Die passende Verbindung fehlt
Ab Werk ist ein Programm meist nur mit bestimmter anderer Software verbunden. Wo deine Paarung nicht dazugehört, kommen Anfragen, Bestellungen und Termine nur über die Tastatur ins zweite Programm.
Jan Bittenbinder
Du sprichst direkt mit mir, und ich setze die Arbeiten selbst um. Webdesign seit 2020.
API-Schnittstellen für Celle
Wo in Celle Website, Kalender, Kundenverwaltung, Warenwirtschaft und Buchhaltung nebeneinander laufen, verbinde ich sie mit API-Schnittstellen, damit die Programme Daten von selbst austauschen. API ist die Abkürzung für Programmierschnittstelle. Darüber lässt ein Programm andere an genau festgelegte Daten heran und empfängt umgekehrt Daten von ihnen. Ich bestimme für jedes Feld das Ziel und das passende Format; der Abgleich läuft zu festen Zeiten oder gleich nach jeder Änderung. Eine Grenze gibt es: Ältere Software bietet oft keinen brauchbaren Zugang zu ihren Daten. Ich sehe mir das bei deinen Programmen an, bevor du ein Angebot bekommst.
Innerhalb von 24 Stunden an Werktagen antworte ich auf deine Anfrage. Im Erstgespräch, das ungefähr eine Stunde dauert, sehen wir uns an, mit welchen Programmen du arbeitest und wo bisher Daten abgetippt werden. Das Gespräch führen wir per Video oder telefonisch, je nachdem, was dir lieber ist. Bevor ich anfange, nenne ich dir nach der Bestandsaufnahme den Preis.
Wenn Programme nicht zusammenarbeiten: drei Ursachen
Doppelt angelegte Kunden, fehlende Termine, Daten, die jemand von Programm zu Programm trägt: In vielen Betrieben gehört diese Handarbeit dazu. Dahinter steckt fast immer eins von dreien, eine fehlende Verbindung, Felder, die nicht zueinander passen, oder ein Abgleich, der nur ab und zu stattfindet. Das kennt der Dachdecker mit Anfrageformular und Kalender ebenso wie die Tierarztpraxis, der Großhandel, der Zulieferbetrieb oder der Webshop.
Beispiel: Programme, Felder, Adresse, Datum, Bestände und Zeiten sind erfunden.
Felder, die anders aufgebaut sind
Wo ein Programm Straße und Hausnummer in einem Feld erwartet und das andere zwei Felder dafür hat, hakt es. Ebenso beim Datum, wenn der 21.09.2026 drüben als 2026-09-21 gespeichert wird. Das Einlesen bricht mit einer Fehlermeldung ab, oder ein Kunde steht danach zweimal im System.
Exportieren, wenn mal Zeit ist
Wo Daten nur als Exportdatei herauskommen, spielt sie jemand ein, wenn es gerade passt, zum Beispiel jede Woche einmal. Bis dahin stimmen Lagerzahlen und Preise auf Website oder im Shop nicht mehr, und neu gebuchte Termine tauchen nur in einem der Kalender auf.
Formate · DATEV · Website · CRM · Kalender
Schnittstellen für Kalender, CRM und DATEV, eigens programmiert
Welche Punkte für deinen Betrieb dabei sind, regelt das Angebot.
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Formate
Felder zuordnen, Formate übersetzen
Wo welches Feld landet, lege ich beim Programmieren fest. Formate übersetze ich dabei, zum Beispiel Preise mit und ohne Mehrwertsteuer, Einheiten oder Datumsangaben. Oft kommen Daten als JSON: ein Format aus reinem Text, das zu jeder Angabe dazuschreibt, in welches Feld sie gehört. An einer gemeinsamen Kennung, etwa der Kundennummer, erkennt die Schnittstelle, welche Datensätze es bereits gibt.
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DATEV
Rechnungen für Buchhaltung und Steuerbüro
Wo Rechnungen in einer Auftrags- oder Shopsoftware entstehen, holt die Schnittstelle sie in die Buchhaltung, statt dass sie abgetippt werden. Für ein Steuerbüro mit DATEV erzeuge ich daraus einen Buchungsstapel im DATEV-Format zum Einlesen; die Konten wählt das Steuerbüro selbst. Die Rechnungsdateien erreichen es getrennt als Belege, etwa über DATEV Unternehmen online.
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Website
Einträge aus dem Fachprogramm auf der Website
Immobilien, Artikel, Fahrzeuge oder Kurstermine aus deinem Fachprogramm zeigt die Website an, ohne zweite Eingabe. Verkauftes ist nach dem nächsten Lauf nicht mehr zu sehen. Geht es um einen neu gebauten Onlineshop, ist die Anbindung der Warenwirtschaft Teil jener Leistung.
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CRM
Kontaktformular mit Anschluss ans CRM
Anfragen über das Kontaktformular landen samt Name, Nachricht und Herkunftsseite in deinem CRM, also dem Programm für deine Kunden und Anfragen. Abschreiben muss sie keiner mehr.
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Abgleich
Abgleich per Zeitplan oder Webhook
Ein Zeitplan lässt den Abgleich zum Beispiel jede Nacht laufen. Soll jede Änderung sofort übertragen werden, brauche ich einen Webhook, vorausgesetzt, das Programm bietet ihn an. Das Programm meldet sich dann selbst, wenn etwa eine Bestellung hereinkommt. Manche Programme stellen solche Meldungen nach wiederholten Fehlern kommentarlos ein, und einzelne können auch einfach ausfallen. Wie das Fehlende nachgeholt wird, etwa beim nächtlichen Lauf, klären wir vorab. Über jeden Lauf gibt es ein Protokoll.
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Kalender
Onlinebuchung im Google- oder Outlook-Kalender
Online gebuchte Termine erscheinen in deinem Google- oder Outlook-Kalender. Belegte Zeiten aus dem Kalender sind in der Onlinebuchung gesperrt. Das senkt das Risiko doppelt vergebener Termine, auch wenn telefonisch vereinbarte weiter von Hand dazukommen.
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Alte Software
Alte Programme ohne Schnittstelle
Wo ein altes Programm keine oder nur eine schwache Schnittstelle hat, prüfe ich, ob eine regelmäßig exportierte Tabelle als Datenquelle genügt. Lohnt keine Anbindung den Aufwand, sage ich dir das klar. Soll das alte Programm ganz ersetzt werden, geht es um Individualsoftware.
Wie läuft das ab?
So entsteht deine API-Anbindung, geprüft mit Testdaten
Abstimmen können wir uns per Telefon, E-Mail oder WhatsApp. Auf Wunsch zeige ich dir ein freigegebenes Arbeitsbeispiel.
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Gespräch und Bestandsaufnahme
Wir schauen gemeinsam, an welchen Stellen bei dir Daten kopiert oder abgetippt werden und in welchem Programm sie zuletzt gebraucht werden. Danach prüfe ich für jedes Programm, wie weit seine Schnittstelle reicht und ob der Hersteller dafür Gebühren erhebt. Diese Leistung dreht sich um Datenabgleich; geht es um komplette Arbeitsabläufe, die automatisch laufen sollen, ist Prozessautomatisierung der richtige Weg.
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Umfang, Richtung, Preis
Das Angebot enthält einen Festpreis und, falls du später Betreuung möchtest, einen Monatsbetrag. Es legt fest, welche Programme verbunden werden, in welche Richtung die Daten laufen und ob zeitgesteuert oder bei jeder Änderung abgeglichen wird. Nach deiner Zusage bestimme ich Feldzuordnung und Formate, die du anschließend im Testlauf kontrollierst.
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Programmieren und testen
Zuerst läuft die programmierte Verbindung nur mit Testdaten. Wo ein Programm eine Testumgebung hat, einen Nachbau zum gefahrlosen Ausprobieren, teste ich dort; wo nicht, lege ich klar gekennzeichnete Testeinträge an und lösche sie später. Ob alles passt, siehst du in deinen eigenen Programmen, zum Beispiel an der Adresse des Testkunden. Echte Daten kommen erst dran, wenn jeder Punkt im Test stimmt.
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Echtbetrieb und erste Läufe
Beim Start begleite ich die ersten Abgleiche mit echten Daten und kontrolliere Protokolle und Ergebnisse. Du erhältst eine knappe Dokumentation der Felder. Fehlermeldungen kommen bei mir an. Anschließend wählst du, ob ich die Verbindung weiter betreue.
Wie lange dauert das?Zuerst der Test, dann echte Daten
Wie schnell deine Programme verknüpft sind
Den größten Einfluss auf die Dauer haben die Zahl der Programme und die Zahl der Felder. Wenn du möchtest, halten wir in einem Zeitplan fest, was bis wann stehen soll, mit ungefähren Zeitpunkten. Eine feste Dauer kann ich nicht garantieren. Wie schnell wir vorgehen, bestimmst du: Bei Zeitdruck stimmen wir uns regelmäßig ab, und du bekommst Zwischenergebnisse.
- Zu BeginnGespräch und Bestandsaufnahme
- DannUmfang, Richtung, Preis
- DanachProgrammieren und testen
- Mit dem Starterste echte Läufe
- Auf DauerAbgleich im Betrieb
Wenn alte Programme beteiligt sind oder vorhandene Daten zuerst aufgeräumt werden müssen, ist meist mehr Zeit nötig.
Was passiert, wenn ein Abgleich fehlschlägt
Empfänger jeder Fehlermeldung bin ich, nicht deine Mitarbeiter. Das Protokoll zeigt mir die Stelle, an der es hakt, etwa einen bestimmten Datensatz oder den Zugang.
Dass nie ein Abgleich scheitert, sage ich nicht zu.
Was kostet das?Monatlich zahlst du nur für Betreuung
API-Schnittstellen Celle: Kosten, Festpreis, Betreuung
Die Schnittstelle programmiere ich zu einem Festpreis. Ein fester Monatsbetrag fällt nur an, wenn ich sie anschließend weiter betreue.
ProgrammierungFestpreis
Für den Monatsbetrag gilt keine Mindestlaufzeit; er ist formlos zum Ende des laufenden Monats kündbar.
Betreuung, wenn du willstdanach fester Monatsbetrag dazu
Von der Feldzuordnung bis zum Start enthalten
Zum Festpreis gehören Feldzuordnung, Programmierung, Testlauf, Begleitung beim Start und eine kurze Dokumentation.
Dir gehören Schnittstelle und Quelltext ab der Übergabe, auch ohne Betreuungsvertrag.
Einen Fehler in meiner Arbeit behebe ich, ohne neu zu berechnen.
Das Erstgespräch, die Bestandsaufnahme und das Angebot sind für dich kostenlos und unverbindlich.
Für manche Schnittstellen verlangt der Hersteller eine Gebühr, zum Beispiel für ein Zusatzmodul. Die nenne ich dir vorab im Angebot; bezahlt wird sie direkt an den Hersteller.
Gesondert berechnet
Müssen Daten vor dem ersten Abgleich aufgeräumt werden, weil Kunden doppelt angelegt oder Artikelnummern uneinheitlich sind, steht dafür ein eigener Preis im Angebot. Ohne Betreuung gilt das auch für Anpassungen, wenn ein Hersteller seine Schnittstelle verändert.
Was den Preis treibt
- Wie viele Programme beteiligt sind
- Wie viele Datensätze, wie viele Felder
- Eine Richtung oder beide, und welches Programm Vorrang hat
- Abgleich bei jeder Änderung oder nicht
- Wie gut die Schnittstellenbeschreibung ist
- Wie aufwendig die Datenbereinigung wird
Steht der Festpreis nach der Bestandsaufnahme, ändert er sich nicht mehr, selbst wenn die Arbeit aufwendiger wird als erwartet. Bei zusätzlichen Programmen oder Feldern oder einer grundlegenden Änderung am Abgestimmten nenne ich dir die Kosten, bevor es weitergeht.
Den Preis der Betreuung, einschließlich Anpassungen nach Updates, setze ich nach Umfang einzeln fest. Ohne eigenen Server kümmere ich mich um das Hosting, oder du buchst es selbst bei einem Anbieter.
Der Maßstab: kein Datensatz wandert mehr per Hand
Messbar an jedem Abgleich
- Zahl der übertragenen Datensätze und Uhrzeit jedes Laufs
- Fehlgeschlagene Abgleiche, ihr Grund und die Dauer bis zur Lösung
- Welche Zeit dein Team spart, weißt nur du
Diese Zahlen beweisen wenig
- Viele übertragene Datensätze mit vertauschten Feldern
- Abgleiche, die als fehlerfrei gelten und trotzdem Kunden doppelt anlegen, weil jedes System eigene Nummern vergibt
- Sofort-Abgleich, obwohl ein täglicher reicht
- Daten, die zwar ankommen, aber nicht genutzt werden
Weniger Abtippen klappt nur, wenn das ganze Team die verbundenen Programme nutzt. Was auf Notizzetteln oder in einer privaten Tabelle steht, erreicht die verbundenen Programme nie.
Wobei ich dich brauche: Zugänge, Abläufe, Testlauf
Zu Beginn richtest du mir einmal die Zugänge ein. Später zählen hauptsächlich deine Kenntnis der Abläufe und deine Prüfung im Testlauf.
Zugänge nach deiner Wahl
Du lädst mich ein oder gibst mir Zugangsdaten, wie es dir lieber ist. Mich entfernen oder das Passwort ändern kannst du jederzeit, und was trennbar ist, steht auf deinem Namen. Jeder Verbindung gebe ich nur die nötigsten Befugnisse, zum Beispiel Daten abfragen dürfen, aber nichts entfernen.
Wer wo welche Daten erfasst
Du erklärst mir, wer welche Daten in welchem Programm erfasst und welches Programm im Zweifel gilt, etwa das CRM bei Adressen. Sonderfälle wie Sammelrechnungen kennt nur dein Betrieb. Wir nehmen sie gezielt in den Testlauf auf.
Datenschutz
Auch das bloße Übermitteln und Abgleichen von Kunden- und Mitarbeiterdaten zählt laut Art. 4 DSGVO als Verarbeitung. Durch die Verbindung läuft nur, was wir im Testlauf festgelegt haben. Wenn ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nötig ist oder du ihn willst, schließe ich ihn mit dir. Rechtsberatung ist das nicht, nur der Verweis aufs Gesetz.
Abstimmung mit dir und deinem IT-Dienstleister
Du legst fest, wie eng wir uns abstimmen und was du vorher sehen möchtest, zum Beispiel Anpassungen nach Updates. Kümmert sich eine externe Firma um deine IT, also um Programme oder Server, halte ich mit ihr Rücksprache.
Erstgespräch, Bestandsaufnahme und Angebot.
Alles kostenlos und unverbindlich.