauleitung Baustellen und Termine, der Geselle seine Arbeitsscheine auf dem Handy. Für den zusätzlichen Schutz der Anmeldung verweise ich auf Härtung und Zugriffsschutz.
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Abläufe
Auch für Einsatzplanung und Geräteverwaltung
Einsatzpläne, Arbeitsscheine, Prüfprotokolle oder eine Übersicht über Maschinen und verliehene Geräte setze ich genauso wie CRM und Lager nach deinen Regeln und Rollen um – nutzbar am PC und am Smartphone.
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Belege
Ein Datenstamm für alle Belege
Angebot, Lieferschein und Rechnung zieht die Software aus denselben Daten und gibt sie als PDF mit deinem Briefkopf aus; doppelt abgetippt wird nichts. Bei Rechnungen an Unternehmen im Inland erzeugt sie zusätzlich eine E-Rechnung, zum Beispiel als XRechnung oder ZUGFeRD – laut Gesetz ersetzt dieses Format dort das PDF ab 2027 schrittweise. Zahlungsziele und Standardtexte hinterlegst du ein einziges Mal, und wird eine Rechnung überfällig, weist dich die Software darauf hin.
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Lager
Lagerbestand mit Mindestmenge und Inventurlisten
Zu- und Abgänge bucht dein Team beim jeweiligen Artikel, auf Wunsch gleich zusammen mit dem Lieferschein, und die Software führt den Bestand weiter. Fällt ein Artikel auf seinen Mindestbestand, kommt eine Meldung; die Inventur erleichtern Zähllisten. Bleibt eine Entnahme ungebucht oder nur halb erfasst, passt der Bestand in der Software nicht mehr zum Regal.
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Pflege
Wenn sich deine Regeln ändern
Ein neuer Preis, ein neues Produkt, ein Sonderfall, den es bisher nicht gab: Logik, die nur dein Betrieb hat, braucht dauerhaft Pflege. Bevor eine Änderung gilt, teste ich sie an einer Kopie deiner Software mit echten Vorgängen, damit alles, was schon läuft, weiter stimmt.
Wie läuft das ab?
Software entwickeln lassen, Stück für Stück und immer einsehbar
Wir stimmen uns ab, wie es dir passt: am Telefon, über WhatsApp oder per E-Mail. Wenn du möchtest, sehen wir uns ein freigegebenes Arbeitsbeispiel an.
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Erstgespräch und Bestandsaufnahme
Zuerst klären wir, welcher Ablauf den Anfang macht. Danach nehme ich mir deine Tabellen, Vorlagen und Programme vor und lasse mir erzählen, welche Ausnahmen es gibt. Erfüllt eine fertige Software den Zweck, empfehle ich sie dir. Sollen nur vorhandene Programme miteinander reden, ist das ein Fall für API-Schnittstellen; geht es um ganze Arbeitsabläufe, für die Prozessautomatisierung.
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Umfang und Preis
Das Angebot nennt zwei Preise – den Festpreis der Entwicklung und den Betrag für die Betreuung danach – und beschreibt, mit welchen Abläufen, Ansichten und Rollen die erste Fassung startet. Nach deiner Zusage gehen wir Regel um Regel samt Ausnahmen durch; ich setze das Besprochene sofort um, abgestimmt wird am Teilstand.
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Entwicklung und Datenübernahme
Die Software wächst in Abschnitten, und jeden Teilstand öffnest du im Browser – so fällt früh auf, wenn ein Ablauf nicht stimmt. Den Datenbestand aus Excel oder dem Vorgängerprogramm hole ich herüber, prüfe ihn auf doppelte und unvollständige Einträge und lade ihn ein. Bewähren muss sich jede Regel zuerst in einer Kopie, an echten Fällen und besonders an den Ausnahmen. Bis dahin arbeitet ihr mit eurer gewohnten Tabelle.
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Team einweisen, Software pflegen
Zuerst bekommt jede Person ihre Rolle, dann üben wir an Vorgängen aus eurem eigenen Alltag, bis dein Team die Software ohne dich bedient. Danach kümmere ich mich darum, dass alles stabil läuft, und ziehe die Software nach, sobald sich bei dir Abläufe ändern.
Wie lange dauert das?Wochen oder Monate – je nach Umfang
Wann deine eigene Software startklar ist
Für einen einzelnen Ablauf ist eine erste Fassung womöglich schon nach einigen Wochen im Einsatz – das ist keine Zusage. Kommen Kundenportal und Datenübernahme dazu, rechne mit Monaten. Möchtest du, legen wir einen Zeitplan mit ungefähren Zeitpunkten an. Wie zügig es vorangeht, bestimmt dein Bedarf; eine bestimmte Dauer verspreche ich dir nicht.
- BeginnErstgespräch, Bestandsaufnahme
- DanachUmfang und Angebot
- DannBauen und Daten übernehmen
- Zum SchlussEinweisen, betreuen
- SpäterSoftware im Teamalltag
Mehr Zeit braucht die Übernahme, wenn jede deiner Tabellen Namen und Artikel anders schreibt.
Wenn der Alltag neue Ausnahmen zeigt
Taucht im Betrieb ein Sonderfall auf, den vorher keiner erwähnt hat, kommt er in die Software. Ist die Ergänzung klein, erledige ich sie im Rahmen der Betreuung; für eine größere nenne ich dir einen eigenen Festpreis, und gebaut wird nach deiner Zusage.
Dass die Software dir Zeit spart, garantiere ich nicht.
Was kostet das?Einmal Festpreis, danach Betreuung nach Umfang
Softwareentwicklung Hannover: Festpreis und laufende Betreuung
Für die Entwicklung bekommst du einen Festpreis. Die Betreuung danach lege ich einzeln nach Umfang fest, etwa als Monatsbetrag.
EntwicklungFestpreis
Eine Mindestlaufzeit hat der Monatsbetrag nicht: Kündigen kannst du formlos, jeweils zum Monatsende.
Betreuung danachnach Umfang, etwa als Monatsbetrag
Von der Regel bis zur Einweisung enthalten
Enthalten ist alles von der Aufnahme deiner Regeln über Entwicklung und Datenübernahme bis zu den eingerichteten Rollen und der Einweisung deines Teams.
Software und Quelltext gehören ab der Übergabe dir, auch wenn du später kündigst. Alle Daten bekommst du jederzeit komplett zurück, als Tabellen und als Dateien.
Unterläuft mir ein Fehler, bessere ich ihn nach, ohne dafür neu abzurechnen.
Erstgespräch, Bestandsaufnahme und Angebot bekommst du kostenlos und unverbindlich.
Die Software läuft entweder auf deinem eigenen Server, oder ich übernehme das Hosting für dich. In der Betreuung enthalten sind Updates, Sicherungen, der laufende Betrieb und kleine Änderungen; größere Umbauten bekommen einen gesonderten Festpreis. Kosten fremder Anbieter, zum Beispiel für den SMS-Versand, erfährst du vorab und zahlst sie direkt dort.
Extra berechnet: Schnittstellen und Altdaten
Bleibt ein Programm in Gebrauch, mit dem die Software Daten austauschen soll – die Buchhaltung oder der Shop zum Beispiel –, ist die Schnittstelle dorthin ein eigener Auftrag zu eigenem Preis. Für Altdaten, die erst jemand von Hand säubern muss, gilt das genauso.
Woran sich der Aufwand bemisst
- Wie viele Abläufe die Software trägt
- Regeln und Ausnahmen: wie viele es sind
- Rollen im Team und ob Kunden einen Zugang erhalten
- Der Zustand deiner Daten: lückenlos und einheitlich oder nicht
- Programme, die angebunden werden sollen
- Wie viele verschiedene Belege die Software selbst erzeugt
Beide Beträge stehen mit der Bestandsaufnahme fest. Kostet eine Regel mehr Arbeit als geplant, trage ich das. Erst wenn Abläufe, Ansichten oder Rollen hinzukommen oder sich Abgestimmtes grundlegend ändert, sage ich dir vorher, was das zusätzlich kostet.
Du musst nicht alles auf einmal bauen lassen: Fang zum Beispiel mit Angeboten und Aufträgen an und nimm Lager oder Kundenportal später dazu, jeweils zu einem eigenen Festpreis.
Woran du merkst, dass die Tabelle ausgedient hat
Was die Software selbst zählt
- Wie viel in der Software passiert: Vorgänge, Angebote, Buchungen
- Unterlagen, die Kunden im Portal abholen, und die Differenz zwischen Inventur und Buchbestand
- Ob du durch die Software Zeit gewinnst, weißt nur du
Warnzeichen: Schattenlisten und leere Felder
- Funktionen, die im Alltag ungenutzt bleiben
- Neben vielen Anmeldungen läuft im Büro die alte Excel-Liste mit, weil man der neuen Software misstraut
- Vorgänge im CRM ohne Status oder Termin
- Lagerzahlen, die nicht stimmen, weil Entnahmen unvollständig gebucht werden
Eine Zeitersparnis lässt sich nicht sicher messen. Man müsste wissen, wie lange dieselbe Arbeit vorher gebraucht hat – und das hat fast nie jemand aufgeschrieben.
Dein Anteil: Unterlagen, Sonderfälle und ein Probelauf an der Kopie
Was ich zu Beginn brauche, sind Unterlagen und Zugänge – einmal. Im weiteren Verlauf beantwortest du meine Fragen zu Ausnahmen, und dein Team testet an einer Kopie.
Tabellen, Vorlagen und ein Export
Ich brauche deine Tabellen samt Makros und deine Vorlagen. Ersetzt die neue Software ein altes Programm, kommt ein Datenexport daraus dazu. Zugang gibst du mir als Einladung oder über Zugangsdaten – was dir lieber ist. Meinen Zugang löschst du jederzeit, das Passwort änderst du nach Belieben; wo sich Konten trennen lassen, stehen sie auf deinem Namen.
Die Person mit dem Sonderwissen
Ich frage die Person aus, die heute die Sonderfälle kennt: Wer bekommt Sonderpreise? Welche Aufträge nehmen einen anderen Weg? Was gilt, wenn Ware zurückkommt? Was ich dabei erfahre, baue ich ein; ob es stimmt, prüfst du am Zwischenstand.
Probelauf mit den schwierigen Fällen
Vor der Umstellung spielt dein Team Vorgänge aus den letzten Wochen in einer Kopie durch, gerade die kniffligen. Erst wenn alles passt, legen wir die alte Tabelle still; bis dahin ändere ich, was hakt.
Abstimmung, IT-Dienstleister, Datenschutz
Wie häufig wir uns austauschen und was du vor der Umsetzung sehen willst – die Rollen für dein Team etwa –, entscheidest du. Arbeitest du mit einem IT-Dienstleister, binde ich ihn bei Server und Zugängen ein. Kunden- und Mitarbeiterdaten in deiner Software fallen laut Gesetz unter die DSGVO; eine Rechtsberatung ist das nicht. Einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung schließen wir, wenn er nötig ist oder du ihn möchtest.
Erstgespräch, Bestandsaufnahme und Angebot.
Alles kostenlos und unverbindlich.