Ausnahmen in einem einzigen Kopf
Über die Jahre sind in deiner Excel-Tabelle Makros und Sonderfälle dazugekommen, die nur ein Mitarbeiter versteht. Fehlt er – im Urlaub etwa –, gerät die Arbeit ins Stocken oder es werden falsche Beträge berechnet.
Jan Bittenbinder
Du sprichst direkt mit dem, der die Software entwickelt: mit mir. Ein Projektleiter dazwischen entfällt.
Individualsoftware für Salzgitter
Führst du Bestände, Aufträge und Lieferscheine in mehreren Listen nebeneinander, weil kein fertiges Programm euren Ablauf abbildet, entwickle ich dir Individualsoftware für Salzgitter. Den Kern bildet oft eine Excel-Tabelle, an die jahrelang Makros angebaut wurden – also gespeicherte Arbeitsschritte –, und welche Sonderfälle darin stecken, weiß nur ein Mitarbeiter. Ich erfasse diese Regeln und Ausnahmen und lege Bedienung und Zugriffsrechte je Rolle so an, dass dein Team die Software ohne dich nutzt. Je nach Bedarf entsteht eine Lagerverwaltung, eine Kundenverwaltung (CRM) mit Kundenportal oder ein Programm für einen Ablauf, den es nur bei euch gibt. Jede Sonderregel bedeutet Pflegeaufwand auf Dauer. Darum prüfe ich vorher, ob nicht doch ein fertiges Programm passt – und rate dir in dem Fall dazu.
Auf jede Anfrage antworte ich werktags binnen 24 Stunden. Das Erstgespräch dauert ungefähr eine Stunde; wir klären darin, welcher Ablauf im Moment an einer Tabelle oder an einer Einzelperson hängt. Sprechen können wir per Video oder am Telefon, ganz nach deinem Wunsch. Bevor ich anfange, nenne ich dir nach der Bestandsaufnahme den Preis.
Warum dein Tagesgeschäft an Excel und an dir hängt
Mit eigener Software rechnet anfangs so gut wie kein Betrieb. Sie wird erst zum Thema, wenn sich Behelfe stapeln: eine Hilfstabelle neben dem Tagesgeschäft, ein gekauftes Programm für einen Ausschnitt, und dazwischen das Gedächtnis eines einzelnen Menschen. Der Zulieferer im Industriegebiet Beddingen kennt das genauso wie der Metallbaubetrieb in Thiede, Händler und Dienstleister mit Einsätzen.
Beispiel: Tabelle, Makro, Sonderfälle, Zettel und Rückfragen sind erfunden.
Die gekaufte Lösung passt nur zum Standard
Gekaufte Programme sind oft allein auf den Standardfall ausgerichtet. Besondere Konditionen, Geräte im Verleih oder Aufträge, die mehrere Tage laufen, finden darin keinen Platz und wandern auf Zettel und in Zusatzlisten.
Auskunft gibt es nur bei dir
Ob ein Auftrag fertig ist, wo der Lieferschein liegt oder ob ein Artikel noch vorrätig ist, weißt am Ende du, weil die Antworten zwischen Tabellen, Postfächern und Erinnerungen verstreut sind. Gehst du nicht ans Telefon, bleiben Team und Kunden ohne Antwort.
Lager · Abläufe · Rollen · Belege · CRM
Individuelle Software für Lager, Kundenportal und CRM
Welche Bausteine es für deinen Betrieb werden, steht im Angebot.
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Excel
Aus Tabelle und Kopfwissen werden Regeln
Zuerst zerlege ich Formeln und Makros deiner Tabelle und erfrage das ungeschriebene Wissen deiner Leute: Sonderpreise, Mindestmengen, Fälle mit Abweichungen. Ich setze jede Regel um, du begutachtest sie am Zwischenstand. Ab dann gilt in der Software für jeden Nutzer dieselbe Rechnung.
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Lager
Lagerverwaltung mit Meldebestand und Inventurhilfe
Ihr bucht Zu- und Abgänge je Artikel, wenn gewünscht direkt beim Erfassen des Lieferscheins, und der Bestand ergibt sich daraus fortlaufend. Beim Mindestbestand gibt die Software eine Meldung, für die Inventur gibt es Zähllisten. Entnahmen, die nicht oder nur teilweise erfasst werden, führen dazu, dass der Bestand am Bildschirm vom Regal abweicht.
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Abläufe
Einsatzpläne, Prüfprotokolle, Leihgeräte
Neben Lager und Kundenverwaltung gibt es Abläufe wie das Verwalten von Maschinen und Leihgeräten, das Planen von Einsätzen oder das Führen von Arbeitsscheinen und Prüfprotokollen. Auch die baue ich nach deinen Regeln und Rollen – am Rechner ebenso bedienbar wie am Smartphone.
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Rollen
Einfache Bedienung, Rechte je Rolle
Statt einzutippen, wählt dein Team möglichst aus. Jede Rolle bekommt nur, was sie für ihre Arbeit braucht: die Arbeitsvorbereitung Aufträge und Termine, das Lager Zu- und Abgänge, der Servicetechniker seine Einsätze am Handy. Die zusätzliche Absicherung der Anmeldung beschreibe ich unter Härtung und Zugriffsschutz.
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Belege
Belege und E-Rechnung aus einem Datenstamm
Angebot, Lieferschein und Rechnung entstehen aus denselben Daten, als PDF mit deinem Briefkopf; doppelte Eingaben entfallen. Für Unternehmen im Inland erstellt die Software Rechnungen auch als E-Rechnung – zum Beispiel im Format XRechnung oder ZUGFeRD –, die das PDF dort nach der Gesetzeslage ab 2027 nach und nach ablöst. Texte und Zahlungsziele hinterlegst du einmal; bei überfälligen Rechnungen weist dich die Software darauf hin.
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CRM
Kundenverwaltung und Portal
Kontakte, Anfragen, Angebote, Wiedervorlagen und Verläufe liegen an einer Stelle, jeder Vorgang mit Zuständigkeit, Status und Termin. Mit eigenem Zugang können deine Kunden auf Wunsch Auftragsstand, Lieferscheine, Rechnungen und Unterlagen abrufen, ohne nachzufragen. Was das CRM taugt, entscheidet dein Team: Es hilft nur, wenn dort eingetragen und aktualisiert wird.
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Pflege
Regelpflege auf Dauer
Ändern sich Preise, kommt ein Produkt hinzu oder zeigt sich ein Sonderfall, den bisher keiner kannte, muss die Software nachziehen – eigene Logik bleibt dauerhaft Pflegearbeit. Jede Änderung prüfe ich vorab in einer Testkopie mit echten Vorgängen, damit alles Bestehende weiter funktioniert.
Wie läuft das ab?
In Etappen zur eigenen Software – du siehst jeden Teilstand
Wir halten Kontakt per Telefon, E-Mail oder WhatsApp. Ein freigegebenes Arbeitsbeispiel lege ich dir auf Anfrage vor.
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Erstgespräch, Bestandsaufnahme
Zu Beginn klären wir, welcher Ablauf als erster in die Software kommt. Tabellen, Vorlagen und Programme nehme ich unter die Lupe und frage nach, wo es Ausnahmen gibt. Erledigt ein fertiges Programm die Aufgabe, empfehle ich es. Reicht es, Programme zu verbinden, die du schon hast, rate ich zu API-Schnittstellen und, wenn es um komplette Arbeitsabläufe geht, zur Prozessautomatisierung.
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Angebot: Umfang und Preis
Das Angebot nennt zwei Beträge: den Festpreis fürs Entwickeln und den Preis der späteren Betreuung. Festgehalten ist darin auch, was die erste Fassung umfasst: Abläufe, Ansichten und Rollen. Nach deiner Zusage sprechen wir alle Regeln und Ausnahmen durch, und ich setze sie unmittelbar um; die Teilstände sind unsere Grundlage zur Abstimmung.
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Entwicklung und Datenübernahme
Gebaut wird in Abschnitten, und jeden Teilstand kannst du im Browser öffnen – so zeigen sich Fehler im Ablauf früh. Die Daten aus Excel oder dem Vorgängerprogramm übernehme ich, gleiche sie auf Doppeltes und Lücken ab und spiele sie ein. Jede Regel muss sich vorher in einer Kopie an Alltagsfällen bewähren, gerade an den Ausnahmen. So lange läuft eure alte Tabelle weiter.
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Einführen und betreuen
Ich lege die Rollen fest und schule dein Team an seinen eigenen Vorgängen, bis es ohne dich damit arbeitet. Danach sorge ich für den laufenden Betrieb und passe die Software an Veränderungen in deinem Betrieb an.
Wie lange dauert das?Wochen bis Monate nach Umfang
Wie lange es dauert, bis die Software läuft
Eine erste Fassung mit einem Ablauf ist unter Umständen nach einigen Wochen im Einsatz, mit Kundenportal und Datenübernahme vergehen Monate – beides ohne Zusage. Wenn du willst, legen wir einen Zeitplan mit ungefähren Zeitpunkten fest. Das Tempo passt sich deinem Bedarf an; eine feste Dauer garantiere ich dir nicht.
- BeginnBestandsaufnahme im Gespräch
- DannUmfang und Festpreis
- DanachEntwickeln, Daten einspielen
- Zum SchlussEinführen, pflegen
- ZielTeam arbeitet in der Software
Länger dauert die Übernahme, wenn deine Daten in mehreren Tabellen mit jeweils eigenen Schreibweisen liegen.
Nachträgliche Sonderfälle
Zeigt sich im Alltag eine Ausnahme, von der vorher keiner sprach, baue ich sie ein: klein im Rahmen der Betreuung, größer nach deiner Zusage zum eigenen Festpreis.
Eine Zeitersparnis kann ich nicht garantieren.
Was kostet das?Festpreis plus Betreuung je nach Umfang
Softwareentwicklung Salzgitter: Kosten für Bau und Pflege
Entwickelt wird zum Festpreis. Was die Betreuung danach kostet, richtet sich nach dem Umfang; das kann etwa ein Monatsbetrag sein.
EntwicklungFestpreis
Für den Monatsbetrag gibt es keine Mindestlaufzeit; du kündigst ihn formlos zum Ende des laufenden Monats.
Betreuung danachnach Umfang, etwa als Monatsbetrag
Entwicklung bis Einweisung im Festpreis
Im Festpreis stecken: Regeln erfassen, entwickeln, Daten übernehmen, Rollen einrichten, dein Team einweisen.
Software und Quelltext gehen mit der Übergabe in dein Eigentum über und bleiben es auch nach einer Kündigung. Alle deine Daten gebe ich dir jederzeit heraus – vollständig, als Tabellen und Dateien.
Fehler in meiner Arbeit beseitige ich ohne neuen Preis.
Erstgespräch, Bestandsaufnahme und Angebot: kostenlos und unverbindlich.
Als Standort kommt dein eigener Server infrage oder das Hosting, das ich übernehme. Betrieb, Updates, Sicherungen und kleinere Anpassungen sind Teil der Betreuung; größere Änderungen erhalten einen eigenen Festpreis. Nutzt die Software fremde Dienste, etwa für SMS, nenne ich dir deren Kosten vorher – du zahlst sie direkt beim Anbieter.
Schnittstellen und Altdaten extra
Muss die Software mit einem Programm, das du behältst, Daten tauschen – zum Beispiel mit Buchhaltung oder Shop –, kostet diese Schnittstelle extra, weil sie eine eigene Arbeit ist. Auch das Bereinigen alter Daten von Hand berechne ich gesondert.
Was den Aufwand treibt
- Wie viele Abläufe hineingehören
- Die Menge an Regeln und Ausnahmen
- Ob deine Kunden einen Zugang erhalten, und wie viele Rollen nötig sind
- Wie vollständig und einheitlich die Datenlage ist
- Ob Programme anzubinden sind
- Wie viele Belege die Software selbst ausgibt
Nach der Bestandsaufnahme stehen beide Preise fest, und sie bleiben, auch wenn eine Regel mehr Aufwand macht als gedacht. Für zusätzliche Abläufe, Ansichten oder Rollen und für grundlegende Änderungen an Abgestimmtem nenne ich dir die Kosten, bevor es losgeht.
Fang ruhig klein an, beispielsweise bei Angeboten und Aufträgen, und ergänze Kundenportal oder Lager später zu jeweils eigenem Festpreis.
Ob die Software die Excel-Liste wirklich ersetzt hat
Messbar: Nutzung, Abrufe, Bestand
- Die Menge an Vorgängen, Angeboten und Buchungen, die in der Software angelegt werden
- Wie oft Kunden im Portal Unterlagen abrufen und wie stark Zählung und Buchbestand voneinander abweichen
- Ob du Zeit sparst, weißt nur du
Warnzeichen
- Funktionen, die im Alltag ungenutzt bleiben
- Das Team meldet sich an, aber das Büro führt die alte Excel-Liste aus Misstrauen weiter
- Vorgänge im CRM ohne Status, ohne Termin
- Bestände im Lager, die abweichen, weil Entnahmen unvollständig gebucht sind
Ob Zeit eingespart wird, lässt sich nicht sicher belegen. Der Vergleich fehlt: Wie lange dieselbe Arbeit früher dauerte, hat meist niemand notiert.
Was ich von dir brauche: Unterlagen, Ausnahmewissen, Tests
Unterlagen und Zugänge übergibst du einmal zum Start. Später kommen Fragen zu Ausnahmen und Tests an einer Kopie auf dich zu.
Tabellen, Vorlagen, Datenexport
Ich bekomme deine Tabellen samt Makros und deine Vorlagen; löst die Software ein altes Programm ab, außerdem dessen Datenexport. Für Zugänge wählst du: Einladung oder Zugangsdaten. Mich wieder zu entfernen oder das Passwort zu wechseln, steht dir jederzeit frei, und die Konten laufen auf dich, soweit sie sich trennen lassen.
Fragen zu Sonderfällen
Die Person, die heute die Ausnahmen kennt, steht mir Rede und Antwort: Welche Kunden haben Sonderpreise, welche Aufträge weichen ab, wie laufen Rückgaben? Ich setze das um, du kontrollierst es am Zwischenstand.
Probe an der Kopie
Vor der Umstellung spielt dein Team Vorgänge der vergangenen Wochen in einer Testkopie durch, bevorzugt die schwierigen. Was hakt, ändere ich – erst dann geht die alte Tabelle außer Betrieb.
Abstimmung, IT-Dienstleister, DSGVO
Ob wir uns eng oder locker abstimmen und was du vorher sehen möchtest – zum Beispiel die Rollen –, liegt bei dir. Ein vorhandener IT-Dienstleister wird bei Server und Zugängen einbezogen. Kunden- und Mitarbeiterdaten in der Software unterliegen laut Gesetz der DSGVO; rechtlich beraten kann ich dich dazu nicht. Einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung schließen wir, sobald er nötig ist oder du ihn wünschst.
Erstgespräch, Bestandsaufnahme und Angebot.
Alles kostenlos und unverbindlich.