Dasselbe auf jedem Kanal
Ein Anruf zu den Öffnungszeiten, eine Mail zum Preis, eine WhatsApp-Nachricht zur Lieferung: Jeden Tag kommt dasselbe herein. Beantwortet wird alles von Hand, und wer antwortet, unterbricht dafür seine eigentliche Arbeit.
Jan Bittenbinder
Du sprichst direkt mit mir, und ich setze die Arbeiten selbst um.
KI-Assistent und Chatbot für Hannover
Ein Chatbot für die Fragen deiner Kunden und eine Nachschlagehilfe für dein Team: Für Betriebe in Hannover setze ich beides mit einem KI-Assistenten um. Er arbeitet mit einer Wissensbasis, für die ich deine hinterlegten Unterlagen aufbereite, etwa Handbuch, Preisliste und Anleitungen. Ob er nur online Kunden bedient, nur intern hilft oder beides tut, bestimmst du. Die Regel, die ich ihm mitgebe, lautet: nur aus diesen Unterlagen schöpfen. Bei Fragen, zu denen die Unterlagen schweigen, soll er das offen sagen und Besucher der Website zu deinem Kontaktformular bringen. Vor dem Start stellen wir ihm Testfragen und sehen nach, ob er sich an die Regel hält.
Deine Anfrage beantworte ich werktags innerhalb von 24 Stunden. Rund eine Stunde dauert das Erstgespräch; darin sammeln wir die Fragen, die dir am häufigsten gestellt werden, und schauen, in welchen Dateien, Ordnern oder Köpfen die Antworten heute liegen. Das Gespräch führen wir per Video oder am Telefon. Den Preis nenne ich dir nach der Bestandsaufnahme, noch bevor die Arbeit beginnt.
Warum dein Betrieb so viele Stunden mit Auskünften verbringt
Ein Kunde ruft zweimal an und hört zwei verschiedene Preise, je nachdem, wer abnimmt. Dabei ist die richtige Antwort fast immer schon da, in der Preisliste, im Handbuch oder in der Erfahrung langjähriger Mitarbeiter. Nur landet jede Frage einzeln bei einem Menschen. Das kennen Steuerkanzlei, Zahnarztpraxis und Café in der City ebenso wie eine Versicherungsagentur, deren Außendienst beim Kundentermin Bedingungen nachschlagen muss.
Beispiel: Betrieb, Fragen, Unterlagen, Lieferzeiten und Antworten sind erfunden.
Wissen in einzelnen Köpfen
Handbuch in der Ablage, Anleitung im Postfach, Preisliste woanders, den Rest weiß eine erfahrene Kraft. Neue kommen ohne die Alteingesessenen kaum weiter, und für Kunden hängt die Auskunft davon ab, an wen sie geraten.
Chatbots ohne Beleg
Ein Chat, der deine Unterlagen nie gesehen hat, füllt Lücken mit Allgemeinwissen. Heraus kommen Preise, Fristen oder Zusagen, die bei dir nie jemand beschlossen hat.
Team · Wissensbasis · Formular · Website
Chatbot für Unternehmen, der Kollegen und Kunden Auskunft gibt
Im Angebot steht, welche dieser Bausteine dein Betrieb erhält.
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Wissensbasis
Eine geordnete Wissensbasis
Zuerst trage ich zusammen, was es gibt: Handbuch, Preislisten, Anleitungen und Antworten, die ihr auf häufige Fragen schon formuliert habt. Dann gliedere ich das Material so, dass der Assistent zu einer Frage die einschlägige Stelle trifft. Überholte Stände entferne ich; wo sich zwei Dokumente widersprechen, bestimmst du, welches gilt.
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Team
Nachschlagen im Team, mit Quellenangabe
Wer etwas aus Handbuch, Arbeitsanleitungen oder Ablaufbeschreibungen braucht, wendet sich an den Assistenten und lässt die Kollegen in Ruhe arbeiten, auch beim Kundentermin im Außendienst, wenn das Büro nicht erreichbar ist. Unter jeder Antwort steht die Unterlage, aus der sie stammt, zum Nachprüfen. Zugang bekommen ausschließlich deine Leute, wenn gewünscht abgestuft nach ihrer Rolle.
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Website
Website-Chat mit offenem KI-Hinweis
Im Chatfenster finden sich Farben und Schrift deiner Website wieder, und schon die erste Nachricht stellt klar, dass eine KI schreibt. Mit dieser Kennzeichnung befasst sich Artikel 50 der EU-KI-Verordnung. Zum Antippen stehen häufige Fragen bereit, und erreichbar ist der Chat auch abends und am Wochenende.
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Grenzen
Wofür er zuständig ist und wofür nicht
Zusammen legen wir die Themen fest, zu denen der Assistent Auskunft gibt, und die, bei denen er ablehnt und aufs Kontaktformular verweist, zum Beispiel medizinische oder rechtliche Einschätzungen. Bevor er startet, probiere ich Prompt Injection an ihm aus: Eingaben, die ihn mit Tricks zu anderen Antworten bewegen sollen. Eine Höchstzahl an Nachrichten pro Besucher dämpft Massenanfragen und damit auch die Kosten.
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Formular
Ohne passende Unterlage weiter zum Formular
Hat keine Unterlage eine Antwort parat, räumt der Assistent die Lücke ein und bietet den Weg zu deinem Kontaktformular an. Dort schreibt der Kunde sein Anliegen auf, und es landet bei dir wie jede andere Anfrage. Kommt dieselbe offene Frage mehrmals, ist das ein Zeichen, dass der Wissensbasis noch etwas fehlt.
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Sprachen
Englisch und weitere Sprachen
Kommt eine Frage auf Englisch herein, erhält der Fragende seine Antwort ebenfalls englisch, obwohl die Unterlagen deutsch bleiben. Das nützt Kunden und Mitarbeitern, die sich in einer anderen Sprache leichter verständigen. Wir legen fest, welche Sprachen er beherrschen soll, und prüfen in jeder mit Testfragen, ob die Fachbegriffe sitzen.
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Pflege
Die Wissensbasis auf Stand halten
Ändert sich ein Preis, eine Öffnungszeit oder ein Ablauf, tausche ich die betroffene Unterlage aus und lösche den alten Stand. Wenn du es möchtest, gehe ich die Fragen durch, die er immer wieder offenlassen muss, und formuliere dir dazu einen Textvorschlag für die Unterlagen. Läuft keine Betreuung, aktualisiere ich auf deine Bitte hin, mit vorher genanntem Preis.
Wie läuft das ab?
So wird dein KI-Assistent eingerichtet und freigegeben
Für Absprachen nutzen wir Telefon, E-Mail oder WhatsApp. Wie das später aussieht, spiele ich im Erstgespräch an einem Musterfall durch: eine Frage, die er aus den Unterlagen beantwortet, und eine, bei der er auf das Kontaktformular verweist.
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Erstgespräch und Durchsicht der Unterlagen
Im ersten Schritt legen wir fest, für wen der Assistent da ist, Kunden online, dein Team oder beide, und welche Anfragen er übernimmt. Danach sehe ich deine Unterlagen durch: Was ist veraltet, was widerspricht sich, was fehlt? Ist noch nicht entschieden, ob sich KI für deinen Betrieb überhaupt lohnt, ist der KI-Potenzialcheck der sinnvollere Anfang. Einen Assistenten für WhatsApp oder das Telefon gibt es auf Anfrage.
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Angebot, dann Wissensbasis
Das Angebot enthält zwei Zahlen: den Festpreis für die Einrichtung und, nur wenn du Betreuung willst, deren Monatsbetrag. Nach deinem Ja bereite ich die Unterlagen als Wissensbasis auf. Zugleich schreiben wir Testfragen auf, echte aus eurem Alltag und bewusst einige, auf die keine Unterlage eine Antwort hat.
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Einbau und Testfragen
Je nach Einsatz setze ich das Chatfenster samt Weg zum Kontaktformular auf deine Website oder lege für dein Team einen Zugang an. Dann prüfen wir ihn mit der Liste der Testfragen. Liefert er eine falsche Antwort, suche ich die Ursache in der Unterlage oder der Einstellung und behebe sie. Freigeschaltet wird er, sobald er Dokumentiertes richtig beantwortet, alles andere ans Formular gibt und du einverstanden bist. Bis dahin bleibt er auf einer Testseite, die Außenstehende nicht aufrufen können.
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Start, sobald du freigibst
Ist er freigeschaltet, nimmt der Assistent die Anfragen an und stützt sich dabei auf deine Unterlagen. Wenn du möchtest, sehen wir uns zusammen an, was gefragt wurde und wo Unterlagen fehlen; ein Bericht dazu ist ebenfalls auf Wunsch zu haben.
Wie lange dauert das?Live erst nach bestandenen Testfragen
Wann der Assistent live geht und was danach Zeit braucht
Wie schnell die Einrichtung vorangeht, entscheiden vor allem deine Unterlagen, also wie aktuell und wie geordnet sie sind. Wenn du magst, planen wir mit ungefähren Zeitpunkten. Vor dem Start stehen die Testfragen und deine Freigabe. Erst nach einigen Wochen zeigt sich, ob im Team die immer gleichen Fragen merklich weniger werden.
- Am AnfangErstgespräch und Durchsicht
- Als NächstesAngebot, dann Wissensbasis
- DannEinbau und Testfragen
- Nach der FreigabeStart
- LaufendWissensbasis auf Stand halten
Mehr Zeit kostet die Einrichtung, wenn der Assistent mehrere Sprachen sprechen oder gleichzeitig online und im Team arbeiten soll.
Wenn eine Antwort nicht passt
Bekommst du mit, dass er Falsches sagt, eine Antwort schuldig bleibt oder zu oft zum Formular schickt, gib mir Bescheid. Korrigiert wird dann an den Unterlagen oder an den Einstellungen.
Dass jede Antwort stimmt, garantiere ich nicht.
Was kostet das?Einrichtung, Betreuung und Nutzung des Modells
KI-Chatbot Hannover: Preise, Betreuung und Kündigung
Für die Einrichtung vereinbaren wir einen Festpreis. Willst du laufende Betreuung, kommt ein fester Monatsbetrag dazu.
EinrichtungFestpreis
Eine Mindestlaufzeit gibt es für den Monatsbetrag nicht; es reicht, ihn formlos zum Ende des laufenden Monats zu kündigen.
Betreuung, wenn du sie willstfester Monatsbetrag
Was die Einrichtung umfasst
Der Festpreis deckt vier Dinge ab: Aufbereitung der Unterlagen, Einrichtung einschließlich Formularweg, das Durchspielen der Testfragen und die Testseite, auf der er bis zu deiner Freigabe läuft. Neue Unterlagen sind später Sache der Betreuung.
Der fertige Assistent samt Wissensbasis bleibt nach der Übergabe dauerhaft in deiner Hand, egal ob die Betreuung weiterläuft.
Fehler, die mir unterlaufen, korrigiere ich, ohne einen neuen Preis zu verlangen.
Erstgespräch, Bestandsaufnahme und Angebot kosten dich nichts und binden dich nicht.
Für das KI-Modell hinter den Antworten fallen eigene Nutzungskosten an, die ich im Angebot schätze. Ob deine Daten die EU nicht verlassen dürfen, gibst du vor; danach richte ich die Modellwahl aus.
Extra: fehlende Unterlagen, weitere Aufgaben
Fehlt eine Unterlage, etwa eine aktuelle Preisliste, schreiben wir sie zusammen, zu einem gesondert ausgewiesenen Preis. Soll er über Antworten hinaus handeln, zum Beispiel Termine eintragen, ist das ein Thema für die Prozessautomatisierung.
Sechs Dinge bestimmen den Aufwand
- Wie viele Unterlagen in die Wissensbasis gehören
- Wie aktuell und geordnet sie vorliegen
- Ob der Assistent online, im Team oder an beiden Stellen arbeitet
- Wie viele Sprachen er beherrschen soll
- Ob einzelne Mitarbeiter nur Teile sehen dürfen
- Wie häufig du Preise, Abläufe oder Anleitungen anpasst
Beide Beträge legen wir nach der Bestandsaufnahme fest, und sie bleiben, auch wenn deine Unterlagen mehr Arbeit verursachen als gedacht. Nur wenn Sprachen dazukommen, ein zweiter Einsatzort gewünscht ist oder sich Abgesprochenes grundlegend ändert, kostet es mehr; die Summe erfährst du, bevor ich anfange.
Was die Betreuung umfasst, richte ich nach dem Umfang deines Assistenten. Dazu zählen etwa Sicherungen und Updates, die Wissensbasis selbst und bei Bedarf der Sprung auf ein neueres KI-Modell. Betreiben lässt sich der Assistent auf deinem eigenen Server oder im Hosting, das ich für dich übernehme.
Was einen guten KI-Chatbot ausmacht: Entlastung und verlässliche Antworten
Was sich auswerten lässt
- Welche Fragen oft gestellt werden, sofern die Gesprächsverläufe gespeichert sind
- Wie viele Testfragen er korrekt aus deinen Unterlagen beantwortet und wie häufig er aufs Formular verweist
- Ob die Entlastung im Alltag ankommt, kann nur dein Betrieb selbst sagen
Eine hohe Antwortquote beweist keine richtigen Antworten
- Mehr Gespräche im Chat, aber Anrufe und Rückfragen auf dem alten Niveau
- Kaum Verweise aufs Formular, weil er auch Fragen ohne passende Unterlage beantwortet
- Unterhaltungen, die Besucher nur zum Ausprobieren beginnen
- Quoten aus der Werbung eines Anbieters statt einer Messung an deinen eigenen Fragen
Gesparte Anrufe sind keine verlässliche Zahl. Ob jemand ohne die Auskunft im Chat überhaupt angerufen hätte, lässt sich nicht feststellen.
Unterlagen, Zugänge, Formularanfragen: dein Anteil
Am Anfang bekomme ich einmalig deine Unterlagen und die nötigen Zugänge. Danach brauche ich dich nur noch für drei Dinge: dein Okay zum Start, neue Unterlagen und Antworten auf das, was übers Kontaktformular kommt.
Welche Dokumente gelten
Du gibst mir die Dokumente und markierst, welche verbindlich sind; nur die wandern in die Wissensbasis. Was nicht nach außen soll, zum Beispiel Einkaufspreise, lassen wir weg oder geben es nur dem internen Assistenten.
Zugänge und Konten auf deinen Namen
Für das Chatfenster brauche ich einen Zugang zur Website, alternativ hilft dein Webdesigner. Konten, die KI-Modell und Server brauchen, lege ich auf deinen Namen an, sofern sie sich trennen lassen. Mich als Nutzer zu entfernen oder das Passwort zu wechseln, geht jederzeit.
Formularanfragen bleiben bei dir
Was übers Kontaktformular hereinkommt, beantwortest du oder dein Team, denn nur ihr könnt Sonderfälle, Terminwünsche und Extras beurteilen. Die Technik bleibt meine Aufgabe. Ob der Assistent eine Rückmeldezeit nennt, hängt allein an deiner Vorgabe.
Freigabe und Umgang mit Chatverläufen
Wie eng wir uns abstimmen und was du vorher sehen möchtest, etwa die Wissensbasis, bestimmst du; ohne deine Freigabe startet nichts. Du entscheidest auch, ob Gesprächsverläufe gespeichert werden und wie lange. Für personenbezogene Daten darin schreibt die DSGVO einiges vor: einen festgelegten Zweck, eine Rechtsgrundlage, eine Frist zum Löschen und einen Hinweis an die Besucher, etwa in der Datenschutzerklärung. Beim Text dafür helfe ich nach meinem Kenntnisstand; eine Rechtsberatung leiste ich damit nicht. Ist ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Artikel 28 DSGVO nötig oder willst du einen, schließen wir ihn ab.
Erstgespräch, Bestandsaufnahme und Angebot.
Alles kostenlos und unverbindlich.