Fragen, die nie aufhören
Bis wann habt ihr geöffnet? Was kostet das? Wann wird geliefert? Über Telefon, Mail und WhatsApp kommt das täglich an, und jede Antwort ist Handarbeit, die häufig eine laufende Aufgabe unterbricht.
Jan Bittenbinder
Du sprichst direkt mit mir, und ich setze die Arbeiten selbst um.
KI-Assistent und Chatbot für Göttingen
Mit einem KI-Assistenten beantwortet dein Betrieb in Göttingen Fragen aus den eigenen Unterlagen, statt jedes Mal jemanden zu suchen, der es weiß. Ich lege dafür eine Wissensbasis an, gefüllt mit dem, was du hinterlegst: Anleitungen, Preisliste, Handbuch. Eingesetzt wird er als Chatbot für deine Website-Besucher, als interne Hilfe für die Belegschaft oder für beide Gruppen. Er soll nichts sagen, was nicht in diesen Unterlagen steht. Kommt eine Frage, die dort unbeantwortet bleibt, ist er so eingestellt, dass er die Lücke benennt und Website-Besucher an dein Kontaktformular verweist. Vor dem Start klären Testfragen, ob er das einhält.
Spätestens 24 Stunden nach deiner Anfrage melde ich mich, werktags. Etwa eine Stunde nehmen wir uns im Erstgespräch Zeit, um die Fragen zu sammeln, die bei dir ständig auflaufen, und um zu sehen, in welchen Unterlagen ihre Antworten heute stecken. Das Gespräch findet per Video oder am Telefon statt. Den Preis hörst du nach der Bestandsaufnahme, bevor irgendetwas umgesetzt wird.
Warum dich das Beantworten von Fragen so viel Aufwand kostet
Wer nur ein paar Stunden pro Woche im Betrieb ist, kennt nicht jede Regel und muss nachfragen. Die Antwort gäbe es meist schon, in der Preisliste, im Handbuch oder im Kopf derer, die länger dabei sind, aber jede Frage geht trotzdem einzeln über einen Menschen. Das gilt für Arztpraxis, Handwerksbetrieb und Restaurant ebenso wie für einen technischen Zulieferer, bei dem Werkstudenten zu wechselnden Zeiten mitarbeiten.
Beispiel: Betrieb, Fragen, Unterlagen, Lieferzeiten und Antworten sind erfunden.
Wer weiß was?
Handbücher, Anleitungen und Preislisten sind über Ablagen, Postfächer und die Köpfe einzelner Leute verstreut. Neue Kräfte kommen ohne die Erfahrenen nicht weit. Und ob ein Kunde die richtige Auskunft hört, entscheidet sich daran, wen er gerade erwischt.
Chat mit Fantasie
Fehlt einem KI-Chat der Zugang zu deinen Unterlagen, stützt er sich auf Allgemeinwissen aus seinem Training. Das Ergebnis: Preise, Fristen oder Zusagen, die dein Betrieb nie dokumentiert hat.
Team · Website · Wissensbasis · Formular
Chatbot für Unternehmen: ein Assistent für Team und Kundschaft
Welche Teile davon du brauchst, klären wir; im Angebot stehen sie dann schwarz auf weiß.
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Wissensbasis
Die Wissensbasis als Fundament
Ich hole zusammen, was an Handbüchern, Preislisten, Anleitungen und vorformulierten Antworten auf häufige Fragen existiert. Dieses Material bringe ich in eine Gliederung, in der der Assistent zielsicher die richtige Stelle erreicht. Veraltetes streiche ich; widersprechen sich zwei Unterlagen, gibst du vor, welche gilt.
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Team
Hilfe für die Belegschaft, mit Quelle
Fragen zu Handbuch, Arbeitsanleitungen und Ablaufbeschreibungen klärt dein Team beim Assistenten, ohne Kollegen bei ihrer Arbeit zu stören. Das hilft besonders Werkstudenten, die nur wenige Stunden pro Woche da sind und nicht jeden Ablauf kennen. Jede Antwort zeigt, aus welcher Unterlage sie stammt, damit man sie prüfen kann. Zugang erhält nur dein Team; Rechte lassen sich nach Rolle staffeln.
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Website
Chatfenster mit klarem KI-Hinweis
Das Chatfenster erscheint im Design deiner Seite, mit ihren Farben und ihrer Schrift, und es meldet sich gleich als KI. Was für solche Hinweise gilt, steht in Artikel 50 der EU-KI-Verordnung. Damit Besucher schneller ans Ziel kommen, bietet er häufige Fragen als Vorschläge zum Antippen an, und Antworten kommen auch abends und am Wochenende.
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Formular
Lücke? Dann das Kontaktformular
Steht in keiner Unterlage etwas zur Frage, gibt der Assistent das offen zu und bringt den Besucher zu deinem Kontaktformular. Von dort erreicht dich das Anliegen auf dem Weg, den du gewohnt bist. Wird dieselbe offene Frage öfter gestellt, lohnt es sich, ihre Antwort in die Unterlagen aufzunehmen.
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Grenzen
Was tabu ist, und Schutz gegen Tricks
Gemeinsam ziehen wir die Grenze: Zu welchen Themen gibt der Assistent Auskunft, und was lehnt er ab und verweist aufs Formular, etwa Fragen nach einer medizinischen oder rechtlichen Einschätzung? Vor dem Start teste ich, ob er sich per Prompt Injection austricksen lässt, also durch Eingaben, mit denen jemand seine Vorgaben aushebeln will. Zusätzlich begrenze ich die Nachrichten pro Besucher, was Massenanfragen bremst und die Kosten dämpft.
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Sprachen
Fragen in anderen Sprachen
Englisch rein, Englisch raus: Der Assistent antwortet in der Sprache der Frage und stützt sich dabei weiter auf deine deutschen Unterlagen. Für Kunden und Mitarbeiter, die in einer anderen Sprache leichter schreiben, ist das eine Erleichterung. Welche Sprachen er beherrscht, legen wir fest; Testfragen prüfen je Sprache die Fachbegriffe.
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Pflege
Wissensbasis nachführen
Steigen Preise, verschieben sich Öffnungszeiten oder ändern sich Abläufe, lade ich die neuen Unterlagen hoch und ziehe die alten zurück. Auf Wunsch sehe ich mir an, bei welchen Fragen er regelmäßig ohne Antwort dasteht, und formuliere einen Vorschlag für die Unterlagen. Ist keine Betreuung vereinbart, aktualisiere ich auf Anfrage, mit Preis vorab.
Wie läuft das ab?
In vier Schritten zum KI-Assistenten: einrichten, prüfen, starten
Abstimmen können wir uns telefonisch, per E-Mail oder über WhatsApp. Im Erstgespräch zeige ich dir einen Musterfall: wie der Assistent eine Antwort aus einer Unterlage holt und wie er auf das Kontaktformular verweist, wenn keine passt.
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Erstgespräch, Einsatzort, Unterlagen
Wir klären, ob der Assistent online, intern oder an beiden Orten gebraucht wird und welche Fragen er übernehmen soll. Dann prüfe ich deine Unterlagen auf drei Dinge: Aktualität, Widersprüche, Lücken. Stehst du noch vor der Frage, ob KI deinem Betrieb überhaupt etwas bringt, ist der KI-Potenzialcheck der passende Einstieg. Auf Anfrage bekommst du den Assistenten auch für WhatsApp oder das Telefon.
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Preis, dann Wissensbasis
Mit dem Angebot steht der Festpreis der Einrichtung fest, und wenn du Betreuung möchtest, auch ihr Monatsbetrag. Nach deiner Zusage forme ich aus den Unterlagen die Wissensbasis. Gleichzeitig entsteht eine Sammlung von Testfragen aus deinem Alltag, darunter gezielt solche, die keine Unterlage beantwortet.
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Einrichten, testen, korrigieren
Abhängig vom Einsatz baue ich das Chatfenster samt Verweis aufs Kontaktformular in deine Website ein oder richte deinem Team den Zugang ein. Anschließend bekommt er die Testfragen vorgelegt. Falsche Antworten behebe ich dort, wo sie entstehen: in der Unterlage oder in der Einstellung. Frei schalte ich ihn erst, wenn er beantwortet, was dokumentiert ist, beim Rest aufs Formular verweist und du einverstanden bist. Bis dahin läuft er abgeschirmt auf einer Testadresse ohne öffentlichen Link.
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Start nach deinem Ja
Ab der Freischaltung übernimmt der Assistent die Anfragen und antwortet anhand deiner Unterlagen. Auf Wunsch werfen wir gemeinsam einen Blick auf die gestellten Fragen und auf fehlende Unterlagen; auch einen Bericht kannst du bekommen.
Wie lange dauert das?Erst die Probe, dann der Start
Wie lange bis zum Start, wie lange bis zur Entlastung?
Am stärksten hängt die Dauer am Zustand deiner Unterlagen: Sind sie aktuell, sind sie geordnet? Einen Zeitplan mit ungefähren Zeitpunkten erstelle ich dir, wenn du ihn möchtest. Gestartet wird nach bestandenen Testfragen und deinem Okay. Ob das Team spürbar weniger Zeit mit wiederkehrenden Fragen verbringt, zeigt sich nach einigen Wochen.
- ZuerstErstgespräch, Einsatzort, Unterlagen
- Im AnschlussPreis, dann Wissensbasis
- DanachEinrichten, testen, korrigieren
- Nach deinem JaStart
- Auf DauerWissensbasis nachführen
Weitere Sprachen oder ein Einsatz auf der Website und im Team zugleich ziehen die Einrichtung in die Länge.
Wenn etwas danebengeht
Antwortet der Assistent falsch, gar nicht oder leitet er zu oft ans Formular weiter, gib mir kurz Bescheid; dann justieren wir Unterlagen oder Einstellungen.
Dass der Assistent nie irrt, kann ich nicht garantieren.
Was kostet das?Festpreis plus Monatsbetrag plus Modellkosten
KI-Chatbot Göttingen: Kosten, Laufzeit und was inklusive ist
Die Einrichtung rechne ich als Festpreis ab, die laufende Betreuung, falls gewünscht, als festen Monatsbetrag.
EinrichtungFestpreis
Mindestlaufzeit: keine. Ein formloses Schreiben zum Ende des laufenden Monats genügt, um den Monatsbetrag zu beenden.
Betreuung, wenn du sie willstfester Monatsbetrag
Das deckt der Festpreis
Enthalten sind die Testseite bis zu deiner Freigabe, die Testfragen, die Einrichtung samt Formularweg und das Aufbereiten der Unterlagen; neue Unterlagen fallen später unter die Betreuung.
Mit der Übergabe werden Assistent und Wissensbasis dauerhaft dein Eigentum, auch wenn du die Betreuung später beendest.
Einen Fehler meinerseits behebe ich, ohne dir einen neuen Preis zu nennen.
Erstgespräch, Bestandsaufnahme und Angebot gibt es kostenlos und unverbindlich.
Hinzu kommen die Gebühren für die Nutzung des KI-Modells, das die Texte formuliert; im Angebot schätze ich ihre ungefähre Höhe. Ob die Verarbeitung auf die EU beschränkt bleibt, entscheidest du; nach dieser Vorgabe richtet sich meine Modellwahl.
Gesondert berechnet
Für fehlende Unterlagen, etwa eine aktuelle Preisliste, setzen wir uns zusammen und schreiben sie; das kostet einen eigenen, im Angebot genannten Preis. Und soll der Assistent handeln statt nur zu antworten, zum Beispiel Termine eintragen, gehört das in den Bereich Prozessautomatisierung.
Was den Aufwand beeinflusst
- Zahl der Unterlagen
- Ihr Stand und ihre Ordnung
- Ob er für Kunden, fürs Team oder für beide da ist
- Wie viele Antwortsprachen nötig sind
- Ob es im Team abgestufte Sichtrechte gibt
- Wie oft sich Preise, Abläufe und Anleitungen bei dir verschieben
Festgelegt werden beide Beträge nach der Bestandsaufnahme. Wird die Aufbereitung deiner Unterlagen aufwendiger, als es aussah, bleibt der Preis trotzdem gleich. Kosten entstehen zusätzlich nur bei weiteren Sprachen, einem zweiten Einsatzort oder grundlegenden Änderungen am Vereinbarten, und die nenne ich dir vorab.
Den Inhalt der Betreuung stimme ich auf deinen Assistenten ab; denkbar sind unter anderem Sicherungen, die Pflege der Wissensbasis, Aktualisierungen und ein Umstieg auf ein aktuelleres KI-Modell. Für den Betrieb stehen zwei Wege offen: dein eigener Server oder das Hosting, das ich übernehme.
Der KI-Chatbot im Test: Entlastet er, und stimmen seine Antworten?
Das lässt sich zählen
- Häufig gestellte Fragen, wenn Gesprächsverläufe gespeichert werden
- Wie viele der Testfragen er mit deinen Unterlagen richtig beantwortet und wie oft er auf das Formular verweist
- Wie viel Entlastung tatsächlich ankommt, merkst nur du
Hohe Quote, aber stimmen die Antworten?
- Mehr Chatverkehr, aber unverändert viele Anrufe und Rückfragen
- Er schickt kaum jemanden zum Formular, sondern beantwortet auch, was nirgends dokumentiert ist
- Chats von Besuchern, die nur testen wollen
- Quoten, die ein Hersteller bewirbt, die aber niemand mit deinen Fragen überprüft hat
Eingesparte Telefonate kann niemand genau beziffern. Denn wie viele der Chat-Nutzer sonst angerufen hätten, weiß keiner.
Deine Mitwirkung beschränkt sich auf Unterlagen, Zugänge und Formularanfragen
Ganz am Anfang brauche ich deine Unterlagen und Zugänge, einmalig. Später geht es nur noch um die Startfreigabe, frische Unterlagen und das, was übers Kontaktformular hereinkommt.
Gültige Unterlagen
Welche Unterlagen gelten, kennzeichnest du, wenn du sie mir gibst; nur das Gekennzeichnete nehme ich in die Wissensbasis auf. Vertrauliches, zum Beispiel Einkaufspreise, bleibt außen vor oder dient allein dem internen Assistenten.
Website-Zugang und Konten
Das Chatfenster kommt über einen Zugang zu deiner Website auf die Seite, ersatzweise mit Unterstützung deines Webdesigners. Wo es technisch trennbar ist, laufen die Konten für KI-Modell und Server auf dich. Mich zu entfernen oder das Passwort zu ändern, steht dir jederzeit frei.
Fragen aus dem Formular bleiben im Betrieb
Was übers Kontaktformular kommt, beantwortet dein Team, weil nur ihr Sonderfälle, Termine und Extrawünsche einschätzen könnt. Die Technik ist mein Teil. Eine Rückmeldezeit stellt der Assistent nur in Aussicht, wenn du eine vorgibst.
Startfreigabe und gespeicherte Gespräche
Den Grad der Abstimmung bestimmst du, ebenso, was du vorab sehen möchtest, etwa die Wissensbasis; der Start erfolgt erst mit deiner Freigabe. Auch die Speicherung der Chats legst du fest: ob überhaupt und wie lange. Geht es um personenbezogene Daten, sind laut DSGVO ein Zweck und eine Rechtsgrundlage nötig, außerdem eine Löschfrist und die Information der Besucher, etwa in der Datenschutzerklärung. Diesen Text erarbeite ich mit dir nach meinem Wissensstand; als Rechtsberatung ist das nicht gedacht. Bei Bedarf oder auf deinen Wunsch kommt eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (Artikel 28 DSGVO) dazu.
Erstgespräch, Bestandsaufnahme und Angebot.
Alles kostenlos und unverbindlich.