Daten mehrfach abgetippt
Eine Anfrage kommt per E-Mail, und jemand tippt Name, Telefonnummer und Wunsch in Kundenliste, Kalender und Angebot. Ein Zahlendreher fällt oft erst beim Rückruf auf.
Jan Bittenbinder
Du sprichst direkt mit mir, und ich setze die Arbeiten selbst um. Webdesign seit 2020.
Prozessautomatisierung in Wolfsburg
Bei der Prozessautomatisierung in Wolfsburg sorge ich dafür, dass wiederkehrende Arbeitsschritte zwischen deinen vorhandenen Programmen von selbst ablaufen. Deine Daten werden einmal erfasst, etwa aus einer Anfrage, und automatisch an Kundenliste, Kalender oder Buchhaltung weitergereicht, statt mehrfach eingetippt zu werden. Dafür lege ich mit dir Auslöser, Bedingungen und Regeln fest: was einen Ablauf startet, wann er weiterläuft und was dann passiert. Den Ablauf programmiere ich selbst, ohne fremden Automatisierungsdienst. Bei Abläufen, die nur selten vorkommen, lohnt sich diese Einrichtung nicht.
Auf deine Anfrage antworte ich werktags innerhalb von 24 Stunden. Im Erstgespräch klären wir in etwa einer Stunde, wo in deinem Büro heute doppelt getippt, gesucht oder nachgefragt wird. Wir sprechen bei dir im Betrieb in Wolfsburg und Umgebung, per Video oder am Telefon, wie du willst. Nach der Bestandsaufnahme nenne ich dir den Preis, bevor ich anfange.
Warum Routinearbeit im Büro so viel Zeit kostet
In vielen Betrieben verliert das Büro jeden Tag Zeit mit Handgriffen, die immer gleich ablaufen: Daten abtippen, an Fristen denken, Belege weiterreichen. Das gilt für den Handwerksbetrieb ebenso wie für Praxis, Ingenieurbüro, Zulieferer, Laden oder Onlineshop.
Beispiel: Anfrage, Telefonnummer, Termine, Belege und Ordner sind erfunden.
Erinnerungen nur im Kopf
Angebote nachfassen, Termine bestätigen, an offene Rechnungen erinnern: Das passiert nur, wenn jemand daran denkt. Ist diese Person krank oder im Urlaub, bleibt es liegen.
Belege von Hand weitergereicht
Lieferscheine, Rechnungen und Fotos kommen per E-Mail, werden heruntergeladen, umbenannt und in Ordner gelegt oder ans Steuerbüro geschickt. Keiner dieser Handgriffe ist schwer, aber zusammen kosten sie jeden Tag Zeit, und was falsch abgelegt ist, sucht später jemand.
Anfragen · Rechnungen · Termine · Belege
Prozesse automatisieren: von der Anfrage zur Rechnung
Welche davon dein Betrieb braucht, steht im Angebot.
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Analyse
Ablaufanalyse: was sich lohnt und was nicht
Für jeden Ablauf aus deinem Ablaufplan kläre ich, wer ihn wie oft erledigt, in welchem Programm, mit welchen Daten und Ausnahmen. Daraus ergibt sich mein Vorschlag, mit den häufigsten Abläufen zuerst. Ein Ablauf kann auch KI nutzen; ob sich das rechnet, klärt der KI-Potenzialcheck.
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Anfragen
Anfragen erfassen, bestätigen und zuweisen
Eine Anfrage aus deinem Kontaktformular oder Postfach landet automatisch in deiner Kundenliste. Der Kunde bekommt eine Eingangsbestätigung, und die zuständige Person findet die Aufgabe in ihrem Kalender. Fehlen Angaben, geht die Anfrage zuerst an einen Menschen, der nachfragt.
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Rechnungen
Angebote und Rechnungen ohne Abtippen
Stehen Angebot, Auftrag und Rechnung in verschiedenen Programmen, übernimmt der Ablauf Kunde und Positionen, statt dass sie neu getippt werden. Fertige Rechnungen gehen automatisch an deine Buchhaltung oder dein Steuerbüro.
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Termine
Termine, Wiedervorlagen und offene Rechnungen
Terminbestätigungen und Erinnerungen vor dem Termin gehen automatisch raus. Angebote ohne Antwort kommen nach einer festen Zahl von Tagen als Wiedervorlage zurück. Zahlungserinnerungen verschickt der Ablauf nach deiner Frist, wenn er aus deiner Buchhaltung weiß, was bezahlt ist; sonst meldet er offene Rechnungen deinem Team.
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Belege
Belege und Dateien automatisch ablegen
Anhänge aus deinem Postfach, etwa Lieferscheine, Eingangsrechnungen oder Fotos von der Baustelle, speichert der Ablauf mit einheitlichem Namen im richtigen Ordner oder leitet sie weiter. Niemand muss sie mehr herunterladen, umbenennen und einsortieren.
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Übersichten
Übersichten, die sich selbst füllen
Jeden Montag die offenen Angebote, am Monatsende die geschriebenen Rechnungen: Solche Übersichten stellt der Ablauf aus deinen Programmen zusammen und schickt sie dir per E-Mail. Eine Tabelle, die jemand von Hand nachträgt, ist dann nicht mehr nötig.
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Ablösung
Alte Automatisierungen prüfen und ablösen
Laufen schon Automatisierungen, die ein früherer Mitarbeiter oder Dienstleister eingerichtet hat, prüfe ich, was sie tun, und beschreibe sie. Was du weiter brauchst, programmiere ich auf Wunsch selbst nach; was doppelt läuft oder keiner mehr braucht, schalte ich ab, wenn du willst.
Wie läuft das ab?
Aus deinem Ablaufplan werden getestete Prototypen
Abgestimmt wird per Telefon, E-Mail oder WhatsApp. Ein freigegebenes Arbeitsbeispiel zeige ich dir auf Anfrage.
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Erstgespräch und Bestandsaufnahme
Aus deinen Angaben und, je nach Komplexität, vor Ort bei einzelnen Mitarbeitern verschaffe ich mir einen Überblick: welche Programme beteiligt sind und ob sie Daten von sich aus weitergeben. Kommt ein Ablauf nur selten vor, rate ich ab. Fehlt ein passendes Programm, ist Individualsoftware der bessere Weg, für reinen Datenabgleich zwischen Programmen eine Schnittstelle und für Antworten aus deinen Unterlagen ein KI-Assistent.
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Dein Ablaufplan und Preis
Den Ablaufplan gibst du mir digital: was jeden Ablauf auslöst, welche Bedingungen und Regeln gelten, welche Daten wohin gehen und wo sie gespeichert werden. Danach bekommst du das Angebot mit Festpreis oder Monatsbetrag und der Reihenfolge der Abläufe.
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Prototypen zum Testen
Aus deinem Ablaufplan programmiere ich Prototypen, also erste Fassungen der Abläufe, die schon laufen. Die testest du zuerst an einer Kopie oder mit Testdaten, und ich passe sie an, bis die Ergebnisse stimmen. Erst dann laufen sie mit echten Daten. Wo jemand entscheiden muss, etwa bevor ein Angebot an den Kunden geht, baue ich einen Schritt ein, an dem dein Team freigibt. Bricht ein Ablauf ab, bekomme ich eine Fehlermeldung, damit der betroffene Vorgang nicht unbemerkt liegen bleibt.
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Übergabe an dein Team
Nach dem Start sehe ich mir die ersten Durchläufe mit dir an. Du bekommst zu jedem Ablauf eine Beschreibung, was ihn auslöst und was er tut; Fehlermeldungen gehen an mich. Beim Monatsbetrag folgt danach der nächste Ablauf.
Wie lange dauert das?Erst ein Ablauf, dann der nächste
Wann deine Abläufe automatisch laufen
Wie lange die Einrichtung dauert, hängt vor allem an der Zahl der Programme und an deinem Test der Prototypen. Auf Wunsch machen wir einen Zeitplan mit ungefähren Zeitpunkten; wie schnell es geht, richtet sich nach deinem Bedarf. Eine feste Dauer garantiere ich nicht.
- ZuerstErstgespräch und Bestandsaufnahme
- Danachdein Ablaufplan und Preis
- DannPrototypen zum Testen
- AnschließendÜbergabe an dein Team
- Späternächster Ablauf
Hat ein Ablauf viele Ausnahmen oder müssen Daten erst bereinigt werden, dauert es länger.
Wenn ein Programm keine Daten abgibt
Gibt ein Programm seine Daten nicht von sich aus weiter, sage ich dir das vorher, und wir prüfen einen Export oder eine programmierte Schnittstelle.
Gesparte Zeit garantiere ich nicht.
Was kostet das?Festpreis je Ablauf oder Monatsbetrag
Prozessautomatisierung Wolfsburg: Kosten und Laufzeit
Prozessautomatisierung mache ich zum Festpreis für einzelne Abläufe oder zu einem festen Monatsbetrag für laufende Automatisierung.
Entweder: Festpreis je Ablaufeinmal für jeden Ablauf
Der Monatsbetrag hat keine Mindestlaufzeit und ist formlos zum Ende des laufenden Monats kündbar.
Oder: Monatsbetraglaufend, statt Festpreis je Ablauf
Prototypen, Einrichtung und Beschreibung inklusive
Enthalten sind die Prototypen zum Testen, die Einrichtung, eine Fehlermeldung an mich für jeden Ablauf und seine Beschreibung.
Abläufe, Quelltext und Beschreibungen gehören dir ab der Übergabe, auch wenn du den Monatsbetrag kündigst.
Fällt ein Fehler in meiner Arbeit auf, korrigiere ich ihn ohne neuen Preis.
Erstgespräch, Bestandsaufnahme und Angebot sind kostenlos und unverbindlich.
Deine Abläufe laufen auf deinem Server oder dem Hosting, das ich für dich übernehme, ohne Gebühren an einen Automatisierungsdienst. Nutzt ein Ablauf KI, kommen deren Nutzungskosten getrennt dazu. Verlangt ein Hersteller Geld für den Zugang zu seiner Schnittstelle, etwa für ein Zusatzmodul, steht das vorher im Angebot; du zahlst es direkt an ihn.
Datenbereinigung extra, Anpassungen im Monatsbetrag
Müssen vorhandene Daten vor dem Start bereinigt werden, etwa doppelte Kunden oder uneinheitliche Schreibweisen, steht das mit eigenem Preis im Angebot. Ändert sich nach dem Start ein Programm, passe ich deine Abläufe an; beim Monatsbetrag ist das enthalten, sonst rechne ich einzeln ab, je nach Umfang.
Programme und Ausnahmen bestimmen die Kosten
- Wie viele Abläufe automatisiert werden
- Wie viele Programme ein Ablauf verbindet
- Ob deine Programme Daten automatisch abgeben und annehmen können
- Wie viele Bedingungen und Ausnahmen ein Ablauf hat
- Ob unterwegs jemand prüfen oder freigeben muss
- Wie sauber und einheitlich deine Daten heute sind
Beides steht nach der Bestandsaufnahme fest und ändert sich nicht, wenn ein Ablauf mehr Arbeit macht als gedacht. Wünschst du Abläufe oder Programme außerhalb des vereinbarten Umfangs oder ändert sich Abgestimmtes grundlegend, nenne ich dir die Kosten vorher.
Du entscheidest, mit welchem Ablauf du anfängst. Beim Monatsbetrag kommen weitere dazu, und ich passe bestehende an, wenn sich in deinem Betrieb etwas ändert.
Gesparte Zeit: geschätzt aus Durchläufen und Nacharbeit
Protokoll zeigt Durchläufe, Abbrüche und Laufzeit
- Wie oft jeder Ablauf gelaufen ist, laut seinem Protokoll
- Abbrüche und Fehlermeldungen, dazu die Dauer vom Auslöser bis zum Ergebnis
- Wie viel Zeit dein Team wirklich spart, weißt nur du
Hohe Durchlaufzahlen sind noch kein Erfolg
- Viele eingerichtete Abläufe, die im Monat kaum laufen
- Hohe Durchlaufzahlen, die nur entstehen, weil ein Fehler jede Anfrage doppelt in die Kundenliste schreibt
- Abbrüche, die ohne Fehlermeldung niemand bemerkt
- Gesparte Minuten, die als Nacharbeit an anderer Stelle wieder anfallen
Wie viel Zeit ein Ablauf spart, lässt sich nur schätzen: Durchläufe mal die Minuten, die der Schritt früher von Hand dauerte. Nacharbeit und Ausnahmen gehen davon ab.
Zugänge, echte Beispiele und die Tests deines Teams
Am Anfang brauche ich deinen Ablaufplan und die Zugänge; danach bist du nur für Beispiele, Tests und Rückfragen zu Ausnahmen gefragt.
Zugänge zu Programmen und Konten
Die Zugänge gibst du mir, wie es dir passt: als Einladung oder mit deinen Zugangsdaten. Du kannst mich jederzeit entfernen oder das Passwort ändern. Konten, etwa für ein KI-Modell, laufen auf deinen Namen, soweit sie sich trennen lassen. Einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO schließe ich mit dir, wenn er nötig ist oder du ihn willst.
Abläufe und Ausnahmen an echten Beispielen
Ist ein Ablauf kompliziert, zeigt ihn mir jemand aus deinem Team vor Ort, an echten Beispielen wie einer Anfrage oder Rechnung. Ausnahmen nennst du mir; seltene Sonderfälle erledigt dein Team weiter selbst.
Tests und Rückmeldungen deines Teams
Beim Test der Prototypen arbeitet dein Team mit dem neuen Ablauf und sagt mir, was hakt. Wer ihn täglich nutzt, merkt am schnellsten, wo ein Schritt fehlt oder eine Regel nicht zu eurem Alltag passt.
Änderungen an Abläufen vorher sehen, wenn du willst
Welche Daten wohin gehen, steht in deinem Ablaufplan. Wie eng wir uns abstimmen und was du vorher sehen willst, etwa Änderungen an einem Ablauf, legst du fest. Arbeitest du mit einem IT-Dienstleister, stimme ich Zugänge und Rechte mit ihm ab.
Erstgespräch, Bestandsaufnahme und Angebot.
Alles kostenlos und unverbindlich.