Dein Betrieb in Braunschweig bekommt von mir einen KI-Assistenten, dessen Wissensbasis aus deinen hinterlegten Unterlagen besteht, zum Beispiel aus Preisliste, Anleitungen und Handbuch. Kunden sprechen ihn als Chatbot auf deiner Website an, dein Team nutzt ihn intern, oder er übernimmt beides. Als einzige Grundlage gebe ich ihm diese Unterlagen vor. Steht etwas nicht darin, soll er die Lücke offen zugeben und Besucher der Website an dein Kontaktformular weitergeben. Bevor er startet, zeigen Testfragen, ob er sich an diese Vorgabe hält.
Auf deine Anfrage melde ich mich werktags innerhalb von 24 Stunden. Das Erstgespräch dauert rund eine Stunde: Wir gehen die Fragen durch, die bei dir am häufigsten auflaufen, und schauen, wo die Antworten darauf heute abgelegt sind. Wir sprechen per Video oder am Telefon, so wie es dir passt. Den Preis erfährst du nach der Bestandsaufnahme, bevor ich mit der Arbeit beginne.
Ist der Kollege im Urlaub, der die Preise im Kopf hat, wartet der Kunde auf seine Antwort. Dabei gibt es fast jede Antwort in deinem Betrieb schon, als Preisliste, als Handbuch oder als Erfahrung deiner Leute. Gegeben wird sie trotzdem jedes Mal neu von einem Menschen. Das kennen Hausarztpraxis, Kanzlei und Café ebenso wie ein Elektrobetrieb, dessen Monteure beim Kunden eine Anleitung brauchen.
Beispiel: Betrieb, Fragen, Unterlagen, Lieferzeiten und Antworten sind erfunden.
Wann habt ihr offen, was kostet das, wann kommt die Lieferung? Solche Fragen treffen jeden Tag per Telefon, Mail und WhatsApp ein. Jede beantwortet jemand von Hand und unterbricht dafür oft seine eigentliche Arbeit.
Handbuch, Anleitungen und Preisliste liegen verstreut in Ablagen, Postfächern und Köpfen. Wer neu anfängt, ist auf die Erfahrenen angewiesen, und welche Auskunft ein Kunde bekommt, hängt davon ab, wer gerade ans Telefon geht.
Kennt ein KI-Chat deine Unterlagen nicht, greift er auf Allgemeinwissen zurück. Dann nennt er womöglich Preise, Fristen oder Zusagen, die in deinem Betrieb nirgends belegt sind.
Wissensbasis · Team · Website · Formular
Was davon dein Betrieb bekommt, legen wir im Angebot fest.
Wissensbasis
Handbuch, Preislisten, Anleitungen und Antworten, die ihr schon oft gegeben habt, trage ich zusammen und gliedere sie so, dass der Assistent die passende Stelle gezielt findet. Was überholt ist, fliegt raus. Sagen zwei Unterlagen Verschiedenes, legst du fest, welche gilt.
Team
Deine Mitarbeiter holen sich Antworten aus Handbuch, Arbeitsanleitungen und Ablaufbeschreibungen selbst, statt Kollegen aus der Arbeit zu reißen, auch unterwegs beim Kunden, wenn niemand Erfahrenes danebensteht. Jede Antwort verweist auf die Unterlage, aus der sie stammt, damit man nachprüfen kann. Nutzen kann ihn nur dein Team, auf Wunsch mit Rechten je nach Rolle.
Website
Das Chatfenster übernimmt Farben und Schrift deiner Website und stellt gleich am Anfang klar, dass eine KI antwortet. Die Kennzeichnung als KI regelt Artikel 50 der EU-KI-Verordnung. Mit einem Fingertipp wählen Besucher häufige Fragen aus, und Antworten gibt es auch abends und am Wochenende.
Formular
Findet der Assistent keine Unterlage zur Frage, sagt er das ehrlich und verweist auf dein Kontaktformular. Über das Formular sendet der Kunde sein Anliegen, das dich auf dem üblichen Weg erreicht. Taucht dieselbe offene Frage mehrmals auf, ist das ein Hinweis auf eine Lücke in der Wissensbasis.
Sprachen
Wer auf Englisch schreibt, bekommt auch auf Englisch Antwort; die Grundlage bleiben deine deutschen Unterlagen. So kommen Kunden und Mitarbeiter zurecht, die sich in einer anderen Sprache wohler fühlen. Welche Sprachen dazugehören, entscheiden wir gemeinsam, und für jede testen wir die Fachbegriffe mit eigenen Fragen.
Grenzen
Gemeinsam bestimmen wir, welche Themen der Assistent bedient und was er ablehnt und ans Formular weitergibt, zum Beispiel Einschätzungen zu Gesundheit oder Recht. Vor dem Start teste ich ihn auf Prompt Injection, also auf Versuche, ihm mit Tricks andere Antworten zu entlocken. Ein Limit für Nachrichten je Besucher dämpft Massenanfragen und drückt so auch die Kosten.
Pflege
Ändert sich bei Preisen, Öffnungszeiten oder Abläufen etwas, ersetze ich die betroffenen Unterlagen und lösche die überholten. Wenn du willst, werte ich aus, welche Fragen der Assistent wiederholt nicht beantworten konnte, und mache dir einen Vorschlag, was in die Unterlagen gehört. Ohne Betreuungsvertrag bekommst du neue Unterlagen auf Anfrage eingespielt; was das kostet, weißt du vorher.
Wie läuft das ab?
Wir stimmen uns per Telefon, E-Mail oder WhatsApp ab. Schon im Erstgespräch führe ich dir an einem Musterfall vor, wie eine Antwort aus Unterlagen entsteht und wie der Verweis aufs Kontaktformular aussieht.
Zuerst klären wir den Einsatzort, also Website, Team oder beides, und welche Fragen der Assistent abnehmen soll. Dann prüfe ich deine Unterlagen: Sind sie aktuell, widersprechen sie sich, fehlt etwas? Weißt du noch nicht, ob sich KI bei dir überhaupt lohnt, empfehle ich vorher den KI-Potenzialcheck. Soll der Assistent auch über WhatsApp oder am Telefon antworten, richte ich das auf Anfrage ein.
Mit dem Angebot bekommst du einen Festpreis für die Einrichtung und, falls gewünscht, einen Monatsbetrag für die Betreuung. Sagst du zu, mache ich aus deinen Unterlagen die Wissensbasis. Parallel sammeln wir Testfragen, wie sie im Alltag wirklich gestellt werden, darunter bewusst Fragen, die keine Unterlage beantwortet.
Je nach Einsatzort baue ich das Chatfenster in deine Website ein oder schalte deinem Team den Zugang frei; auf der Website führt immer ein Weg zum Kontaktformular. Dann gehen wir die Testfragen durch. Stimmt eine Antwort nicht, korrigiere ich die Unterlage oder die Einstellung. Freigeschaltet wird erst, wenn Dokumentiertes richtig beantwortet wird und alles andere beim Formular landet, und erst mit deinem Okay. Bis zur Freischaltung testest du ihn auf einer Seite, die für Kunden unsichtbar bleibt.
Auf Grundlage deiner Unterlagen beantwortet der Assistent ab dem Start die Anfragen. Wenn du möchtest, sehen wir uns gemeinsam an, was gefragt wurde und welche Unterlage noch fehlt; auch einen Bericht kann ich dir dazu schreiben.
Wie lange dauert das?Testfragen vor der Freischaltung
Wie schnell die Einrichtung geht, hängt vor allem daran, wie aktuell und geordnet deine Unterlagen sind. Einen Zeitplan mit ungefähren Terminen machen wir, wenn du willst. Online geht der Assistent erst, wenn die Testfragen sitzen und du freigegeben hast. Ob dein Team danach merklich seltener mit denselben Fragen zu tun hat, lässt sich erst nach einigen Wochen sagen.
Sollen mehrere Sprachen dazukommen oder arbeitet der Assistent auf der Website und intern zugleich, braucht die Einrichtung mehr Zeit.
Gibt der Assistent eine falsche Antwort, fehlt eine Antwort oder schickt er zu häufig ans Formular, gib mir Bescheid; dann passen wir Unterlagen oder Einstellungen an.
Eine Garantie, dass er immer richtig antwortet, gebe ich nicht.
Was kostet das?Festpreis, Monatsbetrag, Modellkosten
Für die Einrichtung zahlst du einen Festpreis, für die laufende Betreuung, wenn du sie willst, einen festen Monatsbetrag.
EinrichtungFestpreis
Für den Monatsbetrag gibt es keine Mindestlaufzeit; du kündigst ihn formlos zum Ende des laufenden Monats.
Betreuung, wenn du sie willstfester Monatsbetrag
Inklusive sind die Aufbereitung deiner Unterlagen, die Einrichtung samt Weg zum Kontaktformular, die Testfragen und die Testseite bis zur Freigabe. Neue Unterlagen gehören später zur Betreuung.
Mit der Übergabe gehören Assistent und Wissensbasis dauerhaft dir; daran ändert auch eine Kündigung der Betreuung nichts.
Unterläuft mir ein Fehler, behebe ich ihn ohne neuen Preis.
Erstgespräch, Bestandsaufnahme und Angebot kosten nichts und verpflichten zu nichts.
Für das KI-Modell, das die Antworten formuliert, fallen eigene Nutzungskosten an; eine Schätzung steht im Angebot. Ob die Verarbeitung in der EU bleiben muss, bestimmst du, und danach suche ich das Modell aus.
Fehlt eine Unterlage, zum Beispiel eine aktuelle Preisliste, schreibe ich sie zusammen mit dir; dafür steht ein eigener Preis im Angebot. Soll der Assistent nicht nur antworten, sondern etwas erledigen, etwa Termine eintragen, ist das ein Fall für die Prozessautomatisierung.
Beide Beträge stehen nach der Bestandsaufnahme fest und bleiben so, auch wenn die Aufbereitung deiner Unterlagen länger dauert als erwartet. Wünschst du später zusätzliche Sprachen, einen zweiten Einsatzort oder eine grundlegende Änderung, nenne ich dir die Kosten, bevor ich anfange.
Wie die Betreuung aussieht, lege ich einzeln nach dem Umfang deines Assistenten fest; dazu gehören etwa die Pflege der Wissensbasis, Updates, Datensicherungen oder der Umstieg auf ein neueres KI-Modell. Laufen lässt du den Assistenten auf deinem eigenen Server, oder ich übernehme das Hosting für dich.
Eingesparte Anrufe lassen sich nicht verlässlich beziffern. Niemand weiß, ob jemand, der im Chat eine Antwort bekam, sonst überhaupt zum Telefon gegriffen hätte.
Unterlagen und Zugänge gibst du mir einmal zu Beginn. Danach brauche ich dich nur noch für die Startfreigabe, neue Unterlagen und die Antworten auf Fragen aus dem Kontaktformular.
Du stellst die Dokumente bereit und markierst, welche verbindlich sind. Nur Verbindliches kommt in die Wissensbasis. Was nicht öffentlich ist, etwa Einkaufspreise, bleibt ganz draußen oder steht nur dem internen Assistenten zur Verfügung.
Um das Chatfenster einzubauen, brauche ich einen Website-Zugang oder die Unterstützung deines Webdesigners. Die Konten für KI-Modell und Server laufen, soweit sich das trennen lässt, auf deinen Namen. Entziehen kannst du mir den Zugang jederzeit, auch indem du das Passwort änderst.
Was über das Kontaktformular hereinkommt, beantwortet dein Team, denn Sonderfälle, Terminfragen und Extrawünsche kann nur es beurteilen. Um die Technik kümmere ich mich. Eine Rückmeldezeit nennt der Assistent nur, wenn du eine festlegst.
Die Abstimmung kann so eng sein, wie du willst; möchtest du etwa die Wissensbasis vorher sehen, zeige ich sie dir. Gestartet wird erst mit deiner Freigabe. Ob und wie lange Gesprächsverläufe gespeichert werden, entscheidest du. Sind darin personenbezogene Daten, braucht die Speicherung laut DSGVO einen festgelegten Zweck, eine Rechtsgrundlage und eine Frist, nach der gelöscht wird; außerdem sind Besucher darüber zu informieren, zum Beispiel in der Datenschutzerklärung. Beim Formulieren dieses Textes helfe ich nach bestem Wissen; eine Rechtsberatung ist das nicht. Ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Artikel 28 DSGVO nötig oder gewünscht, schließen wir ihn ab.
Erstgespräch, Bestandsaufnahme und Angebot.
Alles kostenlos und unverbindlich.