Wissen, das in Urlaub geht
Deine Excel-Tabelle hat über die Jahre immer mehr Makros und Sonderfälle angesammelt, und nur ein Mitarbeiter blickt noch durch. Ist er nicht da, zum Beispiel im Urlaub, ruht die Arbeit, oder es wird falsch gerechnet.
Jan Bittenbinder
Du sprichst direkt mit mir. Ich entwickle selbst, kein Projektleiter steht zwischen uns.
Individualsoftware für Celle
Bleibt in deinem Betrieb Arbeit liegen, sobald eine bestimmte Person Urlaub hat, und bildet kein fertiges Programm euren Ablauf ab, entwickle ich Individualsoftware für Celle. Oft dreht sich dann alles um eine Excel-Tabelle, die mit den Jahren um Makros gewachsen ist – das sind hinterlegte Arbeitsschritte, die auf Knopfdruck ablaufen –, und nur diese eine Person kennt ihre Sonderfälle. Ich schreibe die Regeln und Ausnahmen auf und baue Bedienung und Rollenrechte so, dass dein Team ohne dich damit arbeitet. Am Ende steht etwa ein CRM, also eine Kundenverwaltung, mit Kundenportal, eine Lagerverwaltung oder ein Programm, das einen nur bei euch üblichen Ablauf abbildet. Eigene Regeln in Software zu gießen, heißt auch, sie dauerhaft zu pflegen. Deshalb kläre ich zuerst, ob ein fertiges Programm genügt – passt eines, empfehle ich dir das.
Werktags antworte ich auf deine Anfrage innerhalb von 24 Stunden. Etwa eine Stunde nehmen wir uns im Erstgespräch Zeit für die Frage, welcher Ablauf bei euch derzeit von einer Tabelle oder einem einzelnen Menschen abhängt – per Video oder am Telefon, wie es dir lieber ist. Nach der Bestandsaufnahme steht der Preis fest, noch ehe die Arbeit losgeht.
Wenn alles an einer Tabelle und an einer Person hängt
Eine eigene Software steht selten auf dem Plan, wenn ein Betrieb anfängt. Der Bedarf schleicht sich ein: Erst entsteht nebenher eine Hilfstabelle, dann deckt ein gekauftes Programm einen Teil ab, und was fehlt, überbrückt jemand aus dem Gedächtnis. Das erleben Dienstleister mit Einsätzen ebenso wie Händler, der Handwerksbetrieb in Vorwerk oder der technische Zulieferer im Gewerbegebiet Altenhagen-Nord.
Beispiel: Tabelle, Makro, Sonderfälle, Zettel und Rückfragen sind erfunden.
Was das Programm nicht kennt, landet auf Zetteln
Gekaufte Software ist häufig nur für den Standardfall gebaut. Für abweichende Konditionen, verliehene Geräte oder mehrtägige Aufträge ist darin kein Platz, also führt ihr sie auf Zetteln und in Zusatzlisten.
Ohne dich keine Auskunft
Auftragsstand, Lieferschein, Verfügbarkeit – die Antworten stecken verteilt in Tabellen, Postfächern und den Köpfen Einzelner. Deshalb rufen Team und Kunden bei dir an, und wenn du nicht erreichbar bist, kommt niemand an die nötigen Auskünfte.
CRM · Belege · Abläufe · Rollen · Lager
Was individuelle Software bei dir übernimmt: CRM, Kundenportal, Lager
Welche Bausteine dein Betrieb bekommt, regelt das Angebot.
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Excel
Regeln aus der Tabelle übernehmen
Formeln und Makros deiner Tabelle analysiere ich, und was nur die Mitarbeiter wissen, frage ich ab: Sonderpreise, Mindestmengen, Fälle mit eigenem Weg. Jede Regel setze ich um und führe sie dir am Zwischenstand vor. Von da an rechnet die Software für alle Nutzer nach derselben Logik.
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CRM
CRM mit Kundenportal
Kontakte, Anfragen, Angebote, Wiedervorlagen und Vorgangsverläufe hast du zentral beisammen, jeder Vorgang mit Zuständigkeit, Status und Termin. Wenn du möchtest, rufen deine Kunden über einen eigenen Zugang Auftragsstand, Lieferscheine, Rechnungen und Unterlagen selbst ab, statt anzurufen. Ein CRM ist aber nur so gut wie die Einträge, die dein Team macht und aktuell hält.
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Belege
Angebote, Lieferscheine, E-Rechnungen
Aus einem gemeinsamen Datenstamm entstehen Angebot, Lieferschein und Rechnung, jeweils als PDF mit deinem Briefkopf und ohne doppelte Eingabe. Firmenkunden im Inland erhalten Rechnungen zusätzlich als E-Rechnung, etwa nach dem Standard XRechnung oder ZUGFeRD; dort tritt sie nach geltendem Recht ab 2027 schrittweise an die Stelle des PDF. Texte und Zahlungsziele legst du einmal an, und die Software erinnert dich an überfällige Rechnungen.
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Abläufe
Weitere Abläufe nach deinen Regeln
Leihgeräte- und Maschinenverwaltung, Prüfprotokolle, Einsatzpläne, Arbeitsscheine: Auch solche Abläufe baue ich mit deinen Regeln und Rollen, nutzbar am PC und auf dem Smartphone.
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Rollen
Oberfläche und Rechte je Rolle
Eingaben laufen, wo möglich, über Auswahlfelder statt Freitext. Jede Rolle sieht nur ihren Teil: die Verwaltung Angebote und Rechnungen, die Werkstatt ihre Prüfprotokolle, der Außendienst seine Termine auf dem Smartphone. Wie die Anmeldung zusätzlich abgesichert wird, steht unter Härtung und Zugriffsschutz.
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Lager
Lager mit Meldung und Zähllisten
Zu- und Abgänge bucht ihr je Artikel, auf Wunsch zusammen mit dem Lieferschein; die Software schreibt den Bestand fort. Sinkt ein Artikel auf den Mindestbestand, meldet die Software das; Zähllisten helfen bei der Inventur. Wird eine Entnahme gar nicht oder nur zum Teil erfasst, zeigt die Software einen anderen Bestand, als im Regal liegt.
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Pflege
Pflege bei neuen Regeln
Ein neuer Preis, ein zusätzliches Produkt, ein Sonderfall, der bisher unbekannt war – Regeln, die nur dein Betrieb hat, brauchen dauerhaft Pflege. Jede Anpassung läuft zuerst in einer Testkopie mit echten Vorgängen, damit nichts von dem, was funktioniert, Schaden nimmt.
Wie läuft das ab?
Software entwickeln lassen und jeden Teilstand mitsehen
Abstimmen können wir uns telefonisch, per E-Mail oder über WhatsApp. Ein freigegebenes Arbeitsbeispiel kannst du dir auf Anfrage ansehen.
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Erstes Gespräch, Bestandsaufnahme
Wir einigen uns, welcher Ablauf zuerst in die Software kommt. Anschließend gehe ich deine Tabellen, Vorlagen und Programme durch und erkundige mich nach Ausnahmen. Passt ein fertiges Programm, schlage ich dir das vor. Geht es nur darum, vorhandene Programme zu verbinden, empfehle ich API-Schnittstellen, bei ganzen Arbeitsabläufen Prozessautomatisierung.
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Umfang und Preis
Im Angebot findest du zwei Preise: einen Festpreis für die Entwicklung und einen für die anschließende Betreuung. Es legt fest, welche Abläufe, Ansichten und Rollen zur ersten Fassung gehören. Hast du zugesagt, besprechen wir alle Regeln und Sonderfälle, die ich unmittelbar einbaue. Was du bei den Teilständen siehst, ist die Grundlage für unsere Abstimmung.
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Entwicklung und Datenübernahme
Ich entwickle Abschnitt für Abschnitt; jeden Teilstand siehst du im Browser und merkst so früh, ob die Abläufe passen. Was an Daten in Excel oder im alten Programm steckt, übernehme ich, prüfe es auf Doppeltes und Lückenhaftes und spiele es ein. Regeln teste ich zuerst in einer Kopie mit Alltagsfällen, vor allem mit Ausnahmen. Bis alles sitzt, nutzt ihr die alte Tabelle weiter.
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Einweisung und Pflege
Sind die Rollen eingerichtet, weise ich dein Team an Vorgängen aus eurem Alltag ein, bis es selbstständig damit arbeitet. Danach halte ich die Software in Betrieb und passe sie an, wenn sich bei euch etwas ändert.
Wie lange dauert das?Je nach Umfang Wochen oder Monate
Bis die Software einsatzbereit ist: der Zeitrahmen
Nach einigen Wochen kann eine erste Fassung mit einem einzigen Ablauf im Einsatz sein – zugesagt ist das nicht. Mit Kundenportal und Datenübernahme vergehen Monate. Einen Zeitplan mit ungefähren Zeitpunkten erstelle ich dir auf Wunsch; wie schnell es vorangeht, bestimmt dein Bedarf, eine feste Dauer sichere ich nicht zu.
- ZuerstGespräch und Bestandsaufnahme
- Als NächstesUmfang, Festpreis
- DanachBauen und Daten übernehmen
- DannEinweisung und Pflege
- Am EndeSoftware im Alltag des Teams
Sind deine Daten über mehrere Tabellen verteilt und unterschiedlich geschrieben, braucht die Übernahme mehr Zeit.
Ausnahmen, die erst später auffallen
Stößt dein Team im Alltag auf einen Sonderfall, den vorher keiner genannt hat, kommt er dazu – als kleine Änderung über die Betreuung oder, ist er größer, nach deiner Zusage zum eigenen Festpreis.
Für Zeitersparnis übernehme ich keine Garantie.
Was kostet das?Festpreis für den Bau, Betreuung nach Umfang
Softwareentwicklung Celle: Festpreis und Pflege
Die Individualsoftware entwickle ich zum Festpreis; für die Betreuung danach vereinbaren wir einen Preis nach Umfang, zum Beispiel einen Monatsbetrag.
EntwicklungFestpreis
Ohne Mindestlaufzeit: Den Monatsbetrag kündigst du formlos zum Ende des laufenden Monats.
Betreuung danachnach Umfang, etwa als Monatsbetrag
Was der Festpreis abdeckt
Abgedeckt sind die Erfassung deiner Regeln, die Entwicklung, die Datenübernahme, das Anlegen der Rollen und die Einweisung deines Teams.
Software und Quelltext sind ab der Übergabe dein Eigentum, auch über eine Kündigung hinaus; deine Daten erhältst du jederzeit vollständig als Tabellen und Dateien.
Ein Fehler in meiner Arbeit wird ohne neuen Preis behoben.
Erstgespräch, Bestandsaufnahme und Angebot kosten nichts und sind unverbindlich.
Die Software läuft entweder auf deinem Server oder auf dem Hosting, das ich für dich übernehme. In der Betreuung stecken Betrieb, Updates, Sicherungen und kleine Änderungen, größere erhalten einen eigenen Festpreis. Für fremde Dienste – zum Beispiel SMS – nenne ich dir die Kosten im Voraus, gezahlt werden sie direkt an den Anbieter.
Was zusätzlich kostet
Eine Schnittstelle zu einem Programm, das du weiter nutzt, etwa zur Buchhaltung oder zum Shop, ist eine eigene Arbeit mit eigenem Preis. Gleiches gilt für Altdaten, die erst von Hand bereinigt werden müssen.
Wovon der Aufwand abhängt
- Anzahl der Abläufe in der Software
- Anzahl der Regeln und Ausnahmen
- Kundenzugang ja oder nein, Anzahl der Rollen
- Vollständigkeit und Einheitlichkeit deiner Daten
- Programme, die angebunden werden
- Anzahl der Belege, die die Software erstellt
Beide Preise stehen nach der Bestandsaufnahme und bleiben, selbst wenn eine Regel aufwendiger wird als erwartet. Sollen weitere Abläufe, Ansichten oder Rollen hinein oder ändert sich Abgesprochenes grundlegend, erfährst du die Kosten vorab.
Klein zu beginnen ist möglich: erst Angebote und Aufträge, später – jeweils mit eigenem Festpreis – das Lager oder das Kundenportal.
Belege, dass die Software die alte Tabelle abgelöst hat
Messbar sind Nutzung und Bestände
- Menge der Vorgänge, Angebote und Buchungen in der Software
- Abrufe im Kundenportal und der Abstand zwischen Inventur und gebuchtem Bestand
- Ob die Arbeit schneller von der Hand geht, weißt nur du
Warnzeichen: Parallel-Listen und lückenhafte Daten
- Funktionen, die niemand nutzt
- Zahlreiche Anmeldungen, aber das Büro traut der neuen Software nicht und führt die alte Excel-Liste nebenher
- CRM-Einträge ohne Status und Termin
- Lagerbestände, die nicht stimmen, weil Entnahmen nur zum Teil gebucht sind
Die eingesparte Zeit lässt sich nicht sicher messen. Wie lange dieselbe Arbeit früher gedauert hat, hält kaum jemand fest – genau dieser Vergleich fehlt dann.
Dein Teil: Unterlagen, Sonderfälle, Tests an der Kopie
Am Anfang übergibst du mir einmal Unterlagen und Zugänge. Im Verlauf beantwortest du Fragen zu Sonderfällen und testest an einer Kopie mit.
Tabellen, Exporte, Zugänge
Von dir bekomme ich die Tabellen mit Makros, die Vorlagen und – sofern ein Altprogramm ersetzt wird – dessen Daten als Export. Den Zugang gibst du mir per Einladung oder mit Zugangsdaten, wie es dir passt. Jederzeit kannst du mich entfernen oder das Passwort ändern; Konten bleiben auf deinen Namen, soweit eine Trennung möglich ist.
Antworten zu Ausnahmen
Die Person mit dem Wissen über Ausnahmen beantwortet meine Fragen: Wer bekommt Sonderpreise? Bei welchen Aufträgen läuft es anders? Wie werden Rückgaben behandelt? Die Antworten baue ich ein, und du prüfst sie am Zwischenstand.
Tests mit echten Fällen
Bevor die Software den Alltag übernimmt, prüft dein Team sie an einer Kopie mit Vorgängen der letzten Wochen – am liebsten mit den kniffligen. Was nicht stimmt, passe ich an; erst dann wird die alte Tabelle abgeschaltet.
Abstimmung, IT, Datenschutz
Du bestimmst, wie eng wir uns abstimmen; willst du etwas vorab sehen, etwa die Rollen deines Teams, zeige ich es dir. Mit deinem IT-Dienstleister, falls du einen hast, kläre ich Server und Zugänge. Laut Gesetz gilt für die Kunden- und Mitarbeiterdaten, die in der Software liegen, die DSGVO; das ist ein Hinweis, keine Rechtsberatung. Einen Auftragsverarbeitungsvertrag bekommst du, wenn er erforderlich ist oder du ihn haben möchtest.
Erstgespräch, Bestandsaufnahme und Angebot.
Alles kostenlos und unverbindlich.