Wenn in deinem Betrieb Daten von Hand von einem Programm ins nächste wandern, baue ich dir API-Schnittstellen für Hannover, die Website, Kundenverwaltung, Kalender, Warenwirtschaft und Buchhaltung miteinander verbinden. Eine API – übersetzt Programmierschnittstelle – ist eine Art Tür, durch die ein Programm ausgewählte Daten nach draußen reicht und Daten von anderen hereinlässt. Für jedes Feld lege ich fest, in welchem Programm es landet und in welchem Format es dort ankommen muss; abgeglichen wird nach einem Zeitplan oder sofort, wenn sich etwas ändert. Bei älteren Programmen kommt man häufig gar nicht sinnvoll an die Daten. Das prüfe ich bei deiner Software, bevor ich dir ein Angebot schicke.
Werktags antworte ich innerhalb von 24 Stunden auf deine Anfrage. In rund einer Stunde Erstgespräch sprechen wir über die Programme in deinem Betrieb und darüber, wo heute jemand Daten von Hand von einem ins andere überträgt. Wir sprechen am Telefon oder per Video. Den Preis bekommst du nach der Bestandsaufnahme, noch bevor ich loslege.
Eine Anfrage kommt über das Formular auf der Website herein, und danach überträgt sie jemand ins CRM: So sieht der Alltag in etlichen Betrieben aus. Hinter solcher Doppelarbeit stecken meist drei Gründe – eine fertige Verbindung fehlt, die Felder passen nicht zueinander, oder abgeglichen wird nur gelegentlich. Das trifft den Ausbaubetrieb mit Anfrageformular und Kalender genauso wie die Zahnarztpraxis, den Fachhandel in der City, den Zulieferer der Fahrzeugindustrie oder den Onlineshop.
Beispiel: Programme, Felder, Adresse, Datum, Bestände und Zeiten sind erfunden.
Viele Programme bringen von Haus aus nur Verbindungen zu einer Auswahl anderer Software mit. Steht deine Kombination nicht auf dieser Liste, werden Anfragen, Bestellungen und Termine von Hand ins zweite Programm getippt.
In der Kundenverwaltung stehen Straße und Hausnummer in einem gemeinsamen Feld, das Buchhaltungsprogramm will zwei. Beim Datum ist es ähnlich: Aus dem 17.03.2027 macht das andere Programm 2027-03-17. Das Einlesen endet dann mit einer Fehlermeldung, oder ein Kunde existiert plötzlich doppelt.
Gibt ein Programm seine Daten nur als Datei heraus, lädt sie meist jemand ins nächste hoch, wenn gerade Zeit ist – nicht selten einmal pro Woche. In der Zwischenzeit stehen online veraltete Bestände und Preise, und in einem der beiden Kalender tauchen neue Buchungen noch gar nicht auf.
DATEV · CRM · Formate · Kalender · Website
Welche Punkte du davon brauchst, steht später im Angebot.
DATEV
Arbeitet dein Steuerbüro mit DATEV, erzeugt die Schnittstelle aus den Rechnungen deines Auftrags- oder Shopprogramms einen Buchungsstapel im DATEV-Format, den das Büro einliest; welche Konten gebucht werden, entscheidet es weiterhin selbst. Ins eigene Buchhaltungsprogramm kommen dieselben Rechnungen, ohne dass jemand sie abschreibt. Die Rechnungsdateien selbst erreichen das Steuerbüro getrennt als Belege, beispielsweise über DATEV Unternehmen online.
CRM
Jede Anfrage aus dem Kontaktformular deiner Website erscheint mit Name, Nachricht und der Unterseite, von der sie kam, gleich im CRM, deinem Programm für Kunden und Anfragen. Von Hand übertragen wird da nichts mehr.
Abgleich
Zeitgesteuert läuft der Abgleich zum Beispiel jede Nacht. Für jede Änderung setze ich einen Webhook ein, wenn das Programm das anbietet – damit meldet es sich von selbst, etwa sobald eine Bestellung eintrifft. Manche Programme stellen solche Meldungen nach mehreren Fehlschlägen stillschweigend ein, und einzelne gehen auch einfach verloren. Wie fehlende Meldungen nachgeholt werden, legen wir darum vorher fest, zum Beispiel über den Lauf in der Nacht. Über jeden Lauf entsteht ein Protokoll.
Formate
Ich ordne jedes Feld seinem Gegenstück im anderen Programm zu und übersetze die Formate – Datumsangaben, Preise brutto oder netto, Mengeneinheiten. Ein verbreitetes Austauschformat ist JSON – Text ohne Formatierung, bei dem jede Angabe ihr Feld als Etikett trägt. Ob ein Kunde schon existiert, erkennt die Schnittstelle an einer gemeinsamen Kennung wie der Kundennummer.
Kalender
Termine, die Kunden online buchen, stehen danach in deinem Google- oder Outlook-Kalender, und was dort schon belegt ist, kann online keiner mehr auswählen. Doppelbuchungen werden damit unwahrscheinlicher – auch dann, wenn du Anrufer weiterhin selbst einträgst.
Website
Was du in einem Fachprogramm pflegst – Immobilien, Fahrzeuge, Artikel oder Kurstermine –, erscheint auch auf der Website, ohne zweites Einpflegen; Verkauftes ist nach dem nächsten Lauf verschwunden. Wird ein neuer Onlineshop gebaut, ist die Warenwirtschaftsanbindung Teil dieser Leistung.
Alte Software
Bei älteren Programmen fehlt die Schnittstelle häufig ganz, oder sie ist sehr mager. Dann sehe ich nach, ob ein regelmäßiger Tabellenexport als Datenquelle reicht. Rechnet sich eine Anbindung nicht, erfährst du das ehrlich von mir; ein Nachfolger für das alte Programm ist ein Fall für Individualsoftware.
Wie läuft das ab?
Wir stimmen uns über Telefon, E-Mail oder WhatsApp ab, so eng du möchtest. Ein freigegebenes Arbeitsbeispiel siehst du, wenn du danach fragst.
Am Anfang sammeln wir, wo heute etwas abgetippt oder kopiert wird und welches Programm diese Daten am Ende braucht. Danach schaue ich mir jedes Programm an: Was liefert seine Schnittstelle, und kostet sie beim Hersteller etwas? Es geht hier um den Abgleich von Daten – ganze Arbeitsabläufe setze ich als Prozessautomatisierung um.
Das Angebot hat einen Festpreis; wenn du möchtest, kommt ein Monatsbetrag für die Betreuung danach dazu. Darin steht auch, welche Programme zusammenkommen, ob Daten in eine oder beide Richtungen laufen und ob der Abgleich zeitgesteuert oder bei jeder Änderung startet. Sagst du zu, lege ich Feld für Feld Zuordnung und Format fest; die Kontrolle übernimmst du im Testlauf.
Programmiert wird zuerst gegen Testdaten. Hat ein Programm eine Testumgebung – eine Kopie, in der man gefahrlos ausprobiert –, arbeite ich darin; fehlt sie, bekommen meine Testeinträge eine deutliche Markierung und verschwinden nach dem Test wieder. In deinen eigenen Programmen kontrollierst du das Ergebnis, etwa ob die Testkundin mit vollständiger Anschrift dort steht. Erst wenn der Testlauf in jedem Punkt passt, schalten wir auf echte Daten um.
Bei den ersten echten Läufen bin ich dabei und kontrolliere Protokolle und Ergebnisse. Eine kurze Feldübersicht bekommst du als Dokumentation, und Fehlermeldungen kommen bei mir an. Ob die Verbindung danach in meiner Betreuung bleibt, entscheidest du.
Wie lange dauert das?Testdaten vorweg, echte Daten zum Schluss
Die Dauer hängt hauptsächlich davon ab, wie viele Programme beteiligt sind und wie viele Felder sie austauschen. Auf Wunsch bekommst du einen Zeitplan mit ungefähren Terminen dafür, was wann steht; eine feste Dauer garantiere ich nicht. Hast du es eilig, stimmen wir uns in festen Abständen ab, und du siehst Zwischenergebnisse.
Mit älteren Programmen oder einer nötigen Datenbereinigung vorab dauert es meist länger.
Bleibt ein Abgleich hängen, geht die Meldung an mich, nicht an deine Mitarbeiter. Ich suche im Protokoll die Stelle, an der es klemmt – einen einzelnen Datensatz etwa oder den Zugang.
Fehlerfreie Läufe kann ich nicht garantieren.
Was kostet das?Festpreis – monatlich nur, wenn ich betreue
Die Programmierung rechne ich zum Festpreis ab. Einen festen Monatsbetrag zahlst du nur, wenn ich die Schnittstelle danach betreue.
ProgrammierungFestpreis
Für den Monatsbetrag gilt keine Mindestlaufzeit; kündigen kannst du formlos zum Ende des laufenden Monats.
Betreuung, wenn du willstdanach fester Monatsbetrag dazu
Feldzuordnung, Programmierung und Testlauf sind darin enthalten, ebenso eine kurze Dokumentation und dass ich den Start begleite.
Schnittstelle und Quelltext sind ab der Übergabe dein Eigentum, ob du eine Betreuung buchst oder nicht.
Ist mir ein Fehler unterlaufen, behebe ich ihn ohne neuen Preis.
Kostenlos und unverbindlich sind Erstgespräch, Bestandsaufnahme und Angebot.
Manche Hersteller lassen sich den Schnittstellenzugang bezahlen, etwa über ein Zusatzmodul. Diese Gebühr steht vorher im Angebot und geht von dir direkt an den Hersteller.
Sind vor dem ersten Abgleich doppelte Kunden zu bereinigen oder Artikelnummern zu vereinheitlichen, bekommt das einen eigenen Preis im Angebot. Ebenso, wenn ein Hersteller seine Schnittstelle umstellt und keine Betreuung vereinbart ist.
Sobald die Bestandsaufnahme steht, ist der Festpreis fix – auch dann, wenn die Entwicklung der Schnittstelle mehr Arbeit macht als angenommen. Kommen weitere Programme oder Felder hinzu oder soll Abgestimmtes grundlegend anders werden, erfährst du die Mehrkosten vorab.
Die Betreuung, zu der Anpassungen nach Updates gehören, lege ich einzeln und nach Umfang fest. Fehlt ein eigener Server, kümmere ich mich um das Hosting; du kannst es aber genauso gut selbst buchen.
Ob im Alltag weniger übertragen wird, hängt auch daran, ob wirklich jeder mit den verbundenen Programmen arbeitet. Zettel und private Tabellen bekommt die Schnittstelle nie zu sehen.
Die Zugänge brauche ich nur einmal, ganz am Anfang. Danach zählt vor allem, was du über eure Abläufe weißt, und dein prüfender Blick im Testlauf.
Zugang bekomme ich als Einladung oder mit Zugangsdaten, ganz wie du willst. Du kannst mich jederzeit wieder entfernen und das Passwort ändern; Konten, die sich trennen lassen, laufen auf deinen Namen. Jede Verbindung erhält nur so viele Rechte wie unbedingt nötig – Daten abholen ja, entfernen nein.
Von dir weiß ich, wer wo welche Daten pflegt und welches Programm sich bei Widersprüchen durchsetzt – bei Adressen beispielsweise das CRM. Ausnahmen wie eine Sammelrechnung kennt nur dein Betrieb, deshalb nehmen wir sie bewusst in den Testlauf.
Auch das Weitergeben und Abgleichen von Kunden- und Mitarbeiterdaten ist nach Art. 4 DSGVO eine Verarbeitung. Über die Schnittstelle geht nur, worauf wir uns im Testlauf geeinigt haben. Wo es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung braucht – oder du einen willst –, schließen wir ihn. Eine Rechtsberatung ist das nicht.
Wie oft und wie genau wir uns abstimmen, liegt bei dir – zum Beispiel, ob du Änderungen nach einem Update vorab zu Gesicht bekommen möchtest. Liegt die Betreuung von Programmen oder Server bei einem IT-Dienstleister, kläre ich die Einzelheiten mit ihm.
Erstgespräch, Bestandsaufnahme und Angebot.
Alles kostenlos und unverbindlich.